Hướng dẫn cách Scan To Folder máy photocopy Ricoh trên Win 7, Win 8, Win 10 đã test chuẩn 2020
Chào các bạn, ngày hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách cài scan to Folder máy photocopy Ricoh dành cho các hệ điều hành windows, Win 7, win 8 và win 10 nhanh chóng nhất. Có rất nhiều cách để scan được tài liệu có thể scan trực tiếp vào USb, scan vào Email, scan qua thư mục, scan trực tiếp vào máy photocopy.
Với chức năng Scan to folder trên máy photocopy Ricoh sẽ giúp chúng ta bảo mật thông tin một cách tốiđa nhất bởi dữ liệu sau khi scan sẽ được đưa thẳng vào máy tính của bạn mà không lưu vào máy photo. Chúng ta cùng xem qua chức năng Scan to folder trên máy photocopy Ricoh này nhé.
Scan To Folder trên máy photocopy Ricoh là gì?
Scan to folder trên dòng máy photocopy Ricoh là một trong những cách Scan tài liệu tới Folder từng người dùng trên dòngmáy photocopy Ricoh.Các file tài liệu sẽđược lưa trữ tại các FOLDER của từUSER sử dụng. Dođó, chỉ cóUserđó mới có thể xemđược tài liệu của mình vừa Scan. Giúp chúng ta bảo mật thông tin một cách tôiđa nhất.
Chúng tôi xin giới thiệu 1 số thuật ngữ chuyên ngành hệ thống mạng trước khi tiến hành chi tiết để các bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.
- Mạng nội bộ [ Local Network]: Là hệ thống kết nối các máy tính trong cùng 1 cơ quan, công ty doanh nghiệp, giúp ta có thể Scan, chia sẻ in ấn mà hoàn toàn không phụ thuộc mà mạng toàn cầu [ Internet]. Nói cho dễ hiểu là ngay cả khi không lên được mạng, không vào được Google hay Facebook vẫn có thể scan và in bình thường.
- Quyền truy cập thư mục [ Permission to access Folder]: Nghĩa là mình cho phép ai vào máy mình lấy tài liệu thì người đó mới được vào, còn không thì họ không vào được.
- Xác thực người dùng [User Authentication]: Là thông tin tài khoản của mình đăng ký trên Web quản lý của máy photocopy Ricoh để có thểscan.
- Đường dẫn [Path]: Đường dẫn đến cái thư mục của người dùng để Ricoh biết mà gửi file về đó.
- Tên người dùng [ User Name]: Là tên của người dùng trên máy tính của mỗi người dùng để xác thực khi Ricoh gửi file về. Lưu ý, tên người dùng User name khác với tên máy MachineName. Nên khi đăng ký scan trên website Ricoh, Login user name chính là tên người dùng [ xem trong User Accounts trong Control Panel] còn Path thì lấy tên Machine Name. Lát xem hướng dẫn sẽ hiểu.
Lưu ý: Trước khi tiến hành scan Folder Ricoh bạn cần xem máy tính đã được kết nối với máy photo chưa. bẳng cách vào Start -> chọn RUN rồi gõ CMDsau đó nhấn phím Enter.
Gõ tiếp câu lệnh:
ping enter.
Ví dụ: Địa chỉ 192.168.1.251 là địa chỉ máy Photocopy của mình,
gõ: ping 192.168.1.251.
Bước 3:Hộp thoại xuất hiện:
Tích chọn mục Share this folder [1].
Thay đổi giới hạn số người truy cập đồng thời vào thư mục này [2].
Kích chọnPermissionsgiới hạn quyền sử dụng thư mục [3].
Bước 4:Ở hộp thoạiPermissonsđặt quyền sử dụng thư mục cho các User: [Allowlà cho phép,Denylà hạn chế].
Full Control:Đầy đủ mọi quyền truy cập.
Change:Có quyền đọc và thay đổi dữ liệu.
Read:Chỉ có quyền đọc/xem thư mục.
Mặc định thì thư mục được share cho nhóm Everyone tức bất kỳ ai cũng có thể truy cập được. Nếu bạn muốn chỉ cho phép một số tài khoản truy cập thì bạnRemoveEveryone đi và ấnAddđể cấp quyền cho một người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể nào đó: Kích chọnAdd-> hộp thoại xuất hiện -> chọnCheck Namestìm tên hoặc nhóm muốn share và cuối cùng kích chọnOK.
