Trong Microsoft Excel, có thể có một số lý do khiến tùy chọn Tự động điền hoặc Xử lý điền không hoạt động bình thường. Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy những sự cố có thể xảy ra thường xuyên khi sử dụng tùy chọn Tự động điền và cách khắc phục những sự cố này bằng các ví dụ và hình minh họa phù hợp
Mục lục
Tải sách bài tập thực hành
Bạn có thể tải xuống sổ làm việc Excel mà chúng tôi đã sử dụng để chuẩn bị cho bài viết này
Sử dụng tính năng Tự động điền với các vấn đề đã được khắc phục. xlsx
Các vấn đề có thể khiến tự động điền không hoạt động bình thường trong Excel
1. Bắt lặp lại một số thay vì một chuỗi khi sử dụng tính năng Tự động điền
Đây là trường hợp đầu tiên của chúng tôi trong hình ảnh sau đây. Trong Cột B, FIll Handle đã được sử dụng ở đây để tạo một chuỗi số bắt đầu từ '1'. Nhưng chúng tôi đã có sự lặp lại của 1 đổi lại. Để lấy dãy số [1,2,3…] ta phải dùng tùy chọn Fill Series thủ công
Trong hình bên dưới, bạn đang thấy tùy chọn Fill Series từ menu. Sau khi bạn chọn tùy chọn liên quan, bạn sẽ tìm thấy ngay chuỗi số bắt đầu từ 1 trong Cột B
Đọc thêm. Đánh số tự động trong Excel
2. Tự động điền chuỗi không hoạt động khi chỉ kéo ô cuối cùng
Bây giờ, hãy nghĩ về trường hợp nhiều ô đang chiếm một dãy số và bạn phải điền vào các ô tiếp theo theo dãy số
Giả sử, chúng ta có hai số '1' và '3' lần lượt ở B4 và B5. Điều chúng ta muốn ở đây là tạo một dãy số có hiệu chung là 2. Điều đó có nghĩa là chuỗi số học của chúng ta sẽ trông như thế này. 1,3,5,7,9…
Nhưng nếu bạn chỉ kéo xuống 3 từ Ô B5 thì bạn sẽ chỉ tìm thấy sự lặp lại của 3 như trong hình sau
Để có được một dãy số học thích hợp, trước tiên chúng ta phải chọn dãy ô có sẵn trong cột. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng là B4 và B5. Sau khi chọn các ô, chúng ta phải sử dụng tùy chọn Fill Handle từ Ô B5 để kéo xuống Ô B10 cuối cùng
Và cuối cùng, chúng ta sẽ nhận được dãy số phù hợp mà không bị lặp lại như trong ảnh chụp màn hình bên dưới
Đọc thêm. Cách điền dữ liệu xuống hàng cuối cùng trong Excel
3. Tự động điền Excel không hoạt động ở cột xa trong cùng một trang tính
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thấy điều gì sai khi sử dụng tùy chọn Fill Handle khi có hai cột cách xa nhau trong cùng một trang tính
Giả sử rằng Cột B có một dãy số bắt đầu từ 1. Và Cột D chỉ có hai số, 1 và 3 trong D4 và D5. Có một khoảng cách giữa hai cột này đã làm cho các cột này khác biệt với nhau
Bây giờ nếu chúng tôi cố gắng bấm đúp vào tùy chọn Xử lý điền trong D5, chúng tôi sẽ thấy rằng nó hoàn toàn không hoạt động. Vấn đề nằm ở khoảng cách giữa Cột B và Cột D. Do sự hiện diện của các ô trống trong Cột C, Bộ điều khiển Điền bằng bấm đúp sẽ không hoạt động bình thường trong cột riêng biệt
Bây giờ dữ liệu từ Cột D đã được chuyển sang Cột C. Vì vậy, hiện tại không có khoảng trống nào nằm giữa hai cột này. Và bây giờ hãy sử dụng tùy chọn Fill Handle bằng cách nhấp đúp, bạn sẽ tìm thấy chuỗi số cùng một lúc mà không gặp bất kỳ sự phức tạp nào
bài đọc tương tự
- Cách sử dụng công thức tự động điền trong Excel [6 cách]
- Cách thực hiện Tự động điền dự đoán trong Excel [5 phương pháp]
- Cách tự động điền số trong Excel mà không cần kéo [5 phương pháp nhanh]
4. Tùy chọn xử lý điền không được bật trong Excel
