ThS. Lê Văn Năng
Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
1. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính và công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Thực trạng chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chỉnh
Hiện nay, quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin [CNTT] trong công tác quản lý hành chính gặp không ít khó khăn. Chưa hình thành được nguồn thông tin [dữ liệu] điện tử đủ nhiều và có chất lượng cao để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định hành chính kịp thời; nhất là kết quả tin học hóa chưa hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định hành chính cũng như đáp ứng đầy đủ thông tỉn của doanh nghiệp và nhân dân; hỗ trợ các ngành kinh tế – xã hội khác phát triển. Mặc dù hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ đã hình thành, nhưng việc vận hành các hệ thống thông tin điện tử đã triển khai trong thời gian qua còn có nhiều hạn chế, không đồng đều giữa các địa phương.
Bên cạnh những khó khăn về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, khó khăn lớn là quá trình cải cách hành chính nhà nước còn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc trong môi trường công nghệ mới. Đội ngũ lãnh đạo, công chức, viên chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Việc nhận thức vai trò của ứng dụng CNTT mang lại hiệu quả cho công tác quản lý điều hành nói chung còn thấp, thể hiện ở đầu tư cho tin học hóa, bố trí thời gian, nguồn nhân lực của Bộ, tỉnh cho chương trình tin học hóa còn thấp, tình trạng cát cứ thông tin vẫn diễn ra. Công tác thông tin tuyên truyền hiểu rõ lợi ích của ứng dụng CNTT còn chậm, tỷ lệ tham gia dịch vụ điện tử của Chính phủ còn thấp. Tình trạng chậm ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã làm ảnh hưởng đến tiến độ triển khai các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, không tổ chức được nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong các cơ quan hành chính nhà nước; không giải phóng được lưu lượng thông tin điện tử trao đổi trên mạng.
Tuy còn những hạn chế nhất định, cùng với sự cố gắng của các Bộ, ngành, ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trong việc ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Tạo ra một phương thức làm việc mới có sử dụng CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước, nâng cao hiệu quả làm việc của lãnh đạo, công chức, viên chức nhà nước. Nhiều cơ quan nhà nước đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính, thiết lập được hệ thống thông tin điện tử trong cả nước, hình thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, bao gồm trung tâm tích hợp dữ liệu của các Bộ, các tỉnh, mạng cục bộ [LAN] của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu bên trong của Bộ, tỉnh, mạng diện rộng liên kết các hệ thống tin học của Bộ, tỉnh. Trong đó điểm hội tụ của toàn hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ là cổng thông tin điện tử Chính phủ được khai trương và đưa vào vận hành.
Hệ thống thông tin điện tử của các bộ, tỉnh đã vận hành các phần mềm ứng dụng tin học hóa quản lý hành chính nhà nước và cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo của bộ, tỉnh và Thủ tướng Chính phủ.
Theo Báo cáo đánh giá xếp hạng trang/cổng thông tin và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin năm 2011, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và ủy ban nhân dân các các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã cung cấp gần 1000 dịch vụ công trực tuyến [có hơn 800 dịch vụ mức độ 3 và 8 dịch vụ mức độ 4]. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước cũng đã được nâng cao: tỷ lệ cán bộ thường xuyên sử dụng email khá cao, hơn 80% đối với cơ quan cấp Bộ, trên 60% ở cấp quận/huyện, số liệu khảo sát về lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2011 cũng cho thấy: có 110/169 cơ quan, tổ chức được khảo sát sử dụng phần mềm để đăng ký văn bản đi, đến và 101/169 cơ quan, tổ chức đã trao đổi văn bản điện tử qua mạng, trong đó chủ yếu là trao đổi thư điện tử trong nội bộ [63,3%], với cơ quan cấp trên [53,3%], cấp dưới [51,5%] và ngang cấp [57,4%].
1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ thì tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn:
– Được tạo lập ở dạng thông điệp dữ ỉiệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ;
– Được sổ hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
Trong đó, những đặc điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:
– Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu trữ lúc ban đầu;
– Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống thông qua mã phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại;
– Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được;
– Có tác giả, địa chỉ và thời gian tạo ra;
– Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung.
a] Đối với nhóm tài ỉiệu lưu trữ điện tử được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quả trình hoạt động của cơ quan, to chức, cá nhân
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Nội dung văn bản hướng dẫn quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Tuy nhiên, đây mới chỉ là công văn hướng dẫn chưa phải văn bản quy phạm pháp luật và nội dung văn bản chưa quy định điều kiện để bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập cũng như các yêu cầu của việc thu thập, lựa chọn, bảo quản, sử dụng đối với nhóm tài liệu này.
