Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?
Sao y bản chính là gì? Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Đăng ký mẫu dấu?
Quy định về con đấu sao y bản chính là một quy định rất phức tạp yêu cầu đòi hỏi tìm hiểu nhiều văn bản pháp luật hiện hành. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp, công ty đặt ra. Để được sử dụng con dấu sao y bản chính thì doanh nghiệp, công ty phải thực hiện đăng ký con dấu theo quy định của pháp luật. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc này và liệu công ty có quyền đóng dấu sao y bản chính hay không? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ tập trung phân tích vấn đề trên để giải thích cho bạn đọc câu hỏi này.
Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568
Căn cứ pháp lý:
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
1. Sao y bản chính là gì?
Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta có thể hiểu một số khải niệm như sau:
Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Như vậy sao y bản chính là việc ghi chép lại một cách chính xác nhất những nội dung và hình thức của văn bản chính sang một bản khác. và bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc khi nó được chứng thực theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP bởi những Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền.
Xem thêm: Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ của đơn vị khác không?
Thẩm quyển chứng thực bản sao y bản chính:
+ Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh [sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp]
+ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn [sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã]
+ Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài [sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện] có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
2. Công ty có quyền tự đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?
Con dấu là một vật không thể thiếu trong các Cơ Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho rất nhiều công việc quan trọng. Có thể nói, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Mặt khác, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trongvănbản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khisử dụng.
Để thực hiện đăng ký mẫu dấu thì cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ với những giấy tờ pháp lý hợp lệ nộp cho các Cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu [trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật].
Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Những cơ quan, chủ thể có thẩm quyền sau đây sẽ thực hiện đăng ký mẫu dấu:
+ Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an có trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhậnđăng kýmẫu con dấu
Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục chứng thực và sao y bản chính?
+ Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Dùng trong doanh nghiệp, tổ chức: Con dấu này được sử dụng trong việc cần xác thực các giấy tờ, văn bản photo từ bản gốc do chính doanh nghiệp, tổ chức ban hành. Khi đóng dấu bắt buộc phải có bản gốc của văn bản để đối chiếu. Như vậy thì việc đóng dấu sao y bản chính đó là có giá trị. Tuy nhiên nếu như là đóng dấu sao y bản chính ở công ty khác thì không được phép.
Lưu ý doanh nghiệp, tổ chức không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.
Dùng trong các văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước
+ Xác thực các giấy tờ bản sao từ các bản chính của mọi ngành nghề, công việc khác nhau. Khi chứng thực bắt buộc phải xuất trình chứng minh thư gốc của người cần công chứng.
+ Xác thực bản sao của các giấy tờ hợp đồng lao động của doanh nghiệp trong nước. Như vậy từ những phân tích trên cũng với những quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y bản chính. Việc công ty tự đóng dấu sao y bản chính lên giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn hoàn toàn không có giá trị pháp lý bởi chỉ có một số cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Nhưng đối với các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành thì thì khi đóng dấu sao y bản chính là hợp pháp và bản sao y bản chính sẽ có giá trị như bản gốc.
3. Đăng ký mẫu con dấu
Theo quy định của Khoản 11, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: Đăng ký mẫu con dấu là việc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu thực hiện đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
Như vậy có thể thấy con dấu là hương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước. Ngoài ra, như đã được nhắc đến ở bên trên thì cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền thì phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng. Theo quy định của pháp luật thì nghiêm cấm các cá nhân, cơ quan , tổ chức, doanh nghiệp làm con dấu giả.
Xem thêm: Thẩm quyền thực hiện thủ tục sao y bản chính
Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới được quy định tại Điều 13, Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó đối với mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu khác nhau:
+ Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
+ Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn:Quyếtđịnh thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
+ Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm:
Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Mặt trận Tổquốc Việt Nam, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp,tổ chứcxã hội,tổ chứcxã hội nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm:
Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Tổ chức trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồsơ gồm:
Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật;
Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.
+ Tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo, hồ sơ gồm:
Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc;
Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt độngcủacơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.
+ Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theoquy địnhcủa pháp luật, hồ sơ gồm:
Quyết định thành lập của cơquan cóthẩm quyền;
Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
+ Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơquan cóthẩm quyềnViệt Nam.
+ Tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền. Như vậy qua điều luật ta có thể thấy được để đăng ký được mẫu dấu thì mỗi một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì sẽ phải thực hiện chuẩn bị những loại giấy tờ khác nhau, ví dụ như doanh nghiệp phải chuẩn bị: Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy đăng ký hoạt động hoặc giấy phép hoạt độngcủacơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.. và sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu xong thì sẽ nộp đến Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu đã nêu ử phần 2 của bài viết. Các Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền phải có trách nhiệm cấp dấu cũng như giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu có cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công ty.
Bạn có thể tham khảo các bài viết khác có liên quan của Luật Dương Gia:
- Hướng dẫn kèm theo quyết định có cần sao y?
- Quy định về giấy tờ sao y bản chính
- Các trường hợp giấy tờ bản chính không được sao y? Bản sao y có thời hạn sử dụng bao nhiêu lâu?