Để tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả, hiệu suất trong việc bán hàng và quản lý kho, người ta thường in trên bao bì hàng hóa một loại mã đặc biệt gọi là mã số mã vạch.
1. Mã số hàng hóa
Mã số hàng hóa là gì?
Mã số hàng hóa là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên dùng để phân định hàng hóa, chứng minh xuất xứ sản xuất, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng. Mã số hàng hóa được coi như là “thẻ căn cước” của hàng hóa, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau.
Cấu tạo mã số hàng hóa
Đến nay, trong giao dịch thương mại tồn tại 2 hệ thống cơ bản về mã số hàng hóa:
Hệ thống UPC [Universal Product Code]: được lưu hành từ thập kỷ 70 của thế kỷ XX cho đến nay, và hiện vẫn đang được sử dụng tại thị trường Hoa Kỳ và Canada.
Mã UPC gồm 12 con số được cấu tạo như sau:
– Ký số hệ thống số [hay còn gọi là Family code]: gồm 1 số đầu tiên, nói lên chủng loại của sản phẩm.
– Mã doanh nghiệp: gồm 5 số tiếp theo do hiệp hội UCC [Uniform Code Council] cấp cho doanh nghiệp.
– Mã sản phẩm: gồm 5 số tiếp theo, do doanh nghiệp tự xác định.
– Số kiểm tra: số cuối cùng, kiểm tra độ chính xác của toàn bộ dãy số.
Hệ thống EAN [European Article Number]: được thiết lập bởi 12 nước châu Âu, được sử dụng từ năm 1974 ở châu Âu và sau đó đã nhanh chóng phát triển và sử dụng hầu hết ở các nước trên thế giới. Hiện tại, trong hệ thống mã số EAN cho sản phẩm bán lẻ sẽ được chia thành 2 loại như sau: EAN 13 và EAN 8.
Mã EAN 13 gồm 13 con số được cấu tạo như sau:
– Mã Quốc gia: 2-3 số đầu do tổ chức EAN Quốc tế cấp.
– Mã Doanh nghiệp: 4-6 số tiếp do tổ chức EAN-VN cấp.
– Mã Sản phẩm: 3-5 số tiếp theo, do Doanh nghiệp tự xác định
– Mã kiểm tra: số cuối cùng, dùng để kiểm tra độ chính xác của mã.
Minh họa cấu tạo mã EAN 13
Mã EAN 8
Tương tự như mã EAN 13 nhưng cấu tạo chỉ có 8 con số:
– Mã số quốc gia: Gồm 3 chữ số đầu tiên [bên trái]
– Mã số hàng hóa: Gồm 4 chữ số tiếp theo.
– Mã số kiểm tra: 1 chữ số cuối cùng.
2. Mã vạch hàng hóa
• Mã vạch [Barcode] được ký hiệu bởi những sọc đen trắng song song xếp xen kẽ nhau, được đặt ngay phía trên mã số. Nếu mã số dùng để mọi người có thể nhận diện được thông tin sản phẩm, thì mã vạch sinh ra để các thiết bị, máy quét có thể đọc được thông tin phân định của mỗi sản phẩm, đối tượng được gắn mã. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào hệ thống.
• Mã vạch EAN 13 hoặc mã vạch EAN 8 là những vạch tiêu chuẩn có độ cao từ 26,26 mm đến 21,64 mm và độ dài từ 37,29 mm đến 26,73 mm.
• Cấu trúc mã vạch cũng do các tổ chức quốc gia về EAN quản lý và phân cấp đối với các doanh nghiệp.
3. Kỹ năng xem mã vạch – Bước đầu nhận biết hàng thật, hàng giả:
Bước 1: Xem 3 chữ số đầu tiên của mã vạch và đối chiếu với bảng hệ thống mã vạch quy chuẩn dưới đây để biết được xuất xứ quốc gia của mặt hàng.
