13 phút đọc

Phương pháp thu thập thông tin trong kế toán

TÓM TẮT: Thu thập dữ liệu (DL) kế toán là khâu đầu tiên, có ý nghĩa quan trọng trong quy trình hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ở
Phương pháp thu thập thông tin trong kế toán

TÓM TẮT:

Thu thập dữ liệu (DL) kế toán là khâu đầu tiên, có ý nghĩa quan trọng trong quy trình hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ở các doanh nghiệp xây dựng (DNXD). Tuy nhiên, đến nay việc tổ chức thu thập DL ở các DNXD thiếu chuyên sâu, chưa bài bản, dẫn đến vệc xử lý và cung cấp thông tin (TT) chưa kịp thời, đầy đủ và thích hợp với đối tượng sử dụng. Một trong những nguyên nhân chủ yếu là kế toán DNXD chưa xác định rõ nội dung thực hiện trong khâu thu thập DL.

Từ khóa: Thu thập, dữ liệu, kế toán, doanh nghiệp xây dựng.

1. Đặt vấn đề

Thu thập DL là quá trình tập hợp DL theo mục tiêu của HTTTKT. Quá trình tập hợp DL được xem là giai đoạn xây dựng hệ thống DL kế toán làm cơ sở để thực hiện bước tiếp theo là xử lý TTKT; là giai đoạn đầu tiên của quy trình HTTTKT. Theo Hall, J.A., & Bennett, P.E (2011): Đây được xem là giai đoạn quan trọng nhất của hệ thống, nếu quá trình thu thập DL xảy ra sai sót, sẽ dẫn đến hệ thống xử lý sai sót và TT đầu ra không đáng tin cậy. [5, tr12]. Theo đó, hiệu quả hoạt động của giai đoạn thu thập DL sẽ quyết định hiệu quả hoạt động cho các giai đoạn tiếp theo của HTTTKT. Mục tiêu của bài viết bao gồm: (1) Xác định nhu cầu TTKT của các đối tượng sử dụng; (2) Xác định và phân tích các nội dung cần thực hiện trong khâu thu thập dữ liệu kế toán liên quan DNXD.

2. Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng

HTTTKT đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin (TT) cho đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. HTTTKT phát huy hiệu quả, TTKT đáp ứng nhu cầu về mục đích và lợi ích của đối tượng sử dụng, nghĩa là TTKT cung cấp phải hữu ích, phù hợp với nhu cầu của người sử dụng chứ không phải cung cấp TT theo những gì doanh nghiệp có. Xác định nhu cầu TT chính là xác định loại TT cần cung cấp, trên cơ sở đó xác định các loại dữ liệu cần thu thập.

Đối với nhóm đối tượng bên ngoài sử dụng thông tin kế toán: Hầu như các đối tượng bên ngoài sử dụng TTKT nhằm phục vụ chủ yếu ra quyết định đầu tư, cho vay và bán chịu. Do đó các đối tượng này đều quan tâm đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, với nhà cung ứng vốn quan tâm đến khả năng trả nợ của DN; cơ quan nhà nước chủ yếu quan tâm tình hình nộp thuế; chủ đầu tư thì quan tâm đến năng lực tài chính của DN nhằm đảm bảo thực hiện công trình khi trúng thầu. Như vậy, TTKT cung cấp cho đối tượng bên ngoài là thông tin có tính lịch sử.

Đối với nhóm đối tượng bên tronng doanh nghiệp: Đối tượng sử dụng TTKT bên trong DNXD chủ yếu là nhà quản trị. Chức năng của nhà quản trị là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. Nhu cầu TTKT đối với nhà quản trị là toàn bộ thông tin phục vụ cho các chức năng của họ trong quá trình điều hành hoạt động. Mỗi DNXD có cơ cấu tổ chức khác nhau thì việc phân cấp quản trị cũng khác nhau. Thông thường nhà quản trị được phân thành ba cấp: Cấp quản trị cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở. Nhu cầu TTKT đối với từng cấp quản trị không giống nhau và đặc điểm TT của mỗi cấp được mô tả thông qua Bảng 2.1.

Qua Bảng 2.1, TTKT cung cấp cho các cấp quản trị trong DNXD bao gồm TT dự báo và thông tin quá khứ (thực hiện), nhưng chủ yếu là TT dự báo.

3. Nội dung thực hiện trong quá trình thu thập dữ liệu kế toán liên quan đến DNXD

Mục tiêu thu thập DL kế toán nhằm tạo ra một hệ thống DL làm cơ sở cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho đối tượng sử dụng. Để đạt được mục tiêu, quá trình thu thập cần thực hiện các nội dung: (1) xác định loại DL thu thập phù hợp với nhu cầu TT; (2) phương tiện thu thập DL; (3) bộ phận lập hoặc tiếp nhận DL ban đầu; (4) phương pháp thu thập DL.

3.1. Xác định loại dữ liệu thu thập phù hợp với nhu cầu thông tin

Quá trình thu thập dữ liệu (DL) phải dựa trên yếu tố phân tích nhu cầu TT của người sử dụng và TT thu thập tránh sự chồng chéo, dư thừa nhằm đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống dữ liệu. Theo Hall, J.A., & Bennett, P.E (2011) cho rằng Thu thập DL đạt hiệu quả khi cùng một loại DL phát sinh thì chỉ thu thập một lần [5,tr12]. Mặc dù TT cung cấp mang tính đa dạng nhưng DL thu thập để tạo ra các loại TTKT gồm DL quá khứ và dự báo. Tuy nhiên DL thu thập không chỉ là DL tài chính mà còn có các DL phi tài chính nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị.

Dữ liệu dự báo: Thu thập DL trong hệ thống dự báo được hiểu là việc xác định hệ thống cơ sở DL nhằm lập dự toán cho kỳ kế hoạch [2, tr39]. Hiện nay, hầu như các DNXD chỉ lập loại dự toán hoạt động. Nếu như các DNSX lập dự toán tiêu thu là khâu đầu tiên thì DNXD lập dự toán chi phí xây dựng là cơ sở để lập các khâu dự toán tiếp theo, đó là lập dự toán chi phí sản xuất, doanh thu, giá vốn, các loại chi phí ngoài sản xuất. Như vậy, nhằm đáp ứng nhu cầu cho quá trình lập dự toán, cần thu thập các DL phù hợp với từng loại dự toán, chẳng hạn, lập dự toán chi phí xây dựng cần phải có DL liên quan như thiết kế xây dựng, định mức từng loại chi phí, khối lượng bóc tách từ bảng vẽ xây dựng.

DL kế toán không chỉ là những DL ban đầu chưa qua xử lý mà có những trường hợp TT đầu ra của khâu này là DL của khâu kia. Ở khâu lập dự toán, TT đầu ra của khâu này chính là DL đầu vào cần thu thập phục vụ cho khâu kiểm soát và ra quyết định. Ngoài ra DL cần thu thập phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định cần thu thập bổ sung các TT có tính dự báo như DL về nhu cầu xây dựng, công trình, dự án của từng địa phương, khách hàng,

Dữ liệu kế toán thực hiện: DL quá khứ là nguồn DL được thu nhận từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của DN [2, tr44]. Trong DNXD các sự kiện kinh tế phát sinh bao gồm: Nghiệp vụ liên quan đến cung ứng vật tư và thanh toán tiền; tiêu hao nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung; bàn giao CT/HMCT khi hoàn thành;

TTKT đầu ra của khâu thực hiện là cơ sở DL của khâu phân tích, đánh giá, kiểm soát và ra quyết định. Để phục vụ cho các khâu này, ngoài DL thu thập được từ TT thực hiện còn thu thập bổ sung các DL phi tài chính khác như về tình thực hiện khối lượng thi công, trình độ tay nghề của người lao động.

3.2. Phương tiện thu thập dữ liệu

Theo Jame A. Hall (2011), quá trình thu thập DL kế toán được thực hiện thông qua các tài liệu khác nhau: Tài liệu nguồn, tài liệu sản phẩm và tài liệu quay vòng [6]. Theo quan điểm này, chỉ đề cập đến quá trình thu thập DL quá khứ phát sinh từ các giao dịch, sự kiện kinh tế đã qua thông qua hệ thống chứng từ kế toán. Tuy nhiên, dữ liệu kế toán thu thập còn liên quan đến các DL mang tính dự báo, có DL phục vụ cho giai đoạn kiểm tra, ra quyết định cần kế thừa các kết quả đầu ra của các giai đoạn khác, nên phương tiện thu thập những DL này thông qua một hệ thống tài liệu khác. Do đó, theo tác giả, để thu thập DL kế toán đầu vào cần sử dụng hai loại phương tiện đó là hệ thống chứng từ kế toán và các tài liệu khác.

Chứng từ là phương tiện quan trọng trong quá trình thu thập DL kế toán, là cơ sở cho quá trình xử lý vào sổ sách và báo cáo kế toán. Cần thiết lập hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý mỗi DNXD và đảm bảo tuân thủ pháp lý về nội dung, hình thức nhà nước quy định. Thiết lập hệ thống chứng từ kế toán cần tính đến chứng từ phục vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị.

Đối với HTTTKTQT, ngoài DL quá khứ được thu thập thông qua hệ thống chứng từ trên, để phục vụ cho quá trình xử lý và cung cấp TT phục vụ cho công tác lập dự toán, kiểm soát và ra quyết định, cần thu thập DL thông qua các tài liệu khác như hệ thống bảng định mức chi phí nguyên liệu vật liệu; hệ thống bảng khối lượng được bóc tách từ bảng thiết kế kỹ thuật;... Có thể khái quát nội dung DL được thu thập thông qua hệ thống chứng từ và tài liệu ở bảng 2.2.

3.3. Bộ phận tiếp nhận dữ liệu kế toán

Xác định bộ phận lập hoặc tiếp nhận DL ban đầu chính là việc xác định các bộ phận liên quan đến nguồn DL cần thu thập. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bộ phận kế toán có thể trực tiếp lập chứng từ; có thể chỉ tiếp nhận chứng từ ở các bộ phận khác. Nếu tiếp cận theo chu trình, mỗi chu trình kinh doanh phát sinh mối quan hệ giao dịch kinh tế liên quan đến nhiều bộ phận trong DN, mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm ở mỗi khâu trong chu trình. Do đó, ở mỗi chu trình cần thiết lập dòng luân chuyển DL giữa các bộ phận dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận và đích cuối cùng là DL về phòng kế toán làm cơ sở cán bộ liên quan có trách nhiệm thực hiện có hiệu quả và là cơ sở để kiểm soát DL.

Sơ đồ 2.3: Dòng luân chuyển dữ liệu kế toán giữa các bộ phận

Nguồn: Tác giả tổng hợp

3.4. Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập DL kế toán là việc xác định kế toán lập, tiếp nhận chứng từ từ các bộ phận, đơn vị cấp dưới theo thủ công hay có sự hỗ trợ của PM kế toán hoặc PM quản lý (ERP). Hiện nay hầu hết các DNXD đều tin học hóa trong công tác kế toán, tuy nhiên việc kế toán lập, tiếp nhận chứng từ theo phương thức nào, phụ thuộc vào PM kế toán DN sử dụng.

Thứ nhất, DNXD tổ chức PM kế toán độc lập với PM của phòng ban, đơn vị cấp dưới; việc lập chứng từ có thể thực hiện ngay trên PM, cũng có thể ghi trực tiếp trên giấy, sau đó in, ký duyệt và luân chuyển chứng từ về phòng kế toán. Sau đó kế toán phân loại, kiểm tra và cập nhật số liệu vào PM kế toán, lưu trữ vào kho TT chung và các tệp tin chi tiết biến động khác. Đặc điểm của DNXD thi công nhiều CT/HMCT phân tán nhiều địa điểm, nếu tổ chức mô hình kế toán tập trung, việc ứng dụng CNTT của DN theo xu hướng này sẽ ảnh hưởng đến tính kịp thời của TT, nên phải có quy định chặt chẽ thời gian dữ DL chuyển về phòng kế toán.

Thứ hai, DNXD sử dụng PM kế toán tích hợp với các PM các bộ phận, đơn vị trực thuộc, chứng từ nguồn phát sinh hay tiếp nhận ở các bộ phận, các đơn vị cấp dưới đều thực hiện, cập nhật trên PM tích hợp. DL đã cập nhật lưu trữ vào kho TT chung và tệp tin chi tiết biến động khác. Như vậy, quá trình thu thập DL thực hiện dưới dạng chứng từ điện tử, mỗi nhân viên kế toán phụ trách mỗi phần hành kế toán hoặc kế toán trưởng đều được phân quyền cập nhật, hiệu chỉnh, xử lý, tổng hợp, truy xuất DL và bảo mật TT. Bộ phận kế toán không mất nhiều thời gian thu thập DL mà kế thừa DL từ các bộ phận, đơn vị cấp dưới. DNXD ứng dụng công nghệ TT theo xu hướng này góp phần rất lớn đến hiệu quả của quá trình thu thập DL.

Nội dung thực hiện trong quá trình thu thập dữ liệu kế toán bàn là những lý luận chung, mỗi DNXD tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý, điều kiện về thiết bị, năng lực của nhân viên tham gia thu thập DL để xác định nội dung DL cần thu thập, thiết kế các phương tiện thu thập DL, phương pháp thu thập tối ưu phù hợp với từng DNXD.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. PGS.TS. Phạm Văn Dược và TS. Trần Văn Tùng, Kế toán quản trị, NXB Lao động, tr26, 2011.

2. Hồ Thị Mỹ Hạnh (2014), Tổ chức hệ thống quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, tr 39 -144, 2014.

3. Nguyễn Thị Thu Thủy, Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các công ty cổ phần xây lắp niêm yết trên thị trường Việt Nam, Luận án tiến sỹ; tr48, 2017.

4. Arab Society, Management Accounting: information for planning, Amman, Sun Press, 2001.

5. Hall, J.A., & Bennett, P.E, Introduction to accouting information systems, South - Western Cengage Learning, tr12, 2011.

6. http://testbankwizard.eu, Jame A. Hall, Solutions Manual, Accounting Information Systems, 2011.

DISCUSSION ON THE IMPLEMEMTATION

OF COLLECTING ACCOUNTING DATA INVOLVING

CONSTRUCTION ENTERPRISES

TRAN THI KIM PHU

Faculty of Accounting and auditing - College of Commerce

ABSTRACT:

Collecting accounting data is the first and important part of accounting information system of construction enterprises. However, up to now, data collecting in construction enterprises has been inadequate which leads to late, inadequate and improper information processing and provision to the users. One of the main factors is that the construction enterprises accountants do not clearly define the contents for collecting accounting data.

Keywords: Collecting, data, accounting, construction enterprises. Xem tất cả ấn phẩm Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ số 10 tháng 09/2017 tại đây


Video liên quan