Các mô tả công việc thường liệt kê kỹ năng đàm phán như một tài sản mà các nhà tuyển dụng mong muốn ở một ứng viên. Nhưng khả năng đàm phán đòi hỏi sự kết hợp của nhiều khía cạnh trong giao tiếp và truyền thông. Những kỹ năng này cần được sử dụng với nhau để có thể đạt được kết quả tốt nhất. Một buổi đàm phán xảy ra khi hai bên hoặc một nhóm cá nhân không đồng ý về các giải pháp cho một vấn đề/mục tiêu cho một dự án/hợp đồng nào đó. Do vậy, để đàm phán thành công đòi hỏi hai bên phải đến với nhau và đưa ra một thỏa thuận mà cả hai bên đều chấp thuận.
Với những yêu cầu chung như vậy, đàm phán thành công đòi bạn phải có kỹ năng và thời gian rèn luyện. Vậy bạn cần phải làm gì để phát triển kỹ năng đàm phán? Hôm nay CareerLink.vn sẽ giới thiệu cho bạn 10 điều cần thiết để phát triển kỹ năng này.
Phân tích vấn đề
Để đàm phán hiệu quả bạn cần phân tích vấn đề để xác định quyền lợi của mỗi bên trong quá trình đàm phán. Việc phân tích vấn đề chi tiết giúp bạn xác định các vấn đề hiện có, vấn đề của các bên liên quan và các mục tiêu mong muốn cuối cùng. Ví dụ, trong một thỏa thuận về hợp đồng lao động, vấn đề thường được thương lượng là tiền lương hoặc trợ cấp. Khi đó, bạn nên xác định vấn đề mong muốn ở cả hai bên để có thể tìm ra một mức lương phù hợp đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Có sự chuẩn bị kỹ càng
Quá trình chuẩn bị bao gồm việc xác định mục tiêu, các khu vực có thể thương thảo và những phương án thay thế. Thêm vào đó, những người tham gia buổi đàm phán cần quan tâm về mối quan hệ giữa hai bên và xem lại những thảo luận trước đó để tìm những điểm có thể thảo luận thêm và có được mục tiêu hướng tới lần này. Những nội dung đã thống nhất trước đó sẽ là nền tảng để quá trình này diễn ra tốt đẹp.
Tích cực lắng nghe
Thành công lớn trong các buổi đàm phán đến từ quá trình lắng nghe nhau của các bên tham gia. Điều này thực sự quan trọng vì nó giúp tìm ra giải pháp có lợi cho đôi bên trong cuộc họp. Thay vì tốn thời gian để giải thích, thể hiện quan điểm của mình, các nhà đàm phán sẽ dành nhiều thời gian lắng nghe các bên khác.
Kiểm soát cảm xúc
Người có khả năng kiểm soát cảm xúc của mình sẽ chiếm ưu thế trong quá trình đàm phán. Các vấn đề gây tranh cãi trong quá trình họp có thể làm bạn cảm thấy bực bội, nhưng hãy luôn nhớ rằng việc thể hiện cảm xúc cá nhân lúc đó có thể dẫn đến kết quả không như mong muốn.
Ví dụ, đàm phán để tăng lương; nếu không đạt được mức lương như ý, việc bạn thể hiện sự thất vọng lúc này có thể gây ấn tượng không tốt với quản lý của bạn. Kỹ năng đàm phán rất quan trọng trong quá trình phấn đấu vì sự nghiệp cá nhân. Bạn nên có sự chuẩn bị kỹ càng về tâm lý khi đứng trước những lần đàm phán quan trọng như vậy.
Giao tiếp hiệu quả
Quá trình đàm phán muốn suôn sẻ thì người đàm phản phải có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Sự hiểu lầm có thể xảy ra nếu bạn không thể hiện chính xác những gì bạn mong muốn. Trong một cuộc thương lượng, một nhà thương thuyết hiệu quả cần truyền tải chính xác kết quả mong muốn và bảo vệ được lập trường của mình.
Thể hiện sự hợp tác và tinh thần đồng đội
Đàm phán không nhất thiết phải là cuộc trao đổi giữa một đối tác bên ngoài mà cũng có thể diễn ra giữa các cá nhân trong cùng một bộ phận, một tổ chức. Để thành công, bạn cần có thể hiện sự hợp tác, làm việc cùng nhau như một đội và nuôi dưỡng một bầu không khí tích cực trong quá trình đàm phán. Đàm phán tốt phải dựa trên hai mặt của vấn đề để cùng nhau tìm ra những giải pháp có lợi cho cả hai bên.