Ví dụ: Nếu 3 chữ số đầu là 893 thì mặt hàng này được sản xuất ở Việt Nam, nếu là 690, 691, 692, 693 là tại Trung Quốc, 880 là tại Hàn Quốc, 885 là tại Thái Lan.v.v.
Bước 2: Sau khi biết được nguồn gốc xuất xứ, ta kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch đó. Nếu kiểm tra không hợp lệ bước đầu có cơ sở để kết luận nghi ngờ đây là hàng giả, hàng nhái.
Nguyên tắc kiểm tra:
Lấy tổng các con số hàng chẵn nhân 3 cộng với tổng với các chữ số hàng lẻ [trừ số thứ 13 ra, số thứ 13 là số để kiểm tra, đối chiếu]. Sau đó lấy kết quả cộng với số thứ 13, nếu tổng có đuôi là 0 là mã vạch hợp lệ, còn nếu khác 0 là không hợp lệ, bước đầu nghi ngờ hàng giả, hàng nhái.
Ví dụ: Với hộp kim bấm dưới đây, ta sẽ thử tính xem mã vạch của Nhật Bản trên có phải là hàng thật không?
Tổng các con số hàng lẻ [trừ số cuối cùng] : A=4+7+5+4+0+4 = 24
Tổng các con số hàng chẵn: B=9+7+6+0+0+1 = 23
Bây giờ ta lấy: C = A + B*3 = 24+ 23*3= 93
Sau đó lấy số này cộng với con số thứ 13: D = C + 7 [con số ở vị trí cuối cùng] = 93+7=100, con số này có đuôi bằng 0 có thể kết luận đây là mã vạch hợp lệ, hộp kim bấm này là hàng thật, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
Ngoài ra, có thể cài đặt trên điện thoại smart phone các phần mềm chụp ảnh, quét và nhận dạng mã vạch như BarcodeViet, Scan Life, Barcode Express Pro… để kiểm tra.
4. Một số vấn đề cần lưu ý
Nên sử dụng mã vạch để kiểm tra, đối chiếu độ chính xác các thông tin ghi trên sản phẩm khi cảm thấy không tin tưởng. Với các sản phẩm không ghi “Made in …, Made by …” hoặc ghi bằng ngôn ngữ quốc gia không đọc được việc dùng mã vạch để xác định thông tin là rất cần thiết.
Mã vạch do cơ quan có thẩm quyền cấp tương ứng với từng sản phẩm, nhìn chung là 1 dấu hiệu khó làm giả. Tuy nhiên trong thực tế, với kỹ thuật ngày càng tinh vi, nhiều loại hàng hóa bị làm giả, làm nhái không bỏ sót chi tiết nào – và mã vạch cũng không phải là ngoại lệ.
Do đó ngoài mã vạch khi kiểm tra hàng hóa ta cần chú ý đến các yếu tố khác như kiểm tra hóa đơn chứng từ, tem chống hàng giả, thông tin nhãn phụ bằng tiếng việt đối với hàng hóa nhập khẩu, hình thức sản phẩm, độ bóng, đẹp, sắc cạnh của các đường viền, logo, vỏ bao bì, nội dung, bố cục, thông tin sản phẩm phải được ghi chi tiết, rõ ràng. Đó chỉ là những bước kiểm tra ban đầu, đối với những vụ việc phức tạp thì cần liên hệ với các công ty chủ thể quyền, và các cơ quan chức năng khác để phối hợp giám định, xác minh làm rõ.
[Tổng hợp]
Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho người ta thường in trên hàng hóa một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hóa. Mã số mã vach của hàng hóa bao gồm hai phần : mã số của hàng hóa và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.
Mã số
Mã số của hàng hóa là một dãy con số dùng để phân định hàng hóa, áp dụng trong quá trình luân chuyển hàng hóa từ người sản xuất, qua bán buôn, lưu kho, phân phối, bán lẻ tới người tiêu dùng.Thẻ căn cước giúp ta phân biệt người này với người khác, mã số hàng hóa là “thẻ căn cước” của hàng hóa, giúp ta phân biệt được nhanh chóng và chính xác các loại hàng hóa khác nhau.
