Quản trị hành chính văn phòng nhìn chung là những công việc liên quan đến sổ sách, giấy tờ, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề ngoài công tác chuyên môn. Mới nghe đến đây nhiều người cho rằng quản trị hành chính văn phòng sẽ rất dễ, tuy nhiên phải là những người đã từng đứng ở những vị trí này mới hiểu điều tầm quan trọng cũng như khó khăn của công việc có thể “làm phiền” bộ não của họ cả bên ngoài giờ hành chính. Bởi nó có rất nhiều các tình huống trong quản trị hành chính văn phòng khiến chúng ta phải phiền não.
1. Những “cái khó” trong nghề quản trị văn phòng
Người ta vẫn hay nói “hành là chính”, thực ra cũng chẳng sai chút nào khi mà nghề hành chính luôn luôn phải xoay quanh những yêu cầu và hằng ngày làm việc miệt mài vì sự hài lòng của nhân viên và sếp.
Những vị trí công việc trong nghề hành chính văn phòng có thể kể đến như: nhân sự, kế toán, thư ký, trợ lý, … Công việc đòi hỏi cả sự khéo léo, óc quan sát, tinh tế, tầm nhìn chuyên sâu và trái tim đồng cảm lẫn sự phân minh, rạch ròi trong mọi tình huống. Chẳng phải ngẫu nhiên lại có lời “đồn thổi”: “Làm hành chính văn phòng chẳng có ai là hiền cả”. Rõ là như thế khi mà chẳng cần phải làm gì bạn cũng có thể bị ghét bởi bạn là người luôn làm theo quy định, và những quy định thì không phải ai cũng thích. Hay những áp lực từ phía cấp trên dồn xuống khiến bạn trở thành người đứng giữa, “tiến thoái lưỡng nam”.
Có thể thấy quản trị hành chính văn phòng là công việc rất vất vả, vất vả cả về thể xác lẫn tinh thần. Bạn vừa phải chạy đi chạy lại, khảo sát, xây dựng, chỉnh sửa, hỏi ý kiến người này xin ý kiến người kia. Bạn cũng vừa phải vò đầu bứt tai để nghĩ ra các cách để hạn chế xảy ra tình huống xấu, đồng thời nghĩ ra biện pháp giải quyết khi tình huống đó xảy ra. Vậy có những tình huống nào trong quản trị văn phòng?
2. Các tình huống trong quản trị văn phòng
Có nhiều loại tình huống trong quản trị văn phòng, mỗi loại lại có muôn hình vạn dạng tình huống xảy ra mà khiến bạn nhiều phen phải “hú hồn” kể cả với những người đã làm trong nghề lâu năm. Với sự nghiên cứu chuyên sâu của các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng của timviec365.vn, chúng ta có thể tổng kết lại cho bạn ba loại tình huống phổ biến sau mà bất kỳ bộ phận quản trị hành chính văn phòng của doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt.
2.1. Tình huống phát triển ý tưởng
Nếu bạn nghĩ nghề quản trị hành chính văn phòng không khơi gợi được khả năng sáng tạo của mỗi người thì bạn đã nhầm. Quản trị hành chính văn phòng thậm chí còn cần nhiều sự sáng tạo hơn cả những gì bạn có thể nghĩ đến. Bất kỳ một mong muốn nào của sếp khi được nảy ra đều được gửi lại xuống cho những người làm quản trị văn phòng để xây dựng, phát triển và biến nó thành một dự án, kế hoạch hay quy định cụ thể. Ví dụ như: ý tưởng tổ chức các chương trình kỷ niệm, kế hoạch cắt giảm nhân lực, kế hoạch xây dựng lại bộ máy nhân sự … Họ sẽ là người “đổ mồ hôi sôi nước mắt” để có thể vừa nghĩ ra ý tưởng đáp ứng mong muốn của sếp nhưng cũng phải nghiên cứu và cân đối sao cho hợp tình, hợp lý và đúng thời điểm. Thế nên không ngạc nhiên khi người làm quản trị văn phòng phải đòi hỏi có một vốn kiến thức đa lĩnh vực mới có thể nảy ra những ý tưởng tốt nhất.
Khi làm nghề này, bạn xác định sẽ phải gặp tình huống nhận yêu cầu của sếp bất kỳ lúc nào, không kể những tầm giờ cao điểm. Đôi khi những yêu cầu đó có thể không đến từ sếp mà cả từ những đề xuất từ phía dưới nhân viên lên. Vậy là bạn lại thực hiện một chu trình mới phức tạp hơn:
Xem xét ý kiến -> Đánh giá hợp lý hay không -> Nếu không hợp lý thì thuyết phục, giải thích với nhân viên -> Nếu hợp lý thì đề xuất lên cấp cao hơn -> Sếp nhận đề xuất, 1 là không đồng ý bạn lại tiếp tục giải thích lại với nhân viên, 2 là đồng ý thì bạn sẽ phải là người lên kế hoạch xây dựng và thực thi đề xuất đó.
