Excel là công cụ bảng tính hàng đầu thế giới với hơn nửa tỷ người dùng và Nhưng nó có thực sự nên được sử dụng theo cách này không?
Chà, nếu câu chuyện xin lỗi từ Vương quốc Anh này là bất cứ điều gì xảy ra, thì có lẽ không. Trở lại vào tháng 10 năm 2020, các ấn phẩm tin tức bao gồm The Guardian đã báo cáo rằng gần 16.000 người bị nhiễm vi-rút corona không được đưa vào số lượng ca nhiễm và nỗ lực truy tìm người tiếp xúc của Bộ Y tế Công cộng Anh. Nguyên nhân? .
Và mặc dù đây là một ví dụ khá cực đoan, nhưng nó chỉ ra những hạn chế của phần mềm phổ biến lâu dài. Đây hoàn toàn không phải là lý do duy nhất khiến Excel không tạo ra một cơ sở dữ liệu tuyệt vời, với mọi thứ từ sự khó sử dụng, vấn đề bảo mật và không có khả năng thực hiện phân tích khiến nó bị cản trở. Ở đây chúng tôi xem xét chi tiết các vấn đề phát sinh khi khai thác nó theo cách này và những gì các doanh nghiệp và cá nhân nên sử dụng thay thế.
Tại sao bạn không nên sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu
Không phù hợp để hợp tác
Mặc dù Excel được xây dựng để chia sẻ thông tin, nhưng nó hoạt động kém khi cần có sự cộng tác thực sự. Một hạn chế lớn đối với điều này là, để duy trì tính toàn vẹn, một bản sao chính duy nhất phải được duy trì. Điều này thường hạn chế quyền truy cập vào bản gốc đó cho một người tại một thời điểm thường yêu cầu "đăng ký" và "kiểm tra" tài liệu. Kết quả - làm chậm hoạt động kinh doanh và cản trở năng suất. Hơn nữa, lỗi người dùng có thể làm hỏng bản sao chính, chẳng hạn như công thức bị ghi đè và thiếu bất kỳ hoạt động kiểm tra và theo dõi lịch sử hiệu quả nào, các lỗi ẩn thường phát sinh. Những điều này có thể gây ra những tính toán sai lầm tai hại
phiên bản nhầm lẫn
Rất thường xuyên, chiến lược sao chép chính không được sử dụng. Thay vào đó, bảng tính có thể được chuyển từ người dùng này sang người dùng khác để cập nhật tuần tự hoặc được sao chép cho nhiều người để làm mới. Điều này đòi hỏi phải hợp nhất các tài liệu, đây là một bước tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi khác. Trong cả hai trường hợp, việc chia sẻ bảng tính giữa những người dùng có thể gây nhầm lẫn xung quanh tệp nào là bản sao "hiện tại". Điều này thường dẫn đến sự kém hiệu quả nghiêm trọng hoặc tệ hơn là các phiên bản sai được gửi giữa các bộ phận và thậm chí cho khách hàng, khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tại EASA, chúng tôi mô tả vấn đề này là "sự nhầm lẫn phiên bản"
Vấn đề an ninh
Mặc dù là một phần mềm phổ biến và được tạo ra bởi Microsoft, công ty công nghệ lớn thứ hai thế giới, Excel vẫn gặp phải những thiếu sót về bảo mật và còn lâu mới có thể bị hack. Chỉ một bảng tính “được bảo vệ” là không đủ để bảo vệ các tệp khỏi ý định trích xuất logic cốt lõi và dữ liệu độc quyền, gây rủi ro cho tài sản trí tuệ quan trọng. Hơn nữa, người dùng buộc phải chia sẻ tài liệu thông qua các phương thức như email, vốn dễ dàng được lưu trên các thiết bị lưu trữ di động và những điều này khiến họ càng dễ bị rơi vào tay kẻ xấu hơn.
