Hầu hết các sổ làm việc Excel đều có lỗi, trong một số trường hợp dẫn đến những “bất ngờ” khó chịu. Lỗi bảng tính có nhiều loại khác nhau. Một số trong số chúng rất dễ phát hiện nhưng những cái khác thì tinh vi hơn nhiều. Ví dụ: khi bạn quên cập nhật nguồn dữ liệu ngoài hoặc khi bạn sao chép công thức từ ô bên trên thay vì từ ô bên trái. Hoặc cuối cùng bạn đếm một số ô hai lần, v.v. vân vân
Vì có rất nhiều lỗi khác nhau, bài đăng trên blog này tập trung vào các lỗi công thức [vì chúng rất dễ tìm] và sẽ để lại các loại lỗi khác cho các bài đăng trên blog trong tương lai
Mục lục
Lỗi công thức là gì?
Như tên gọi, lỗi công thức là do công thức hoặc hàm trả về lỗi. Dưới đây là tổng quan
#DIV/0!. Một số được chia cho 0 hoặc một ô trống#N/A. Một giá trị không có sẵn cho một công thức hoặc hàm. e. g. VLOOKUP không tìm thấy kết quả phù hợp#NAME?. Một số văn bản không được nhận dạng trong một công thức. e. g. bạn sử dụng một phạm vi được đặt tên với một lỗi đánh máy#NULL!. Giao điểm của hai khu vực không giao nhau#NUM!. Một công thức hoặc hàm chứa các giá trị số không hợp lệ. e. g. nếuIRRkhông thể tìm thấy kết quả#REF!. Tham chiếu ô không hợp lệ. e. g. bạn đã xóa một ô được sử dụng trong một công thức khác#VALUE!. Có thể xảy ra nếu một công thức chứa các ô có kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang thêm hai ô và một ô là số và một ô là chữ cái
Excel cung cấp một số cách tích hợp để tìm lỗi trong công thức, chúng ta hãy lần lượt tìm hiểu chúng
Chuyển đến Đặc biệt
Trên tab Trang chủ của ruy-băng, đi tới _______ 8 > ________ 9 [hoặc qua ________ 10 và _______ 11]
sau đó chọn #N/A2 và kiểm tra #N/A3
Khi bạn nhấp vào #N/A4, Excel sẽ định dạng các ô có lỗi trên trang tính đang hoạt động của bạn bằng màu xám
Kiểm tra lỗi
Bạn cũng có thể lặp lại các lỗi theo cách thuận tiện hơn [thay vì chỉ đánh dấu chúng như chúng ta đã làm trong phần trước]. Chuyển đến tab #N/A2 trong dải băng của bạn và nhấp vào #N/A6 trong phần #N/A7. Điều này sẽ mở cửa sổ bật lên sau từ nơi bạn có thể nhấp vào #N/A8 để chuyển sang lỗi tiếp theo
Hỏi bổ trợ
Trong các phiên bản Excel gần đây hơn, Microsoft đã bao gồm phần bổ trợ Inquire. Nếu bạn không thấy tab #N/A9 trong dải băng của mình, hãy chuyển đến #NAME?0 > #NAME?1 > #NAME?2. Sau đó, ở dưới cùng bên dưới #NAME?3, chọn #NAME?4 và nhấp vào #NAME?5. Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn hộp bên cạnh #N/A9. Tab trong ruy-băng bây giờ sẽ hiển thị
Khi tab #N/A9 có sẵn trong dải băng, hãy nhấp vào #NAME?8 và bạn sẽ nhận được phân tích sâu rộng về nội dung sổ làm việc của mình. Ví dụ, bạn cũng có thể liệt kê các lỗi công thức của mình
Kiểm tra lỗi tự động
Theo mặc định, Excel hiển thị cho bạn các lỗi trong công thức [và một số lỗi khác] bằng cách đánh dấu ô bằng một hình tam giác màu lục ở góc trên bên trái của ô. Chọn ô và nhấp vào nút theo dõi lỗi xuất hiện. Điều này sẽ giải thích lỗi cũng như đề xuất trợ giúp về nó. Nếu lỗi mong các bạn bỏ qua
Để kiểm soát những lỗi nào được đánh dấu bằng hình tam giác màu xanh lục này, hãy truy cập #NAME?0 > #NAME?1 > #N/A2
đánh giá ngang hàng
Một cách hiệu quả để giảm lỗi và bổ sung tốt cho kiểm tra lỗi tự động là đánh giá ngang hàng. Đánh giá ngang hàng là thông lệ tiêu chuẩn trong phát triển phần mềm [i. e. một đồng nghiệp xem xét các thay đổi của bạn trước khi họ tìm đường vào cơ sở mã]
Đối với Excel, đây là một nhiệm vụ khó khăn trong thời gian dài nhất vì không có giải pháp tốt để kiểm soát phiên bản và đánh giá ngang hàng sổ làm việc Excel
xltrail, một giải pháp tương tự như GitHub hoặc SharePoint, làm cho nhiệm vụ đánh giá ngang hàng các thay đổi trong sổ làm việc Excel trở nên đơn giản. Nó cho phép bạn xem những gì đã thay đổi giữa hai phiên bản của tệp và hiển thị các thay đổi có thể đã xảy ra trong các trang hoặc cột ẩn
Ví dụ: ảnh chụp màn hình ở trên cho thấy việc xóa một cột [màu đỏ] đã gây ra rất nhiều lỗi #REF! có thể dễ dàng bị phát hiện trong quy trình đánh giá ngang hàng như thế nào
Sự kết luận
Chúng tôi đã xem xét một số cách khác nhau để phát hiện lỗi công thức trong Microsoft Excel. Hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét bên dưới phương pháp nào là phương pháp ưa thích của bạn hoặc nếu bạn sử dụng một kỹ thuật khác để phát hiện các loại lỗi này