Đã rơi vào tình huống này thì không thể nào không làm, bạn bắt buộc phải “sáng tạo” cho dù đó là “thế bí”. Bởi nếu không phải là bộ phận quản trị hành chính văn phòng thì sẽ không có ai làm được.
2.2. Tình huống tư vấn - tham mưu
Chưa dừng lại ở đó, bạn còn phải rơi vào những sự “lưng chừng” đắn đo quyết định của sếp mà bạn sẽ phải đứng ở vị trí tham mưu cho sếp. Thế nên ai đó gọi quản trị hành chính văn phòng là cánh tay phải của sếp cũng không sai. Quản trị hành chính văn phòng là bộ phận cận kề và đồng hành với sếp nhiều nhất, cũng là người có tầm nhìn bao quát nhất về những công việc liên quan đến nhân sự và hành chính. Thế nên vị trí tham mưu chắc chắn là dành cho những người này. Tuy nhiên bạn phải hiểu cái khó khi gặp phải tình huống này đó là:
Thứ nhất đó là tình huống khó của sếp. Đương nhiên sếp còn thấy khó huống chi là bạn, thế nhưng bạn không có lựa chọn nào khác giúp sếp có thể vượt qua vấn đề đó. Vì vấn đề mà bạn phải tham mưu là vấn đề liên quan đến công ty và ảnh hưởng trực tiếp đến phúc lợi của bạn ở công ty đó. Cho nên bạn sẽ phải cực kỳ thận trọng cùng sếp tìm ra hướng giải quyết và đôi khi còn phải thay phần sếp nếu như sếp tin tưởng trao toàn bộ quyền quyết định cho bạn. Vì vậy ở thế “ngàn cân treo sợi tóc”, bạn chính là người quyết định vận mệnh của cả một công ty. Ví dụ như những tình huống mà sếp sẽ cần bạn tham mưu là: kế hoạch mở cơ sở mới, dự án đầu tư hạng mục mới, hay quyết định có hợp tác với đối tác A hay B không?
Thứ hai đó là tình huống mà bạn biết rằng sếp đang đi sai đường. Thật khó để có thể nói cho sếp hiểu điều đó và dẫn sếp lại đúng con đường mà công ty nên đi. Bạn phải hiểu rằng khi đã đưa ra một vấn đề nào để suy nghĩ nghĩa là trong đầu sếp đã có đến 50% muốn làm. Vì vậy trong trường hợp này, bạn sẽ giống như như đang chứng minh cho người sẽ trả lương cho mình rằng họ đã sai. Vậy chẳng khác nào là cãi sếp? Tuy nhiên bạn cũng không còn cách nào khác vì sếp sai, đồng nghĩa với việc công ty không phát triển được và sự nghiệp của bạn cũng lụi tàn. Cho nên thà đành đổi một phút mất lòng sếp để bảo toàn được sự nghiệp cho cả một công ty.
2.3. Tình huống mâu thuẫn
“Công sở là chốn thị phi”, và tất nhiên quản trị hành chính sẽ phải là người đối mặt và giải quyết những thị phi đó. Chuyện đối nhân xử thế, tương tác giữa con người với con người không tránh khỏi những mâu thuẫn. Mâu thuẫn giữa nhân viên và sếp, mâu thuẫn giữa nhân viên với nhân viên, mâu thuẫn giữa khách hàng với công ty, mâu thuẫn giữa đối tác với công ty, mâu thuẫn giữa đối thủ và công ty, hay mâu thuẫn của chính nhân viên với bạn và giữa bạn và sếp. Làm quản trị hành chính nhân sự nghĩa là bao gồm làm quản trị nhân lực. Vấn đề con người luôn là điều khiến chúng ta đau đầu và cảm thấy khó giải quyết nhất. Vì nó không chỉ ở phương diện pháp luật, quy định mà cả vấn đề tình cảm. Nếu giải quyết không ổn thỏa, bạn sẽ để những mâu thuẫn đó dẫn đến hậu quả khôn lường có thể ảnh hưởng đến chính bạn và chính doanh nghiệp bạn đang làm việc.
Những tình huống mâu thuẫn mà bạn sẽ gặp nhiều nhất trong quá trình làm việc của mình đó là:
- Thắc mắc về vấn đề lương thưởng
- Bất đồng quan điểm trong khi làm việc
- Những thiếu sót trong công việc
- Kết luận xử phạt những lỗi liên quan từ 2 người trở lên
Đây là lúc bạn phải thực sự khéo léo, vừa phải nắm được chắc tình huống đó, vừa có sự công tâm để phân xử. Khi đó bạn mới đưa ra những quyết định sáng suốt. Điều quan trọng nhất là làm sao để hạn chế được sự mất lòng nhất, càng ít người tổn thương càng tốt. Tốt nhất là để cả đôi bên đều cảm thấy hài lòng. Đặc biệt nhất là những mâu thuẫn trong quan điểm làm việc. Đây là kiểu mâu thuẫn thường gặp trong các cuộc họp, thảo luận, nếu nó không có hướng giải quyết ổn thỏa nhất thì cuộc họp đó sẽ không thể dừng lại, thậm chí còn khiến một bên nào đó nói ra những lời làm mất lòng đối phương.
