Như bạn đã biết Excel là vua của các bảng tính, nhưng hiện nay Google đã cho ra đời một công cụ được sử dụng phổ biến như hiện nay đó là Google Sheet. Nó thực sự rất nhẹ dễ truy cập để sử dụng và thao tác đặc biệt là nó hoàn toàn miễn phí.
Khi làm việc với Google Sheet thì đôi khi chúng ta cần sử dụng dữ liệu từ một file Excel có sẵn. Trong trường hợp này thì bạn cần chuyển đổi qua lại giữa 2 định dạng này để tối ưu cho việc xử lý công việc của bạn. Sau đây mình sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi từ Excel sang Google Sheet và ngược lại.
Cách nhập tệp Excel vào Google Sheets
Đầu tiên bạn phải đăng nhập vào Google Drive để sử dụng. Bạn phải có tài khoản của Google , nếu bạn chưa có tài khoản Google bạn có thể tạo một tài khoản và mở khóa để sử dụng tất cả các ứng dụng Google như Google Docs, Sheets và Google Form. Google Sheets có thể hoạt động với các định dạng tập tin Excel sau: .xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab.
Nếu bạn cần mở một tập tin trong Google Sheets, trước tiên tập tin đó phải được lưu trữ trong Google Drive của bạn. Vì vậy, đầu tiên phải tải tập tin đó lên tài khoản Drive của bạn.
Tải tập tin Excel lên Google Drive
Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập Google Drive bằng cách nhập địa chỉ drive.google.com, rồi đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Bước 2: Ở trên cùng bên trái của màn hình Google Drive, bấm bạn chọn “New -> File Upload” sau đó thì chúng ta tìm đến file Excel trên máy tính của bạn.
Bước 3: Chọn tập tin Excel bạn muốn tải lên từ máy tính của mình, bằng cách kéo thả.
Bước 4: Các bước trên sẽ thêm tập tin Excel vào tài khoản Driver và giờ bạn có thể mở tập tin đó ngay cả khi máy tính chưa cài đặt Excel. Để xem nội dung tập tin, chỉ cần kích đúp vào tập tin đó. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tập tin Excel bình thường, chia sẻ và cộng tác với những người khác trên bảng dữ liệu bằng Google Sheets. Tất cả các thay đổi sẽ được lưu vào tập tin Excel gốc.
Cách xuất Tệp Sheets trở lại Excel
Giả sử bạn đã thực hiện một số thay đổi đối với bảng tính của mình trên Google Sheets và cần lưu lại bảng tính đó thành file Excel để tiếp tục làm việc bạn có thể làm điều đó nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột. Cách thực hiện như sau:
Nếu tập tin đó đang được mở trong Google Sheets. Truy cập vào menu File > Download > Microsoft Excel [.xls]
Lưu ý: Bạn cũng có tùy chọn lưu tập tin này ở các định dạng khác như PDF, HTML hoặc CSV.
Mặc dù người dùng có thể chuyển đổi qua lại giữa định dạng tập tin Excel và Google Sheets. Nhưng vẫn có một số vấn đề liên quan đến khả năng tương thích với một số tính năng nhất định mà bạn cần lưu ý gồm:
- Tập tin Excel được bảo vệ bằng mật khẩu thì bạn thể nhập tập tin đó vào Google Sheets cho nên muốn nhập vào thì bạn phải xóa mật khẩu đó trước khi thực hiện
- Các liên kết trong Excel sẽ không được tính trên Google Sheets
- Google Sheets không hỗ trợ PowerPivot, Power Query và tính năng Data Model của Excel.
- Google Sheet cũng không hỗ trợ các tập tin Excel có macro viết bằng VBA. Tuy nhiên thì các mã này có thể chuyển sang AppScript của Google Sheets khi bạn làm việc.
Nếu tập tin Excel có bất kỳ phần tử nào ở trên, những phần tử này sẽ bị ẩn, bị mất hoặc tệ hơn là bị thay đổi. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã loại bỏ các tính năng trên trước khi chuyển đổi.
Trong bài viết này, Thanh sẽ chia sẻ với các bạn 2 cách truy cập dữ liệu Google Sheets từ Power BI hoặc Excel sử dụng công cụ Power Query. Để làm được việc này, các bạn cần có sẵn tài khoản Google để có thể sử dụng được Google Sheets, máy tính của các bạn cần có sẵn Power Query trong Excel hoặc Power Query trong Power BI. Cách đầu tiên, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Publish to Web của Google Sheets, cách thứ hai, chúng ta sẽ sử dụng kiến thức về Google Apps Script để làm cho việc chia sẻ dữ liệu từ Google Sheets tới Power Query có nhiều lựa chọn hơn.Truy cập dữ liệu từ Google Sheets bằng cách sử dụng Publish to Web
Các bước thực hiện trong Google Sheets
Với cách làm này, chúng ta sẽ cần làm lần lượt các bước như sau: Bước 1: Trong tài liệu Google Sheets của bạn, bấm File > Publish to the Web Bước 2: Trong cửa sổ Publish to the Web, thiết lập lần lượt như hình minh họa:- Chọn thẻ Link
- Chọn tên sheet bạn muốn chia sẻ dữ liệu
- Chọn Web Page hoặc csv hay tsv đều được
- Copy đường link Google cho ta
- Lựa chọn này nếu được kích hoạt thì những thay đổi bạn thực hiện trên dữ liệu cũng được tự động chia sẻ.
Các bước thực hiện trong Power Query
Ở trong Power Query trên Excel hoặc Power Bi, bạn đều chọn Menu lấy dữ liệu From Web Sau đó, ở trong cửa số From Web, bạn sẽ dán URL đã chuẩn bị từ bước trước vào, rồi bấm OK Ở cửa sổ Access Web Content, bạn chọn Connect Nếu dữ liệu của bạn bị lỗi font chữ, hãy chọn encoding UTF-8 như hình bên dưới, sau đó bấm Transform Data để có thể xem lại dữ liệu 1 lần nữa Sau đó, dữ liệu đã được load hoàn thiện về Power Query.Truy cập dữ liệu từ Google Sheets bằng cách sử dụng Google Apps Script
Chuẩn bị phía bên Google Apps Script
Đầu tiên, chúng ta phải khởi động một đoạn Script mới từ Google Sheets bằng cách bấm vào Menu Tools > Script Editor Sau đó, chúng ta sẽ viết 1 đoạn code để trả dữ liệu về cho Power Query như sau:function doGet[e] {
const data = SpreadsheetApp
.getActive[]
.getSheetByName['data']
.getDataRange[]
.getValues[]
return ContentService
.createTextOutput[JSON.stringify[data]]
.setMimeType[ContentService.MimeType.JSON]
}