Microsoft Excel là ứng dụng kinh doanh hàng đầu thế giới trong hơn 3 thập kỷ. Quả thực với nhiều người, cái tên Excel đồng nghĩa với từ bảng tính. Theo Microsoft, ước tính cứ 5 người trưởng thành thì có 1 người trên hành tinh sử dụng Excel và không có dấu hiệu nào cho thấy điều đó sẽ sớm thay đổi. Khi nói đến tính linh hoạt và khả năng truy cập, không có gì vượt qua bảng tính để quản lý và phân tích dữ liệu
Với hàng trăm hàm nâng cao, Excel vẫn là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhưng Google Sheets là một giải pháp thay thế tốt. Vì là nền tảng đám mây nên Google Trang tính và các ứng dụng khác của Google Workspace [trước đây gọi là G Suite] rất dễ sử dụng, có thể truy cập từ mọi nơi và rất phù hợp để cộng tác. Bạn truy cập Google Trang tính qua trình duyệt web, vì vậy bạn không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào — tất cả những gì bạn cần là kết nối Internet
Mặc dù cơ bản hơn Excel một chút, nhưng Google Trang tính miễn phí và nó cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ một giải pháp thay thế tuyệt vời cho việc mua giấy phép Microsoft Office
Bất kỳ ai cũng có thể truy cập tệp Google Trang tính thông qua trình duyệt của họ, nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời trên cùng một trang tính và các thay đổi được lưu tự động. Trên hết, bạn có thể xem điều gì đang xảy ra với dữ liệu của mình trong thời gian thực
Cả hai công cụ đều có ưu và nhược điểm. Điều này có nghĩa là các công ty hiện nay thường sử dụng cả hai định dạng bảng tính. Do đó, nhiều người sẽ cần một cách chuyển Excel sang Google Sheets và ngược lại. Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là sử dụng tiện ích bổ sung của Sheetgo cho Excel và Google Trang tính
Google Drive giúp dễ dàng lưu trữ và truy cập các tệp của bạn trực tuyến trên đám mây, cho phép bạn truy cập chúng từ bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet. Nếu bạn tải tệp lên từ các chương trình tương thích như Microsoft Word hoặc Excel, bạn thậm chí có thể chỉnh sửa chúng trong Google Drive. Xem video dưới đây để tìm hiểu cách tải tệp lên Google Drive
Đang tải tệp lên Google Drive
Google Drive cung cấp cho bạn 15 gigabyte [15GB] dung lượng lưu trữ miễn phí để tải tệp lên từ máy tính của bạn và lưu trữ chúng trên đám mây. Có hai loại tệp chính mà bạn có thể lưu trữ trên Google Drive của mình
- Các tệp bạn có thể chỉnh sửa, chẳng hạn như tệp Microsoft Office, PDF và các tệp dựa trên văn bản khác
- Các tệp bạn không thể chỉnh sửa, như nhạc, video, lưu trữ nén [. zip] và hầu hết các tệp khác
Sau khi bạn tải tệp lên—bất kể đó là loại tệp gì—bạn sẽ có thể quản lý, sắp xếp, chia sẻ và truy cập tệp đó từ mọi nơi. Và vì các tệp trên Google Drive được đồng bộ hóa trên các thiết bị của bạn nên bạn sẽ luôn thấy phiên bản mới nhất của tệp
Bạn cũng có thể xem trước nhiều loại tệp khác nhau, ngay cả khi bạn không có phần mềm cần thiết cho tệp đó trên máy tính của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Google Drive để xem trước tệp Photoshop, ngay cả khi Photoshop chưa được cài đặt trên máy tính hiện tại của bạn
Chuyển đổi tệp sang định dạng Google Drive
Nếu bạn đang tải lên các tệp bạn định chỉnh sửa trực tuyến, bạn sẽ cần chuyển đổi chúng sang định dạng Google Drive. Chuyển đổi cho phép bạn chỉnh sửa tệp và cộng tác với những người khác một cách dễ dàng. Chỉ một số loại tệp nhất định—chẳng hạn như tệp Microsoft Office và tài liệu PDF—có thể được chuyển đổi sang định dạng Google Drive
Thật không may, chuyển đổi này không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Tùy thuộc vào mức độ định dạng được sử dụng trong tài liệu gốc, tài liệu được chuyển đổi có thể trông khá khác biệt, như minh họa trong ví dụ bên dưới
Các thay đổi về lượt chuyển đổi không phải lúc nào cũng mang tính thẩm mỹ—bạn thậm chí có thể mất thông tin từ tệp gốc. Bạn phải luôn xem lại tệp đã được chuyển đổi trước khi chia sẻ tệp đó với người khác. Hãy nhớ rằng bạn luôn có tùy chọn lưu trữ tệp của mình ở định dạng tệp gốc nếu bạn không muốn chỉnh sửa tệp trực tuyến
Tải lên tập tin và thư mục
Thật dễ dàng để tải tệp từ máy tính của bạn lên Google Drive. Nếu đang sử dụng trình duyệt web Google Chrome, bạn thậm chí có thể tải lên toàn bộ thư mục
Để tải lên một tập tin
- Từ Google Drive, định vị và chọn nút Mới, sau đó chọn Tải tệp lên
- Xác định vị trí và chọn [các] tệp bạn muốn tải lên, sau đó nhấp vào Mở
- [Các] tệp sẽ được tải lên Google Drive của bạn
Tùy thuộc vào trình duyệt và hệ điều hành của bạn, bạn có thể tải tệp lên bằng cách nhấp và kéo tệp từ máy tính vào Google Drive
Để tải lên một thư mục
Ghi chú. Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn đang truy cập Google Drive thông qua Google Chrome
- Nhấp vào nút Mới, sau đó chọn Tải lên thư mục
- Xác định vị trí và chọn thư mục bạn muốn tải lên, sau đó nhấp vào OK
- Thư mục và các tệp trong đó sẽ được tải lên Google Drive của bạn
Chuyển đổi tệp sang định dạng Google Tài liệu
Khi bạn tải lên một số loại tệp nhất định—chẳng hạn như tệp Microsoft Office hoặc tài liệu PDF—bạn sẽ chỉ có thể xem các tệp đó. Nếu muốn chỉnh sửa các loại tệp này trong Google Drive, bạn cần chuyển đổi chúng sang định dạng Google Tài liệu
Để chuyển đổi một tập tin
- Định vị và bấm đúp vào tệp bạn muốn chỉnh sửa
- Bản xem trước của tệp sẽ xuất hiện. Chọn Mở ở đầu màn hình
- Tệp sẽ được chuyển đổi thành tài liệu Google và xuất hiện trong tab mới
- Nếu bạn quay lại Google Drive của mình, bạn sẽ thấy rằng hiện có hai bản sao của tệp. tệp gốc và phiên bản mới ở định dạng Google Tài liệu
Bạn có thể đặt Google Drive tự động chuyển đổi các tệp của mình khi bạn tải chúng lên. Nhấp vào biểu tượng bánh răng, chọn Cài đặt, sau đó chọn hộp bên cạnh Chuyển đổi video tải lên