3. Cách giải quyết một số tình huống cụ thể trong quản trị hành chính văn phòng
Trường hợp 1: Bạn nghi ngờ ai đó trong văn phòng đang làm việc chống lại bạn.
Mặc dù sẽ luôn có đồng nghiệp siêu cạnh tranh, hầu hết mọi người không ra ngoài để có được bạn. Nhận ra điều đó, và một nửa vấn đề đã biến mất. Đối phó với nhân viên cạnh tranh đáng ghét có thể được thực hiện bằng cách đơn giản là làm công việc được giao của bạn tốt nhất có thể. Người duy nhất bạn thực sự cạnh tranh là chính bạn, và những người khác sẽ chú ý khi bạn đẩy mạnh các mục tiêu và thành tựu công việc của mình mà không vượt qua người khác.
Trường hợp 2: Một đồng nghiệp xúi giục bạn tham gia vào những tin đồn văn phòng khó chịu.
Tham gia vào tin đồn có thể hấp dẫn, nhưng nó hầu như luôn luôn không được khuyến khích. Vấn đề với tin đồn là khả năng làm tổn thương cảm xúc của người khác và làm mất lòng tin của người khác. Khi bạn tham gia vào tin đồn, bạn có nguy cơ xa lánh những người mà bạn làm việc. Tránh xa những tin đồn khét tiếng. Khi ai đó cố gắng chia sẻ tin đồn văn phòng với bạn, hãy thử thay đổi cuộc trò chuyện hoặc đơn giản là nói với họ rằng bạn không thích nói về người khác vì bạn không thích điều đó khi mọi người nói về bạn. Tôi cũng đề nghị bạn giữ một tạp chí biết ơn. Nó sẽ giúp đặt mọi thứ trong quan điểm khi cơn giận của bạn đang sôi lên.
Trường hợp 3: Sếp của bạn làm bạn quá tải với các nhiệm vụ phát sinh trong mô tả công việc của bạn.
Ban đầu, nó bắt đầu với những điều nhỏ nhặt, chẳng hạn như Bạn có phiền khi thực hiện công việc của sếp không? Cuối cùng, bạn trở thành ông chủ của bạn. Tất nhiên, hầu hết nhân viên đều có mong muốn mạnh mẽ để làm hài lòng cấp trên. Nhưng các ông chủ không hoàn hảo, và ở đó, không có gì tệ hơn là phải đảm nhận hai công việc mà chỉ được trả tiền cho một công việc. Đôi khi, bạn chỉ cần học cách nói không. Gặp gỡ ông chủ để xem xét mô tả công việc của bạn. Nếu nó trở thành một vấn đề đang diễn ra, hãy đến phòng nhân sự. Bạn cũng cần nghỉ ngơi. Bạn có thể đi dạo quanh văn phòng hoặc đi thăm một người bạn.
Trường hợp 4: Bạn có thể yêu cầu làm việc trong một dự án hợp tác với các đồng nghiệp mà bạn không thích
Các dự án nhóm có thể cố gắng vì để một nhóm hoạt động hiệu quả, cần có sự kết hợp tốt giữa lãnh đạo, mọi người sẵn sàng chỉ đạo, v.v. Hầu hết thời gian, các nhóm aren được thành lập trên cơ sở như vậy, vì vậy sẽ luôn có các thành viên nhóm tàn sát. Đôi khi bất đồng nhóm có thể leo thang đến mức cực đoan. Nếu bạn biết trước rằng bạn không thể làm việc với một đồng nghiệp nào đó, hãy xem liệu bạn có thể phân bổ một số nhiệm vụ nhất định cho mỗi người không, sau đó chỉ gặp nhau để đặt các phần riêng biệt của dự án.
Trường hợp 5: Một đồng nghiệp hoặc người giám sát đang làm điều gì đó sai, và bạn muốn khiếu nại với giám đốc công ty.
Khi một cái gì đó ở nơi làm việc không ổn định, đôi khi bản năng đầu tiên của bạn là đưa khiếu nại của bạn lên đầu chuỗi. Hệ thống phân cấp doanh nghiệp là tên của trò chơi với hầu hết các công ty, vì vậy nếu bạn bỏ qua quá nhiều cấp độ, bạn có thể sẽ làm nặng thêm nhiều người làm việc ở trên bạn. Chỉ khiếu nại với người giám sát trực tiếp của bạn và giải quyết khiếu nại của bạn như một mối quan tâm của người dùng, đặc biệt là nếu hành vi sai trái không liên quan trực tiếp đến bạn. Nếu đó là người giám sát của bạn, người có lỗi, thì chỉ nói chuyện với người giám sát trực tiếp của anh ta.
Trên đây là các tình huống trong quản trị hành chính văn phòng mà có thể bạn sẽ gặp phải. Hy vọng rằng qua bài viết này cách bạn sẽ bỏ túi cho mình những cách xử lý tình huống hay nhất trong công việc.