? Đây là một vấn đề khá phổ biến và đôi khi gây ra nhiều khó khăn cho cả team phát triển và khách hàng. Vậy làm thế nào để xử lý các yêu cầu thay đổi một cách hiệu quả và hợp lý và thay đổi yêu cầu có cần thiết hay không? Trong bài viết này, hãy cùng nhau làm rõ về vấn đề trên.
Nếu BA đang có thắc mắc về change request và cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy tận dụng cơ hội trò chuyện trực tuyến 1:1 với những chuyên gia giàu kinh nghiệm về BA trên nền tảng Askany.
Có thực sự cần thay đổi yêu cầu hay không?
Xem thêm: Tìm hiểu về change request và những lưu ý khi quản lý để không gặp rủi ro
Thay đổi yêu cầu có cần thiết hay không? Đây là một quyết định cực kỳ quan trọng, đặt ra nhiều thách thức đối với team phát triển. Bởi thay đổi yêu cầu là một quá trình kỹ thuật đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về mọi mặt trong chiến lược. Đầu tiên, đội ngũ quản lý dự án cần xác định rõ lý do đằng sau việc thực hiện thay đổi. Lý do có thể xuất phát từ sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, yêu cầu mới từ khách hàng, hoặc phát hiện ra các yếu tố không dự kiến trong quá trình triển khai.
Tiếp theo, quản lý cần đánh giá ảnh hưởng của thay đổi đối với dự án, bao gồm sự thay đổi về lịch trình, nguồn lực, và chi phí. Việc này giúp xác định khả năng triển khai thay đổi mà không ảnh hưởng quá mức đến mục tiêu chính của dự án.
Một yếu tố khác quan trọng là sự đồng thuận từ các bên liên quan. Việc thay đổi yêu cầu thường liên quan đến sự thay đổi trong kế hoạch dự án, và sự đồng thuận từ tất cả các bên liên quan giúp đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ tốt nhất từ mọi người.
Cuối cùng, cần xem xét khả năng thực hiện thay đổi mà không làm giảm chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng. Bằng cách này, quyết định thực hiện thay đổi sẽ dựa trên việc đảm bảo rằng mọi cải tiến mang lại giá trị thực sự cho dự án và đáp ứng đúng nhu cầu của các bên liên quan.
Có nhiều lý do mà một dự án có thể đối mặt với việc đề xuất các yêu cầu thay đổi. Dưới đây là một số lý do phổ biến:
Yêu cầu mới từ khách hàng
Khách hàng thường xuyên có những yêu cầu mới hoặc thay đổi trong quá trình triển khai dự án. Điều này có thể do sự thay đổi trong nhu cầu kinh doanh của họ hoặc hiểu biết sâu rộng hơn về sản phẩm/dự án.
Thay đổi môi trường kinh doanh
Sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, chẳng hạn như thị trường cạnh tranh hoặc các yếu tố hậu cần, có thể yêu cầu điều chỉnh chiến lược dự án.
Cải thiện chất lượng
Khi kiểm thử dự án tiến triển, có thể phát hiện ra các vấn đề về chất lượng hoặc hiệu suất. Yêu cầu thay đổi có thể xuất phát từ nhu cầu cải thiện chất lượng hoặc điều chỉnh để đáp ứng các tiêu chí hiệu suất.
Thay đổi chiến lược doanh nghiệp
Sự thay đổi trong chiến lược doanh nghiệp có thể yêu cầu điều chỉnh hoặc mở rộng dự án để đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp mới.
Làm mới công nghệ
Sự phát triển của công nghệ mới có thể mang lại cơ hội để cải tiến hoặc thay đổi dự án để tận dụng những tiến bộ này.
Phản hồi từ người dùng cuối
Phản hồi từ người dùng cuối sau các phiên bản thử nghiệm có thể là nguồn cảm hứng cho các yêu cầu thay đổi để cải thiện trải nghiệm người dùng.
Tóm lại, quyết định thay đổi yêu cầu không chỉ đòi hỏi sự linh hoạt mà còn yêu cầu sự hiểu biết sâu rộng về mục tiêu chiến lược của dự án, và sự cân nhắc cẩn thận để đảm bảo rằng mọi thay đổi mang lại giá trị thực sự và không ảnh hưởng đến tính ổn định của dự án.