Thông thường, trong bất kỳ phiên bản Microsoft Excel nào, tùy chọn Fill Handle vẫn được kích hoạt theo mặc định. Nhưng đôi khi có thể xảy ra một số sự cố có thể vô hiệu hóa tùy chọn Xử lý điền. Trong trường hợp đó, chúng tôi phải bật tùy chọn Xử lý điền thủ công
Điều bạn phải làm là chuyển đến tab Nâng cao trong menu Tùy chọn Excel trước. Sau đó, bên dưới thanh Tùy chọn chỉnh sửa, hãy đánh dấu vào các tùy chọn hiển thị các câu lệnh 'Bật xử lý điền và kéo và thả ô' và 'Bật Tự động điền cho các giá trị ô'
Sau khi nhấn OK, Fill Handle sẽ hoạt động hoàn hảo trong bảng tính của bạn
5. Tự động điền không hoạt động bình thường với bảng đã lọc
Một số người dùng với các phiên bản Microsoft Excel cũ hơn đã báo cáo rằng tùy chọn Tự động điền không hoạt động trong bảng đã lọc. Sau khi xóa tùy chọn Bộ lọc, Fill Handle đã bắt đầu hoạt động bình thường trở lại. Để xóa Bộ lọc khỏi bảng của bạn, bạn chỉ cần nhấn CTRL+SHIFT+L cùng nhau. Sau khi sử dụng Fill Handle, bạn có thể giữ lại các nút tương tự trên bàn phím để kích hoạt lại các tùy chọn Bộ lọc cho các tiêu đề trong bảng Excel của bạn
6. Tính toán tự động bị tắt
Trong hình dưới đây, Ô C4 chứa một giá trị được tính toán đã được thực hiện bằng cách nhân giá trị trong Ô B4 với 5
Bây giờ nếu chúng tôi sử dụng tùy chọn Xử lý điền để lấy tất cả dữ liệu kết quả khác trong Cột C, chúng tôi có thể tìm thấy các giá trị lặp lại thay vì nhận được kết quả chính xác. Và sự cố này xảy ra khi Tính toán tự động vẫn bị tắt
Để khắc phục sự cố này, trước tiên chúng tôi phải chuyển đến tab Công thức. Sau đó, từ menu thả xuống Tùy chọn tính toán, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn 'Tự động'
Và các giá trị trả về là số lặp lại của 5 trước đó sẽ chuyển thành bội số của 5 ngay lập tức dựa trên các giá trị ô có trong Cột B
7. Tự động điền với Flash Fill không hoạt động bình thường
Trong phần cuối cùng, chúng ta sẽ tìm hiểu vấn đề khi sử dụng tùy chọn Flash Fill để trả lại dữ liệu đã trích xuất. Tùy chọn Flash Fill tìm kiếm một mẫu cụ thể trong một cột cho một giá trị ô được chỉ định, sau đó trích xuất dữ liệu bằng cách làm theo mẫu
Ví dụ: chúng tôi có một số giá trị văn bản nằm trong Cột B dưới tiêu đề Văn bản. Chúng tôi phải trích xuất tốc ký tên quốc gia từ dữ liệu văn bản trong Cột C bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill
Để làm điều này, chúng ta chỉ phải trích xuất tên quốc gia theo cách thủ công từ ô đầu tiên và nhập tên đó vào Ô C5. Bây giờ, sử dụng Fill Handle để tự động điền vào cột và sau đó chọn tùy chọn Flash Fill từ menu
Trong cột đầu ra, các giá trị trả về không như chúng ta mong đợi, phải không? . Nhưng chúng tôi chỉ cần trích xuất các bảng chữ cái
Vì vậy, nếu dữ liệu văn bản được sắp xếp theo một mẫu cụ thể như trong hình dưới đây ở Cột B, thì các giá trị được trích xuất bằng cách sử dụng tùy chọn Flash Fill sẽ chỉ trả về tất cả các chữ cái đầu của tên quốc gia
lời kết
Tôi hy vọng tất cả những vấn đề được đề cập ở trên giờ đây sẽ nhắc bạn sử dụng tùy chọn Tự động điền đúng cách trong bảng tính Excel của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, vui lòng cho tôi biết trong phần bình luận. Hoặc bạn có thể xem các bài viết khác của chúng tôi liên quan đến hàm Excel trên trang web này