Hướng dẫn ghi hóa đơn gtgt xoas

Phát hiện hóa đơn lập sai, hóa đơn in sai, in trùng,… thì điền vào cột “xóa bỏ” hay “hủy”? Có rất nhiều kế toán vẫn còn lúng túng chưa biết điền chính xác vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào?

Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Phân biệt hóa đơn xóa bỏ và hóa đơn hủy

Trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn [BC26/AC], doanh nghiệp cần khai báo số lượng hóa đơn XÓA BỎ, HỦY và MẤT. Trong đó cần phân biệt hóa đơn XÓA BỎ và HỦY như sau:

• Hóa đơn XÓA BỎ: Hóa đơn đã viết/ phát hành bị sai, cần lập biên bản hủy/ thu hồi/ điều chỉnh
• Hóa đơn HỦY: Hóa đơn “không dùng nữa”, thường trong trường hợp doanh nghiệp in hóa đơn nhưng thừa khi đóng cửa, sát nhập, v.v. cần lập biên bản hủy, có hội đồng, và gửi cơ quan thuế

Do đó với trường hợp NCC xuất hóa đơn sai thông tin cho người mua và cần thay thế bằng hóa đơn mới, thì hóa đơn bị sai gọi là hóa đơn xóa bỏ.

2. Cách xử lý hóa đơn xóa bỏ: Hóa đơn giấy và Hóa đơn điện tử

*Lưu ý ở đây, doanh nghiệp lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, nhưng hóa đơn này thực chất vẫn là hóa đơn xóa bỏ và cần được kê khai vào mục hóa đơn xóa bỏ.

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn nghị định 51/2010/NĐ-CP [Nghị định 51/2010/NĐ-CP hết hiệu lực vào 1/11/2020] quy định:

Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

1. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh [tăng, giảm] số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].

Trên đây là những thông tin về cách phân biệt và xử lý giữa Hóa đơn xóa bỏ và Hóa đơn hủy. Nắm được những thông tin này để tránh các lỗi sai không đáng có nhé Kế toán!

Cho phép xóa hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

1. Hướng dẫn trên phần mềm

Đối với các hoá đơn điện tử phát hiện sai thông tin sau khi đã phát hành [đã ký điện tử], nếu thuộc trường hợp được phép xóa hóa đơn thì thực hiện trên chương trình như sau:

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối internet.

Bước 1: Xóa hóa đơn được phát hiện ghi sai thông tin

1. Vào phân hệ Quản lý hóa đơn, chọn Xoá hoá đơn [hoặc vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Thêm].

Hoặc nếu đã Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử thì vào tab Xóa hóa đơn, nhấn Lập CT xóa HĐ trên dòng biên bản hủy tương ứng.

2. Khai báo thông tin về việc xóa hóa đơn.

• Thông tin chung: khai báo thông tin về Ngày xoá hoá đơn, Số thứ tự ghi nhận việc xoá hoá đơn và lý do xóa hóa đơn.
• Biên bản thỏa thuận: khai báo thông tin về ngày và số của biên bản thỏa thuận xóa hóa đơn đã được lập.

Lưu ý: Có thế nhấn vào biểu tượng … để đính kèm biên bản thỏa thuận.

• Hoá đơn xoá: khai các thông tin về hoá đơn bị xoá:
  • Nhấn vào biểu tượng …
  • Thiết lập thời gian để tìm kiếm, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hoá đơn cần xóa, nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Nếu không tìm thấy hóa đơn muốn xóa thì xem hướng dẫn tại đây.

3. Nhấn Cất và nhấn Yes trên câu thông báo.

4. Để chương trình tự động thông báo cho khách hàng về việc hóa đơn đã bị xóa bỏ thực hiện như sau:

• Nhấn Gửi thông báo cho KH.

Hoặc có thể gửi thông báo sau bằng cách vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Xóa hóa đơn, chọn chứng từ xóa hóa đơn, nhấn chuột phải và chọn Gửi thông báo xóa.

Lưu ý: Có thể thiết lập nội dung email Gửi thông báo xóa hóa đơn cho khách hàng theo nhu cầu. Xem hướng dẫn tại đây.

• Tên người nhận và Email: Lấy theo Thông tin người nhận hóa đơn nếu Khách hàng/Nhà cung cấp là Tổ chức và lấy thông tin của đối tượng nếu là Cá nhân [được khai báo tại menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng hoặc menu Danh mục\Đối tượng\Nhà cung cấp], tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại các thông tin này [nếu cần].

Lưu ý: Trường hợp muốn gửi thông tin xóa hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và mục Email và cách nhau bởi dấu “;“

• Nhấn Gửi, chương trình sẽ tự động gửi email thông báo về việc xóa hóa đơn cho khách hàng.

Lưu ý:

• Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ có thêm dấu hiệu đã xóa bỏ

• Hóa đơn sau khi bị xóa bỏ sẽ được cập nhật trạng thái thành: HĐ xóa bỏ trên các danh sách:
  • Phân hệ Bán hàng\tab Xuất hóa đơn
  • Phân hệ Kho\tab Chuyển kho
  • Phân hệ Hóa đơn điện tử

Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

Trường hợp 1: Hóa đơn bị xóa bỏ là hóa đơn đi kèm với một trong số các loại chứng từ sau: Chứng từ bán hàng, chứng từ giảm giá hàng bán, chứng từ trả lại hàng mua: sau khi xóa hóa đơn chương trình sẽ tự động sinh hóa đơn thay thế lập kèm với chứng từ gốc. Kế toán cần sửa lại chứng từ cho đúng và phát hành lại hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Trường hợp lập kèm với chứng từ bán hàng:

1. Vào phân hệ Bán hàng\tab Bán hàng.

2. Chọn chứng từ bán hàng cần sửa và phát hành lại HĐĐT. Nhấn Xem [hoặc nhấn đúp chuột vào chứng từ].

3. Nhấn Bỏ ghi, sau đó nhấn Sửa và sửa lại thông tin sai trên chứng từ bán hàng.

4. Nhấn Cất.

5. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• Trên tab Khác của chứng từ bán hàng sẽ hiển thị thông tin thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

• Hóa đơn thay thế khi in ra sẽ có thêm thông tin Hóa đơn thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Trường hợp 2: Hóa đơn bị xóa bỏ là chứng từ chuyển kho nội bộ, gửi bán đại lý, xuất hàng cho chi nhánh khác hoặc là hóa đơn độc lập. Với trường hợp này, Kế toán cần lập chứng từ hoặc hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ.

Ví dụ: Lập hóa đơn độc lập thay thế cho hóa đơn bị xóa bỏ

1. Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn.

2. Khai báo các thông tin của hóa đơn.

• Tại tab Khác: tích chọn ô Thay thế cho hóa đơn.
  • Nhấn vào biểu tượng kính lúp

• Thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn đã bị xóa bỏ cần thay thế, nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hóa đơn trên danh sách và nhấn Đồng ý.

3. Nhấn Cất.

4. Nhấn Phát hành HĐ điện tử và thực hiện các bước phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

Các hóa đơn thay thế sau khi được lập sẽ có trạng thái là HĐ thay thế trên các danh sách: