Nguyên tắc 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam áp dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật và khi dịch nghĩa sang Tiếng Việt sẽ mang nghĩa như sau:
- Seiri – Sàng lọc: Tùy vào nơi làm việc và tiêu chuẩn của bản thân, bạn hãy sàng lọc những đồ dùng không cần thiết và chỉ nên để lại số lượng vật dụng vừa đủ để sử dụng khi làm việc mỗi ngày.
- Seiton – Sắp xếp: Các vật dụng trên bàn làm việc phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện khi sử dụng nhưng vẫn đảm bảo an toàn.
- Seiso – Sạch sẽ: Hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ để giữ khu làm việc sạch sẽ, nhờ đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
- Seiketsu – Săn sóc: Duy trì và thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên để đảm bảo hiệu quả được nâng cao và dần hoàn thiện 5S theo tiêu chí của công ty.
- Shitsuke – Sẵn sàng: Thúc đẩy bản thân rèn luyện, duy trì trật tự, từ đó tạo thành thói quen nề nếp và nâng cao tinh thần trách nhiệm.
5S là gì?
2. Có nên thực hiện 5S tại nơi làm việc không?
2.1 Mục tiêu 5S tại nơi làm việc
Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu:
- Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục.
- Hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau.
- Nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo.
- Công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.
Mục tiêu khi thực hiện 5S
2.2 Lợi ích thực hiện 5S tại công ty
Nhiều công ty khuyến khích mọi người thực hiện 5S tại nơi làm việc vì những tác dụng tốt mà nguyên tắc này đem lại. Có thể kể đến như:
- Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp mọi người cảm thấy thoải mái và nâng cao tính sáng tạo khi làm việc. Bên cạnh đó, việc áp dụng 5S còn hình thành những thói quen sống tốt cho mọi người.
- Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên.
- Tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc.
- Công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.
Lợi ích thực hiện 5S tại công ty
Qua các ý trên, bạn có thể thấy được rằng các công ty đều nên thực hiện nguyên tắc 5S tại nơi làm việc vì nó đem lại rất nhiều hiệu quả tích cực và to lớn. Dù việc thực hiện 5S khá đơn giản nhưng nguyên tắc này lại giúp cho từng cá nhân trong công ty nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc.
3. Cách thực hiện 5S tại nơi làm việc, công ty
3.1 Seiri [Sàng lọc]
Đối với phương pháp Seiri [Sàng lọc], bạn phải dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra, loại bỏ vật không cần dùng và giữ lại số lượng vừa đủ dùng đối với những đồ vật cần thiết. Bạn hãy quan sát nơi làm việc sau đó xác định đồ vật cần thiết và không cần thiết. Mọi người hãy vứt bỏ những đồ không cần dùng, những đồ vật ít dùng thì bỏ vào ngăn kéo và sắp xếp những đồ cần thiết theo S2.
Bằng việc áp dụng phương pháp sàng lọc, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Gia tăng diện tích bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ và không gian làm việc.
- Giảm bớt chi phí văn phòng và các dụng cụ không dùng đến.
- Số lượng các đồ dùng cũng được giảm bớt.
3.2 Seiton [Sắp xếp]
Phương pháp Seiton [Sắp xếp] được hiểu là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng và dễ dàng hơn khi sử dụng. Để có thể sắp xếp hợp lý, bạn nên đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng ở nơi trong tầm mắt và tầm với của tay. Những đồ dùng không cần thiết có thể đặt ở xa hơn hoặc ở góc khuất. Ngoài ra, bạn cần lập danh mục các đồ dùng, sắp xếp chúng theo nhóm tại những vị trí được quy định cụ thể.
Thông qua phương pháp Seiton [Sắp xếp], những lợi ích bạn có thể đạt được là:
- Tránh tình trạng thất lạc đồ dùng.
- Giảm bớt thời gian làm việc và tìm kiếm các vật dụng.
- Tạo môi trường và không gian làm việc chuyên nghiệp.
3.3 Seiso [Sạch sẽ]
Theo phương pháp Seiso [Sạch sẽ], người thực hiện phải vệ sinh sạch sẽ các dụng cụ, không gian làm việc và cả thân thể, tâm hồn. Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, công ty nên phân chia từng cá nhân sẽ phụ trách vệ sinh khu vực nào và bắt đầu tiến hành vệ sinh các dụng cụ, vật dụng. Bên cạnh đó, bạn cần tiến hành cải tiến và lập các tiêu chuẩn cho từng vật dụng, thiết bị.
Lợi ích khi thực hiện phương pháp Seiso [Sạch sẽ] ở nơi làm việc có thể kể đến như:
- Cải thiện môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ hơn.
- Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.
- Bảo quản các đồ dùng, thiết bị tốt hơn.
- Công ty, nhà máy có hình ảnh đẹp, sạch sẽ.
3.4 Seiketsu [Săn sóc]
Seiketsu [Săn sóc] là phương pháp nhằm duy trì 3S trên được tiến hành hiệu quả hơn. Khi thực hiện Seiketsu, bạn cần tạo tiêu chuẩn cho các hoạt động và có kế hoạch thực hiện rõ ràng. Tiếp theo, bạn hãy tiến hành đánh giá định kỳ các hoạt động được thực hiện theo 5S, qua đó văn hóa làm việc cũng được xây dựng.
