Những doanh nghiệp mới thành lập thường gặp rất nhiều những khó khăn về các thủ tục hoàn thiện doanh nghiệp nói chung và cả những thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập nói riêng. Vậy cần những thủ tục gì để đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập với cơ quan thuế?
- Đầy đủ thông tin doanh nghiệp
- Đủ điều kiện đăng ký kê khai thuế GTGT và đã được cơ thuế chấp nhận.
- Đáp ứng đủ 6 điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Về thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập
* Những thông tin doanh nghiệp cần có:
- Mã số thuế: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Tên đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Địa chỉ đơn vị: theo giấy phép đăng ký kinh doanh - Số điện thoại: Tùy mẫu hóa đơn - Fax: Tùy mẫu hóa đơn - Email: Tùy mẫu hóa đơn - Số tài khoản: Tùy mẫu hóa đơn - Tên ngân hàng: Tùy mẫu hóa đơn - Cung cấp số số serial - Lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung: Loại hóa đơn [GTGT, KPTQ, HDBH…]; Mẫu số; Ký hiệu và bao gồm cả Logo.
* Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Thủ tục hồ sơ đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện 3 bước như sau: Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử [theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32] Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu Về cách thức nộp hồ sơ: gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế.
Để thuận tiện, đỡ mất thời gian các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi CQT 1 lần. [tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế doanh nghiệp có thể nộp bản cứng và bản mềm hoặc một bản cứng hoặc một bản mềm] Khi doanh nghiệp đã gửi hồ sơ từ 2 đến 3 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử.
Chính vì vậy, doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ và hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử ngay khi hoàn thiện tất cả thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập.
MY-INVOICE SẼ HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TẤT CẢ CÁC HỒ SƠ, THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN LÊN CHI CỤC THUẾ CHO DOANH NGHIỆP MIỄN PHÍ.
Căn cứ tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:
"2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ [sau gọi chung là người bán] khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a] Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b] Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c] Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d] Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ] Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm [hoặc cơ sở dữ liệu] kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e] Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu."
Như vậy công ty cần đáp ứng các điều kiện trên để phát hành hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng được quy định như thế nào?
Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng như sau:
"1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Theo đó tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật này và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Trình tự thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện như thế nào?
Căn cứ Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau: