Cách sắp xếp kho hàng là một trong những keyword được search nhiều nhất trên google về chủ đề cách sắp xếp kho hàng. Trong bài viết này sẽ Tổng hợp cách sắp xếp kho hàng mới nhất 2020
Tổng hợp cách sắp xếp kho hàng mới nhất 2020
Kệ kho hànglàhàng hóacần thiếtcho một nhà kho.muốnmón hàngtới tay người tiêusử dụngtrongtình trạngtốt nhất thì chúng ta nênsử dụnghàng hóanày. Đây làphương phápsắp xếpkho hàng,sản phẩmtrong kho mộtmẹokhoa học vàtối ưudiện tích kho nhất.
phương pháphàng đầubây giờcho việc lưu trữ trong kho là các loại giá kệ kho hàng. Với nhiều mẫu mã,kíchthước,trọng tảigiúp chúng tadễ dàngchọnđược cácsản phẩmphù hợpcho kho hàng của mình. Nhưng đểbố trígiá kệ kho hàngnhư thế nàochophù hợp, phát huy tối đa công năng của giá kệ thìchẳng hềai cũng biết.
Mẹolập sơ đồ kho
1. Sơ đồquản lýkho hàng vật tưkết quả
Về cơ bản, một sơ đồquản lýkho sẽbao gồmcác phầnthống trịthông tinmón hàng, nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và kiểm kê kho. Đây là sơ đồdễ dàngvàđa dạngnhất được nhiềucửa hàngsử dụng.
Sơ đồthống trịkho hàng vật tưđa dạng
xemthêm:vì saoquản lýkho vô cùngcần thiếttrongmua bán
Để hiểu hơn về sơ đồ trên, ngườithống trịkho cầnchú ýđến các thuật ngữ sau đây:
- quản lýthông tinmón hàng: Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàngkhácnhau và được lưu trong sổ sách củashop. Ngườiquản lýsẽ dựa trên thông tin từng mã hàng đểxây dựngmục lụcsản phẩmnhằmkhông khó khăn,thuận tiệnhơn trong việcquản lý.
- Nhập kho: Khi có yêu cầunhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ và tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Cuối cùng ngườicai quảnkho sẽcải tiếnsố lượngsản phẩmcó trong kho sau khivừa mớitiến hành các giao dịch nhập.
- Xuất kho: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, ngườithống trịkho tiếp nhận vàkiểm tracác chứng từ liên quan. Sau đó, lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho theo phiếu.bên cạnh đó,nhân sựở vị trí này cũng cần lậpthống kêxuất kho đểdễ dàngtheo dõi vàkiểm soát.
- Báo cáo tồn kho: Dựa trên chênh lệnhthực tếxuất nhập, thủ kho tiến hànhtổng hợptỉ lệhàng hóa.kế tiếpthủ kho sẽ lập các báo cáo nhập xuất tồn kho hàng vật tưsản phẩmdự trữ và báo cáođo đạttồn kho cho chủshop. Căn cứ vào các báo cáo đó, chủshopsẽđủ sứclênplancân đối khochuẩn xácvàhiệu quả.
- Kiểm kê kho:cai quảnkho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếusố lượngsản phẩmthực tếvới sổ sách. Điều này sẽhạn chếtối đatrạng tháithất thoátmón hàngkđáng có. Lập biên bản kiểm kho sau khihoàn thànhviệc kiểm kê.
nhìn thấythêm:[Chia sẻ miễn phí] Mẫu filekpithống trịkho bằng Excel
2.ứng dụngsơ đồcai quảnkho chocửa hàngbán lẻ
đối vớicácshopbán lẻ với quy mô vừa và nhỏ, chủshopđủ sứcứng dụngsơ đồthống trịkho mộtcáchlinh động,phù hợpvớithực tếmua báncủa mỗicửa hàng.
Sau đây làáp dụngsơ đồthống trịkho mà các chủcửa hàngbán lẻcó thểtham khảo:
Sơ đồthống trịkho hàng vật tư dành chocửa hàngbán lẻ
nhìn thấythêm:6kỹ năngcai quảnkho nhất địnhphải cócủanhân viênkho hàng
Sơ đồcai quảnkho dành choshopbán lẻ sẽ có phầndễ dànghơnđối vớidoanh nghiệp,thêm vàovới cơ cấutổ chứccũngnhưthực tiễnkinh doanhcủacửa hàng.ngoài ra, chủcửa hàngcũngcó thểsử dụngsoftwarequản lýsaleđểđơn giảnhơn khi thực hiện theo sơ đồ này.
KiotViet làphần mềmthống trịbán hàngđược nhiều chủcửa hàngsử dụngbởi sựdễ dàngvàhiệu quảtrong việchỗ trợquản lýkho hàng.
- thống trịthông tinmón hàngchi tiết,rõ ràng: Vớiphần mềmKiotViet,hàng hóađượcthống trịtheonhómvà mỗimón hàngmangmã số riêng biệt. Điều nàysẽ làmviệctìm kiếmcũngnhưtheo dõikhẩn trươngvàhiệu quảhơn.ngoài ra, KiotViet còn cho phépthiết lậpđịnh mức tồn kho với mỗi từng mặt hàng,hỗ trợngườithống trịđưara quyết địnhlấy hàngchính xácnhất.
- Nhập xuất kho: Khidùngsoftwarethống trịbán hàngKiotViet,số lượngsản phẩmsẽ đượcautocập nhậttheo các giao dịch nhập xuất kho. Từ đó chủshopđủ nội lựcnắm rõ vềsố lượngsản phẩmvàgiới hạnthất thoát tối đa.
- Kiểm kho định kỳgấp rút,dễ dàng: KiotViethỗ trợtính năngkiểm kho giúp chủcửa hàngcó thểkiểm khokhông khó khănvàthuận tiệnngay trên các thiết bị cósetupsoftwaremàkcần đến sổ sách.
- Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết: Dựa trên dữ liệu từnền móng, KiotViet sẽmangrađo đạttỉ lệnhập xuất trong kỳ chi tiết nhất. Điều nàysẽ giúpchủcửa hàngnắm rõ tìnhhìnhtồn kho và có các quyết địnhnhập hàng, điều chuyểnsản phẩmphù hợp.
Các tiêu chuẩn sắp xếp kho
nguyên tắctam định
Nói mộtmẹocơ bản,mục tiêucủa việcsắp đặtkho là đảm bảo 3 tiêuchuẩnsau đây:
- Biết tên các vật dụng,món hàngtrong kho[What?]
- Biết rõ vị trí của từng vật dụng,sản phẩm[Where?]
- Biết rõtỉ lệcủa từng vật dụng,sản phẩm[How many?]
nguyên tắctam địnhkhông khó khănlà thế,không những thếrất nhiều người lại chưa nhận thức được việc này trong xuyên suốttiến trìnhtổ chứckho. Việc luônsuy nghĩtrước, trong và sau khi xếphàng hóatrong kho để đảm bảoquy tắctam định là rấtcần thiếtvà phải qua học tập, rúttrải nghiệmmớiđủ sứctạo dựngtìm hiểuđược.
Vậy, để đạt đượcnguyên tắctam định, ngườithống trịkho cầnsử dụnggì?
1. Ghi chép thẻ kho
Việc ghi chép thẻ kho nhằmmục tiêutính thông tin logic vàrạch ròitrong kho, nhằm giúp bất kỳ ai cũngcó thểhiểu và nắm bắt được tìnhảnhsản phẩmtrong kho.cho nên, việccập nhậtthẻ kho đúng vàtiếp tụclà rấtcần thiết.
Mộtlưu ýtrong xuất nhập kho là cần tuân theonguyên tắcFIFO Nhập trước xuất trước [First In First Out]
Các bạnđủ sứcxem qua2 mẫu thẻ kho sau đây:
Mẫu thẻ kho S09 DNN[Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC]
Mẫu thẻ kho của 1công tysản xuấtViet Nam
2.bố trísản phẩmtrong kho
- Lập layout kho
dùngcác chữ cáinhưA, B, C để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí vàdùngmũi tên đểdễảnhdung. Bảng layout kho nên được đặt khu vựcdễthấy, gần lối vào nhưngkảnh hưởngđến việcbố trí, di chuyểnsản phẩmtrong kho.
Thủ kho là người chủ động và có các hướng đểsắp đặtsản phẩmtrong kho. Một khithay đổicông thứcsắp đặthoặc phát sinhhàng hóathì người thủ kho cũng phảinhanh chóngcải tiếnvào sơ đồ kho, kèm theo ngàycập nhậtdự phòngsựlầm lẫn.
Việc lập layoutsẽ giúpbất kỳ người nào vào kho [khi được chỉ định] sẽ nắm bắt được bố cục kho ngaykể từbước vào. Tránhphung phíthời gian khi phải hỏi người phụ trách kho vàđủ sứctìm kiếm,bố trísản phẩmtheo quy định từ trước.
- Cácquy tắcxếp hàng trong kho
nguyên tắcsắp đặtkho hàng theo tiêuhợp lýhàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau:Đây lànguyên tắcđược hầu hết cácdoanh nghiệpứng dụngtrong việccai quảnhàng tồn khohiện tại. Dựa theoquy tắcbố tríkho hàng này bạnđủ sứckiểm soátđược rất nhiềuchủ đềliên quan đến lô hàng tồn kho như:làm chủđược thời hạn bảo hành củamón hàng, Thời hạnđủ nội lựckhiếu nại hãng về cácvấn đềliên quan đếnsản phẩm, Tránh được việcsản phẩmtồn trong kho quá lâuđủ nội lựcgây hỏng hóc, biến chất
nguyên tắcsắp đặtkho hàng theo nhu cầukinh doanhcủa đơn vị:Trong một số trường hợp chúng ta cầnsắp xếpmón hàngtheoquy tắcgiúp chonhu cầukinh doanhcủacông ty.quy tắcbố tríkho hàng nàyphù hợpvới những loạisản phẩmnhập khẩugiúp sứccác dự ánkinh doanhvừa mớiđược ký kết từ trước, khinhập hàngvềcó thểkhai triểnsaleluôn màkcần theonguyên tắcnếu trên
quy tắcbố tríkho hàng theosố lượnghàng và kiểucáchhàng hóa:Theonguyên tắcbố tríkho hàng này với mỗi loạisản phẩmcần đượcsắp đặtsao chothêm vàonhất như: nhữngmón hàngrễ bị ẩm mốc cần được xếp trên giá kệ, những mạt hàng nhỏđủ nội lựccho trong tử choeasyquản lý.
quy tắcsắp xếpkho hàng theo diện tích kho hàng hiện có:.quy tắcsắp đặtkho hàng này thường đượcứng dụngđối vớinhững kho hàng nhiều tầng, khohàng có diện tích chật hẹp. Khilấy hàngmới chúng tathường xuyênphảilàmcông việcsắp xếplại kho hàng sao cho tôi ưu diện tích kho có sẵn nhưngvẫnđảm bảo nhập xuất hàng đượcnhanhnhất
quy tắcsắp xếpkho hàng theonền móngthống trịkho hàng của doanh nghiệp:Theonguyên tắcnày sẽ tùy vào có chếquản lýhàng hóacủadoanh nghiệpcụ thểgiống nhưcódoanh nghiệpchỉthống trịtỉ lệhàng tồn kho nhưng cũng có nhữngcông tychuyên nghiệp hơn họmuốncai quảncả thông tin chi tiết của nhữngsản phẩmtồn kho.
nguyên tắcsắp xếpkho hàng theo hãng sản xuất:Trongthực tếcó thểmộtcông tymua bánthương mạicó thểlấy hàngtừ nhiều hãng khách nhau nếusản phẩmnhập vềkđược phân loại vàbố trítheo khu vực thật sự đến lúc cần xuất hàngđủ nội lựcbạnkhôngtìm thấy mặt hàng đóở nơi nào. Việc này trongthực tếdiễn rathường xuyên
quy tắcbố tríkho hàng theonguồngốcxuất sứ hàng hóa:đủ nội lựcthấy ngay rằng cùng một mắt hàng nhưng xuất xứ từ các nược xuất khẩukhông giốngnhaucó thểcó mộtmức giákhông giốngnhau. Việcsắp xếpkiểu này giúp bạn xuất hàng đúng theo giá củasản phẩmmàKHđặt hàng.
3. Kiểm kê kho
Việc kiểm kê kho hải được thực hiệnliên tụcvà liên tục: theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm. Ở mỗi mức thìmức độkiểm kê hàng cũngkhácnhau tùy vàomẹosắp xếphàngđangđược đề cập ở trên.
Việc kiểm kê nhằm 2 mục đích:
- kiểm tratỉ lệmón hàngthực tiễnvàtỉ lệhàng hóatrên sổ sách
- Loại bỏ những vật dụngkhôngcần thiếttrong kho tuân theo tiêuphù hợpS1 trong 5S. Gắn thẻ đỏ cho những vật dụngkcần thiếtđểxử lýhoặc loại đi.
