Trong bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, việc thành lập các công ty với nhiều quy mô lớn nhỏ khác nhau trở nên rất phổ biến. Tuy nhiên, có một số người thắc mắc rằng để một doanh nghiệp hoạt động thì cần phải có những phòng ban nào và chức năng của những phòng ban đó là gì? Trong bài viết này Siglaw sẽ giới thiệu với các bạn một số kinh nghiệm khi tổ chức phòng ban trong công ty.
1. Phòng ban trong công ty là gì?
Các phòng ban trong công ty là tập hợp thành một mô hình cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Cán bộ nhân viên sẽ làm việc theo vị trí được phân chia và đảm nhận những chức năng cũng như trách nhiệm riêng.
Việc phân chia các phòng ban, bộ phận trong công ty là một hoạt động không thể thiếu để giúp công ty thực hiện công việc hiệu quả hơn. Tùy theo quy mô hoặc mục đích hoạt động của công ty thì số lượng các phòng ban là khác nhau. Do đó, nhiều doanh nghiệp sẽ có số lượng phòng ban chuyên môn hóa sâu, số lượng nhiều. Nhưng cũng có các công ty chỉ có một số phòng ban chức năng đơn giản.
2. Tại sao cần phải tổ chức phòng ban trong công ty?
Trong một doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận khác nhau hoạt động đồng thời, làm sao để các phòng ban thực hiện những nhiệm vụ riêng biệt nhưng vẫn đảm bảo sự thống nhất và tập trung nhằm để tạo ra kết quả chung phù hợp cho mục tiêu đã xác định của doanh nghiệp là vấn đề vô cùng quan trọng. Do vậy, sự phân công lao động cho mỗi phòng ban, đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động sâu của một phòng ban vào một công việc nhất định sẽ tác động rất lớn và góp phần tạo nên tính trật tự, quy củ trong doanh nghiệp, đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả và chuyên nghiệp của từng phòng ban nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu chung đã đặt ra.
3. Mô hình phòng ban công ty thường gặp
Mỗi loại hình công ty khác nhau sẽ có cơ cấu phòng ban khác nhau. Do đó, để xác định cơ cấu phòng ban trong công ty, trước hết chúng ta cần xác định chức năng của công ty là gì?
Dựa trên chức năng, có thể thấy các doanh nghiệp thường được chia thành công ty sản xuất, công ty thương mại, công ty dịch vụ... Các công ty này sẽ có những phòng ban giống nhau, tuy nhiên bởi vì tính chất khác nhau, do vậy trong từng loại công ty sẽ có xuất hiện một hoặc một vài phòng ban đảm nhận chức năng riêng biệt mà trong công ty khác không có. Ví dụ như bộ phận kỹ thuật - sản xuất; bộ phận quan hệ quốc tế; bộ phận tư vấn bán hàng...
Tuy nhiên, việc tổ chức phòng ban sẽ có những phòng ban quan trọng mà bất kỳ công ty nào cũng cần có như:
3.1. Ban giám đốc
Ban giám đốc là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty, thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành nhất định để đảm bảo hiệu quả hoạt động của công ty.
Ban giám đốc thường được tổ chức ở công ty cổ phần, các công ty thường có mô hình công ty lớn, có nhiều cổ đông, có khả năng huy động vốn lớn. Nhiệm vụ của Ban giám đốc là giám sát, quản lý và khắc phục những khó khăn trong nội bộ để giúp bộ máy tổ chức của công ty chặt chẽ hơn.
3.2. Phòng tài chính và kế toán
Phòng Tài chính - kế toán là một bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty trong các lĩnh vực về công tác tài chính, kế toán; công tác quản lý vốn, tài sản; công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; công tác quản lý chi phí và phân tích hoạt động kinh tế. Nhiệm vụ cụ thể của phòng ban này như sau:
- Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước;
- Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan;
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ. Lên kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm;
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh;
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính...
