Báo cáo thực tập kế toán trên fast năm 2024
- 1. hàng tồn kho Nội dung 7.1 Hệ thống menu ..............................................................................................................................2 7.2 Danh mục từ điển..........................................................................................................................2 7.2.1 Danh mục hàng hóa, vật tư..........................................................................................................3 7.2.2 Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư.......................................................................................6 7.2.3 Danh mục quy đổi đơn vị tính.......................................................................................................7 7.2.4 Danh mục kho hàng .....................................................................................................................8 7.2.5 Khai báo về kho để tính giá nhập trước xuất trước .....................................................................9 7.2.6 Khai báo về chứng từ để tính giá nhập trước xuất trước.......................................................... 10 7.3 Cập nhật số dư tồn kho............................................................................................................. 11 7.3.1 Vào số dư, tồn kho ban đầu ...................................................................................................... 12 7.3.2 Vào chi tiết tồn kho nhập trước xuất trước ............................................................................... 13 7.3.3 Tính lại tồn kho tức thời............................................................................................................. 14 7.3.4 Kết chuyển số tồn kho sang năm sau ....................................................................................... 14 7.4 Cập nhật số liệu ......................................................................................................................... 15 7.4.1 Phiếu nhập kho.......................................................................................................................... 16 7.4.2 Phiếu xuất kho........................................................................................................................... 17 7.4.3 Phiếu xuất điều chuyển ............................................................................................................. 19 7.4.4 Tính giá trung bình tháng .......................................................................................................... 21 7.4.5 Tính giá trung bình di động theo ngày....................................................................................... 22 7.4.6 Tính giá nhập trước xuất trước [NTXT] .................................................................................... 23 7.5 Báo cáo ....................................................................................................................................... 24 7.5.1 Báo cáo nhập kho...................................................................................................................... 25 7.5.2 Báo cáo xuất kho....................................................................................................................... 29 7.5.3 Báo cáo hàng tồn kho................................................................................................................ 33 7.6 Tiện ích........................................................................................................................................ 39 7.6.1 Xuất số liệu nhập xuất kho ra Excel .......................................................................................... 40 7.6.2 Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel.............................................................................. 40 7.6.3 Nhập chứng từ từ Excel ............................................................................................................ 41
- 2. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 2/42 7.1 Hệ thống menu Các menu chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho: 1. Danh mục từ điển 2. Số dư tồn kho 3. Cập nhật số liệu 4. Báo cáo tồn kho 5. Tiện ích 7.2 Danh mục từ điển Các danh mục sau đây được khai báo trong phân hệ hàng tồn kho: 1. Danh mục hàng hóa, vật tư 2. Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư 3. Danh mục qui đổi đơn vị tính 4. Danh mục kho 5. Khai báo về kho để tính giá nhập trước xuất trước 6. Khai báo về chứng từ để tính giá nhập trước xuất trước
