sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá, sai tên công ty, sai địa chỉ, mã số thuế, sai ngày tháng...Tất cả những sai sót đó sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ. Trong bài viết này Dịch vụ Trái Đất xin được hướng dẫn kế toán cách xử lý nhưng sai sót đó khi gặp phải viết sai hóa đơn GTGT. Dịch vụ Trái Đất xin ra các trường hợp như sau:
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống hóa đơn: Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.2. Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống hóa đơn: a, Chưa kê khai thuế: + Bước 1: Thu hồi hóa đơn sai sót: Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Hóa đơn thu hồi phải kẹp vào quyển hóa đơn và phải xuất trình với cơ quan thuế trực tiếp quản lý. èMẫu biên bản thu hồi hoá đơn: + Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới [theo đúng quy định ]. Chú ý: Theo hướng dẫn mới nhất tại Điều 20: Xử lý hóa đơn đã lập của thông tư 39/2014/TT-BCTC thì kế toán không cần phải làm Biên bản hủy hóa đơn nữa, chỉ cần làm biên bản thu hồi hóa đơn là đủ, vì về bản chất việc lập biên bản hủy là để cam kết bên mua không kê khai hóa đơn đã lập sai trước đó vào bảng kê mua vào, còn khi thu hồi được hóa đơn đã lập sai thì chắc chắn là công ty mua không thể kê khai được vì không còn hóa đơn ] -> Hóa đơn viết sai người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai. \=> Hai bên dùng hóa đơn mới để kê khai thuế. [trường hợp hoá đơn đã xé khỏi cuống, nhưng khách hàng lại huỷ hợp đồng không lấy hàng thì cần làm thủ tục huỷ hợp đồng, và làm biên bản thu hồi hoá đơn có chữ ký của 2 bên] b, Đã kê khai thuế: + Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. + Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Các bạn chú ý nhé: nếu hóa đơn đã kê khai thuế tuyệt đối không được hủy hóa đơn, rồi viết lại. Mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh. Chỉ khi chưa kê khai thuế mới được thu hồi hóa đơn sai rồi lập biên bản hủy, rồi xuất lại.
Trong khi phát hành/xuất hóa đơn GTGT, việc sai sót là điều khó tránh khỏi. Vậy doanh nghiệp gặp vấn đề sai hóa đơn GTGT nhưng chưa giao cho khách nên xử lý thế nào? Trong bài viết này, Hóa đơn điện tử EasyInvoice sẽ chia sẻ và hướng dẫn từng bước xử lý vấn đề trên.
Nội dung bài viết
1. Nguyên tắc xử lý sai hóa đơn GTGT
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC hóa đơn, chứng từ hướng dẫn về xử lý hóa đơn sai sót như sau:
- Thứ nhất, đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Hướng xử lý: Bên bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó gửi thông báo đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào.
Lưu ý:
Thời gian gửi thông báo chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.
- Thứ hai, trường hợp người bán lập hóa đơn thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ.
Hướng xử lý: Bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Thứ ba, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót.
Hướng xử lý: Những lần sai sót tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- Thứ tư, trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót.
Hướng xử lý: Bên bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện thay thế.
- Thứ năm, đối với sai sót nội dung về giá trị trên hóa đơn.
Hướng xử lý: Điều chỉnh tăng [ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.
Vậy, doanh nghiệp sẽ dựa theo từng trường hợp trên để chọn hướng giải quyết phù hợp cho vấn đề sai hóa đơn GTGT nhưng chưa giao cho khách hàng.
2. Các bước xử lý sai hóa đơn GTGT nhưng chưa giao cho khách
Bước 1: Hủy các hóa đơn GTGT sai nhưng chưa giao cho khách hàng
Doanh nghiệp tiến hành thực hiện Hủy các liên hóa đơn sai sót đã phát hành và khai báo trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cho Cơ Quan Thuế
Doanh nghiệp khai báo vào tờ Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử sai sót có mã. Sau khi hoàn tất khai báo, chọn gửi tờ khai.
Bước 3: Kiểm tra trạng thái phản hồi của Cơ quan Thuế
Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận tờ khai, trạng thái kết quả sẽ được trả về ngay trên phần mềm.
Nếu thông tin trả về là hợp lệ, thì doanh nghiệp thực hiện bước tiếp theo.
Nếu không hợp lệ, doanh nghiệp kiểm tra lại tờ khai và gửi lại thông báo.
Bước 4: Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy và gửi lại cho người mua hàng.
Doanh nghiệp thực hiện tạo lập hóa đơn mới và gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã và gửi lại cho người mua hàng. Quy trình thực hiện tương tự như các bước lập và phát hành hóa đơn điện tử mới.
Trên đây, EasyInvoice đã hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ xử lý trường hợp sai hóa đơn GTGT nhưng chưa giao cho khách. Hy vọng thông tin trên giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề đang gặp phải. Chúc Quý doanh nghiệp phát triển thịnh vượng, không ngừng vươn xa.
Mọi chi tiết, hay thắc mắc về Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice vui lòng liên hệ theo số hotline: 1900 33 69 – 1900 56 56 53. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của SoftDreams luôn hân hạnh được tư vấn cho Quý khách hàng.