Mã số hàng hóa có các tính chất sau
Nó là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa được nhận diện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hóa. Giống như mã số của máy điện thoại : trên toàn thế giới không có hai máy điện thoại có mã số giống nhau, trên toàn thế giới cũng không có hai loại hàng hóa có cùng một mã số ;
Bản thân mã số chỉ là môt dãy số đại diện cho hàng hóa, không liên quan đến đặc điểm của hàng hóa. Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hóa, trên mã số cũng không có giá cả của hàng hóa.
Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau : từ trái sang phải
Mã quốc gia : 2 hoặc 3 con số đầu.
Mã doanh nghiệp : có thể gổm từ 4, 5 hoặc 6 con số
Mã mặt hàng : có thể là 5, 4 hoặc 3 con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp.
Số cuối cùng là số kiểm tra.
Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế [EAN lnternational] cấp cho các qưốc gia là thành viên của tổ chức này. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893. Danh mục mã số quốc gia của các nước cho trong phu lục 4.
Mã doanh nghiệp [mã M] do tổ chức mã số vật phẩm quốc gia cấp cho các
nhà sản xuất là thành viên của họ. ở Việt Nam, mã doanh nghiệp do EAN-VN cấp cho các doanh nghiệp thành viên của mình.
Mã mặt hàng [mã I] do nhà sản xuất qui định cho hàng hóa của mình Nhà sản xuất phải đảm bảo mỗi mặt hàng chỉ có một mã số- không được có bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
Số kiểm tra C là một con số được tính dựa vào 12 con số trước đó, dùng để kiểm tra việc ghi đúng những con số nói trên.
Cách tính số kíểm tra cho mã EAN-13 và mã EAN-8
Bước 1 : Từ phải sang trái, cộng tất cả các con số ở vị trí lẻ [trừ số kiểm tra C];
Bước 2 : Nhân kết quả bước 1 với 3;
Bước 3 : Cộng giá tri của các con số còn lại
Bước 4 : Cộng kết quả bước 2 với bước 3;
Bước 5 : Lấy bội số của 10 lớn hơn và gần kết quả bước 4 nhất trừ đi kết quả bước 4, kết quả là số kiểm tra C.
Ví dụ : Tính số kiểm tra cho mã 893456501001 C
Bước 1 : 1 + 0 + + 0+ 6 + 4+ 9 = 20
Bước 2 : 20 x 3 = 60 .
Bước 3 : 8 + 3 + 5 + 5 + 1 + 0 = 22
Bước 4 : 60 + 22 = 82
Bước 5 : 90 – 82 = 8
Mã EAN-13 hoàn chỉnh sẽ là : 893456501001 8
Mã vạch
Mã vạch là một nhóm các vạch và khoảng trống song song đặt xen kẽ dùng để thể hiện mã số dưới dạng máy quét [scanner] có thể đọc được.
Mã vạch thể hiện mã số EAN gọi là mã vạch EAN. Trong mã vạch EAN, mỗi con số được thể hiện bằng hai vạch và hai khoảng trống theo ba phương án khác nhau [Set A, B, C] [Xem phụ lục 3 – Mã các ký tự trong hệ thống mã EAN]. Mỗi vạch hay khoảng trống có chiều rộng từ 1 đến 4 môđun. Như vậy mã vạch EAN thuộc loại mã đa chiều rộng [multiple wide], mỗi môđun có chiều rộng tiêu chuẩn là 0,33 mm. Mã vạch EAN-8 có cấu tạo tương tự nhưng chỉ có chiều dài tiêu chuẩn là 26,73 mm và chiều cao 21,31 mm.
Đô phóng đại của mã vạch EAN-13 và EAN-8 nằm trong khoảng từ 0,8 đến 2,0.