Kế toán phải hoàn tất các thủ tục cần thiết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Vậy khi doanh nghiệp mới thành lập, kế toán cần thực hiện các thủ tục gì? Bài viết dưới đây CyberBook sẽ tổng hợp những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập.
Công bố thành lập doanh nghiệp
Theo luật doanh nghiệp 2020, sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đầu tiên chủ sở hữu phải tiến hành đăng công bố thành lập doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đúng theo quy định đề ra.
Thời hạn tối đa để thực hiện thủ tục trong vòng 30 ngày kể từ ngày công được công khai. Nội dung bao gồm các thông tin thể hiện trong giấy đăng ký doanh nghiệp.
Mua chữ ký số, kê khai thuế ban đầu
Hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp thành lập mới đều mua, sử dụng chữ ký số theo yêu cầu của cơ quan thuế để thực hiện các thủ tục. Cho nên, kế toán mua chữ ký số cho công ty trong suốt quá trình hoạt động là rất cần thiết.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền được lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Kế toán các công ty thành lập mới cần lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, an toàn, độ bảo mật cao và được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép. Sau khi mua chữ ký số, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục kê khai thuế, nộp thuế điện tử bằng chữ ký số.
Kê khai, nộp thuế môn bài
Một trong những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập là kê khai và nộp thuế môn bài. Kế toán cần chú ý để tiến hành kê khai, nộp thuế môn bài theo đúng pháp luật. Cụ thể:
- Người nộp lệ phí mới ra hoạt động kinh doanh, khai lệ phí môn bài một lần chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trường hợp người nộp lệ phí thành lập cơ sở kinh doanh mới nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong thời hạn 30 ngày phải khai lệ phí môn bài tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và đăng ký thuế.
Công ty cũng cần quan tâm đến mức lệ phí môn bài cần nộp. Căn cứ vào số vốn điều lệ thành lập công ty mà mức thuế cần đóng cũng khác nhau được quy định thì:
Tổ chứcTrên 10 tỷ đồng3.000.000 đồng/năm10 tỷ đồng trở xuống2.000.000 đồng/nămVăn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh,…1.000.000 đồng/năm. Lệ phí môn bài cần nộp căn cứ theo số vốn điều lệ
Trong 6 tháng đầu năm các công ty thành lập mới phải khai và nộp thuế môn bài cho cả năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập trong 6 tháng cuối năm thì chỉ cần đóng lệ phí môn bài nửa năm tương ứng với mức thuế cần đóng.
Lưu ý, doanh nghiệp cần khai lệ phí theo mẫu tờ khai theo quy định 126/2020/NĐ-CP, nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/1 hàng năm. Doanh nghiệp cần nộp lệ phí đúng hạn, tránh bị phạt không đáng có.
Khai thuế giá trị gia tăng [GTGT/VAT]
Kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng là việc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Đối với những công ty mới thành lập, cần lựa chọn phương thức nộp thuế theo nhu cầu và điều kiện của công ty.
Thời hạn kê khai và nộp thuế
Thời hạn kê khai thuế và nộp thuế GTGT rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp nộp trễ sẽ bị phạt tương đối nặng. Không chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh, những công ty mới thành lập và chưa phát sinh bất cứ hoạt động nào thì vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT.
Theo quy định, doanh nghiệp mới thành lập phải kê khai thuế GTGT theo từng quý. Doanh nghiệp chỉ được nộp chậm nhất là 30 ngày khi kết thúc mỗi quý. Khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động sản xuất đủ 12 tháng, việc khai và nộp thuế của tháng dương lịch tiếp theo sẽ được thực hiện theo tháng và quý.
Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng
Nộp theo phương thức khấu trừ
Là phương thức được áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập. Những chứng từ trong hồ sơ kê khai thuế gồm:
- Lập tờ khai thuế GTGT
- Kê khai bảng kê hóa đơn.
- Chứng từ mua bán hàng hóa
- Báo cáo sử dụng mẫu hóa đơn BC26 theo tháng hoặc quý.
Nộp theo phương thức trực tiếp
Doanh nghiệp lựa chọn nộp thuế trực tiếp thì cần phải gửi đến cơ quan thuế hai tờ khai theo mẫu 04/GTGT và 36/GTGT.
Phát hành hóa đơn điện tử
Tổ chức trước khi sử dụng hóa đơn điện tử cần khởi tạo hóa đơn điện tử, lập thông báo phát hành và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Nếu kế toán của công ty thành lập mới không thông báo phát hành hóa đơn điện tử thì công ty sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật, cụ thể như sau:
- Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng. Ngoài ra, các hóa đơn gắn với nghiệp vụ về kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.
- Trường hợp không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng mà các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa nộp thuế theo quy định thì bị xử phạt tại Điều 28 hoặc Điều 16, Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Tiến hành khai thuế thu nhập doanh nghiệp
Kế toán cũng cần phải kê khai thuế doanh nghiệp [thuế TNDN] được tạm tính theo quý, được quyết toán hàng năm cho đến thời điểm doanh nghiệp chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động.
– Khai thuế TNDN tạm tính theo quý: doanh nghiệp phải nộp hồ sơ khai thuế TNDN tạm tính không trễ hơn ngày thứ 30 của quý kế tiếp theo.
– Khai quyết toán thuế TNDN: từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ quyết toán thuế không chậm hơn ngày thứ 90.
Tiến hành khai thuế thu nhập cá nhân
Doanh nghiệp cần tiến hành kê khai thuế thu nhập cá nhân [thuế TNCN] thay cho cá nhân có ủy quyền. Nếu doanh nghiệp trong năm không phát sinh trả thu nhập thì không cần khai quyết toán thuế TNCN.
Trường hợp, phát sinh khấu trừ thuế kể từ tháng đầu tiên doanh nghiệp cần áp dụng kê khai thuế TNCN theo tháng, quý cho cả năm.
Tờ khai thuế TNCN của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phát sinh thuế khấu trừ trong tháng có giá trị lớn 50.000.000 đồng thì kê khai, quyết toán thuế theo tháng. Nếu không thuộc dạng nêu trên thì quyết toán thuế TNCN theo quý.
Trường hợp không phát sinh thuế thu nhập cá nhân thì không cần nộp tờ khai thuế theo tháng/quý nhưng vẫn phải nộp tờ khai quyết toán năm.
Soạn thảo hợp đồng lao động và đóng bảo hiểm xã hội
Người lao động khi ký hợp đồng lao động tại doanh nghiệp có thời hạn lớn hơn một tháng thì phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Công ty cũng cần phải nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động ký hợp đồng trên một tháng. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành nộp bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Bên cạnh đó, cần nhanh chóng làm thang bảng lương theo mẫu để nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Trong vòng 30 ngày, kể từ khi hợp đồng lao động có hiệu lực, công ty tiến hành đóng bảo hiểm xã hội cho nhân sự.
Trên đây là những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập. Mong rằng nguồn thông tin trên giúp quý doanh nghiệp mới thành lập lưu ý, hoàn thành đầy đủ các thủ tục cần thiết. Mọi thắc mắc cần được giải đáp vui lòng liên qua hotline để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.