Để quản lý có hiệu quả một tổ chức, cùng với việc tuân thủ đúng các nguyên tắc quản lý các nhà quản lý cần phải vận dụng sáng tạo và linh hoạt các phương pháp quản lý.
Phương pháp quản lý là tổng thể những cách thức tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý [cấp dưới và các tiềm năng của tổ chức] và khách thể quản lý [các hệ thống khác, các ràng buộc của môi trường…] trên cơ sở lựa chọn những công cụ và phương tiện thích hợp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Có thể thể phân loại các phương pháp quản lý theo nhiều cách như: [1] Căn cứ vào phương thức tác động, có phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp; [2] căn cứ vào chức năng quản lý, có các phương pháp kế hoạch hoá, phương pháp tổ chức, phương pháp kiểm tra, hạch toán…; [3] căn cứ vào nội dung và cơ chế hoạt động quản lý, có các phương pháp kinh tế, phương pháp hành chính – tổ chức, và phương pháp tâm lý – xã hội/giáo dục; [4] căn cứ vào phạm vi, đối tượng tác động có các phương pháp quản lý nội bộ hệ thống và các phương pháp tác động lên các hệ thống khác.
Ở đây chúng ta cùng tìm hiểu các phương pháp quản lý theo nội dung và cơ chế hoạt động. Theo đó ta chia thành các nhóm phương pháp quản lý chủ yếu như sau:
– Nhóm phương pháp kinh tế
– Nhóm phương pháp hành chính – tổ chức tổ chức
– Nhóm phương pháp tâm lý – xã hội
– Các hương pháp và kỹ thuật quản lý cụ thể
1. Nhóm phương pháp kinh tế
Nhóm phương pháp kinh tế là các phương pháp tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế bằng việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế [tiền lương, tiền thưởng, tiền phạt, giá cả, lợi nhuận, lãi suất…] để cho đối tượng quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ.
Cơ sở khách quan của các phương pháp kinh tế là sự vận dụng các quy luật kinh tế trong quản lý.
Phương pháp kinh tế có vai trò rất quan trọng và giữ vai trò trung tâm trong công tác quản lý vì nó tác động thông qua các lợi ích kinh tế, tạo ra sự quan tâm vật chất thiết thân của mỗi người và tập thể lao động, tạo ra động lực kinh tế trực tiếp khơi dậy sức mạnh tiềm tàng trong mỗi con người, động lực đó càng vững chắc nếu lợi ích cá nhân được kết hợp đúng đắn với lợi ích của tập thể và xã hội.
Ưu điểm:
– Mỗi người tự mình quyết định cách làm việc sao co có thu nhập vật chất cao nhất sẽ giúp hiệu quả công việc đạt được cao nhất.
– Tác động lên đối tượng quản lý một cách nhẹ nhàng, không gây ra sức ép tâm lý, tạo ra bầu không khí thoaỉ mái, dễ được chấp nhận.
– Tính dân chủ rất cao, các đối tượng quản lý có quyền lựa chọn hành động theo ý mình.
– Nó kích thích khả năng sáng tạo, phát huy tính sáng tạo trong công việc, mang lại hiệu quả rất cao.
– Có thể áp dụng linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng trong nhiều điều kiện hoàn cảnh và trong nhiều lĩnh vực.
Nhược điểm:
– Nếu coi nó là duy nhất sẽ lệ thuộc vào vật chất, quên các giá trị tinh thần, đạo đức, truyền thống văn hóa, hủy hoại môi trường sống…
– Không có sự dảm bảo thực hiện cao vì nó không bắt buộc.
– Dễ bị đối tượng quản lý xem thường nếu không kèm theo các phương pháp tác động khác.
Vận dụng:
Tại cơ quan [], các phương pháp quản lý kinh tế được vận dụng như: Có chế độ đãi ngộ đối với giáo viên, nhân viên [được hưởng thêm 50% lương]; thưởng các tổ chuyên môn và cá nhân bồi dưỡng học sinh giỏi có giải quốc gia; thưởng các tổ chuyên môn có học sinh đỗ thủ khoa tốt nghiệp, đại học…
2. Nhóm phương pháp hành chính – tổ chức
Nhóm phương pháp hành chính – tổ chức là các phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý. Nhóm phương pháp này có vai trò rất to lớn trong công tác quản lý nhằm xác lập trật tự, kỷ cương trong tổ chức; giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý một cách nhanh chóng và là khâu nối các phương pháp khác thành một hệ thống.
Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng hình thành những mối quan hệ tổ chức trong hệ thống quản lý.Về phương diện quản lý nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy và phục tùng. Người quản lý dử dụng quyền lực của mình để buộc đối tượng quản lý phải thực hiện nhiêm vụ.
Nhóm phương pháp hành chính – tổ chức trong quản lý là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản lý đến các tập thể và cá nhân dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát mang tính chất bắt buộc, đòi hỏi cấp dưới phải chấp hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng. Các quyết định được cụ thể hóa dưới dạng các quy chế, quy định, quyết định, nội quy của tổ chức.
Ưu điểm:
– Sử dụng mệnh lệnh, quyền lực buộc cấp dưới thực thiện nhiệm vụ nhất định. Giúp duy trì kỷ cương trật tự cho môi trường tổ chức.