- 3. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 3/42 7.2.1 Danh mục hàng hóa, vật tư Menu thực hiện Tồn kho/ Danh mục vật tư/ Danh mục hàng hóa, vật tư Chức năng - Khai báo các loại hàng hóa, vật tư, thành phẩm của đơn vị - Cập nhật tài khoản kho, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn,… theo từng loại hàng hóa, vật tư, thành phẩm
- 4. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 4/42 Thông tin chi tiết Mã vật tư Khai báo mã vật tư, do NSD quy ước Mã tra cứu Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dể tìm kiếm Mã phụ Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dể tìm kiếm Tên vật tư Khai báo tên vật tư Tên 2 Khai báo tên tiếng Anh của vật tư Đơn vị tính Đơn vị tính của vật tư Theo dõi tồn kho Vật tư có theo dõi tồn kho hay không Cách tính giá tồn kho Chương trình khai báo có 4 phương pháp tính giá tồn kho: 1 - Giá trung bình tháng, 2 – Giá đích danh, 3 - Giá nhập trước xuất trước, 4 – Giá trung bình di động Loại vật tư NSD chọn vật tư cần khai báo, có 4 loại vật tư: 21 - Nguyên vật liệu; 22 - Phụ tùng, công cụ; 51 - Thành phẩm; 61 - Hàng hoá Tài khoản kho Dùng để tự động hạch toán tk kho trong phiếu nhập/xuất Sửa tài khoản kho Được sửa/không được sửa cho phép sửa tài khoản kho, dùng trong trường hợp cùng một vật tư có thể nằm trên 2 tài khoản khác nhau thì phải cho phép sửa tài khoản kho Tk doanh thu Cập nhật tài khoản doanh thu dùng để tự động hạch toán tk doanh thu trong hóa đơn bán hàng Tk doanh thu nội bộ Cập nhật tài khoản danh thu nội bộ dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội bộ trong hóa đơn bán hàng
- 5. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 5/42 Tài khoản chiết khấu Cập nhật tài khoản chiết khấu dùng để tự động hạch toán tk chiết khấu trong hóa đơn bán hàng Tài khoản giá vốn Cập nhật tài khoản giá vốn hàng bán dùng để tự động hạch toán tk giá vốn trong hóa đơn bán hàng Tk chi phí khuyến mãi Cập nhật tài khoản chi phí khuyến mãi dùng để tự động hạch toán tk chi phí khuyến mãi trong hóa đơn bán hàng. Tk hàng bán bị trả lại Cập nhật tài khoản hàng bán bị trả lại dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập hàng bán bị trả lại Tk chênh lệch giá vật tư Cập nhật tài khoản chênh lệch giá vật tư sử dụng khi tự động định khoản tiền chênh lệch của hàng tồn kho khi tính giá trung bình Tk nguyên vật liệu Cập nhật tài khoản nguyên vật liệu dùng để tự động hạch toán tk chi phí trong phiếu xuất sử dụng Tk sản phẩm dở dang Cập nhật tài khoản sản phẩm dở dang sử dụng để thực hiện các tính toán liên quan đến giá thành Nhóm vật tư 1, 2, 3 Hàng hóa vật tư được phân theo nhóm nào và được khai báo trong danh mục nhóm hàng hóa, vật tư Số lượng tồn tối thiểu Số lượng hàng hóa vật tư tồn ít nhất Số lượng tồn tối đa Số lượng hàng hóa vật tư tồn nhiều nhất Ghi chú Thông tin hàng hóa vật tư Trạng thái Mã có/không sử dụng trên các màn hình nhập liệu, lọc báo cáo. Mẫu báo cáo
- 6. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 6/42 Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng 7.2.2 Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư Menu thực hiện Tồn kho/ Danh mục vật tư/ Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư Chức năng - Để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm hàng hoá, vật tư. Fast Accounting có 03 trường để thực hiện việc phân loại nhóm cho các vật tư, hàng hoá. Ví dụ ta có thể phân nhóm 1 theo mục đích sử dụng, phân nhóm 2 theo nước sản xuất, nhóm 3 theo tính chất của hàng hóa vật tư.
- 7. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 7/42 Thông tin chi tiết Loại nhóm Lựa chọn kiểu loại nhóm, chương trình cho 3 kiểu phân loại nhóm, mỗi loại nhóm được khai báo nhiều mã nhóm vật tư khác nhau Mã nhóm vật tư Khai báo mã nhóm vật tư Tên nhóm vật tư Khai báo tên nhóm vật tư Tên 2 Khai báo tên tiếng Anh nhóm vật tư 7.2.2.1 Phân nhóm hàng hóa, vật tư Các bước thực hiện 1. Tại màn hình danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư 2. Nhấn phím Ctrl + F6 3. Chương trình hiện màn hình danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư, NSD check chọn tại cột „Tag‟ vật tư nào cần phân nhóm nhấn nút „Phân nhóm‟ 4. Hiện màn hình phân nhóm hàng hóa, vật tư, chọn nhóm hàng hóa, vật tư cần phân nhóm của mã vật tư đã chọn, nhấn nút „Nhận‟ chương trình thực hiện xong. Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng 7.2.3 Danh mục quy đổi đơn vị tính Menu thực hiện Tồn kho/ Danh mục vật tư/ Danh mục quy đổi đơn vị tính Chức năng - Khai báo hệ số quy đổi cho những đơn vị tính khác nhau của mã vật tư có nhiều qui cách đóng gói chai, thùng, … .
