MS Excel hay Microsoft Excel là một chương trình phần mềm thiết yếu của Microsoft Office Suite được phát triển bởi Microsoft. Đây là một trong những phần mềm bảng tính mạnh nhất sử dụng các hàng và cột để sắp xếp dữ liệu
Excel có vẻ như là một phần mềm tính số thiết yếu chủ yếu được sử dụng để quản lý chi tiêu hộ gia đình hoặc tạo một số báo cáo cơ bản. Tuy nhiên, excel không chỉ là một chương trình báo cáo đơn giản. Excel là phần mềm mạnh mẽ và có thể giúp thực hiện nhiều loại công việc cho mục đích cá nhân hoặc kinh doanh. Do đó, có rất nhiều cách sử dụng MS excel và danh sách này vẫn tiếp tục
Trong bài viết này, chúng tôi đang thảo luận về một số cách sử dụng chính của Microsoft Excel sẽ giúp chúng tôi hiểu được tiềm năng của phần mềm mạnh mẽ này và cách những người hoặc tổ chức khác nhau đang sử dụng nó cho nhu cầu của họ. Chúng như sau
- Nhập và lưu trữ dữ liệu
- Thực hiện tính toán
- Phân tích và giải thích dữ liệu
- Báo cáo và trực quan hóa
- Kế toán và Ngân sách
- Thu thập và xác minh dữ liệu kinh doanh
- Lịch và Lịch biểu
- Nhiệm vụ hành chính và quản lý
- Dự báo
- Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Hãy để chúng tôi thảo luận chi tiết từng
Nhập và lưu trữ dữ liệu
Khi có nhu cầu nhập liệu và lưu trữ dữ liệu thì excel là một phần mềm tuyệt vời cho nhu cầu cơ bản. Excel là một lựa chọn tuyệt vời để lưu trữ nhiều dữ liệu. Tuy nhiên, kích thước của tệp excel bị giới hạn dựa trên khả năng tính toán của thiết bị và dung lượng bộ nhớ. Nói chung, bảng tính excel có thể có 1.048.576 hàng và 16.384 cột ở dạng bảng. Sau khi dữ liệu được sắp xếp trong một tệp excel, chúng ta có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau. Sử dụng nhiều công cụ và công thức, chúng ta có thể thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu
Ngoài ra, các tính năng như Biểu mẫu dữ liệu trong excel giúp cho việc nhập và xem dữ liệu trở nên dễ tiếp cận hơn. Sử dụng điều này, người dùng có thể xây dựng các biểu mẫu nhập dữ liệu tùy chỉnh theo yêu cầu kinh doanh của họ. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng excel để tạo các danh sách khác nhau cho các nhu cầu khác nhau. Ví dụ: danh sách gửi thư của khách hàng, báo cáo công việc của nhân viên, luân chuyển ca làm việc của nhân viên, v.v.
Thực hiện tính toán
MS Excel có nhiều hàm hoặc công thức dựng sẵn có thể được sử dụng để làm việc với dữ liệu. Có hơn 450 hàm trong excel được phân loại phù hợp. Một số hàm phổ biến nhất trong thư viện hàm excel bao gồm tài chính, logic, văn bản, ngày & giờ, toán học và lượng giác. Chúng ta có thể sử dụng các hàm hoặc công thức cần thiết trên bất kỳ hàng, cột và ô nào trong bảng tính
Chúng tôi cũng có thể tạo các công thức tùy chỉnh của mình bằng một số kỹ năng lập trình hoặc sử dụng macro ngoài các chức năng hiện có. Vì vậy, chúng ta không cần phải làm đi làm lại toàn bộ nhiệm vụ. Khi chúng ta đã tạo bộ chức năng cụ thể, chúng ta phải đặt các giá trị tương ứng để có được kết quả mong muốn. Với excel, chúng ta có thể thực hiện hầu hết mọi loại phép tính [cộng, trừ, nhân, chia, v.v. ], và nó là một trong những ứng dụng tốt nhất của MS Excel
Phân tích và giải thích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phần thiết yếu của MS excel. Phân tích dữ liệu giúp đưa ra quyết định cải tiến. Khi dữ liệu đã được cập nhật trong bảng tính, chúng ta có thể sử dụng các công thức và bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu và diễn giải các con số một cách hiệu quả. Sử dụng các tính năng này, chúng tôi có thể hợp nhất dữ liệu và dễ dàng tập trung vào các phân đoạn thiết yếu từ các tập dữ liệu lớn
Bằng cách áp dụng các tính năng như sắp xếp, lọc hoặc hoán đổi các phân đoạn dữ liệu, bảng có thể được quản lý một cách có hệ thống hơn để thực hiện các trường dữ liệu cần thiết. Hơn nữa, chúng tôi có thể chụp ảnh màn hình của bộ phận cụ thể và đính kèm nó vào một khu vực cụ thể trong excel để tạo báo cáo tóm tắt tương tác với kết quả truyền đạt chính xác
Báo cáo và trực quan hóa
Biểu đồ, đồ thị hoặc hình ảnh trực quan khác có thể làm cho bất kỳ báo cáo đơn giản nào trở nên hấp dẫn và có ý nghĩa hơn. Luôn luôn là một cách tốt hơn để sử dụng các biểu đồ khác nhau để hiển thị kết quả ở dạng tóm tắt và điều đó cũng hấp dẫn hơn. Một biểu đồ đơn giản đôi khi có thể bao quát và thể hiện kết quả mong muốn hơn so với bảng lớn với phạm vi dữ liệu tương đối dài
Vì các hình ảnh trực quan có thể hữu ích nên MS excel cung cấp nhiều loại mẫu biểu đồ có sẵn mà chúng ta có thể dễ dàng sử dụng mà không cần nỗ lực nhiều. Chúng tôi cần chọn mẫu và nhập dữ liệu để thực hiện biểu đồ cụ thể trong tệp excel của chúng tôi. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp nhiều công cụ khác nhau để tạo các kiểu tùy chỉnh bằng cách sử dụng các kiểu màu cụ thể, giá trị trục, nhận xét văn bản, v.v.
Kế toán và Ngân sách
Người quản lý tài khoản và ngân sách thường sử dụng MS excel để duy trì hồ sơ khách hàng. Đó là một cách dễ dàng để sắp xếp dữ liệu và cập nhật dữ liệu với các công cụ chỉnh sửa đơn giản của phần mềm excel. Lưu giữ hồ sơ là một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý tài khoản vì nó giúp họ tạo mối quan hệ bền chặt với khách hàng của mình. Điều này cuối cùng cho phép các nhà quản lý kế toán hoặc lập ngân sách có được lòng trung thành của khách hàng, điều này tiếp tục tạo ra doanh số bán hàng lặp lại. Hơn nữa, họ có thể dễ dàng tìm thấy các chi tiết từ excel và cũng dễ dàng chia sẻ với người khác khi cần thiết
Để thêm phần đơn giản, excel cũng đi kèm với nhiều mẫu kế toán và ngân sách có thể được sử dụng hoặc sửa đổi cho phù hợp. Một số mẫu nâng cao cũng có thể chứa một số công thức hoặc hàm để thực hiện các phép tính từ cơ bản đến phức tạp. Như vậy, excel là một phần mềm kế toán, lập ngân sách hiệu quả và giúp chúng ta tổng hợp kết quả nhanh chóng trong các lĩnh vực tương ứng
Thu thập và xác minh dữ liệu kinh doanh
Hầu hết các công ty triển khai nhiều hệ thống [chẳng hạn như CRM, hàng tồn kho, v.v.]. ] để quản lý riêng cơ sở dữ liệu và nhật ký của họ. Có thể có các phần mềm khác nhau cho các nhiệm vụ cụ thể. Vì MS excel là một phần mềm phổ biến và được sử dụng rộng rãi nên hầu hết các chương trình phần mềm kinh doanh của bên thứ ba đều được thiết kế để thích ứng với các đặc điểm của MS excel. Các bản ghi từ hầu hết các phần mềm có thể được xuất thành excel để dễ dàng truy cập. Hơn nữa, excel có thể trợ giúp thêm trong việc chỉnh sửa dữ liệu, chẳng hạn như loại bỏ hoặc xóa các mục nhập trùng lặp. Tổ chức dữ liệu trong excel dễ dàng hơn rất nhiều và dữ liệu được quản lý đầy đủ chắc chắn có thể ảnh hưởng đến phân tích hoặc kết quả trong tương lai
Ngoài ra, MS excel có thể được quản lý dễ dàng bởi những người khác nhau do giao diện người dùng đơn giản và tương tác của nó. Mọi người cũng có thể học phần mềm này rất nhanh. Ngoài ra, các báo cáo excel rất dễ chia sẻ và do đó, dữ liệu có thể được bàn giao cho nhân viên khác hoặc người quản lý mới. Do đó, việc thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và xác minh chi tiết của chúng trở nên dễ quản lý hơn với excel
Lịch và Lịch biểu
Một công dụng quan trọng khác của excel có thể được thấy trong việc tạo lịch và thời gian biểu. Excel cung cấp một số tính năng tự động có thể giúp phát triển các ngày hoặc ngày tuần tự phù hợp. Chúng tôi không bắt buộc phải nhập tất cả các ngày hoặc ngày theo cách thủ công. Ngoài ra, chúng tôi có thể sắp xếp hợp lý ngày và thứ bằng cách sử dụng các hàng và cột trong excel để tạo lịch được định dạng tốt. Sau khi lịch được tạo, chúng tôi cũng có thể sử dụng nhận xét hoặc văn bản để thêm lịch trình hoặc nhiệm vụ cho các ngày hoặc ngày cụ thể cho phù hợp
Sử dụng lịch, các công ty cũng có thể đặt mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Họ cũng có thể tạo các báo cáo theo năm về quy trình kinh doanh của mình trong cùng một trang tính hoặc các trang tính khác nhau tùy thuộc vào kích thước dữ liệu của họ. Điều tốt nhất về MS excel là một số mẫu lịch sẵn sàng sử dụng có sẵn có thể được tải xuống từ bên trong phần mềm excel và sửa đổi cho phù hợp. Bên cạnh đó, excel còn cho phép người dùng tạo các mẫu tùy chỉnh bằng các kiểu và hình ảnh khác nhau và lưu chúng để sử dụng tiếp
Nhiệm vụ hành chính và quản lý
Một trong những khía cạnh quan trọng của nhiệm vụ hành chính hoặc quản lý là tạo và duy trì nhiều quy trình kinh doanh. MS Excel là giải pháp. Phần mềm không chỉ được sử dụng để lưu trữ hồ sơ nữa. Nó có lợi trong quản trị văn phòng cho nhiều nhiệm vụ khác, chẳng hạn như lập hóa đơn, thanh toán hóa đơn, theo dõi lãi, lỗ, chi phí, v.v.
Bên cạnh đó, các cơ quan hành chính văn phòng cũng sử dụng MS excel để lưu trữ dữ liệu cần thiết cho các báo cáo tài chính, kế toán, phân tích kinh doanh và báo cáo tiến độ của nhân viên. Đối với hầu hết các văn phòng vừa và nhỏ, MS excel chắc chắn là một phần mềm đa năng và quản lý tối đa các hoạt động văn phòng
Dự báo
Các doanh nghiệp cần tổ chức dữ liệu và xem xét nó thường xuyên để tăng trưởng và cải tiến liên tục. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải có ý tưởng về các kịch bản hoặc kết quả khác nhau có thể xảy ra dưới dạng kết quả từ các đầu vào được áp dụng. Tạo báo cáo liên tục có thể có lợi cho các giả định trong tương lai. Điều này có nghĩa là các giả định có thể được thực hiện ở một số cấp độ cơ bản bằng cách sử dụng dữ liệu trong quá khứ
Ngoài ra, khi không có dữ liệu quá khứ nhưng chúng tôi có mục tiêu. Excel có thể hữu ích khi tìm đầu vào chính xác cho các kết quả cụ thể mà chúng tôi dự định đạt được. Đặc biệt, nó có thể được thực hiện bằng tính năng Phân tích tìm kiếm mục tiêu. Bằng cách đưa ra đúng mục tiêu đúng mục tiêu, chúng ta có thể xác định được những gì cần phải làm cho các bước tiếp theo để đạt được mục tiêu đã đề ra
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Excel là phần mềm mạnh mẽ và có một số tính năng nâng cao giúp giải quyết các vấn đề phức tạp một cách dễ dàng. Một tính năng như vậy trong MS excel là 'Visual Basic' cung cấp cho các nhà phát triển triển khai các kỹ năng nâng cao để tự động hóa các tác vụ thông thường. Khi chúng tôi biết mức độ nâng cao trong MS Excel, chúng tôi có thể tự động hóa các báo cáo bằng trình chỉnh sửa cơ bản trực quan của Microsoft. Trình chỉnh sửa chủ yếu hỗ trợ ngôn ngữ mã hóa VBA [Visual Basic for Applications]
Bài báo đã thảo luận về mười cách sử dụng chính của MS excel; . Sẽ không sai khi nói rằng tiềm năng sử dụng của MS Excel là vô số