Nội dung tài liệu này hướng dẫn cách lưu ý một số vấn đề về việc gia hạn thời gian sử dụng chứng thư số cho thiết bị chữ ký số [USB Token].
Hướng dẫn thực hiện
Kiểm tra thời gian sử dụng chứng thư số.
Gia hạn dịch vụ chứng thư số, khi thời gian sử dụng chứng thư số cũ đã hoàn toàn hết hạn sử dụng.
Gia hạn dịch vụ chứng thư số khi thời gian sử dụng chứng thư số vẫn đang trong hạn sử dụng.
1. Kiểm tra thời gian sử dụng chứng thư số:
Thời gian sử dụng chứng thư số là khung thời gian được tính từ thời điểm kích hoạt thành công dịch vụ chứng thư số, trong khoảng thời gian từ 1 đến 3 năm, tùy vào việc đơn vị đăng ký sử dụng gói dịch vụ chữ ký số với nhà cung cấp trong bao lâu.
Để kiểm tra thời gian sử dụng này, người dùng thực hiện như sau:
Gắn thiết bị chữ ký số vào máy tính, góc phải bên dưới màn hình sẽ xuất hiện biểu tượng của nhà cung cấp chữ ký số SAFE-CA [*], nhấn đúp chuột vào biểu tượng này để mở chương trình quản lý thiết bị chữ ký số Token manager.
[*]: trường hợp không xuất hiện biểu tượng này, có thể mở cửa sổ My Computer, chọn vào ổ đĩa của thiết bị chữ ký số để cài đặt chương trình quản lý chữ ký số, được cung cấp mặc định theo thiết bị.
Nhấn chọn Chứng thư số, nhập mã PIN [*] của thiết bị để truy cập bảng thông tin chứng thư số.
[*]: mã PIN của thiết bị chữ ký số SAFE-CA mặc định từ nhà cung cấp là 123456, trường hợp nếu người dùng có thay đổi lại mã PIN này thì cần nhập chính xác thông tin mã PIN đã thay đổi mới có thể đăng nhập vào hệ thống kiểm tra. Lưu ý mã PIN được thay đổi trong phạm vi từ 6 đến 8 ký tự, nếu thay đổi lớn hơn 8 ký tự, khi người dùng ký nộp tờ khai qua mạng có thể phát sinh thông báo lỗi từ thiết bị chứng thư số.
Tuỳ chọn thông tin công ty, nhấn chọn Chứng thư số để tra cứu thông tin.
Xuất hiện bảng thông tin Chứng thư số, kiểm tra phần thông tin Valid from .../…/… to …/…/…, đây chính là thời gian sử dụng chứng thư số của thiết bị chữ ký số.
2. Gia hạn dịch vụ chứng thư số khi thời hạn sử dụng dịch vụ còn dưới 30 ngày
Trường hợp này, nhà cung cấp dịch vụ sẽ cập nhật vào thiết bị chữ ký số, thông tin 1 chứng thư số mới thay thế thông tin chứng thư số cũ đã hết hạn.
Sau khi gia hạn dịch vụ chứng thư số, đơn vị cần thực hiện cập nhật lại thông tin chứng thư số mới này với cơ quan chức năng, trên các phần mềm nghiệp vụ liên quan [TaxOnline, iBHXH, iHaiQuan, cổng giao dịch điện tử..] để có thể ký nộp hồ sơ giao dịch điện tử như bình thường.
3. Gia hạn dịch vụ chứng thư số khi thời hạn sử dụng dịch vụ còn trên 30 ngày [>=30 ngày]
Trường hợp này, khi thực hiện gia hạn dịch vụ chứng thư số, nhà cung cấp sẽ kiểm tra cập nhật cộng dồn thời gian chứng thư số cũ vào chung với hạn dùng chứng số mới được cấp.
Ví dụ: thời gian sử dụng chứng thư số của đơn vị từ 01/01/2020 đến 01/01/2021. Ngày 01/10/2020, đơn vị gia hạn tiếp dịch vụ chứng thư số 1 năm. Sau khi cung cấp dịch vụ và kích hoạt thành công chứng thư số mới, thời gian sử dụng chứng thư số này sẽ là từ 01/10/2020 đến 01/04/2022.
Lưu ý trong trường hợp gia hạn này, nếu đơn vị đang sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, thông quan điện tử [Hải quan]… việc cộng dồn thời gian sử dụng chứng thư số sẽ phát sinh vấn đề lỗi trong việc lập & ký chứng từ điện tử này.
Thời gian chứng thư số cũ sau khi được cộng dồn, sẽ không thể phục hồi lại trên hệ thống cơ sở dữ liệu, đây là quy định chung về việc cung cấp dịch vụ chứng thư số từ Bộ Thông tin Truyền thông.
Để đảm bảo trong vấn đề giao dịch điện tử và tránh phát sinh rủi ro trong những vấn đề nêu trên, đơn vị nếu gia hạn dịch vụ chứng thư số, có thể tạm thời vẫn sử dụng theo thời gian sử dụng cũ trên thiết bị, sau khi đã hết hạn hoàn toàn, thì thực hiện nạp thời gian chứng thư số mới để tiếp tục sử dụng.
Tại sao phải gia hạn chữ ký số?
Gia hạn chữ ký số là quá trình cập nhật thêm thời hạn, nhằm đảm bảo rằng việc nộp tờ khai thuế, nộp thuế điện tử, giao dịch điện tử và khai hải quan của bạn không bị gián đoạn.
Chứng thư số có thời hạn bao lâu?
Theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP, thời hạn mỗi chứng thư số có hiệu lực tối đa là 5 năm. MISA được cấp chứng thư số đến ngày 20/11/2024.
Chứng thư số đấu thầu qua mạng là gì?
Chứng thư số đấu thầu qua mạng được sử dụng nhằm cung cấp thông tin định danh về nhà thầu, đơn vị đấu thầu,... Chứng thư số là công cụ quan trọng để nhận biết các doanh nghiệp hoạt động trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Gia hạn chữ ký số là gì?
Gia hạn chữ ký số [Usb Token] là việc cập nhật thêm thời hạn sử dụng cho chữ kỹ số mà doanh nghiệp đã đăng ký. Đây là việc làm cần thiết để kéo dài thời gian sử dụng chữ ký điện tử để không làm gián đoạn các giao dịch ký số điện tử của doanh nghiệp.