Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế hay Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế trước khi được chuyển cho người mua, qua đó giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả. Người dùng có thể truy cập vào trang web của tổng cục thuế để tra cứu và kiểm tra thông tin hóa đơn.
Ngày 23/06/2015, BTC đã ban hành quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của CQT, theo đó, việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đã được áp dụng thí đểm cho 200 doanh nghiệp thuộc cục thuế Hà Nội và TP HCM.
Ngoài những thông tin cần có theo quy định trên hóa đơn hiện hành, hóa đơn điện tử có mã xác thực còn có thêm một số thông tin sau:
- Số xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp thông qua hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế.
- Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa, được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bên cạnh mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR, là mã vạch được đặt ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Mặc dù vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật.
Các mô hình cấp mã xác thực cho hóa đơn điện tử
Hiện có 2 mô hình cấp mã xác thực bao gồm:
- Mô hình xác thực hóa đơn phân tán là mô hình sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế và thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp. Sau khi doanh nghiệp lập, ký điện tử trên hóa đơn điện tử, hệ thống xử lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tự động chuyển thông tin sang hệ thống xác thực của cơ quan thuế đặt tại doanh nghiệp để xác nhận. Với hình thức này, doanh nghiệp phải định kỳ gửi dữ liệu về phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế [ICC].
- Mô hình cấp mã xác thực hoá đơn tập trung là mô hình sử dụng hệ thống thiết bị cấp mã xác thực đặt tại Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực hoá đơn cho doanh nghiệp. Sau khi nhận được hóa đơn điện tử doanh nghiệp gửi, phần mềm xử lý hóa đơn điện tử của tổng cục thuế [VAN] sẽ tự động kiểm tra các thông tin của doanh nghiệp, ký điện tử và gửi thông tin về phần mềm ICC. Sau đó, hóa đơn điện tử sẽ được gửi trả cho doanh nghiệp. Với hình thức này, hóa đơn điện tử có 2 trạng thái là “Thành công” và “Không thành công”.
Một số quy định liên quan đến hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Ngoài những yêu cầu cần có theo quy định của hóa đơn hiện hành hóa đơn điện tử có mã xác thực cần đáp ứng thêm một số yêu cầu sau:
- Trong ký hiệu mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không cần có tên liên hóa đơn.
- Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực ngay sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế [VAN] [Theo quy định hiện hành đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi thông báo phát hành với cơ quan thuế 05 ngày].
Thủ tục và Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử xác thực:
Điều kiện Đăng ký Hóa đơn điện tử xác thực:
- Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động;
- Có chứng thư số [Chữ ký số] theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực;
- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.
Thủ tục Đăng ký Hóa đơn điện tử xác thực:
- Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký áp dụng.
Việc áp dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn điện tử mới và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn điện tử. Bên cạnh đó, hoá đơn xác thực sẽ giúp giảm thiểu chi phí quản lí cho doanh nghiệp trong việc in, phát hành, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hoá đơn. Thêm vào đó, 95% doanh nghiệp hiện đang kê khai thuế qua mạng nên doanh nghiệp có thể dễ dàng tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã số xác thực là một trong những công cụ không thể thiếu của tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn có nhiều thắc mắc, câu hỏi cần giải đáp về hóa đơn điện tử. PTP-Invoice sẽ góp phần hỗ trợ giải đáp những câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp.
Đọc thêm
Hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định của Chính phủ và Tổng cục thuế, hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ giá trị pháp lý trước pháp luật như hóa đơn giấy truyền thống. Việc sử dụng hóa đơn điện tử được xây dưng, thông qua và có hiệu lực dựa trên những căn cứ pháp lý sau:
- Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8 bởi Quốc hội khóa XI, chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/03/2006.
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định số 04/2014/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP
- Nghị định số 12/2015/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 12/02/2015: Quy định chi tiết về thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.
- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, chỉnh lý, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC có hiệu lực từ ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính
- Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế
2. Cách xử lý khi phát hiện lỗi sai thông tin trên hóa đơn điện tử có mã số xác thực
Khi bên mua phát hiện có sai sót về thông tin trên hóa đơn điện tử có mã số xác thực cần liên hệ với bên bán [bên phát hành hóa đơn] để tiến hành xử lí sai sót. Trong trường hợp bên mua cần sử dụng hóa đơn điện tử để kiểm kê và khai thuế, bên mua và bên bán cần phối hợp với nhau để chỉnh lý hóa đơn:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và con dấu hợp pháp của hai bên
- Trong trường hợp bên bán đã tiến hành kê khai thuế cho hóa đơn lỗi, lập hóa đơn hủy bỏ hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới đã hiệu chỉnh cho bên mua hàng.
- Trong trường hợp bên bán chưa kê khai thuế, lập hóa đơn hiệu chỉnh, chỉnh lý sai sót.
3. Liên của hóa đơn điện tử có mã số xác thực
Một trong số những câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử xác thực chính là hóa đơn điện tử có liên hay không? Hóa đơn điện tử xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có liên. Bên bán, bên mua và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu thông tin trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.
4. Khách hàng có cần lưu trữ hóa đơn điện tử có mã số xác thực ở dạng giấy hay không?
Sau khi mua hàng, bên mua sẽ được bên bán gửi một file hóa đơn điện tử dưới dạng xml. Khách hàng không cần lưu trữ hóa đơn điện tử có ma số xác thực ở dạng giấy, khi cần có thể dễ dàng tra cứu trên trang thông tin của Tổng cục thuế. Trường hợp bên mua cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử xác thực và gửi cho khách hàng.
5. Phương thức thanh toán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã số xác thực
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã số xác thực, bên mua vẫn có thể thanh toán bằng mọi hình thức thanh toán như với hóa đơn giấy. Một số hình thức thanh toán thông dụng hiện nay:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Chuyển khoản
- Thanh toán bằng thẻ tín dụng
- Các hình thức khác
Thời gian thanh toán [trước hay sau khi nhận được hóa đơn] thì bên mua và bên bán có thể thỏa thuận đưa ra thống nhất phù hợp nhất với cả hai bên cũng như hình thức cung ứng hàng hóa.
Để được tư vấn kỹ hơn về những quy định cần biết về hóa đơn điện tử xác thực Quý Khách hàng hãy gọi 024 3877 6556 để nhận được sự tư vấn từ những chuyên gia đầu ngành của PTP-Invoice.
Xác minh hóa đơn có mã xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn được cấp mã xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Đối với loại hóa đơn này, khi sử dụng, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn để được cơ quan thuế cung cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực.
Hóa đơn điện tử xác thực là gì?
Hóa đơn điện tử xác thực [Hóa đơn điện tử có mã xác thực] là loại hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống xác thực. Số hóa đơn xác thực là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và do hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế cung cấp.
Mã xác nhận của cơ quan thuế là gì?
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.”.
Lấy số xác thực hóa đơn ở đâu?
Bước 1: Truy cập website Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ: //hoadondientu.gdt.gov.vn/. Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin có đánh dấu [*] màu đỏ, bao gồm: Mã số thuế [MST] người bán; Loại hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Số hóa đơn.