3.3. Phòng nhân sự
Nhân sự là một trong các bộ phận đảm nhận vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và bền vững nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát triển. Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận nhân sự như sau:
- Phụ trách quản lý hợp đồng lao động của nhân viên;
- Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp;
- Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo quy định pháp luật;
- Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…;
- Đào tạo nhân viên mới nắm rõ về hợp đồng lao động, tiền lương, chính sách phúc lợi, nội quy tại công ty;
- Phụ trách việc đăng ký và trích nộp các loại bảo hiểm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế… cho nhân viên;
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến ốm đau, thai sản cho nhân viên;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến việc thực hiện chế độ chính sách người lao động.
3.4. Phòng hành chính
Phòng hành chính là bộ phận đảm nhận chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện các công tác về hành chính, văn phòng; cơ sở vật chất; văn thư, lưu trữ; an ninh, trật tự, lễ tân... Nhiệm vụ của bộ phận hành chính cụ thể như sau:
- Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp;
- Tổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty;
- Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý;
- Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, phối hợp với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương thực hiện công tác bảo vệ, phòng chống tệ nạn xã hội và an toàn cháy nổ tại nơi làm việc;
- Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động.
3.5. Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh là phòng ban có ở tất cả các công ty. Thị trường ngày càng cạnh tranh, vì thế bộ phận kinh doanh bao gồm những nhân sự năng động, có khả năng làm việc và chịu áp lực doanh số bán hàng. Đây là bộ phận cầu nối giữa công ty với khách hàng, làm các công việc như:
- Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ của công ty đến với khách hàng và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ đó.
- Nghiên cứu và phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chăm sóc nguồn hàng cũ.
Ngoài các phòng ban đã kể trên, đối với đặc thù về tính chất của từng công ty, cơ cấu phòng ban sẽ có sự thay đổi để phù hợp với mục đích kinh doanh. Một số phòng ban khác có thể xuất hiện trong một công ty đó là:
3.6. Phòng kỹ thuật - sản xuất
Không phải công ty nào cũng có bộ phận sản xuất sản phẩm. Nếu bạn là công ty thương mại nhập hàng hóa từ bên khác thì không có phòng ban và nhân sự cho bộ phận này. Bộ phận kỹ thuật, sản xuất đóng vai trò thực hiện sản phẩm từ thiết kế, sản xuất các bước, kiểm soát chất lượng đảm bảo tiêu chuẩn trước khi đưa ra thị trường tiêu thụ cũng như nghiên cứu công nghệ, phát triển sản phẩm mới. Ngoài việc sản xuất trực tiếp, bộ phận này còn đảm trách các công việc bảo dưỡng và sửa chữa, bảo hành sản phẩm. Bên cạnh đó, bộ phận kỹ thuật sản xuất còn cung cấp cho bộ phận kinh doanh những thông tin và chức năng cần thiết của sản phẩm phục vụ việc kết nối với khách hàng.
3.7. Phòng marketing
Bộ phận Marketing có vai trò quan trọng trong việc quảng cáo sản phẩm và tăng doanh số bán hàng. Ngoài ra, bộ phận này cũng có vai trò quảng bá doanh nghiệp, từ đó tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ của phòng Marketing bao gồm:
- Xây dựng, phát triển thương hiệu, hình ảnh cho công ty;
- Nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm;
- Lên kế hoạch và thực hiện các chiến lược Marketing;
- Quảng bá sản phẩm của công ty với khách hàng.
3.8. Phòng kiểm toán
Phòng kiểm toán là một bộ phận có chức năng hỗ trợ chủ doanh nghiệp cải tiến, khắc phục những điểm yếu từ hệ thống quản lý và quản trị doanh nghiệp bằng phương pháp phân tích, kiểm tra, giám sát quy trình, hoạt động của các phòng ban, bộ phận trong bộ máy kinh doanh. Nhiệm vụ cụ thể của phòng kiểm toán như sau:
- Cung cấp khả năng quản lý rủi ro, nhận định và đánh giá hiệu quả của các quy trình, hệ thống kiểm soát nội bộ, quản trị công ty và kế toán doanh nghiệp;
- Tư vấn xây dựng quy trình, tư vấn kiểm soát các dự án mới;
- Đảm bảo quá trình thực hiện các hoạt động kiểm tra để đưa ra đánh giá khách quan về tính tuân thủ, hiệu quả và hiệu suất kiểm soát;
- Đánh giá nội bộ, báo cáo trực tiếp lên Hội đồng quản trị và Ban giám đốc về tình hình tài chính, kinh doanh cùng các vấn đề khác.
