Là một nhà quản lý thì việc nắm bắt nhân viên làm việc trên máy tính trong giờ làm là rất quan trọng bởi điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất lao động và độ an toàn của dữ liệu trong cả công ty. Với phần mềm quản lý máy tính của nhân viên, việc theo dõi và giám sát hoạt động sử dụng máy tính và lịch sử công việc thực thi trên máy tính của nhân viên mình trở nên dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý máy tính của nhân viên
Vai trò của phần mềm quản lý máy tính của nhân viên
Phần mềm quản lý máy tính của nhân viên là phần mềm giám sát mạng nội bộ văn phòng, được xây dựng thông qua một máy tính chủ tập trung quản lý các máy tính trạm [máy tính nhân viên]. Tất cả số liệu hiển thị trên màn hình máy tính trạm đều được lưu lại tại máy chủ trung tâm.
Phần mềm quản lý máy tính nhân viên mang lại nhiều lợi ích trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý nhân sự, cụ thể như:
- Thông quá máy tính chủ, nhà quản trị có thể nhìn thấy rõ mọi thao tác được thực hiện trên màn hình máy tính của nhân viên.
- Nắm bắt thời gian làm việc cụ thể cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên có đang thật sự thực hiện tốt không.
- Hạn chế được việc nhân viên sao chép các tài liệu mật của công ty thông qua USB hay gửi thư điện tử.
Vì sao nên áp dụng phần mềm giám sát máy tính nhân viên trong quản trị nhân lực?
Việc quản lý nhân sự nội bộ của các doanh nghiệp thường chưa đạt được hiệu quả tuyệt đối vì nhiều người quản lý luôn gặp vấn đề trong việc không biết nhân viên mình đang làm gì trong thời gian làm việc.
Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải khi không sử dụng phần mềm quản lý máy tính nhân viên
Mỗi nhân viên là một cá thể riêng biệt
Tinh thần trách nhiệm và hăng hái với công việc giữa các nhân viên tuy hoàn toàn khác nhau, nhưng luôn tồn tại tính cộng hưởng. Nếu năng lực của các nhân viên kém đi sẽ dẫn đến sự biến động trong toàn bộ nhân viên.
Lời nói không đi đôi với hành động
Ắt hẳn khi bạn là một nhà quản trị, không ít lần bạn nghe những cuộc mâu thuẫn giữa các nhân viên vì tính công bằng và minh bạch. Có rất nhiều nhân viên trước mặt bạn thì nói lời hay, biểu hiện tốt nhưng thực hiện lại không nghiêm túc, trong khi nhiều nhân viên làm việc nghiêm túc khác lại không được để ý và bị đánh giá kém. Điều này có thể cho thấy việc chỉ dựa vào kết quả kiểm tra của báo cáo nào đó để nhận xét, đánh giá thái độ làm việc của các nhân viên là hoàn toàn không xác thực.
Tài chính bị hao hụt
Tài chính luôn được xem là mối quan tâm hàng đầu của người lao động. Trong môi trường doanh nghiệp, nếu tiền lương của toàn bộ nhân viên ở tất cả các phòng ban đều giống nhau, không quan trọng ai làm nhiều làm ít thì sẽ dẫn đến tình trạng khiếu nại của đội ngũ nhân viên công ty.
Khó giải quyết triệt để các vấn đề
Đôi lúc các quy định không thể giải quyết triệt để các vấn đề nhân viên đang làm việc riêng không liên quan đến công ty như trò chuyện, chơi game hay xem phim... trong thời gian làm việc.
Để giải quyết các vấn đề này thì việc sử dụng phần mềm quản lý máy tính của nhân viên được xem là biện pháp thiết thực nhất. Thông qua phần mềm, nhà quản trị có thể kiểm giám sát và đánh giá các hoạt động của nhân viên đang làm việc một cách khách quan hơn.
Những bất cập khi cài đặt phần mềm giám sát máy tính nhân viên
Hiện nay, việc người sử dụng lao động cài đặt phần theo dõi máy tính nhân viên đang được xem là vấn đề nhạy cảm và vi phạm pháp luật. Như chúng ta đều biết, quyền riêng tư là quyền của cá nhân được tự quyết đối với đời sống của mình mà không chịu bất kỳ sự can thiệp nào từ những người xung quanh khác. Theo Điều 38 của Bộ luật nhân sự 2015 có quy định:
“ 1. Đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình là bất khả xâm phạm và được pháp luật bảo vệ.
2. Việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến đời sống riêng tư, bí mật cá nhân phải được người đó đồng ý việc thu thập, lưu giữ, sử dụng, công khai thông tin liên quan đến bí mật gia đình phải được các thành viên gia đình đồng ý, trừ trường hợp luật có quy định khác.
3. Thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của cá nhân được bảo đảm an toàn và bí mật.
Việc bóc mở, kiểm soát, thu giữ thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác của người khác chỉ được thực hiện trong trường hợp luật quy định.”
Việc ứng dụng phần mềm theo dõi máy tính nhân viên có thể vi phạm pháp luật
Nếu doanh nghiệp xâm phạm quyền đời sống riêng tư, bí mật cá nhân có thể sẽ bị phạt cảnh cáo, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng hoặc thậm chí là phạt cải tạo không giam giữ đến 3 năm theo Điều 159 Bộ luật hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017. Do vậy nếu doanh nghiệp không thông báo công khai việc sử dụng phần mềm giám sát máy tính nhân viên trong nội quy lao động, thì việc ứng dụng phần mềm này được xác định là hình vi vi phạm quyền riêng tư, xâm phạm Thư tín, điện thoại, điện tín, cơ sở dữ liệu điện tử theo Bộ luật nhân sự 2015.
Tuy nhiên, trên thị trường hiện nay đã xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự online có tích hợp toàn bộ các tính năng cần thiết cho việc xử lý nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực. Và đồng thời là phần mềm quản lý định vị nhân viên, hỗ trợ hiệu quả việc kiểm soát năng suất làm việc của từng nhân viên. Doanh nghiệp không cần phải cài đặt phần mềm giám sát máy tính nhân viên. Phần mềm được nhiều công ty, doanh nghiệp tin dùng nhất tại thời điểm bây giờ phải kể đến phần mềm quản lý nguồn nhân sự HrOnline.
HrOnline - Hệ thống quản lý nguồn nhân lực 4.0 tối ưu
Phần mềm HrOnline là hệ thống phần mềm quản lý nhân sự thông minh, thực hiện các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý giấy tờ.
Các tính năng tiêu biểu của HrOnline hỗ trợ trong việc theo dõi nhân sự hiệu quả có thể kế đến như:
- Quản lý chi tiết kế hoạch thực hiện dự án, tiến độ công việc và tự động báo cáo kết quả hàng tuần.
- Quản lý chi tiết lịch biểu và tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên.
- Ứng dụng chấm công định vị GPS, doanh nghiệp dễ dàng quản lý đội ngũ nhân viên làm việc ngoài thị trường.
- Quản lý truyền thông nội bộ, tăng năng suất làm việc nhóm hiệu quả.
- Tự động hiển thị báo cáo thông minh về công việc, nhận xét đánh giá năng suất làm việc của nhân viên qua tiến độ công việc thực hiện theo ngày, theo tuần, theo tháng.
Phần mềm HrOnline là hệ thống quản lý nguồn nhân sự 4.0 tối ưu nhất hiện nay
Bên cạnh đó, HrOnline còn hỗ trợ hoạt động trên mọi thiết bị và có thể truy cập mọi lúc mọi nơi khi có kết nối Internet với độ bảo mật tuyệt đối, được lắp đặt bởi đội ngũ nhân viên cài đặt phần mềm máy tính chuyên nghiệp của công ty SoftOne. Khi vận hành hệ thống phần mềm HrOnline, hiệu suất làm việc của nhân viên được kiểm soát tốt, đảm bảo giá trị cạnh tranh của công ty trong nền kinh tế thị trường khốc liệt càng được nâng cao. Điều này giúp phần mềm trở thành công cụ đặt lực cho mọi loại hình kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam.
Với phần mềm giám sát máy tính nhân viên, bạn có thể kiểm soát các nội dung nhân viên đang truy cập và đưa ra những biện pháp bảo vệ phù hợp nếu có hành vi phạm luật của tổ chức, công ty. Tuy nhiên đi kèm với những lợi ý, phần mềm cũng đem lại nhiều rủi ro về mặt pháp lý cho doanh nghiệp. Hãy cân nhắc và lựa chọn phần mềm hiệu quả hơn cho việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình bạn nhé!