Gmail là một trong số những dịch vụ thư điện tử hiện được nhiều người sử dụng nhờ sự đơn giản, tiện lợi và hỗ trợ đồng bộ tốt với nhiều thiết bị, nền tảng khác nhau. Để người dùng sử dụng thuận tiện nhất, Gmail cung cấp rất nhiều những tính năng hữu ích giúp người dùng quản lí mail một cách hiệu quả.
Việc bác bạn sử dụng mail làm phương thức trao đổi chính để trao đổi công việc và đăng các dịch vụ mạng xã hội gửi thông tin về mail khiến Hộp thư đến của các bạn có số lượng rất nhiều.
Điều đó khiến các bạn rất rối mắt và quản lí mail của mình khó khăn. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn Cách tạo bộ lọc Gmail thông minh để quản lý email hiệu quả, chuyên nghiệp.
Bước 1: Các bạn truy cập vào Gmail của mình. Sau đó nhấn chọn biểu tượng cài đặt hình bánh răng và chọn Cài đặt.
Bước 2: Tiếp theo trong giao diện cài đặt các bạn chọn Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Sau đó nhận chọn Tạo bộ lọc mới.
Hoặc để nhanh hơn các bạn click chọn mũi tên chỉ xuống cạnh biểu tượng kính lúp trên thanh tìm kiếm.
Bước 3. Bây giờ giao diện bộ lọc sẽ hiện ra và các bạn sẽ chọn cách tạo bộ lọc thông qua lọc mail từ người gửi đến hoặc thư gửi đi, chọn từ khóa trong chủ đề [Subject] hoặc gồm các từ [Has the words]. Sau đó các bạn nhấn Tạo bộ lọc với tìm kiếm này [ Create filter with this search ].
Ví dụ ở đây mình lọc mail từ Google.
Bước 4: Tiếp theo các bạn sẽ lựa chọn bộ lọc theo các tiêu chí:
- Bỏ qua hộp thư đến [Lưu trữ thư] - Skip the Inbox [Archive it] : thư cần lọc không xuất hiện tại hộp thư đến mà được chuyển vào thư mục bạn tạo mới.
- Đánh dấu là đã đọc [ Mark as read ] : Nếu như thư bạn lọc không quan trọng và muốn bỏ qua.
- Gắn dấu sao [Star it]: Gắn dấu sao cho các mail quan trọng bạn lọc.
- Áp dụng nhãn [Apply the label]: Tạo nhãn mới hoặc lựa chọn nhãn đã có cho các mail bạn lọc.
- Chuyển tiếp [Forward it]: Chuyển tiếp các mail bạn lọc tới địa chỉ mail khác.
- Xóa cuộc hội thoại [Delete it]: Nếu như là thư không quan trọng và bạn muốn xóa các cuộc hội thoại đó.
- Không bao giờ gửi thư này tới [Spam Never send it to Spam]: Những thư bạn lọc sẽ không bao giờ sảy ra tình trạng tự động lưu vào mục Spam.
- Luôn đánh dấu là quan trọng [Always mark it as important]: Lọc các mail bạn muốn đánh dấu là quan trọng.
- Không bao giờ đánh dấu là quan trọng [Never mark it as important]: Những mail bọn lọc sẽ không bao giờ được đánh dấu là mail quan trọng.
- Phân loại là [Categorize as]: Các bạn sẽ phân loại chủ đề các mail mà bạn lọc.
Ví dụ dưới đây là mình lọc các mail thông báo của google. Vì là thư không quang trọng vậy nên mình sẽ đánh dấu nó là đã đọc, tiếp theo mình áp dụng cho các thư đó nhãn dán là Test và phân loại nội dung thư là Nội dung cập nhật. Các bạn có thể dánh dấu vào mục Đồng thời áp dụng cho ... cuộc hội thoại phù hợp để áp cho tất cả các mail trước đó các bạn đã nhận.
Sau đó các bạn nhấn chọn Tạo bộ lọc.
Sau khi tạo xong các bạn sẽ thấy tất cả thư các bạn vừa lọc sẽ được chuyển vào nhãn bạn vừa tạo.
Ví dụ như của mình tất cả mail từ google đã được chuyển vào nhãn Test mà mình vừa tạo bên trên.
Tiếp theo để thay đổi hoặc xóa bộ lọc đã tạo các bạn quay trở lại giao diện cài đặt bộ lọc như Bước 2 chúng tôi hướng dẫn phía trên. Trong giao diện Bộ lọc và địa chỉ bị chặn các bạn sẽ thấy danh sách các bộ lọc các bạn đã tạo cũng như xóa và chỉnh sửa bộ lọc.