Trên đây là đáp án của câu hỏi “thay đổi yêu cầu có cần thiết hay không”. Quản lý thay đổi yêu cầu là một kỹ năng quan trọng khi phát triển phần mềm. Tuy nhiên, không phải mọi yêu cầu thay đổi đều cần thiết và hợp lý. Bạn cần phải đánh giá kỹ lưỡng các tác động, giá trị và rủi ro của mỗi yêu cầu thay đổi trước khi quyết định chấp nhận hay từ chối. Đối với những khó khăn trong quá trình triển khai change request, hãy đặt lịch trò chuyện với các chuyên gia hàng đầu ngành
Ở bài trước mình đã thảo luận về chủ đề BA sắp xếp độ ưu tiên của yêu cầu và những thách thức thường gặp. Bài này mình sẽ cùng nhau giải quyết bài toán có thể nói là gặp rất nhiều trong công việc thường ngày của BA đó về việc quản lý sự thay đổi yêu cầu và bài viết sẽ trả lời cho bạn 3 câu hỏi:
- Stakeholder muốn thay đổi yêu cầu business analyst [BA] nên làm gì?
- BA quản lý sự thay đổi yêu cầu như thế nào cho tốt?
- Có phải stakeholders muốn thay đổi gì thì BA cũng đều đáp ứng để đưa vào nhiệm vụ của team? ….
Thay đổi yêu cầu dù ít hay nhiều cũng tạo ra sự tác động đến dự án
Đầu tiên, bạn nhìn qua sơ đồ flow việc quản lý thay đổi yêu cầu cho Business analyst như sau:
Gửi đến bạn một số Tips và kỹ thuật chi tiết mình thường sử dụng:
1. Khi có yêu cầu thay đổi Business analyst [BA] nên
- Lắng nghe hết các yêu cầu thay đổi, ghi chú nhanh các ý chính để hiểu được nội dung.
- Không vội vàng tự quyết định có chấp nhận hay không mà hãy phản hồi tích cực như
“Chúng tôi đã nhận yêu cầu và chúng tôi sẽ tiến hành đánh giá và phản hồi tới anh/chị sớm ạ”
- Đánh giá yêu cầu thay đổi dựa theo 2 tiêu chí:
[1] Yêu cầu có bắt buộc phải làm [tác động tích cực tới mục đích kinh doanh, đi đúng mục tiêu dự án, kế hoạch dự án, liên quan tới pháp lý, giá trị trong dự án đối với từng stakeholder ưu tiên, …]
[2] Yêu cầu nào có thì tốt, không có cũng được.
2. Để đánh giá yêu cầu thay đổi tốt BA cần
- Có domain chắc, hiểu rõ mục tiêu của dự án.
- Để có domain chắc thì có thể học qua: người SMI, qua người làm trực tiếp ngành nghề đó, tìm kiếm tài liệu về ngành nghề học càng nhiều càng tốt, hiểu rõ về dự án. Luôn đặt câu hỏi “WHY NEED”.
- Đánh giá cần ra được những con số đo lường được cụ thể [cần thêm người liên quan hỗ trọ đánh giá nếu cần]
- Các đánh giá đều phải được phê duyệt qua kênh chính thức [như mail, slack, …]
- Lưu trữ các tài liệu, confirm đánh giá yêu cầu thay đổi ở nơi có thể tìm lại được khi cần bảo vệ luận điểm, bản thân.
3. Quản lý tài liệu về các yêu cầu thay đổi
Sau khi các yêu cầu thay đổi được phê và duyệt thống nhất triển khai vào dự án. BA sẽ cần viết tài liệu liệu chi tiết để stakeholder phê duyệt sau đó cần tổng hợp vào tài liệu chính thức của dự án và quản lý sự thay đổi đó.
Cần ghi rõ thời gian thay đổi, ai là người phê duyệt [nếu gắn được link phê duyệt thì thêm vào], ai là người viết tài liệu [trưởng hợp dự án MM lớn rất quan trọng] để khi có vấn đề sẽ tìm được tới người đã phê duyệt và làm tài liệu phần đó.
Đảm bảo mỗi thay đổi có thể dễ dàng truy vết lại nếu cần.
Nếu bạn quan tâm về template tài liệu cập nhật thay đổi yêu cầu, thì cứ nhắn tin cho mình nhé. Thân mến!