Giải quyết vấn đề triệt để
Những người giải quyết vấn đề tốt, hoặc tìm thấy những giải pháp có lợi cho đôi bên thường sẽ là những người có kỹ năng đàm phán hiệu quả. Thay vì chỉ tập trung nghĩ cho mục tiêu cuối cùng của cá nhân mình, người hiểu vấn đề sẽ cố gắng giải quyết vấn đề một cách đúng hướng, tìm được hướng đi cả hai bên đều đồng thuận và có một buổi thương lượng thành công.
Có khả năng ra quyết định
Các nhà lãnh đạo là những người thường xuyên tham gia vào những cuộc đàm phán, do đó đòi hỏi họ phải có những hành động và những quyết định dứt khoát trong quá trình này. Đây là điều cần thiết để có được những thỏa hiệp nhanh chóng, đặc biệt quan trọng trong việc chấm dứt bế tắc trong những thời điểm quan trọng.
Duy trì bầu không khí tích cực
Duy trì những mối quan hệ công việc tốt với những người tham gia vào quá trình đàm phán là một việc làm thông minh và mang lại hiệu quả cao. Với sự kiên nhẫn và khả năng thuyết phục người khác, các nhà đàm phán giỏi giúp duy trì một bầu không khí tích cực. Điều này được phát huy rõ nhất là trong những cuộc đàm phán khó khăn. Khi đó, bạn sẽ cảm thấy việc duy trì một bâu không khí tích cực là điều vô cùng quan trọng.
Đáng tin cậy
Các tiêu chuẩn đạo đức là điều cần có ở một nhà thương thuyết hiệu quả để tạo dựng một môi trường đáng tin cậy trong buổi đàm phán. Phải có sự tin tưởng lẫn nhau thì hai bên mới có thể có được những thỏa thuận quan trọng và đảm bảo những điều đã được thống nhất đồng thời được thực hiện. Một nhà đàm phán đáng tin sẽ thực hiện lời hứa của mình sau khi kết thúc đàm phán.
Trên đây là những điều CareerLink.vn muốn gửi tới các bạn để phát triển kỹ năng đàm phán của bản thân mình. Chúc các bạn thành công.
Thu Hiền
Muốn là một người giao tiếp giỏi bạn phải có đầy đủ các kỹ năng như giao tiếp, đàm phán, lắng nghe. Ngoài ra còn có kỹ năng quan sát, vậy bạn biết kỹ năng quan sát là gì hay chưa? Có những cách nào nâng cao kỹ năng quan sát. Cùng unica.vn tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Kỹ năng quan sát là gì?
Kỹ năng quan sát trong công việc đề cập đến khả năng sử dụng tất cả năm giác quan của bạn để nhận biết, phân tích và nhớ lại môi trường xung quanh. Thực hành này thường được kết hợp với chánh niệm vì nó khuyến khích bạn hiện diện và nhận thức về các chi tiết của cuộc sống hàng ngày của bạn.
>>> Xem ngay: DISC là gì? Hướng dẫn cách đọc biểu đồ DISC
Kỹ năng quan sát phụ thuộc vào một số khả năng và thuộc tính khác, chẳng hạn như:
Giao tiếp
Có lẽ một trong những khía cạnh quan trọng nhất của giao tiếp hiệu quả là khả năng lắng nghe tích cực. Khi sở hữu kỹ năng này, bạn có thể dành sự tập trung cho người đang nói, hiểu thông điệp của họ và trả lời một cách thích hợp và chu đáo.
Trí tuệ cảm xúc
Khả năng đánh giá và điều chỉnh cảm xúc của chính bạn cũng như nhận biết và đồng cảm với cảm xúc của người khác là một kỹ năng được gọi là trí tuệ cảm xúc . Mặc dù lợi ích chính của kỹ năng này là nó giúp bạn kết nối với những người xung quanh và xây dựng các mối quan hệ có ý nghĩa, nhưng nó cũng là một công cụ quan sát mạnh mẽ. Bằng cách xác định trạng thái cảm xúc của người khác, bạn có thể nhận ra tốt hơn cách bạn nên tương tác và phản ứng với những người xung quanh.
Quan sát cảm xúc của người khác
Tư duy phản biện
Khả năng suy nghĩ chín chắn của bạn có ảnh hưởng đáng kể đến kỹ năng quan sát của bạn. Tư duy phản biện , hoặc khả năng phân tích bối cảnh và sự kiện để bạn có thể hiểu thấu đáo một chủ đề hoặc vấn đề, đòi hỏi bạn phải giữ khách quan khi xác định vấn đề và phát triển các giải pháp hiệu quả.