Do chưa có văn bản quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nên tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý điều hành, đặc biệt là hệ thống quản lý, xử lý văn bản chưa theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ về quy trình tạo lập, chuyển giao, xử lý và lưu trữ văn bản ở giai đoạn văn thư cũng như việc chuyển giao vào lưu trữ để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị lưu trữ của văn bản, tài liệu. Phần mềm ứng dụng quản lý văn bản hiện nay ở hầu hết các cơ quan chủ yếu xuất phát từ nhu cầu phục vụ xử lý thông tin nhanh bằng phương tiện điện tử, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả thông tin kịp thời. Việc bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng trụy cập của tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của tài liệu từ khi sản sinh, được lựa chọn để lưu trữ lâu dài chưa được thực hiện.
b] Đổi với nhóm tài liệu được sổ hỏa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trước đây và ngày nay ngoài tài liệu điện tử có rất nhiều tài liệu hình thành trên các vật mang tin khác. Việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác cũng là một nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan lưu trữ nhằm bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác.
Trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng. Cụ thể như sau:
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã số hoá được khoảng 5.000.000 trang ảnh, 2.500 giờ ghi âm, cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 [meta data], 1.500.000 hồ sơ, văn bản.
– Các Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh đã số hoá được khoảng: 12.000.000 trang ảnh, cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 [meta data], 4.500.000 hồ sơ, văn bản.
Đối với việc quản lý tài liệu số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Nội dung văn bản hướng dẫn mô tả thông tin đầu vào đối với các tài liệu, hồ sơ công việc, cơ quan lưu trữ, phông/sưu tập lưu trữ, hồ sơ lưu trữ, văn bản trong hồ sơ lưu trữ. Tuy nhiên, văn bản chưa có các quy định về định dạng dữ liệu để trao đổi và lưu trữ.
Từ những lý do trên dẫn đến những khó khăn trong việc chia sẻ thông tin, thu thập, nộp lưu giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân với lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng như việc bảo quản, sao lưu dự phòng, khôi phục dự phòng tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan lưu trữ.
2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới
2.1. Công tác tạo lập tài liệu lưu trữ điện tử
Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp và quản lý chữ ký điện tử, về xây dựng các quy định pháp lý đối với tài liệu điện tử, trong việc bảo đảm các yêu càu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin… có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Một khi, cơ quan lưu trữ không có thẩm quyền đối với sự sản sinh của tài liệu điện tử, thì sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp trong việc quản lý tài liệu điện tử.
Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010, Thủ tuớng Chính phủ đã quy định để bảo đảm môi trường pháp lý phải “Xây dựng quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc” và giao cho Bộ Nội vụ trách nhiệm “Chủ trì, phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng, ban hành quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc”. Luật Giao dịch điện tử cũng quy định về “Lưu trữ thông điệp dữ liệu” và “Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ”, về “Quản lý và sử dụng thông tin số”, Luật Công nghệ thông tin quy định việc cung cấp, trao đổi, truyền đưa, lưu trữ, sử dụng thông tin số phải bảo đảm không vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm của Luật và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Thực hiện nhiệm vụ này, trong thời gian tới cần phải có các quy định sau:
– Tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
– Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập và chuyển đổi theo thời gian ở môi trường điện tử ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
– Bộ Nội vụ chủ trì, phối họp với Bộ Thông tin và Truyền thông quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử và trách nhiệm của các cá nhân, đem vị trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
– Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu trên các vật mang tin khác sau khi tài liệu này đã được số hoá.
– Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số để xác nhận tài liệu sau khi số hoá để bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản sinh cho đến khi hết giá trị hiện hành. Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái phát triển, các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu liên tục phải cập nhật các thay đổi đó trong các hệ thống thông tin của mình bao gồm cả các tài liệu “sống” trong các hệ thống đó. Trong mỗi lần chuyển đổi tài liệu hình thành trong một hệ thống đã lỗi thời sang một hệ thống mới, bên cạnh những thay đổi có chủ định, những thay đổi không cố ý vẫn xảy ra vì mỗi công nghệ có một sự định dạng, cách thức tổ chức dữ liệu khác nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt hơn. Như vậy, sẽ hình thành một “quy trình bảo quản liên tục”. Quy trình này bắt đầu khi tài liệu được tạo lập theo đúng những yêu cầu về tính xác thực đã đặt ra và tiếp tục với việc ghi chép lại/tài liệu hoá toàn bộ những thay đổi đối với tài liệu cũng như các quá trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo và bảo quản tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu điện tử để lựa chọn cho lưu trữ, vì vậy phải bao gồm các hoạt động sau: thu thập thông tin về tài liệu và các bối cảnh của chúng; xác định giá trị của tài liệu; xác định tính khả thi của việc bảo quản tài liệu, và đưa ra quyết định đánh giá cuối cùng. Những thông tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập và về bối cảnh công nghệ – thông tin làm cơ sở và căn cứ vào đó, tài liệu được xem là xác thực. Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảo quản của tài liệu điện tử và tính xác thực của chúng. Tóm lại, việc xác định giá trị tài liệu bao gồm 4 phần:
– Phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu;
– Phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốt quá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này;
– Các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá phải được thực hiện ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu;
– Phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu. Đe bảo đảm các yêu cầu này, cần có những quy định theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2.3. Công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử
Việc lựa chọn các phương tiện và khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài liệu là yêu cầu cần phải được nghiên cứu, quy định bởi các cơ quan có thẩm quyền. Việc này, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, Australia … đầu tư nghiên cứu một cách có hệ thống. Ở Việt Nam, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 về việc công bố danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. Trong đó quy định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêu chuẩn về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; tiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả.
Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là sự nâng cấp nền tảng công nghệ. Phương tiện lưu trữ được thực hiện trong môi trường công nghệ này không thể sử dụng được trong môi trường công nghệ mới. Vì vậy, phải có những biện pháp kịp thời để xử lý. Cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử là vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu trữ trực tuyến…tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực.
Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ cho thấy bất kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mang tính nhất thời. Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quan lưu trữ. Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ. Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn đề: khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến. Chuyển giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ liệu sang băng, thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu, những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt. Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc và thoả thuận trước với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào các Lưu trữ lịch sử. Sau khi tài liệu được thu thập về các Lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: duy trì các thành phần của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu. Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khôi phục lại nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá và trình bày nó dưới dạng ban đầu. Định hướng quản lý trong thời gian tới như sau: Khi giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, hồ sơ phải tiếp tục phản ánh nội dung, cấu trúc và bối cảnh đã được hình thành. Hồ sơ phải được bảo vệ khỏi hư hỏng hoặc các hành vi hủy hoại, thay đổi; dữ liệu không bị thay đổi, xóa hay bị mất. Trước khi tiến hành giao nộp tài liệu, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải tiến hành kiểm tra chất lượng kỹ thuật để bảo đảm các yêu cầu về tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ.
2.4. Công tác tồ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Khác với các phương pháp lưu trữ truyền thống như lưu trữ trên giấy, băng từ, micro film hay một số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõ thế mạnh trên tất cả các phương diện như: có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, đối với các loại hình tài liệu, đối với nhiều phông; có thể phục vụ đồng thời nhiều độc giả cùng một thời điểm; có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện, bảo quản ở nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn của các cơ sở dữ liệu; cung cấp công cụ quản lý hiện đại cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc giả, quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản [nhiệt độ, độ ảm]. Đe tăng cường phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, định hướng quản lý trong thời gian tới như sau:
– Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải các thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
– Khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
– Tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không được kết nối và phục vụ sử dụng trên mạng diện rộng.
– Bộ Nội vụ hướng dẫn các chức năng cơ bản của phần mềm phục vụ công tác quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
– Triển khai phần mềm phục vụ công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ là nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu đồng bộ hoá dữ liệu và tích hợp dữ liệu từ các cơ quan lưu trữ; phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến đáp ứng yêu cầu ở mức độ 4:
+ Thông tin về quy trình, thủ tục thực hiện dịch vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến, các giấy tờ cần thiết, các bước tiến hành, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện dịch vụ;
+ Cho phép độc giả tải về mẫu đơn, hồ sơ để độc giả có thể in ra giấy, hoặc điền vào các mẫu đơn. Việc nộp lại hồ sơ sau khi hoàn thành được thực hiện qua đường bưu điện hoặc độc giả trực tiếp mang đến các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
+ Độc giả có thể điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến các mẫu đơn, sau khi điền xong tới các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Các yêu cầu đọc tài liệu và trả lời yêu cầu được thực hiện qua mạng. Tuy nhiên, việc thanh toán chi phí và trả kết quả sẽ được thực hiện khi độc giả đến trực tiếp các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
+ Ngoài các mức độ trên, việc thanh toán chi phí được thực hiện trực tuyến, việc phục vụ độc giả được thực hiện trực tuyến.
Hiện nay, Lưu trữ tại các nước phát triển, đã thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và số hóa tài liệu lưu trữ để xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ như các hệ thống thông tin: địa chính, thăm dò tài nguyên, nông nghiệp, khoa học công nghệ. Cùng với đó là các dịch vụ lưu trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin ngày càng phát triển với tốc độ nhanh chóng. Bởi vậy, vấn đề quản lý công tác: thu thập; xác định giá trị tài liệu; bảo quản an toàn; tổ chức khai thác, sử dụng; bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử là một vấn đề có tính cấp bách và cũng là thách thức cần phải được các cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền đầu tư nghiên cứu và ban hành các chính sách. Nếu không, có thể xảy ra việc các cơ quan lưu trữ không thể thu thập được tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; không bảo đảm tính toàn vẹn, tính xác thực trong quá trình thu thập và bảo quản; không bảo đảm được khả năng truy cập trong quá trình bảo quản do lạc hậu về công nghệ./.
Tài liệu tham khảo:
1. Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005.
2. Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006.
3. Luật Lưu trữ đuợc Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011.
4. Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP ngày 05 tháng 6 năm 2000 của Chính phủ về “Xây dựng và phát triển công nghệ phần mềm giai đoạn 2000 – 2005”.
5. Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
6. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
7. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
8. Nghị định số 71/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công nghệ thông tin.
9. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
10. Quyết định số 128/2000/QĐ-TTg ngày 20 tháng 11 năm 2000 của Thủ tuớng Chính Phủ về “Một số chính sách và biện pháp khuyến khích đầu tư vào phát triển công nghệ phần mền”.
11. Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg ngày 24 tháng 5 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình hành động triển khai Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị.
Nguồn: Kỷ yếu hội thảo khoa học