Bạn có thể chia sẻ thư mục cho 1 người duy nhất:
- Bước 2:Vào Control Panel -> Windows Firewall và tiến hành chọn vào dấu tích Turn off.
- Bước 3:Kiểm tra đia chỉ IP của máy photocopy Ricoh. Sau đó vào trang web quản lý của máy Ricoh, mở trình duyệt Chrome gõ địa chỉ IP của máy photocopyđó vào trình duyệt.
- Bước 4:Nhìn bên góc phải bên trên thấy chữ Login. Nhấp vào, đăng nhập với User: admin Password: [để trống].
-
Xong nhấn OK và đi tiếp như hình bên dưới [ bước này cẩn thận chút xíu là OK thôi ]:
Như vậy làđã xong côngđoạn càiđặtđể tiến hành Scan to folder trên máy photocopyở hệđiều hànhWin 7 rồi. Bây giờ các bạn tiến hành thử Scan. Và xemở trong Folder các bạn tạo file cóđược gửi tới không nhé. Chúc các bạn thành công.
CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC FTP SERVER
Đối với Win 8, Win 10 trở lên, việc Scan và gửi file về thư mục máy tính trở nên khó khăn hơn nhiều khi hãng Microsoft đã nâng cấp bảo mật trên các hệ điều hành này. Cụ thể, giao thức Samba chia sẻ file nội bộ được nâng từ Version 1 lên Version 2/3. Chính vì thế, việc scan folder từ máy Ricoh sẽ bị chặn lại và không gửi file về được.
Một số dòng máy sau này như Ricoh đuôi 3, 4, 5 [Ricoh 3053, Ricoh 4054, Ricoh 5055] thì đã được nâng cấp SMB V2/3 trong Network System rồi nên các bạn cài bình thường như cài Scan Ricoh Folder cho Win 7 phía trên. Còn những dòng Ricoh đuôi 0 1 2 [Ricoh 3350, Ricoh 2851, Ricoh 4002] nếu khôngUpdate Firmware cho máy Ricohthì sẽ không scan bằng giao thức SMB được nhé mà phảicài Scan bằng giao thức FTP cho Win 8, Win 10.
CÀI SCAN FOLDER TRÊN WIN 8, WIN 10
Để cài scan folder cho máy Ricoh trên Win 8, Win 10 chúng ta cần chuẩn bị như sau:
- Bước 1:Tải phần mềm tạo Server FTP trên máy tính. Hiện có rất nhiều phần mềm nhưng dễ sử dụng nhất và cài đặt nhanh chóng nhất vẫn là phần mềm FILE ZILLA SERVER. Tải về và cài đặt phần mềm. Cứ bấm Next tới là được. Link tải đây:DOWNLOAD HERE
- Bước 2:Tạo 1 folder để chứa file scan. Để ở đâu cũng được, ngoài Desktop hoặc ổ D E gì cũng được. Không cần share các bạn nhé !
- Bước 3:Tạo 1 tài khoản nội bộ bên trong phần mềm FILE ZILLA. Lưu ý, tránh đặt trùng tên với User của máy tính. Cứ đặt như mình đây là đảm bảo không trùng.User name: scan | Password: 123
- Bước 4:Mở trình duyệt Google Chrome, gõ địa chỉ IP của máy photo vào để Login vào Web Image Mornitor [giao diện quản lý của máy photo]. Đăng nhập với tài khoản mặc định là Admin, password để trống.
- Bước 5:Vào mục Address Book -> Add User Name -> Name và Key Display [đặt tên của mình để hiện thị lúc chọn scan ngoài máy Photo] -> Folder Authentication [Chọn Specify, nhập tên tài khoản lúc nãy tạo là scan ; mật khẩu chọn Change rồi nhập 123] -> Mục Protocol [chuyển từ SMB sang FTP] -> Mục Server Name [nhập địa chỉ IP của máy tính] -> OK
- Bước 6:Tắt tường lửa FIRE WALL / Tường lửa phần mềm Diệt Virus đặc biệt là Kaspersky Internet Security
- Bước 7:Lại máy photo, chọn tên vừa tạo, bỏ giấy vào và scan thử.