Sự chú ý đến chi tiết
Chú ý đến chi tiết là khả năng tiếp cận và hoàn thành nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng và chính xác. Kỹ năng này đóng một vai trò quan trọng trong năng suất, nhưng nó cũng là chìa khóa để quan sát hiệu quả vì nó cho phép bạn nhận ra các chi tiết nhỏ và điều chỉnh hành động của mình để phù hợp với chúng.
Kỹ năng quan sát trong giao tiếp
- Trong giao tiếp hàng ngày, kỹ năng quan sát giúp chúng ta thấu hiểu được tâm tư tình cảm, thái đội của đối phương thông qua cử chỉ, hành động và những biểu hiện trên khuôn mặt. Nhìn vào đó ta biết họ đang vui hay buồn từ đó ta có được những cách ứng xử hợp lý.
- Quan sát trong giao tiếp giúp bạn phân tích và tiết chế những lời nói hay biểu lộ cảm xúc đến với đối phương như tâm sự đồng cảm và cho lời khuyên. Làm như vậy người đối diện sẽ cảm thấy tin tưởng và được tôn trọng hơn.
- Kỹ năng quan sát trong giao tiếp chính là tiền đề quan trọng giúp giao tiếp thành công cũng như làm cho mối quan hệ tốt đẹp hơn.
Cách cải thiện kỹ năng quan sát
1. Tìm kiếm thông tin chi tiết
Hãy dành một chút thời gian mỗi ngày để tạm dừng công việc bạn đang làm và cố gắng chọn ra càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt từ môi trường xung quanh bạn. Thường có những thứ lớn hoặc thu hút sự chú ý trong môi trường của bạn, nhưng hãy cố gắng di chuyển qua những đối tượng này để tìm một số thuộc tính nhỏ hơn, ít được chú ý hơn.
Ví dụ, bạn có thể ngay lập tức chú ý đến máy tính, ghế và bàn làm việc trong văn phòng của đồng nghiệp, nhưng hãy cố gắng tìm hiểu chi tiết về màu sơn, các vật dụng trên bàn làm việc, hình ảnh trên tường và thậm chí cả thảm trải sàn.
Tìm kiếm thông tin là một kỹ năng quan sát cốt lõi
2. Tránh sao nhãng
Các thiết bị điện tử, môi trường xung quanh bận rộn hay thậm chí là suy nghĩ của chính bạn có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung trong việc quan sát địa điểm và mọi người xung quanh. Thay vì nghe nhạc trên đường đi bộ hoặc đi làm, hãy thử chú ý đến âm thanh và điểm tham quan để xem bạn nhận thấy điều gì là cách tăng kỹ năng quan sát trong công việc.
3. Ghi nhật ký quan sát
Sẽ rất hữu ích khi bạn mang theo một cuốn nhật ký cầm tay để có thể viết hoặc vẽ những điều bạn nhận thấy. Bạn cũng có thể giữ một tài liệu trên máy tính của mình để quan sát những việc nhỏ trong ngày. Tập trung vào những thứ như:
- Các đối tượng xung quanh bạn, bao gồm vị trí, hình dạng, kích thước và màu sắc của chúng.
- Mọi người trình bày, bao gồm những gì họ đang làm và những gì họ đang mặc.
- Những thứ bạn nhìn, nghe, chạm, nếm và ngửi.
4. Định lượng mọi thứ khi bạn nhận thấy chúng
Khi bạn quan sát, hãy cố gắng càng cụ thể càng tốt. Một cách tuyệt vời để làm điều này là tránh những câu nói chung chung như, "Có một số người trong phòng nghỉ". Thay vào đó, hãy đếm chính xác xem có bao nhiêu người
5. Quan sát qua ánh mắt
- Trong quá trình giao tiếp bạn nên quan sát nét mặt của đối phương ví dụ như ánh mắt nếu họ chau mày, mắt trợn lên là họ đang bực tức về một điều gì đó hoặc mí mắt của đối phương mở to, chân mày sát vào nhau điều đó có nghĩa đói phương đang lo sợ một điều gì đó.
- Bạn hãy để ý vào ánh mắt của đối phương để có những biểu hiện hay thái độ đúng chuẩn với từng tình huống
Phương pháp rèn luyện kỹ năng quan sát trong giao tiếp
1. Cởi mở
- Bạn cần chuẩn bị tinh thần cởi mở trước khi quan sát một vấn đề gì đó. Hãy cởi mở để đón nhận các điều mới mẻ. Trên thực tế, những thứ bạn quan sát bắt nguồn từ những người thực hiện nhiều hành động khác nhau. Mỗi người lại có những suy nghĩ và cách làm riêng của mình. Vì thế, những suy nghĩ lối mòn sẽ đôi lúc khiến bạn có cái nhìn phiến diện đối với người xung quanh, các hành động của họ.