– Khi sử dụng không cần phải đi kèm những phương pháp khác mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Nhược điểm:
– Tạo ra áp lực, sức ép tâm lý, làm giảm khả năng sáng tạo.
– Lạm dụng quá mức sẽ dẫn đến quan liêu trong tổ chức dẫn đến hậu quả xấu.
– Nhà quản lý phải là những người rất có bản lĩnh để quan sát nắm bắt được đối tượng để có sự tác động chuẩn xác, phù hợp thì mới có hiệu quả cao.
Vận dụng:
Việc ban hành các quy chế chuyên môn, nội quy cơ quan, các quy định về giờ giấc, hồ sơ sổ sách … chính là việc vận dụng phương pháp hành chính – tổ chức. Phương pháp này được vận dụng thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.
3. Nhóm phương pháp tâm lý – xã hội [tâm lý – giáo dục]
Nhóm phương pháp tâm lý – xã hội [hay còn gọi là nhóm phương pháp “tâm lý- giáo dục”, “giáo dục”] là các cách thức tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Các phương pháp tâm lý – xã hội dựa trên cơ sở sự vận dụng các quy luật tâm lý. Đặc trưng của phương pháp này là tính thuyết phục và kích thích tinh thần. Tính thuyết phục làm cho nhân viên phân biệt được phải- trái, đúng- sai, lợi- hại, thiện- ác… để hành động cho phù hợp. Khơi dậy tính tự nguyện, tự giác của đối tượng quản lý, kích thích họ làm việc hăng hái với tất cả trí tuệ và khả năng cao nhất.
Ưu điểm:
– Bền vững.
– Không gây sức ép tâm lý cho đối tượng, trái lại đói tượng cảm thấy được quan tâm nên sẽ tạo ra được sự phấn khởi, hăng hái, không khí làm việc sôi nổi, đôi khi mang lại những kết quả vượt xa sự mong đợi.
Nhược điểm:
– Tác động chậm, cầu kỳ, không đảm bảo thực hiện chắc chắn, nên khi sử dụng vẫn cần phải có kết hợp đi kèm các phương pháp khác.
– Phương pháp này yêu cầu cho người quản lý phải là người có đủ uy tín, có điều kiện và có thời gian quan tâm chăm sóc, động viên cấp dưới.
Vận dụng
Tuyên truyền, phân tích để mọi người cùng biết những khó khăn thách thức, cơ hội của công việc hiện tại để cùng giúp nhau vượt qua khó khăn.
Bằng cách xây dựng niềm tự hào về chất lượng giảng dạy, học tập và những nề nếp sinh hoạt văn hóa cho giáo viên, học sinh nhà trường đã hun đúc tinh thần tự học, tự rèn của cả thầy và trò làm cho chất lượng giáo dục được ngày một nâng cao và bền vững.
Thể hiện sự quan tâm, đánh giá đúng năng lực của giáo viên và học sinh để khen thưởng, tôn vinh kịp thời cũng là biện pháp được áp dụng thành công và có tác dụng lớn tại đơn vị. Kịp thời chấn chỉnh những cá nhân có tư tưởng chưa đúng đắn để tránh hiện tượng tâm lý lây lan bất lợi.
4. Các phương pháp và kỹ thuật quản lý cụ thể
Các phương pháp và kỹ thuật quản lý cụ thể là những phương pháp, kỹ thuật thực hiện chức năng cụ thể như kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng quản lý sự thay đổi, giao việc- ủy quyền, quản lý thời gian…
Những phương pháp và kỹ thuật cụ thể cần được người quản lý trang bị và vận dụng linh hoạt trong những tình huống cụ thể để đạt kết quả cao nhất trong công tác quản lý của mình.
Tóm lại, trong thực tiễn quản lý không thể tuyệt đối hoá một phương pháp nào đó mà phải có quan điểm tổng hợp, phải biết kết hợp nhịp nhàng và linh hoạt các phương pháp quản lý với nhau để nâng cao hiệu quả quản lý bởi lẽ: [1] Đối tượng quản lý là những hệ thống phức tạp bao gồm nhiều yếu tố và nhiều mối quan hệ tồn tại và phát triển trong môi trường luôn biến động; [2] tất cả các phương pháp quản lý đều hướng về con người mà bản chất con người là tổng hó các mối quan hệ xã hội, con người hoạt động vì nhiều động cơ nên phải vận dụng tổng hợp các phương pháp; [3] mỗi phương pháp quản lý đều có ưu nhược điểm riêng cần kết hợp lại để bổ sung cho nhau. Tuy nhiên, nhà quản lý cần nghiên cứu và chọn một phương pháp quản lý chủ đạo làm từ tưởng quản lý sao cho phù hợp với đối tượng quản lý, phát huy tốt nhất nội lực của từng cá nhân để tạo thành công cho đơn vị.
Tài liệu tham khảo chính:
[1] PGS.TS Phạm Ngọc Thanh, Tập bài giảng môn Khoa học quản lý, cao học Đo lường và đánh giá trong giáo dục.
[2] TS. Nguyễn Thị Doan [1996], Các học thuyết quản lý, NXB Chính trị quốc gia.
[3] Vũ Thế Phú [1999], Quản Trị Học, ĐH Mở bán công – Thành phố HCM
[4] TS. Nguyễn Đức Lợi, Giáo trình Khoa học quản lý, ĐH Công nghệ và quản lý Hữu Nghị.