Quá trình xử lý hóa đơn điện tử đôi khi sẽ không tránh khỏi những sai sót. Trong trường hợp đó, kế toán phải làm như thế nào để giải quyết nhanh chóng, chính xác và không ảnh hưởng tới thiệt hại đôi bên? Câu trả lời sẽ nằm trong bài viết dưới đây!
>> Xử lý nhanh tình huống mất hóa đơn đầu vào cho kế toán
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót dưới đây căn cứ dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP [Điều 19] và Thông tư 78/2021/TT-BTC [Khoản 1, Điều 7]:
1. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót nhưng người bán chưa gửi cho người mua
Trong trường này, người bán cần:
Bước 1: Người bán lập tức điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế [Tải mẫu]. Hóa đơn điện tử đó sẽ ngay lập tức bị cơ quan thuế hủy bỏ trên hệ thống.
Bước 2: Hóa đơn điện tử mới được lập để thay cho cái cũ bị sai, người bán ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.
Bước 3: Người bán gửi hóa đơn điện tử mới lập cho cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót sau khi đã gửi cho người mua
Có hai trường hợp về sai sót ghi trên hóa đơn điện tử, mỗi trường hợp sẽ có cách xử lý như sau:
– Trường hợp 1: Nếu tên và địa chỉ của người mua ghi trên hóa đơn bị sai, nhưng mã số thuế cùng những nội dung khác đúng thì:
Bước 1: Người bán không cần phải lập hóa đơn lại, chỉ cần thông báo về sai sót của hóa đơn cho người mua.
Bước 2: Người bán lập tức điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế [Tải mẫu].
– Trường hợp 2: Nếu các nội dung sau bị sai hoặc không đúng quy cách, chất lượng: mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, tiền và hàng hóa viết trên hóa đơn, thì:
+ Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán tạo hóa đơn điều chỉnh, trên đó ghi rõ hóa đơn này điều chỉnh cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào.
Nếu người bán và người mua đặt ra quy định phải có sự đồng ý của hai bên rồi mới được lập hóa đơn điều chỉnh thì đầu tiên, hai bên tạo văn bản thỏa thuận, trên đó chỉ rõ sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập là gì, sau đó người bán mới tiến hành tạo hóa đơn điều chỉnh.
+ Cách 2: Lập hóa đơn mới thay thế
Người bán thay hóa đơn cũ bị sai bằng một hóa đơn điện tử mới thay thế, trên đó ghi rõ hóa đơn mới này thay thế cho hóa đơn cũ bị sai có mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn là bao nhiêu, được lập vào ngày, tháng, năm nào.
Nếu người bán và người mua đặt ra quy định phải có sự đồng ý của hai bên rồi mới được lập hóa đơn mới thay thế thì đầu tiên, hai bên cùng tạo văn bản thỏa thuận chỉ rõ sai sót trong hóa đơn điện tử đã lập là gì, sau đó người bán mới tiến hành tạo hóa đơn mới.
Trong cả hai trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử cũ bị sai, người bán đều phải ký số trên hóa đơn mới đó rồi gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới, rồi gửi cho người mua.
>> 4 “điểm trừ” trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử & giải pháp khắc phục
3. Hóa đơn điện tử bị phát hiện có sai sót bởi cơ quan thuế
Người bán sẽ nhận được thông báo [Được soạn theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB] yêu cầu rà soát lại hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Người bán có trách nhiệm tìm ra lỗi sai trong hóa đơn của mình, sau đó điền mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót và gửi cho cơ quan thuế [Tải mẫu] trong thời hạn được ghi rõ yêu cầu rà soát.
Nếu đã quá thời hạn ghi trên yêu cầu rà soát mà cơ quan thuế vẫn chưa nhận được thông báo của người bán, họ sẽ gửi thông báo lần thứ 2 với nội dung tương tự. Tuy nhiên, nếu người bán vẫn tiếp tục để quá hạn mà không thông báo, cơ quan thuế sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
Những sai sót khi xử lý hóa đơn, dù là nhỏ nhất cũng có thể mang lại thiệt hại không tưởng cho doanh nghiệp. Do đó, hãy để UBot Invoice đồng hành cùng các kế toán viên trên chặng đường đầy khó khăn này nhé! Hẹn gặp lại bạn trong các bài viết sau!
| UBot là sản phẩm được phát triển bởi akaBot – FPT Software, đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm Tự động hóa vận hành [RPA] trên nền tảng đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm 40% chi phí vận hành và đảm bảo kinh doanh không gián đoạn. Sản phẩm tự động xử lý hóa đơn UBot Invoice hiện có gần 200 khách hàng doanh nghiệp tại Việt Nam, đọc, xử lý trên 5,000 hóa đơn trực tuyến mỗi ngày. Nếu như trước đây, để xử lý 1,000 hóa đơn, doanh nghiệp cần 3 kế toán làm việc trong nhiều ngày, thì nay với UBot Invoice, phòng kế toán chỉ cần 15 phút để hoàn thành.Với mỗi quy trình của Doanh nghiệp, chúng tôi có một UBot phục vụ.Mọi thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ: Email: | Hotline: 0948343456 |
>> Bí kíp “luyện” UBot Invoice: Tăng đơn, giảm giờ làm, thảnh thơi nhận quyền lợi hội viên
Trong trường hợp Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhưng bị sai tên hoặc địa chỉ của DN thì phải xử lý thế nào? Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xử lý theo quy định mới nhất của Chính phủ và Bộ Tài chính.
Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày, tháng năm
1. Văn bản pháp luật hướng dẫn
Quy định về hóa đơn điện tử được thể hiện trong các văn bản sau:
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Xử lý hóa đơn điện tử bị viết sai tên, địa chỉ doanh nghiệp
2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
"a] Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế."
Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi viết sai tên, địa chỉ của người mua nhưng các thông tin khác không bị sai, thì người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn mới.
Người bán chỉ cần lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.
Tải: Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Đồng thời, thông báo cho người mua về sai sót này và 2 bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, mỗi bên một bản và lưu lại để giải trình về sau.
Xem thêm: Mẫu biên bản ghi nhận sai sót hóa đơn điện tử
2.2 Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.
Tình huống 1: Người bán xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế
Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:
- Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng [có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán].
- Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
- Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế [trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”].
- Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp và không có chữ ký số thì cách tốt nhất là 2 bên làm biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký tươi, đóng dấu của 2 bên để lưu lại.
Tình huống 2: Người bán đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế
- Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót
- Người bán lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.
Hi vọng với bài viết này, bạn đọc đã hiểu cách xử lý sai sót viết sai tên, địa chỉ của người mua trên hóa đơn điện tử.
Nội dung này cũng được hướng dẫn rất kỹ trong khóa học kế toán tổng hợp online và offline của trung tâm Lê Ánh, do các kế toán trưởng đang làm nghề giảng dạy.
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế
Nếu cần hỗ trợ, bạn có thể đặt câu hỏi bằng cách comment dưới bài viết này.