- Sự cởi mở cũng sẽ khiến bạn có cái nhìn rộng hơn. Nó sẽ khiến bạn có cái nhìn bao quát, từ nhiều khía cạnh từ đó có thể đưa ra các nhận định một cách chính xác hơn. Hãy chủ động đón nhận nhiều điều từ nhiều phía để có sự quan sát chính xác.
2. Có mục đích
- Hãy luyện tập kỹ năng quan sát trong công việc với mục đích rõ ràng. Bằng cách này, bạn đang chuẩn bị cho việc học hỏi những điều mới mẻ. Mục tiêu sẽ giúp bạn thu được hiệu quả nhiều hơn từ quá trình quan sát.
- Ví dụ, nếu bạn muốn trở thành một nhân viên Marketing tốt hơn, hãy quan sát các công việc của nhân viên marketing tốt khác. Các công việc, nhiệm vụ liên quan đến marketing. Không chú ý lan man tới những công việc khác quá nhiều để tránh bị xao lãng.
3. Quan sát đa giác quan
- Để có được sự quan sát chính xác nhất, nhân viên cần phải quan sát nhiều hơn chỉ là đôi mắt. Bạn cần phải quan sát bằng tai và cả sự cảm nhận. Tùy thuộc vào vấn đề bạn đang đánh giá mà bạn cần phải sử dụng nhiều giác quan trong việc quan sát, đánh giá.
- Không chỉ sử dụng mắt quan sát, bạn cần nghe những gì họ nói, chú ý đến ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, cử chỉ, giọng điệu. Quan sát toàn diện, sử dụng hết các giác quan và khả năng phán đoán của mình.
4. Loại bỏ các yếu tố gây phiền nhiễu
Độ chính xác bị phụ thuộc rất lớn bởi mức độ tập trung của bạn trong khi quan sát. Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng người quan sát nếu bị quấy nhiễu cần 15 phút để có thể tập trung trở lại. Hãy rèn luyện sự tập trung trong khi quan sát bằng việc bỏ ngoài tai những lời nói chuyện, những công việc không liên quan để có thể tiếp nhận các thông tin một cách tốt nhất.
5. Chú ý đến các chi tiết nhỏ
>>> Xem ngay: Bí quyết nâng cao hiệu suất công việc hiệu quả nhất
Mọi vấn đề đều được quyết định bởi những chi tiết rất nhỏ. Việc quan sát và nắm bắt được các chi tiết nhỏ sẽ khiến bạn trở thành người quan sát tốt hơn. Các chi tiết tuy nhỏ nhưng lại hàm chứa những lý do và có vai trò quan trọng đặc biệt trong sự kết nối các sự kiện, hiện tượng để có được phán đoán chính xác nhất. Bởi vậy, hãy để ý nhiều hơn đến các chi tiết nhỏ và bạn chắc chắn sẽ thấy được sự khác biệt trong chất lượng công việc của mình.
6. Không phán xét
- Việc phán xét sẽ khiến bạn mang có cái nhìn không bao quát và định kiến về vấn đề. Dẫn đến việc đánh giá thông tin dễ bị phiến diện. Đừng đưa ra các cảm xúc cá nhân trong khi quan sát bởi điều đó sẽ tạo ra sự thiên vị.
- Khi cảm xúc cá nhân hoặc định kiến bị kéo vào, bạn sẽ không còn nhìn thấy những gì đang diễn ra mà bạn chỉ thấy các sự việc, sự vật bị bóp méo theo nhận thức của bạn. Một người quan sát tốt sẽ bỏ qua cảm xúc cá nhân và nhìn mọi thứ theo cách chúng đang diễn ra.
- Kỹ năng quan sát cũng như bất cứ kỹ năng nào khác đều cần luyện tập để có kết quả tốt. Thông qua việc thực hành thường xuyên, bạn có thể rèn luyện não bộ và biến việc quan sát thành thói quen.
Kỹ năng quan sát rất quan trọng trong công việc. Tuy nhiên để công việc trở nên hiệu quả thì bạn cần sắp xếp được công việc cũng như cách triển khai. Tóm lại kỹ năng quan sát không phải là bẩm sinh mà do chúng ta rèn luyện qua những tình huống thường ngày trong giao tiếp.
Bỏ túi 4 kỹ năng quan sát trong công việc đã được bật mí ở trên phát triển bản thân một cách toàn diện và xuất sắc nhất. Đây được đánh giá là kỹ năng quan trọng nhất trong kỹ năng giao tiếp, bạn đọc có thể tham khảo thêm những khoá học tại Unica.
Chúc bạn thành công!
Tags: Giao tiếp