- 8. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 8/42 Thông tin chi tiết Mã vật tư Mã vật tư cần khai báo thêm đơn vị tính Đơn vị tính Đơn vị tính đã khai báo trong danh mục vật tư Đơn vị tính quy đổi Nhập đơn vị quy đổi mới Hệ số quy đổi Hệ số quy đổi ra đơn vị mới Trạng thái Sử dụng hoặc không sử dụng tương ứng lên/ không lên trên báo cáo theo đơn vị tính quy đổi Mẫu báo cáo Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng 7.2.4 Danh mục kho hàng Menu thực hiện Tồn kho/ Danh mục kho Chức năng - Khai báo các kho hàng của doanh nghiệp, hàng hóa được nhập – xuất được chỉ rõ cho từng kho
- 9. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 9/42 Thông tin chi tiết Mã kho Khai báo mã kho Tên kho Tên tiếng Việt của kho Tên 2 Tên tiếng Anh của kho Kho đại lý Khai báo kho của công ty hay kho đại lý Tk hàng tồn tại đại lý Khai báo tài khoản hàng tồn tại đại lý trong trường hợp kho là kho đại lý Trạng thái Mã có/không sử dụng trên các màn hình nhập liệu, lọc báo cáo Mẫu báo cáo Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng 7.2.5 Khai báo về kho để tính giá nhập trước xuất trước Menu thực hiện Tồn kho/ Khai báo tính giá nhập trước xuất trước/ Khai báo về kho để tính giá NTXT
- 10. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 10/42 Chức năng - Chương trình cập nhật các mã kho đã khai báo căn cứ vào danh mục kho hàng, NSD phải khai báo kho nào là kho tính giá nhập trước xuất trước - Cột „Stt-ntxt‟ người sử dụng cập nhật đánh theo số thứ tự kho nào được tính giá trước 7.2.6 Khai báo về chứng từ để tính giá nhập trước xuất trước Menu thực hiện Tồn kho/ Khai báo tính giá nhập trước xuất trước/ Khai báo về chứng từ để tính giá NTXT Chức năng - Căn cứ vào cột số thứ tự chứng từ nào được khai báo trước khi tính giá NTXT sẽ được tính trước theo chứng từ đó - Cột „Stt_Ctntxt‟ người sử dụng tự cập nhật đánh số thứ tự tại màn hình của từng chứng từ
- 11. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 11/42 7.3 Cập nhật số dư tồn kho Cập nhật số dư tồn kho gồm các menu sau: 1. Vào số dư, tồn kho ban đầu 2. Vào chi tiết tồn kho nhập trước xuất trước 3. Tính lại số tồn kho tức thời 4. Kết chuyển số tồn kho sang năm sau
- 12. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 12/42 7.3.1 Vào số dư, tồn kho ban đầu Menu thực hiện Tồn kho/ Số dư tồn kho/ Vào số dư, tồn kho ban đầu Chức năng - Cập nhật số tồn kho ban đầu [số lượng và giá trị] của các mặt hàng ở các kho - Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho ban đầu một lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Thông tin chi tiết
- 13. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 13/42 Mã kho Mã kho hàng Mã vật tư Mã hàng hóa, vật tư Tồn đầu Số lượng tồn ban đầu Dư đầu Số dư ban đầu Dư đầu ngoại tệ Số dư ban đầu ngoại tệ Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập số tồn kho cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập. Menu này chỉ cập nhật hàng hóa tính giá xuất kho theo phương pháp trung bình tháng, trung bình di động và giá đích danh.Đối với hàng hóa tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước thì cập nhật ở menu khác. Các thao tác xem, sửa, thêm, xóa, tính tổng tương tự phân hệ Bán hàng/ Số dư công nợ/ Vào số dư ban đầu của các khách hàng 7.3.2 Vào chi tiết tồn kho nhập trước xuất trước Menu thực hiện Tồn kho/ Số dư tồn kho/ Vào chi tiết tồn kho NTXT Chức năng - Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn đầu [về số lượng và giá trị] của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết. Thông tin chi tiết Ngày chứng từ Chương trình thể hiện trước ngày kỳ mở sổ Số chứng từ Số chứng từ mã vật tư có số lượng còn Mã kho Mã kho hàng Mã vật tư Mã vật tư