Bằngcáchvận dụngcácquy tắctrên đây, chúng tôi tin rằng bất cứdoanh nghiệpnào cũng sẽđơn vịvàkhai triển5S trong kho mộtcáchkết quảnhất, hoạt động duy trì vàupdatetrong kho cũng sẽ từ đóđủ sứcđược đẩy mạnh vàphát triển.
Cách kiểm soát kho hàng
Bước 1. Lênkế hoạchđơn vịvàsẵn sàng
Lênplantổ chứcvàsẵn sàng
Việcthống trịhàng hóaxuất và nhập tồn khokhôngchỉ dừng lại ở yêu cầuchuẩn xácvềtỉ lệmón hàngnhập và xuất, mà còn phải giúp lưu thôngmón hàngra vào khotăng caocả về thời gian vàngân sách.
vì thế, trong khâuchuẩn bị, nhàcai quảncầnđơn vịnhân sựhợp lý, phân công cácnhân sựcó uy tín và trách nhiệm cao để kiểm kêtỉ lệhàng hóa. Tiếp đến, cầnthiết lậpnền móngbiểu mẫu báo cáo, kiểm kê thống nhất vàđầy đủ.đơn vịmộtcáchnền móngquy trình nhập xuấthàng hóa, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác, quy địnhđơn vịtính và quyphương phápđóng thùng sao chothuận tiệncho việc bốc dỡ và kiểm đếm.
Bước 2. Kiểm kê kho hàng
nhân sựcai quảnkho tiến hành kiểm đếmthực tiễntồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thờigiải quyết, điều chỉnh số liệutrùngkhớp tồn kho đầu kỳ. Số liệu kiểm kê sau đó phải được báo cáo lại với cấp trên, đểthống trịnắm được tìnhảnhtồn kho và từ đó lên phương ánmua bán, dự tínhtỉ lệnhập xuất trong thời gian tới.
Việc kiểm kê tồn kho đầu kỳ tiến hành bằngmẹokiểm đếmsố lượnghàngthực tếtại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng. Thao tác nàycần có2 người cùng thực hiệnđồng thời, ghi số liệu độc lập vào hai biên bảnkhông giốngnhau đểtăngtínhchính xác.
Mẫu kiểm kêđủ sứcdodoanh nghiệptựthiết lậphoặcđọc quacác mẫu dựng sẵn trên internet, hoặccó thểsử dụngmẫu biên bản kiểm kê kho hàng của Bộ Tài Chínhtại đây
>>xemthêm:6phương phápnâng caohiệu quảcai quảnkho hàng
Bước 3.làm chủnhập kho
Phân côngnhân viêncai quảnvà thực hiện các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Các nghiệp vụ nàytrước đâythường đượcxử lýthủ công trên giấy tờ hoặc Excel.ngoài rabây giờ,doanh nghiệpđủ sứcáp dụngcácsoftwarethống trịkho tiên tiếngiống nhưphần mền quản trị ERP đểtăng caohóa hoạt động với cácchức nănggiống nhưtự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong mànảnhnhập kho, kiểm đếm vớichức năngquétmãhàng hóavà đối chiếu vớitỉ lệtạo sẵn trong phiếu nhập.
Bước 4.làm chủxuất kho
Tiến hành tương tựnhưBước 3so vớicác nghiệp vụ xuất kho, bao gồm:bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Bước 5.kiểm soáttồn kho
kiểm soáttồn kho
Theo dõisố lượnghàng tồn trên sổ sách vàkiểm trathực tế. Truy xuất thẻ kho từnghàng hóakhi cần đối chiếu.sử dụngcácphần mềmsupportthống trịkho đểthống kêsố lượnghàng hóamỗi loại để ngườiquản lýnắm đượctrạng tháimón hànglưu kho và tìnhảnhsale, biết được các mặt hàngđãbán chạy, sắp hết đểđặt mua, phát hiện các mặt hàng hết hạnsử dụngđể thanh lýkhẩn trương.
Bước 6. Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau
kiểm trasổ sách kho, sổ sách của kế toán để kiểm kêmón hàngthực tồn và tổng lượng hàng nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳkế tiếp.
Bước 7.tổng kết
Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, các báo cáo trong kỳ về các mặt hàng cần đặt thêm nhiều và hàng cần thanh lý v.v..
Nguồn: Tổng hợp