Biểuđồ là mộttrong những thành phần không thể thiếu trong các báo cáo. Khi nhìn các số liệuđược biểu diễn trên biểuđồ chúng ta thấy trực quan và dễ hiểu hơn nhiều so với nhìn vào các con số trong bảng báo cáo. Vậy cách vẽ biểuđồ trongExcel như thế nào? Hãy cùng HọcExcel Online tìm hiểu chủđề này nhé.
Các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểuđồ
Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểuđồ trênExcelđó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểuđồđược.
Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa,đó là:
- Khôngbiết chọn loại biểuđồ nào.
- Dữ liệu biểu diễn khôngđúng trên biểuđồ.
- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn.
- Biểuđồ sai mà không biết nguyên nhân, không biết sửa thế nào chođúng.
Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểuđồ. Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽđược biểuđồđúng.Đó là:
Tiêu chuẩn 1: Dữ liệuđãđược tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết.
Dữ liệu chi tiết tức làcùng 1đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết.
Khiđó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng. Mỗiđối tượng lại xuất hiện nhiều lần. Dođó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khóđể xácđịnhđúngđược trên biểuđồ bởi vì biểuđồ không có chức năng tự tổng hợp dữ liệu. Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểuđồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽđược biểuđồ thể hiện đúng vàđầyđủ nội dung.
Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểuđồ phải thống nhất về định dạngvà loại dữ liệu
Tiêu chuẩn thứ 2 khi muốn vẽ biểu đồ trong excel là sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:
- Các dữ liệu phảicùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ khôngđược lẫn lộn giữa các loại này.
- Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột.
Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xácđịnhđược dạng biểuđồ phù hợp.
Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu [tên cột, tên hàng] phải có nội dung rõ ràng.
Việc nàyảnh hưởng khi vẽ lên biểuđồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết các thành phần của biểuđồ thể hiện nội dung gì. Phải xácđịnh rõ các nội dung thì mớiđọcđượcý nghĩa của biểuđồ.
Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xácđịnhđượcý nghĩa của từng nội dungđược thể hiện trên biểuđồ.
Các bước vẽ biểuđồ trongExcel
Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong các phiên bản này có hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ trong Excel áp dụng cho mọi phiên bản.
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểuđồ
Bước 2: Trong thẻInsert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểuđồ phù hợp
Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet
Nếu biểuđồ chưađúng hoặccần thayđổi dữ liệu nạp vào biểuđồ, chọn thẻ Chart Tools [thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểuđồ], chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức năng Select Data
Bước 4:Trang trí biểuđồ
Cách thayđổi dữ liệu nạp vào biểuđồ
Trong các bước vẽ biểuđồở trên, chúng ta thấyở bước 3 có nói tới việc chúng ta có thể thayđổi dữ liệu nạp vào biểuđồ, giúp biểuđồ thể hiệnđúng hơn so với mong muốn. Vậy chúng ta sẽ thực hiện việc này thế nào?
Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểuđồ: Toàn bộ các dữ liệuđượcđưa vào biểuđồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng
Legend Entries [Series]: Dữ liệuđược biểu diễn theo trục tung: Chiều cao của các cột trong biểu đồ,độ lớn của các mảnh trong biểuđồhình trònđược thể hiện qua phần này
Horizontal [category]Axis Labels: Dữ liệuđược biểu diễn theo trục hoàng: nội dungđại diện chocác cột, các mảnh trên biểuđồ
Ví dụ về việc thiết lập thayđổi dữ liệu trong biểuđồ
Các bạn có thể tham khảo một số bài viết sauđể biết thêm về cách thayđổi dữ liệu nạp vào biểuđồ:
Hướng dẫn cách tự động gắn logo trên biểu đồ hình cột
Hướng dẫn cách định dạng theo điều kiện cho biểu đồ trên Excel
Hướng dẫn cách điều khiển biểu đồ tự động thay đổi theo nút tùy chọn trên Excel
Cách trang trí biểuđồđẹp mắt
Trang trí biểuđồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì biểuđồ làm rađể người khác xem. Dođó hiệu quả thẩm mỹ mà biểuđồ mang lại sẽ tăng tính thuyết phục người xem. Một biểuđồđẹp thường bao gồm các yếu tố:
- Nội dung thể hiệnđúng
- Có tên biểuđồ và tên các mốc trên trục tọađộ rõ ràng
- Các thành phầnđược cáchđều nhau hoặc theo tỷ lệcânđối
- Cách phối màuđồng nhất, gọn gàng, càngđơn giản càng tốt.
