Ở bài viết trước, chúng ta đã biết đến nghề Kế toán bán hàng, hôm nay FTS mong muốn giới thiệu đến quý người đọc nghề Kế toán công nợ. Trên thực tế, kế toán công nợ là một trong những vị trí có vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát tình hình công nợ. Vậy những chứng từ liên quan đến công nợ bao gồm những gì? Hãy cùng FTS tìm hiểu nhé:
1.Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ [tiếng Anh là Accounting Liabilities] là người đảm nhận các công việc kế toán về quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc chi trả. Kiểm soát chính xác và hiệu quả là yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể tồn tại cũng như hoạt động một cách tốt nhất.
Ở các doanh nghiệp lớn, các công việc của kế toán công nợ được giao cho bộ phận chuyên trách riêng. ở các doanh nghiệp SMEs thì kế toán tổng hợp là người đảm nhiệm luôn công việc này.
2. Công việc của kế toán công nợ
Tại mỗi doanh nghiệp, khối lượng công việc cũng như đầu mục xử lý là khác nhau, tuy nhiên hầu hết các công việc chung của kế toán công nợ gồm những công việc sau:
2.1.Quản lí công nợ khách hàng
- Quản lí và kiểm tra nội dung hợp đồng bao gồm: thông tin khách hàng, điều khoản và hình thức thanh toán, chính sách phạt quá hạn cũng như trách nhiệm, nghĩa vụ của hai bên cùng các phương án xử lý phát sinh.
- Kiểm soát và cung cấp các thông tin quan trọng của khách hàng vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế bán ra
- Đánh dấu, kí hiệu mã khách hàng
- Theo dõi và ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, tăng, giảm công nợ phải thu theo từng ngày, tháng, quý, năm.
- Hạch toán các khoản giảm trừ công nợ khách hàng được hưởng dựa trên hợp đồng bán hàng, các chính sách bán hàng của doanh nghiệp.
- Kiểm tra và quản lý công nợ khách hàng theo định kỳ hàng tháng và lập Biên bản đối chiếu công nợ.
- Thiết lập các loại báo cáo tổng hợp công nợ cần thu cùng báo cáo phân tích tuổi nợ, trình lên cấp trên đinh kỳ.
- Xây dựng các kế hoạch thu hồi công nợ khách hàng, phân tích và đề xuất các phương án thu hồi công nợ quá hạn, nợ khó đòi
- Hợp tác cùng các phòng ban để thu hồi công nợ đúng kỳ hạn.
2.2. Quản lí công nợ với nhà cung cấp
- Tiếp nhận và kiểm tra nội dung hợp đồng, gồm: thông tin nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, thời hạn thanh toán và hình thức thanh toán chính sách ưu đãi…
- Gửi nhận và quản lý thông tin đã xác thực vào Bảng theo dõi hợp đồng kinh tế
- Thiết lập mà quản lý nhà cung cấp để tránh nhầm lẫn với khách hàng.
- Căn cứ số liệu của kế toán mua hàng, kế toán kho, kế toán thanh toán để kiểm tra chính xác các giao dịch lấy hàng và thanh toán tiền cho người bán, đồng thời ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả.
- Căn cứ các hợp đồng mua hàng, chương trình chính sách kinh doanh của bên bán để hạch toán các khoản giảm trừ công nợ mà doanh nghiệp được hưởng.
- Ghi chép, đối chiếu các khoản công nợ với từng nhà cung cấp để chốt số liệu công nợ thông qua biên bản đối chiếu công nợ theo định ký.
- Soạn các báo cáo tổng hợp nợ phải trả, trình lên cấp trên theo định kỳ
- Lên kế hoạch thanh toán công nợ đối với nhà cung cấp đến hạn, các phương án chờ cấp trên nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong xử lý, giải quyết các khoản công nợ
Ngoài ra, nhiều công ty còn quản lý các công nợ trong nội bộ để kiểm soát số dư các kho bãi, văn phòng, chi nhánh nhỏ,…
3.Cách xử lý các nghiệp vụ kế toán công nợ
3.1. Nợ phải thu
Theo QĐ/48./2006/QĐ-BTC, nội dung công việc phải xử lí bao gồm:
Phải thu khách hàng [131]
Chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế, số hoa đơn GTGt, phiếu xuất kho cũng như biên bản bù trừ công nợ, xóa nợ,…
Phải thu tạm ứng
Chứng từ liên quan: phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, các loại phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng và các loại chứng từ về khoản chi tiêu được thể hiện bằng tiền tạm ứng
3.2.Nợ phải trả
Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu chi/phiếu nhập kho. hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ,…
Đối với những doanh nghiệp có nhiều khách hàng và đối tác, tất yếu những doanh nghiệp đó cần có kế toán công nợ.
Kế toán công nợ sẽ có vai trò là người quản lý, kiểm soát và trách nhiệm về tình hình công nợ của công ty. Vậy kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ hàng ngày gì và kế toán công nợ phải thu và phải trả ra sao? Cùng EasyBooks tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.
Kế toán công nợ [Accounting Liabilities] là vị trí kế toán đảm nhận các công việc kế toán về các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu/trả.
Việc kiểm soát tốt các hoạt động công nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và hoạt động một cách trơn tru hơn.
Xem thêm: Công việc của kế toán bảo hiểm là gì?
Kế toán công nợ các khoản phải trả và thu
Kế toán công nợ và các khoản phải thu
Các công việc của kế toán công nợ với các khoản phải thu bao gồm:
- Hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng phải thu, từng khoản nợ và những lần thanh toán
- Thực hiện kiểm tra và thu hồi nợ một cách nhanh nhất, tránh tình trạng bị chiếm vốn hoặc nợ xấu
- Cần có những chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi khách hàng thực hiện thanh toán những khoản nợ phải bằng hàng trong trường hợp đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc xử lý những khoản nợ xấu
- Với những khoản nợ còn tồn đọng hoặc những khoản nợ khó đòi cần thực hiện xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản
Kế toán công nợ và các khoản phải trả
Các công việc của kế toán công nợ với các khoản phải trả bao gồm:
- Thực hiện hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng [như nợ phải trả cho người bán, những người cung cấp vật tư…]
- Theo dõi chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước mà đã hoàn thành bàn giao
- ghi số sách kế toán tương ứng với mỗi khoản cần phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu
Công việc của một kế toán công nợ doanh nghiệp khá nhiều
Công việc của kế toán công nợ là gì?
Các công việc của kế toán công nợ chủ yếu liên quan tới việc quản lý công nợ và nợ xấu. Cụ thể như sau:
- Kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi
- Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền
- Gửi chứng từ như phiếu thu, chi đến những bộ phận có liên quan
- Giám sát và theo dõi những những khoản tạm ứng của nội bộ công ty
- In báo cáo quỹ và sổ tiền mặt
- Đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
- Lập chiếu nộp ngân sách – ngân hàng
- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự…
- Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán
- Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng và lập lịch thanh toán công nợ của khách hàng
- Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ
- Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty thẽo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất hoặc là định kỳ theo yêu cầu của cấp trên
- Thu chi tiền mặt hoặc tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với số dư tiền mặt…
- Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…
Hy vọng, bài viết này đã đem đến cho bạn những thông tin chi tiết về công việc của một kế toán công nợ.
Trọng kế toán khi nào ghi nợ khi nào ghi có?
– Tài khoản ghi Nợ: Khi bạn nhận tiền mặt với số lượng đã tăng thì số tiền đó sẽ được ghi vào tài khoản Nợ; – Tài khoản ghi Có: Ngược lại với tài khoản ghi Nợ, khi bạn chi tiền mặt với số lượng đã giảm thì được ghi vào tài khoản Có.
Số dư nợ và số dư có là gì?
Số dư trong lĩnh vực kinh tế nói chung bao gồm số dư nợ và số dư có, gọi tắt là “dư nợ” và “dư có”, mang tính chất đối ngược nhau. Sô' dư trong giao dịch huy động và cho vay vô'n của ngân hàng gồm “dư nự' là khoản ngân hàng cho vay và “dư có” là ngân hàng đi vay [tiền gửi tại ngân hàng].
Có trọng kế toán là gì?
Tài khoản là một trang sổ kế toán được chia làm 2 phần, phần bên trái gọi là bên Nợ, phần bên phải gọi là bên Có.
Nợ tài khoản và có tài khoản là gì?
Việc phản ánh số tiền vào bên trái [Nợ] ta gọi là ghi Nợ vào tài khoản, phản ánh vào bên phải [Có] ta gọi là ghi Có vào tài khoản. Chênh lệch giữa tổng số tiền bên tăng và tổng số tiền bên giảm bao gồm cả số dư đầu kỳ là số dư cuối kỳ của tài khoản.