không thể quản lý
Chúng tôi đã chỉ ra cách Excel không phải là một cơ sở dữ liệu tốt do các vấn đề của nó với lượng dữ liệu lớn và không chỉ nguy cơ hết dung lượng mới có thể ảnh hưởng đến người dùng. Bản thân phần mềm này rất thủ công và cực kỳ khó sử dụng. Mặc dù bạn có thể theo dõi, sắp xếp và lọc dữ liệu ở một mức độ nhất định, nhưng Excel thiếu khả năng phân tích, thao tác và lọc dữ liệu chuyên biệt hơn nhiều mà cơ sở dữ liệu quan hệ phù hợp có
Lỗi đầu vào
Mặc dù Excel cung cấp một số xác thực dữ liệu và bạn có thể xây dựng một số bẫy lỗi, nhưng những khả năng này bị hạn chế và thường đòi hỏi nỗ lực đáng kể để triển khai. Quá dễ dàng để các lỗi nhập liệu trong Excel làm hỏng mọi thứ cho doanh nghiệp. Chỉ một lỗi đánh máy có thể làm thay đổi lớn giá trị dự định đưa vào bảng tính, điều này có thể gây ra hậu quả tài chính khổng lồ trị giá hàng triệu hoặc thậm chí hàng tỷ đô la. Sự cố này phát triển về mặt hình học khi các lỗi được lan truyền, khi những người dùng khác truy cập và sử dụng các tệp Excel nhúng lỗi này
Tại sao bạn nên sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ thay thế
Vì vậy, chúng tôi đã đi đến kết luận rằng Excel thường tạo cơ sở dữ liệu kém. Nhưng những gì bạn nên sử dụng thay thế? . Nó lưu trữ một tập hợp các loại dữ liệu có thể được kết nối [có liên quan] với nhau dựa trên các mối quan hệ được xác định trước. Trong khi, giống như Excel, nó cũng sử dụng các bảng để chứa dữ liệu này, các mối quan hệ [quy tắc] giữa các bảng này có thể được sử dụng để liên kết và tham chiếu chéo chúng. Như vậy, Nó cung cấp các khả năng lớn hơn nhiều so với các “tệp phẳng” như Excel
Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ thông tin hiệu quả hơn
Như đã đề cập, dữ liệu trong bảng tính Excel luôn có nguy cơ bị xóa, ghi đè hoặc thay đổi do lỗi của con người. Loại lỗi này sẽ không xảy ra với cơ sở dữ liệu quan hệ vì loại dữ liệu đầu vào được xác định trước trong quá trình thiết kế của nó. Do đó, mỗi bảng sẽ không chấp nhận loại thông tin mà nó không được chỉ định lưu giữ
Cơ sở dữ liệu quan hệ có thể xử lý khối lượng lớn thông tin
Mặc dù Excel có thể lưu trữ khoảng một triệu hàng và 16.000 cột dữ liệu, nhưng điều này không đáng kể so với cơ sở dữ liệu quan hệ. Mặc dù lượng dữ liệu chính xác mà nó có thể chứa tùy thuộc vào kích thước tệp được hệ điều hành cụ thể cho phép, nhưng nó thường lớn hơn rất nhiều so với giới hạn của Excel
Nhiều người dùng có thể truy cập cùng một cơ sở dữ liệu
Không giống như sao chép và chia sẻ các tệp Excel, một cơ sở dữ liệu quan hệ duy nhất và trung tâm theo định nghĩa là bản sao chính, tạo điều kiện cộng tác và nâng cao năng suất
Cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh mẽ hơn
Việc cập nhật nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu quan hệ thường đơn giản hơn nhiều so với việc cập nhật trên các bảng tính khác nhau. Trong cơ sở dữ liệu, các thay đổi sẽ tự động được thực hiện trong các bảng khác nhau, trong khi mỗi bảng tính Excel phải được cập nhật thủ công
Cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp thao tác và phân tích dữ liệu lớn hơn
Mặc dù dữ liệu trong bảng tính có thể được sắp xếp và lọc, nhưng các khóa trong cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép thực hiện các chức năng truy vấn phức tạp hơn nhiều để có thể thu được tất cả các bản ghi phù hợp với các tiêu chí nhất định. Bạn cũng có thể tham khảo chéo dữ liệu và thực hiện các phép tính tổng hợp phức tạp trên các bảng khác nhau, điều không thể thực hiện được với nhiều bảng tính Excel
Vì vậy, những gì bắt được?
Cơ sở dữ liệu quan hệ gần như hoàn hảo. Tuy nhiên, có một cảnh báo lớn. Trong khi cung cấp chức năng chính xác lý tưởng cho dữ liệu, cơ sở dữ liệu quan hệ yêu cầu kiến thức và kinh nghiệm cụ thể để sử dụng và điều này tạo ra một rào cản đáng kể cho việc triển khai rộng rãi, dễ dàng. Nói cách khác, bạn cần được đào tạo đầy đủ về các kỹ thuật của chúng để vận hành chúng đúng cách, chứ đừng nói đến việc xây dựng chúng. Nếu những người không được đào tạo về sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ cần sử dụng chúng, điều đó có thể rất khó khăn hoặc thậm chí là không thể
Cách sử dụng bảng tính làm cơ sở dữ liệu với EASA
Mặc dù bạn không nên tự sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu, nhưng đây là cách bạn có thể khai thác bảng tính theo cách này. bằng cách sử dụng EASA. Điều này chuyển đổi các tệp Excel thành một ứng dụng web, với các bảng tính đóng vai trò là công cụ của nó. Có thể truy cập thông qua trình duyệt web, các tệp Excel cơ bản và logic vẫn được bảo mật trong mạng công ty [hoặc đám mây], nghĩa là người dùng chỉ chạm vào dữ liệu đầu vào để nhận kết quả đầu ra và không tự truy cập các tệp.
Thích hợp nhất, EASA đi kèm với cơ sở dữ liệu quan hệ của riêng mình và có thể tự động chuyển dữ liệu được lưu trữ trong các bảng tính riêng lẻ vào kho lưu trữ trung tâm này. Điều này sau đó cung cấp chức năng cơ sở dữ liệu thực tế ở mặt sau, trong khi vẫn duy trì khả năng tiếp tục sử dụng bảng tính như hiện tại. Có lẽ quan trọng nhất, EASA cho phép đưa vào chức năng cơ sở dữ liệu quan hệ mà không cần kiến thức chuyên môn thường được yêu cầu;
Nói chung, EASA tạo điều kiện cộng tác vì nhiều người có thể sử dụng ứng dụng cùng một lúc, cung cấp khả năng bảo mật dữ liệu cao hơn vì các bảng tính không cần phải được gửi giữa các cá nhân và loại bỏ nhầm lẫn phiên bản và lỗi nhập liệu vì người dùng không sử dụng ứng dụng thực tế. . Đó không phải là tất cả, và thậm chí còn có nhiều lợi ích hơn cho giải pháp
Tích hợp với nhiều loại cơ sở dữ liệu
EASA có thể được tích hợp với nhiều phần mềm và nguồn dữ liệu khác, bao gồm cả cơ sở dữ liệu. Nó có thể được tích hợp với nhiều cơ sở dữ liệu, cho phép các nguồn khác nhau cung cấp thông tin đồng thời. Các tích hợp điển hình khác bao gồm các hệ thống CRM như Salesforce, các chương trình ERP như SAP và phần mềm mô hình hóa và mô phỏng kỹ thuật
Loại bỏ các vấn đề tương thích Excel
Một vấn đề lớn khác với Excel mà chúng tôi chưa đề cập đến là thường những người dùng khác nhau có các phiên bản phần mềm hoặc cài đặt tương phản không khớp, điều này có thể ngăn bảng tính hoạt động bình thường, nếu có. Tuy nhiên, vì EASA chạy Excel trên các máy chủ chuyên dụng, an toàn nên vấn đề này hoàn toàn có thể tránh được. Tất cả những gì người dùng cần là một trình duyệt web
Cho phép giao diện tùy chỉnh, dựa trên trình duyệt
EASA là một nền tảng phát triển mã thấp, nghĩa là bạn có thể tạo giao diện người dùng tùy chỉnh của riêng mình mà không cần đến nhà phát triển. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tạo một ứng dụng xuất hiện không phải bảng tính với tính dễ sử dụng được nâng cao rất nhiều, phù hợp nhất với nhu cầu của bạn
Giúp bạn đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và quy định
EASA đảm bảo rằng bảng tính phù hợp, hiện tại luôn được sử dụng mà không có khả năng hoạt động với phiên bản lỗi thời. Nó cũng cung cấp một "dấu vết kiểm tra" về việc sử dụng, chẳng hạn như ai đã sử dụng ứng dụng nào, khi nào và với kết quả ra sao. Do đó, bạn có thể đáp ứng tốt hơn nhiều các yêu cầu tuân thủ và quy định