Để thêm các thành phần của biểuđồ như: Tên biểuđồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểuđồ thì chúng ta sẽ thêmở mục Add Chart Element trong thẻ Design củaChart Tools
Các nội dung trong Chart Element bao gồm:
- Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọađộ
- Axis Titles: Tên tiêuđề của từng phần trên mỗi trục tọađộ
- Chart Title: Tên biểuđồ
- Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểuđồ
- Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểuđồ thể hiện dưới dạng bảng
- Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểuđồ
- Gridlines:đường kẻ mờ làm nền trong biểuđồ
- Legend: Ghi chú cho cácđối tượng thể hiện trong biểuđồ
- Lines:Đường kẻ dóng xuống trục hoành [chỉáp dụng cho biểuđồ dạng Line]
- Trendline:Đường xu hướng của biểuđồ.
Trong mỗi nhóm trên lại có nhữngđối tượng cụ thể, vị trí cụ thểđể chúng ta chọn cho phù hợp.
Các bạn có thể xem thêm các bài viết sauđể biết cách tùy biến nội dung thể hiện trên biểuđồ:
Tùy chỉnh biểu đồ Excel: thêm tiêu đề, trục, chú thích, nhãn dữ liệu và nhiều thứ khác
Cách thêm và xoá tiêu đề, tên các trục toạ độ cho biểu đồ Excel
Như vậy chúng ta đã nắm được tổng quan về quy trình và các kỹ thuật để vẽ biểu đồ trên excel. Chúc các bạn áp dụng tốt những kiến thức này vào công việc nhé. Tham khảo thêm các bài viết trong khóa học Excel Cơ Bản của chúng tôi vềbáo cáo biểu đồthường gặp trong thực tế:
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ kế hoạch thực tế dạng cột lồng nhau trên Excel
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột kết hợp đường biểu diễn trên Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ hình tròn % thực hiện kế hoạch trên Excel
· · · Bài viết liên quan
Cách sử dụng hàm Lambda trong Excel để viết hàm tự tạo
Bài viết tập trung tài liệu từ kênh YouTube Học Excel Online
Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel
Nếu tiết kiệm và đầu tư bây giờ, thì sau bao năm bạn có thể nghỉ hưu
4 cách tốt nhất để xử lý khi quên mật khẩu tài liệu Excel, Word
Tuyển tập những bài viết về hàm Vlookup chi tiết, dễ hiểu
Khóa học liên quan
Khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm Chi tiết khóa học
Khóa học Trọn bộ Power Query nền tảng cho công việc báo cáo dữ liệu Chi tiết khóa học
Cách sử dụng hàm Lambda trong Excel để viết hàm tự tạo
Bài viết tập trung tài liệu từ kênh YouTube Học Excel Online
Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel
Nếu tiết kiệm và đầu tư bây giờ, thì sau bao năm bạn có thể nghỉ hưu
4 cách tốt nhất để xử lý khi quên mật khẩu tài liệu Excel, Word
Tuyển tập những bài viết về hàm Vlookup chi tiết, dễ hiểu
Đăng ký học qua Email
Hộ kinh doanh Học Excel Online.
Số ĐK: 17A80048102
Khóa học Excel
Khóa học VBA
Khóa học SQL
Khóa học Google Apps Script
Khóa học Power BI
YouTube
EXCELVBAPOWER BISQLGoogle Apps ScriptGoogle SheetsPower QueryPythonPower Platform
© Học Excel Online. All rights reserved.