Như vậy các bạn đã hoàn thành tạo những bộ lọc thông minh với các này các bạn có thể lọc email theo nhiều quy tắc hơn nữa để quán lý tài khoản mail của bạn chuyên nghiệp hơn, dễ dàng tìm kiếm và không bỏ lỡ những email quan trọng của bạn.
Nếu bạn đang sở hữu cùng lúc nhiều tài khoản Gmail, việc quản lý email và tài khoản cũng tạo cho bạn nhiều phiền phức và mất thời gian, bạn có thể tham khảo các mẹo do Kaspersky Proguide cung cấp nhé!
Cách 1: Mở cùng lúc Gmail các tài khoản khác nhau bằng các trình duyệt khác nhau
Nếu bạn muốn theo dõi cùng lúc nhiều tài khoản mail, bạn có thể mở các tài khoản này bằng nhiều trình duyệt khác nhau và cập nhật liên tục thông tin email của bạn.
Một cách khác có thể dùng đó chính là mở bằng tab ẩn danh trên cùng một trình duyệt, bạn chỉ cần nhấn Shift+Ctrl+N để mở một tab ẩn danh mới, nhập URL của Gmail và đăng nhập như thường lệ. Lưu ý nếu bạn mở bằng cách này, máy tính sẽ không thể nhớ được pass và tài khoản của bạn mỗi lần đăng nhập, bạn chỉ có thể đăng nhập thủ công.
Cách 2 : Thay đổi qua lại giữa các tài khoản Gmail với tính năng Google Multiphle Sign-In
Google Multiphle Sign-In cho phép bạ chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản trong cùng một trình duyệt. Tính năng này hỗ trợ cho bất kỳ trình duyệt web nào, do đó không nhất thiết bạn phải dùng trình duyệt Chrome để chuyển đổi.
Để thiết lập thay đổi giữa các tài khoản, bạn đăng nhập vào tài khoản Gmail chính của bạn, nhấp vào hình biểu tượng của bạn ở góc trên bên phải và chọn Add another account.
Một cửa sổ mới hoặc một tab sẽ được mở ra và bạn chỉ cần thông qua đó đăng nhập và xác thực. Một khi đã hoàn tất, bạn sẽ thấy hộp thư của tài khoản trong một cửa sổ, tab khác. Từ nay bạn đã có thể chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản Gmail trong danh sách đã đăng nhập.
Cách 3: Sử dụng Google Chrome’s Account Switcher
Trong trình duyệt Chrome, bạn có thể tạo những profile riêng cho từng tài khoản Google và đồng thời cho từng tài khoản Gmail của bạn. Đây là tùy chọn tốt nhất cho bạn nào muốn phân biệt rõ ràng những đánh dấu trang, dữ liệu truy cập web, thiết lập riêng cho từng tài khoản.
Để tạo một tài khoản Google kết nối mới trên Chrome, nhấp vào biểu tượng người dùng ở góc trên bên phải, nhấn Add để tạo và thêm profile mới đồng thời đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Khi bạn thay đổi thành tài khoản Google khác, Chrome sẽ mở một cửa sổ mới và phiên truy cập mới. Đảm bảo bạn chọn chế độ đồng bộ các tài khoản Google để sao lưu và có thể truy cập các thẻ, đánh dấu trang khác của tài khoản trên thiết bị khác của bạn.
Cách 4: Thêm tài khoản Email và forward về tài khoản Gmail chính.
Nếu bạn muốn quản lý nhiều tài khoản email về một tài khoản Gmail gốc, bạn có thể chọn cách thứ 4 để thực hiện.
Bạn sẽ có thể chọn forward toàn bộ các email phụ về email chính. Để thực hiện bạn truy cập vào các gmail phụ, sau đó chọn thiết lập, See all settings và chuyển sang tab Forwarding POP/IMAP.
Trước khi bắt đầu forward toàn bộ email, bạn chọn Add a forwarding address. Nhập email đích, nhấn Next và Proceed để xác nhận địa chỉ. Chuyển sang tài khoản chính, để nhập mã xác thực, nhấn Verify.
Sau khi bạn đã xác nhận địa chỉ, bạn có thể chọn Forward a copy of incoming mail to đến tài khoản email của bạn.
Thay vì forward email, bạn cũng có thể chọn đẩy email về tài khoản Gmail thông qua IMAP và POP3.
Để kích hoạt IMAP hoặc POP3 trong tài khoản nguồn, nhấp chọn biểu tượng thiết lập và See all settings > Forwarding and POP/IMAP. Kích hoạt POP download, chọn thiết lập, sau đó nhấp Save Changes .
Truy cập lại vào email chính, vào mục Accounts and Import > Check mail from other accounts và chọn Add a mail account. Làm theo các bước trong cửa số pop up và nhấn Add Account.
Chúc bạn quản lý email hiệu quả!
Hương