Những lợi ích mà phương pháp Seiketu [Săn sóc] đem lại là:
- Tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn ở S1, S2, S3.
- Tạo ra những hướng dẫn để đi đến S5.
3.5 Sitsuke [Sẵn sàng]
Sitsuke [Sẵn sàng] được hiểu là quá trình thực hiện đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn để hình thành những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt. Các bước cần thực hiện khi áp dụng phương pháp Sitsuke là lên kế hoạch và chuẩn bị tài liệu cho việc đào tạo. Sau đó, công ty sẽ tiến hành thực hiện đào tạo và có giai đoạn đánh giá sau quá trình này.
Nhờ có phương pháp Sitsuke [Sẵn sàng], công ty sẽ nhận được những lợi ích sau:
- Nhân viên hình thành thói quen tự giác khi thực hiện theo 5S.
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên.
4. Áp dụng các biện pháp Kaizen 5S trong văn phòng
4.1 Loại bỏ [Eliminate]
Biện pháp loại bỏ [Eliminate] được xem là phương pháp cải thiện tốt nhất đối với công việc. Bằng cách áp dụng biện pháp này, hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ được nâng cao, thời gian thực hiện cũng tối ưu hơn.
4.2 Kết hợp [Combine]
Biện pháp Kaizen 5S tiếp theo là kết hợp [Combine]. Đây là phương pháp cải tiến thông qua việc kết hợp những việc đơn lẻ lại với nhau để tạo thành 1 công việc. Bên cạnh việc làm giảm thời gian cho việc di chuyển, biện pháp kết hợp còn giúp công ty giảm lượng chứng từ, văn bản. Từ đó, chi phí văn phòng phẩm cũng được giảm bớt và năng suất làm việc được cải thiện.
4.3 Sắp xếp lại [Re-arrange]
Việc sắp xếp lại, tức là thay đổi thứ tự làm việc ban đầu và vị trí làm việc cũng được coi là hành động của phương pháp Kaizen 5S. Qua phương pháp cải tiến 5S tại nơi làm việc, nhân viên hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Bên cạnh đó, không gian làm việc sẽ tiện lợi hơn và di chuyển dễ dàng hơn.
4.4 Đơn giản hóa [Simplify]
Đối với biện pháp Kaizen 5S, đơn giản hóa [Simplify] tại nơi làm việc hay các quy định, nguyên tắc vừa giúp vận hành thuận lợi, vừa đảm bảo công việc được hiệu quả. Bên cạnh đó, việc tối ưu quy trình, cải tiến dụng cụ và công cụ hỗ trợ khi làm việc sẽ giúp quá trình áp dụng biện pháp đơn giản hóa [Simplify] dễ dàng thực hiện hơn.
5. Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công cho các công ty
Nếu các công ty muốn thực hiện 5S và và Kaizen 5S thành công, hiệu quả thì có thể tham khảo các yếu tố ảnh hưởng sau đây để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp:
- Công ty phải hiểu rõ chính sách và tầm quan trọng mà 5S mang lại.
- Từng cá nhân và các phòng ban phải cùng nhau hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện 5S.
- Công ty cần cung cấp chi phí và thời gian trong quá trình thực hiện.
- Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện rõ ràng, phù hợp khi đào tạo về 5S.
- Liên tục duy trì thực hiện các quy định, nền văn hóa cải tiến 5S.
Các yếu tố giúp thực hiện 5S và Kaizen 5S thành công cho các công ty
Khi hiểu rõ và thực hiện 5S tại nơi làm việc, bạn sẽ cảm nhận được những thay đổi tích cực mà nguyên tắc này mang lại. Bằng những thay đổi từ các chi tiết nhỏ bé, 5S sẽ tạo một môi trường làm việc lành mạnh và hiệu suất làm việc cũng được nâng cao. Cảm ơn vì đã đọc bài viết của Fastdo và hẹn gặp lại ở các nội dung tiếp theo.
Hiện FASTDO đang triển khai giảm giá 50% cho 100 khách hàng đăng ký đặt trước phần mềm quản trị Doanh nghiệp trước ngày 30/04/2022, liên hệ ngay:
Nguyên tắc 5S là gì?
Nguyên tắc 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới và cả Việt Nam áp dụng. Phương pháp này được tóm gọn bằng 5 từ có chữ S đầu trong tiếng Nhật và khi dịch nghĩa sang Tiếng Việt sẽ mang nghĩa như sau: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng.
Những lợi ích khi thực hiện 5S tại công ty là gì?
Những lợi ích mà 5S đem lại có thể kể đến như: Tạo môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ; nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm khi thực hiện và tạo thói quen duy trì 5S khi làm việc của nhân viên; tránh tình trạng lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên rèn luyện tính trung thực, nề nếp khi làm việc, công ty và văn phòng có hình ảnh tốt đẹp hơn.
Mục tiêu khi thực hiện 5S tại nơi làm việc là gì?
Các công ty áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc với mục tiêu: Giúp mọi người ở nơi làm việc có tinh thần cải tiến liên tục, hình thành tinh thần đồng đội giữa mọi người với nhau, nhà quản lý được nâng cao vai trò lãnh đạo, công ty có cơ sở để áp dụng thực hiện các chương trình nhằm nâng cao chất lượng và cải tiến năng suất làm việc.