3.9. Phòng chăm sóc khách hàng
Phòng chăm sóc khách hàng là một bộ phận có chức năng tư vấn, hỗ trợ, giải đáp và hướng dẫn nhằm thỏa mãn nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Phòng chăm sóc khách hàng sẽ làm những nhiệm vụ như sau:
- Tiếp nhận thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương án xử lý khiếu nại và trình lên trưởng phòng để xin ý kiến, thảo luận tại cuộc họp giao ban;
- Phối hợp với phòng Marketing để thực hiện các chương trình quảng cáo khuyến mãi, phân tích lợi ích của khách hàng khi sử dụng hàng hóa, dịch vụ để chiến lược Marketing đạt hiệu quả cao nhất;
- Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến chất lượng hàng hóa, dịch vụ;
- Lên kế hoạch chăm sóc các khách hàng thân thiết, khách hàng vip của công ty;
- Tổ chức đo lường mức thỏa mãn của khách hàng, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng và đề xuất giải pháp sửa đổi, cải tiến.
3.10. Phòng công nghệ thông tin
Phòng công nghệ thông tin [hay còn gọi là phòng IT] là một phòng ban thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tổ chức triển khai và quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp như cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống mạng và hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống phần cứng, phần mềm và các ứng dụng của doanh nghiệp.
Việc đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của phòng IT sẽ giúp quá trình sản xuất, kinh doanh, quản trị của doanh nghiệp hoạt động ổn định, dễ dàng và hiệu quả hơn.
3.11. Phòng quan hệ quốc tế
Đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc hướng tới thị trường nước ngoài thì bộ phận quan hệ quốc tế là một bộ phận không thể thiếu. Bộ phận này đảm nhận chức năng ngoại giao đối với các mối quan hệ hợp tác có yếu tố nước ngoài. Các mối quan hệ cũng như phong cách làm việc của nước ngoài sẽ được phòng quan hệ quốc tế tham mưu cho Ban lãnh đạo của doanh nghiệp.
4. Lời khuyên dành cho các công ty khi xây dựng cơ cấu phòng ban
Như đã chia sẻ, sự phân chia các phòng ban đảm nhận những vai trò khác nhau trong công ty sẽ góp phần đảm bảo trật tự, tính chuyên môn sâu và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc phân chia này lại ảnh hưởng khá lớn đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ bởi vì các công ty đó phải chi trả một khoản tiền nhất định cho việc thuê mướn không gian làm việc.
Do đó, với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên hướng tới sự tinh gọn để giảm thiểu chi phí, không nhất thiết phải thuê mặt sàn rộng rồi phân chia mỗi phòng ban một lô riêng. Điều này có thể làm tăng chi phí thuê mặt bằng cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó bạn đừng quên yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức phòng ban chính là tốc độ xử lý khi gặp vấn đề phát sinh và khả năng giao tiếp, phối hợp làm việc giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động của công ty. Chính điều này mới giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Trên đây là một số thông tin về kinh nghiệm tổ chức phòng ban trong công ty. Hy vọng những thông tin mà công ty luật Siglaw giới thiệu sẽ giúp các bạn hiểu thêm về cơ cấu phòng ban trong doanh nghiệp là gì và tại sao cần phải tổ chức phòng ban; bên cạnh đó, các bạn có thể tham khảo mô hình phòng ban thường gặp trong công ty.
Để được tư vấn miễn phí một cách toàn diện, Quý khách liên hệ:
Công ty Luật TNHH Siglaw [Siglaw Firm]
Hotline: 0967 818 020
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Tầng 12A Tòa nhà Sao Mai, Số 19 đường Lê Văn Lương, Phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Email: hanoi@siglaw.vn
Chi nhánh Miền Trung: Địa chỉ: 177 Trưng Nữ Vương, Quận Hải Châu, TP.Đà Nẵng
Chi nhánh Miền Nam: 21 đường N4, Khu phức hợp thương mại dịch vụ và nhà ở tại số 16/9 đường Bùi Văn Ba, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.