- 14. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 14/42 Mã ngoại tệ Tiền phát sinh theo chứng từ Tồn đầu Số lượng tồn đầu của vật tư Dư đầu Số dư đầu [tiền hạch toán] Dư đầu ngoại tệ Số dư đầu [tiền ngoại tệ] Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất. Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải nhập tổng số tồn kho [số tổng] nữa. Các thao tác xem, sửa, thêm, xóa, tính tổng tương tự phân hệ Bán hàng/ Số dư công nợ/ Vào số dư ban đầu của các khách hàng 7.3.3 Tính lại tồn kho tức thời Menu thực hiện Tồn kho/ Số dư tồn kho/ Tính lại tồn kho tức thời Chức năng - Chức năng này giúp người sử dụng cập nhật tính lại tồn kho tức thời theo mã kho và mã vật tư Thông tin chi tiết Mã kho Chọn mã kho tính lại tồn kho tức thời Mã vật tư Mã vật tư tính lại tồn kho tức thời Năm Chọn năm cần tính lại số tồn kho Chương trình cho chọn tính số tồn kho tức thời chi tiểt theo từng mã kho hoặc mã vật tư chạy tính tất cả cùng một lúc 7.3.4 Kết chuyển số tồn kho sang năm sau Menu thực hiện Tồn kho/ Số dư tồn kho/ kết chuyển tồn kho sang năm sau Chức năng
- 15. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 15/42 - Sau khi đã cập nhật xong số liệu trong năm, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau. - Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại. Thông tin chi tiết Chuyển từ năm Nhập năm cần kết chuyển Sang năm Chương trình tự động hiện giá trị năm tiếp theo 7.4 Cập nhật số liệu Cập nhật số liệu gồm có: 1. Phiếu nhập kho 2. Phiếu xuất kho 3. Phiếu xuất điều chuyển kho 4. Tính giá trung bình tháng 5. Tính giá trung bình di động theo ngày 6. Tính giá nhập trước xuất trước
- 16. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 16/42 7.4.1 Phiếu nhập kho Menu thực hiện Tồn kho/ Phiếu nhập kho Chức năng: - Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL từ sản xuất, nhập điều chuyển, nhập khác. - Các phiếu nhập mua được cập nhật ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. - Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho. Thông tin chi tiết Phần thông tin chung về chứng từ: Mã giao dịch Mã giao dịch nhập kho: 4 - Nhập từ sản xuất, 5 - Nhập điều chuyển, 9 - Nhập khác Mã khách Mã khách hàng Tên khách Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ khách hàng Ngựời giao hàng Tên người giao hàng
- 17. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 17/42 Diễn giải Nội dung nhập hàng Ngày hạch toán Ngày hạch toán chứng từ Ngày lập phiếu nhập Ngày lập phiếu nhập Quyển số Quyển số của phiếu nhập Số phiếu nhập Số phiếu nhập Mã ngoại tệ Mã ngoại tệ phát sinh chứng từ Tỷ giá Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Trạng thái Khi lưu chứng từ c.tr mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái Phần chi tiết các mặt hàng: Stt Số thứ tự của từng dòng dùng để sắp xếp các dòng theo ý muốn, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Mã vật tư Mã hàng hóa, vật tư Tên vật tư Tên hàng hóa, vật tư Đơn vị tính Đơn vị tính của hàng hóa, vật tư Mã kho Mã kho hàng nhập Tồn kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng Số lượng nhập Đơn giá xxx Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch Thành tiền xxx Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá yyy Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán Thành tiền yyy Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ Tài khoản nợ hàng hóa, vật tư, chi phí Tài khoản có Tài khoản có Các trường mã tự do Do NSD khai báo có/không sử dụng trường tự do [như mã dự án, mã phí, mã bộ phận, …] được khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Khai báo màn hình nhập chứng từ Phần tính tổng của phiếu nhập Số lượng Tổng số lượng vật tư nhập kho Tổng tiền Tổng tiền hàng nhập kho Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất để cập nhật giá cho phiếu nhập [dùng phím F5] Mã giao dịch số 5: khi thực hiện mã giao dịch này ta phải thực hiện 2 bước, vì nhiều công ty chương trình thực hiện kho ảo [khi không biết mã kho] thì dùng mã giao dịch số 5 Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in thì tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán 7.4.2 Phiếu xuất kho Menu thực hiện Tồn kho/ Phiếu xuất kho
- 18. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 18/42 Chức năng - Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ… cho sản xuất, cho sử dụng và xuất khác Thông tin chi tiết Phần thông tin chung về chứng từ: Mã giao dịch Mã giao dịch nhập kho: 4 – Xuất cho sản xuất, 5 – Xuất điều chuyển, 9 – Xuất khác Mã khách Mã khách hàng Tên khách Tên khách hàng Địa chỉ Địa chỉ khách hàng Ngựời giao hàng Tên người giao hàng Diễn giải Nội dung xuất hàng Ngày hạch toán Ngày hạch toán chứng từ Ngày lập phiếu xuất Ngày lập phiếu xuất Quyển số Quyển số của phiếu xuất Số phiếu xuất Số phiếu xuất Mã ngoại tệ Mã ngoại tệ phát sinh chứng từ
- 19. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 19/42 Tỷ giá Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Trạng thái Khi lưu chứng từ c.tr mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái Phần chi tiết các mặt hàng: Stt Số thứ tự của từng dòng dùng để sắp xếp các dòng theo ý muốn, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó. Mã vật tư Mã hàng hóa, vật tư Tên vật tư Tên hàng hóa, vật tư Đơn vị tính Đơn vị tính của hàng hóa, vật tư Mã kho Mã kho hàng xuất Tồn kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng Số lượng xuất Đơn giá xxx Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch Thành tiền xxx Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá yyy Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán Thành tiền yyy Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ Tài khoản nợ Tài khoản có Tài khoản có Các trường mã tự do Do NSD khai báo có/không sử dụng trường tự do [như mã dự án, mã phí, mã bộ phận, …] được khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Khai báo màn hình nhập chứng từ Phần tính tổng của phiếu nhập Số lượng Tổng số lượng vật tư xuất kho Tổng tiền Tổng tiền hàng xuất kho Chương trình cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất [dùng phím F5] Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này, nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luôn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Chương trình có khai báo cảnh báo hỏi khi chọn in liên tục, khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Các tham số hệ thống, số thứ tự 245 - Hỏi khi in liên tục các chứng từ [0 - Không, 1 - Có] Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in thì tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán 7.4.3 Phiếu xuất điều chuyển Menu thực hiện Tồn kho/ Phiếu xuất điều chuyển
- 20. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 20/42 Chức năng - Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này, khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển. Nếu thực hiện điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho. Thông tin chi tiết Phần thông tin chung về chứng từ: Mã kho xuất Mã kho xuất hàng hóa, vật tư Mã kho nhập Mã kho nhập hàng hóa, vật tư Ngựời nhận hàng Tên người nhận hàng Diễn giải Nội dung xuất điều chuyển hàng Ngày hạch toán Ngày hạch toán chứng từ Ngày lập phiếu xuất Ngày lập phiếu xuất Quyển số Quyển số của phiếu xuất Số phiếu xuất Số phiếu xuất Mã ngoại tệ Mã ngoại tệ phát sinh chứng từ Tỷ giá Chọn tỷ giá phát sinh của chứng từ, nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1 Trạng thái/ Lần in Khi lưu chứng từ c.tr mặc định trạng thái là Ghi vào sổ cái Số lần in: thể hiển số lần in hóa đơn Phần chi tiết các mặt hàng: Stt Số thứ tự của từng dòng dùng để sắp xếp các dòng theo ý muốn, chương trình mặc định thể hiện ở dòng đầu tiên là 1 và tăng dần sau đó.
- 21. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 21/42 Mã vật tư Mã hàng hóa, vật tư Tên vật tư Tên hàng hóa, vật tư Đvt Đơn vị tính của hàng hóa, vật tư Tồn kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng Số lượng xuất/ nhập Đơn giá xxx Đơn giá theo đồng tiền giao dịch Thành tiền xxx Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Giá yyy Đơn giá theo đồng tiền hạch toán Thành tiền yyy Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ Tài khoản nợ Tài khoản có Tài khoản có Các trường mã tự do Do NSD khai báo có/không sử dụng trường tự do [như mã dự án, mã phí, mã bộ phận, …] được khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Khai báo màn hình nhập chứng từ Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in thì tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán 7.4.4 Tính giá trung bình tháng Menu thực hiện Tồn kho/ Tính giá trung bình tháng Chức năng - Chương trình cho phép tính giá trung bình cho một tháng tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng. - Giá xuất kho được tính vào cuối tháng sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ đầu vào của các hàng hóa vật tư. Giá này được tính và cập nhật cho các phiếu xuất, cập nhật vào giá vốn của các hoá đơn bán hàng và các phiếu nhập theo giá trung bình
- 22. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 22/42 Thông tin chi tiết Kỳ … năm Kỳ của năm nào tính giá trung bình Mã kho Mã kho tính giá trung bình Mã vật tư Mã vật tư tính giá trung bình Tài khoản vật tư Tài khoản vật tư tính giá trung bình Nhóm vật tư 1, 2, 3 Nhóm vật tư tính giá trung bình Tạo px CL giá trị tồn kho Tạo phiếu xuất chênh lệch giá trị tồn kho, chương trình có 3 cách chọn: 0 – Không tạo phiếu xuất chênh lệch giá trị tồn kho; 1 – Tạo phiếu xuất chênh lệch các trường hợp số lượng = 0, tiền khác 0; 2 – Tạo phiếu xuất chênh lệch cho tất cả các trường hợp có phát sinh chênh lệch Cập nhật giá trung bình Cập nhật giá khi tính trung bình cập nhật vào sổ nào, chương trình có 3 cách lựa chọn: 0 – Tính giá trung bình rồi cập nhật vào thẻ kho 1 – Tính giá trung bình rồi cập nhật vào thẻ kho và sổ cái 2 – Cập nhật giá trung bình đã tính vào sổ cái Ngày bắt đầu áp giá xuất tức thời: NSD cập nhật ngày tính giá xuất thời Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty [cho tất cả các kho] hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng này và khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Các tham số hệ thống dòng stt 705 - Cách tính giá trung bình [1 - Giá chung, 2 - Giá cho từng kho] Chương trình sẽ kiểm tra khi vật tư có điều chuyển lòng vòng, khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Các tham số hê thống, dòng stt 706 - Kiểm tra điều chuyển lòng vòng cho trường hợp tính giá trung bình cho từng kho [0 - Không, 1 - Có] 7.4.5 Tính giá trung bình di động theo ngày Menu thực hiện
- 23. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 23/42 Tồn kho/ Tính giá trung bình di động theo ngày Chức năng - Chương trình cho phép tính giá hàng tồn theo phương pháp trung bình di động theo ngày – mỗi ngày chương trình sẽ tính lại giá trung bình và các phiếu xuất trong ngày có cùng 1 giá xuất. - Cách tính và các lưu ý đều giống như phương pháp giá trung bình tháng [kỳ] và có thể đọc ở mục trên. 7.4.6 Tính giá nhập trước xuất trước [NTXT] Menu thực hiện Tồn kho/ Tính giá nhập trước xuất trước Chức năng - Giá NTXT được Fast Accounting tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước - Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất, giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là Fast Accounting chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.
- 24. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 24/42 Chương trình cho khai báo cách tính giá nhập trước xuất trước đúng theo ngày hoặc đúng theo tháng được khai báo ở phân hệ Hệ thống/ Các tham số tùy chọn dòng Stt 715 - Cách tính giá NTXT [1 - Đúng theo ngày, 2 - Đúng theo tháng] 7.5 Báo cáo Các mẫu báo cáo trong phân hệ tồn kho gồm: 1. Báo cáo nhập kho 2. Báo cáo xuất kho 3. Báo cáo tồn kho
- 25. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 25/42 7.5.1 Báo cáo nhập kho Chương trình cung cấp các mẫu báo cáo hàng nhập kho sau: 1. Bảng kê phiếu nhập 2. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng 3. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng nhóm theo nhà cung cấp 4. Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng nhóm theo dạng nhập 5. Bảng kê phiếu nhập của một nhà cung cấp nhóm theo mặt hàng 6. Tổng hợp hàng nhập kho 7. Báo cáo giá trị hàng nhập theo nhà cung cấp, dạng nhập hàng 8. Báo cáo hàng nhập nhóm theo hai chỉ tiêu 9. Báo cáo hàng nhập kho cho nhiều kỳ 7.5.1.1 Bảng kê phiếu nhập Menu thực hiện Tồn kho/ Báo cáo nhập kho/ Bảng kê phiếu nhập Các bước thực hiện 1. Chọn Bảng kê phiếu nhập 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo
- 26. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 26/42 Thông tin chi tiết Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Chứng từ từ số Nhập từ số chứng từ cần lọc Đến số Đến số chứng từ cần lọc Mã khách Mã khách cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Loại phiếu nhập Gồm Tất cả, Nhập mua, Nhập khẩu, Nhập chi phí, Nhập nội bộ, Nhập điều chuyển kho, Nhập hàng bán bị trả lại, Nhập khác Kiểu lọc Chọn kiểu lọc tất cả các vật tư trong phiếu hoặc chỉ các vật tư theo điều kiện lọc Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo
- 27. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 27/42 7.5.1.2 Tổng hợp hàng nhập kho Menu thực hiện Tồn kho/Báo cáo nhập kho/Tổng hợp hàng nhập kho
- 28. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 28/42 Các bước thực hiện 1. Chọn Báo cáo tổng hợp hàng nhập kho 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo Thông tin chi tiết Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Mã khách Mã khách cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Mã kho Mã kho cần lọc Loại phiếu nhập Gồm Tất cả, Nhập mua, Nhập khẩu, Nhập chi phí, Nhập nội bộ, Nhập điều chuyển kho, Nhập hàng bán bị trả lại, Nhập khác Ps điều chuyển Chọn Tính/Không tính các phát sinh điều chuyển kho Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo
- 29. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 29/42 7.5.2 Báo cáo xuất kho Chương trình cung cấp báo cáo hàng xuất kho sau: 1. Bảng kê phiếu xuất 2. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng 3. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng nhóm theo khách hàng 4. Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng nhóm theo dạng xuất 5. Bảng kê phiếu xuất của một khách hàng nhóm theo mặt hàng 6. Tổng hợp hàng xuất kho 7. Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, dạng xuất hàng 8. Báo cáo hàng xuất nhóm theo hai chỉ tiêu 9. Báo cáo hàng xuất kho cho nhiều kỳ 7.5.2.1 Bảng kê phiếu xuất Menu thực hiện Tồn kho/ Báo cáo xuất kho/ Bảng kê phiếu xuất
- 30. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 30/42 Các bước thực hiện 1. Chọn Bảng kê phiếu xuất 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo Thông tin chi tiết Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Chứng từ từ số Nhập từ số chứng từ cần lọc Đến số Đến số chứng từ cần lọc Mã khách Mã khách cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Loại phiếu xuất Gồm Tất cả, Xuất bán, Xuất bán nội bộ, Xuất nội bộ, Xuất điều chuyển kho, Xuất trả lại ncc, Xuất điều chỉnh chênh lệch giá, Xuất khác Kiểu lọc Chọn kiểu lọc tất cả các vật tư trong phiếu hoặc chỉ các vật tư theo điều kiện lọc Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo
- 31. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 31/42 7.5.2.2 Tổng hợp hàng xuất kho Menu thực hiện Tồn kho/Báo cáo xuất kho/Tổng hợp hàng xuất kho Các bước thực hiện 1. Chọn Báo cáo tổng hợp hàng xuất kho 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê
- 32. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 32/42 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo Thông tin chi tiết Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Mã khách Mã khách cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Mã kho Mã kho cần lọc Loại phiếu xuất Gồm Tất cả, Xuất bán, Xuất bán nội bộ, Xuất nội bộ, Xuất điều chuyển kho, Xuất trả lại ncc, Xuất điều chỉnh chênh lệch giá, Xuất khác Ps điều chuyển Chọn Tính/Không tính các phát sinh điều chuyển kho Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo
- 33. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 33/42 7.5.3 Báo cáo hàng tồn kho Chương trình cung cấp các báo cáo hàng nhập xuất tồn kho: 1. Thẻ kho/ Sổ chi tiết vật tư 2. Thẻ kho/ Sổ chi tiết vật tư [lên cho nhiều vật tư] 3. Tra số tồn kho của một vật tư 4. Tổng hợp nhập xuất tồn 5. Tổng hợp nhập xuất tồn [quy đổi theo đơn vị tính] 6. Bảng tổng hợp chi tiết vật tư 7. Báo cáo tồn kho 8. Báo cáo tồn theo kho 9. Báo cáo tồn kho đầu kỳ 10. Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập [giá NTXT] 11. Báo cáo tồn kho dưới định mức tối thiểu 12. Báo cáo tồn kho trên định mức tối đa 13. Bảng giá trung bình tháng 14. Sổ chi tiết của một tài khoản 7.5.3.1 Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư Menu thực hiện Tồn kho/ Báo cáo tồn kho/ Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư
- 34. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 34/42 Các bước thực hiện 1. Chọn Thẻ kho/Sổ chi tiết vật tư 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo
- 35. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 35/42 Thông tin chi tiết Mã kho Mã kho cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Ngày lập thẻ Ngày lập thẻ Tờ số Tờ số Ngày mở sổ Ngày mở sổ Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo 7.5.3.2 Tổng hợp nhập xuất tồn Menu thực hiện Tồn kho/ Báo cáo tồn kho/ Tổng hợp nhập xuất tồn
- 36. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 36/42 Các bước thực hiện 1. Chọn Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo Thông tin chi tiết
- 37. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 37/42 Từ ngày Ngày bắt đầu báo cáo Đến ngày Ngày kết thúc báo cáo Mã kho Mã kho cần lọc Mã vật tư Mã vật tư cần lọc Vật tư theo dõi tồn kho Chọn lọc theo vật tư có/không theo dõi tồn kho Ps điều chuyển Chọn Tính/Không tính các phát sinh điều chuyển kho Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo 7.5.3.3 Bảng giá trung bình tháng Menu thực hiện Kế toán tồn kho/ Báo cáo tồn kho/ Bảng giá trung bình tháng
- 38. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 38/42 Các bước thực hiện 1. Chọn bảng giá trung bình tháng 2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê 3. Nhấn „Nhận‟ để xem báo cáo 4. Nhấn phím „F7‟ in báo cáo Thông tin chi tiết Năm Chọn năm lọc báo cáo
- 39. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 39/42 Kỳ Nhập kỳ muốn xem báo cáo Mã vật tư Mã vật tư Mã kho Mã kho Mã ĐVCS Nhập mã đơn vị cơ sở cần lên báo cáo Mẫu VND/ngoại tệ Chọn mẫu VND hay ngoại tệ Mẫu báo cáo 7.6 Tiện ích Tiện ích gồm các chức năng sau: 1. Xuất số liệu nhâp xuất kho ra Excel 2. Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel 3. Nhập chứng từ từ Excel
- 40. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 40/42 7.6.1 Xuất số liệu nhập xuất kho ra Excel Menu thực hiện Kế toán tồn kho/ Tiện ích/ Xuất số liệu nhập kho ra Excel Chức năng - Dùng xuất số liệu nhập kho ra Excel 7.6.2 Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel Menu thực hiện Kế toán tồn kho/ Tiện ích/ Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel Chức năng - Sử dụng trong trường hợp lần đầu khi bắt đầu sử dụng chương trình có nhu cầu tự động chuyển các dữ liệu liên quan đến danh mục, số dư ban đầu từ tệp Excel vào chương trình.
- 41. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 41/42 Thông tin chi tiết Dữ liệu cần chuyển Tên file cần chuyển Tập tin Excel Chọn đường dẫn tập tin file Excel cần nhập số liệu vào, có thể nhấn vào nút […] [3 chấm] để chọn file Tập tin mẫu Nhập đúng thông tin theo mẫu mà chương trình đã thể hiện nhấn vào nút mẫu để biết mẫu Excel của chứng từ đó. Lưu sao thư mục khác, nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấn lưu và đóng file Excel lại. Xem Để xem yêu cầu về cấu trúc tệp Excel chứa dữ liệu cần chép vào chương trình thì kích nút “Xem” hoặc tham khảo tệp Excel mẫu bằng cách kích nút “Mẫu” Chép đè mã đã có Nếu NSD chọn giá trị 1, thì khi import file excel vào sẽ chép đè lên các danh mục và số ban đầu đã có Bảng mã file excel Chọn sử dụng bảng mã Unicode hoặc TCVN3 7.6.3 Nhập chứng từ từ Excel Menu thực hiện Kế toán tồn kho/ Tiện ích/ Nhập chứng từ từ Excel Chức năng - Chức năng [phím F4] dùng để nhập chứng từ từ file Excel Lấy dữ liệu từ Excel 1. Tại màn hình khai báo nhập chứng từ nhấn phím F4 2. Khai báo các thông tin nhập chứng từ từ Excel 3. Nhấn nút „Nhận‟ để lưu lại các thông tin khai báo
- 42. – Tài liệu HDSD Chương 7. Phân hệ kế toán tồn kho Fast Software Co., Ltd. VII. 42/42 Thông tin chi tiết Dữ liệu cần chuyển Tên file cần lưu Tập tin Excel Chọn đường dẫn tập tin file Excel cần nhập số liệu vào. Có thể nhấn vào nút […] [3 chấm] để chọn file Tập tin mẫu Phải nhập đúng thông tin theo mẫu mà chương trình đã thể hiện nhấn vào nút mẫu để biết mẫu Excel của chứng từ đó. Lưu sao thư mục khác, nhập đầy đủ thông tin cần thiết, sau đó nhấn lưu và đóng file Excel lại Quyển sổ Quyển sổ trong file Excel Xử lý chứng từ Thông tin khai báo chương trình sẽ xử lý khi có chứng từ trùng số Bảng mã file excel Chọn sử dụng bảng mã font chữ Unicode hoặc TCVN3