Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp cụ thể như thế nào và vì sao phải thực hiện thủ tục này? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây từ E-invoice!
1. Cần tiến hành hủy hóa đơn điện tử trong những trường hợp nào?
Để đảm bảo hủy hóa đơn điện tử đúng loại, tránh sai sót, trước tiên bạn cần nắm rõ những quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử. Theo đó, cần thực hiện hủy hóa đơn khi phát hiện có sai sót thuộc một trong những trường hợp dưới đây. Đồng thời, các đơn vị, tổ chức kinh doanh cũng phải lập hóa đơn điện tử thay thế. Cụ thể gồm: - Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ thì phát hiện sai sót về thông tin hiển thị trên hóa đơn. - Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng cả người mua lẫn người bán chưa thực hiện kê khai thuế.
Cùng với đó, theo Điểm a, Khoản 1, Điều 21, Thông tư 39/2014/TT-BTC, tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp: Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế [còn gọi là đóng mã số thuế] phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng. Còn theo Điểm b, Khoản 2, Điều 29 của Thông tư này: Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng [trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế], tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất. Như vậy, nếu doanh nghiệp giải thể, ngừng hoạt động kinh doanh thì trước khi giải thể phải thực hiện hủy toàn bộ hóa đơn của công ty. Tiếp đến sẽ làm công văn gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp để xin đóng mã số thuế và giải thể. Đây là thủ tục mang tính chất bắt buộc mà mọi công ty khi giải thể đều phải chủ động thực hiện theo đúng quy định hiện hành, tránh phát sinh những vướng mắc không đáng có. Trường hợp sau khi giải thể, doanh nghiệp mới tiến hành xử lý những tài sản tồn tại thì sẽ không còn hóa đơn để chứng minh cũng như xuất bán các tài sản đó. Lúc này, doanh nghiệp phải chịu xử phạt do đã vi phạm quy định hủy hóa đơn.
2. Phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể gồm mấy bước?
Về phương pháp hủy hóa đơn điện tử khi giải thể doanh nghiệp, các tổ chức cần nắm được cụ thể về trình tự, thủ tục hủy hóa đơn cũng như thành phần hồ sơ hủy hóa đơn để thực hiện đúng quy định.
2.1. Trình tự thủ tục hủy hóa đơn
Thủ tục hủy hóa đơn gồm những bước sau đây:
- Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức].
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Lưu ý, đối với hộ, cá nhân kinh doanh giải thể sẽ không cần phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn. \>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành.
2.2. Hồ sơ hủy hóa đơn
Về hồ sơ hủy hóa đơn điện tử khi công ty giải thể, thành phần hồ sơ sẽ bao gồm:
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy gồm: tên, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy; Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Những nội dung cần đưa ra trong thông báo này sẽ gồm: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy Hủy hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp liệu có khác nhiều so với hủy hóa đơn thông thường? Chuẩn bị hồ sơ hủy hóa đơn như thế nào? Có lẽ câu trả lời không phức tạp như bạn nghĩ đâu!
\>> Top những công việc kế toán nên ưu tiên thực hiện trong quý 1
1. Giải thể công ty có cần hủy hóa đơn?
Một doanh nghiệp không thể tiếp tục vận hành và tồn tại được nữa với tư cách là một chủ thể kinh doanh sẽ phải đi tới bước đường giải thể. Câu hỏi đặt ra là trong trường hợp đó, công ty đó có phải hủy hóa đơn không?
Câu trả lời là có. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Thông tư 39/2014/TT-BTC được ban hành vào ngày 31/03/2014, khi một doanh nghiệp quyết định giải thể [ngừng sử dụng mã số thuế và được chấp thuận bởi cơ quan thuế], doanh nghiệp đó sẽ không được dùng những hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng. Do đó, họ sẽ phải tiến hành hủy hóa đơn.
Cụ thể, theo quy định tại Khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC, 30 ngày kể từ ngày tổ chức, cá nhân thông báo với cơ quan là thời hạn tối đa dành cho việc hủy hóa đơn. Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo với tổ chức, cá nhân rằng hóa đơn đã hết giá trị sử dụng thì thời hạn hủy hóa đơn tối đa là 10 ngày kể từ ngày thông báo đó.
Lưu ý:
Hủy hóa đơn là việc bắt buộc phải làm của mỗi doanh nghiệp khi giải thể. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động và nghiêm túc thực hiện quy trình này nếu không muốn vi phạm quy định pháp luật Việt Nam, dẫn tới thiệt hại về tài chính, nguy cơ đối mặt với hình phạt hành chính hoặc hình sự và lãng phí thời gian không đáng có.
2. Quy trình hủy hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp
Để thực hiện đúng quy trình hủy hóa đơn khi giải thể công ty, doanh nghiệp phải nắm rõ các bước sau:
Lưu ý: Hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh không cần thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Thủ tục hủy hóa đơn khi giải thể yêu cầu bộ hồ sơ bao gồm:
– Biên bản hủy hóa đơn
– Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy
– Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Để hiểu kỹ hơn về quy trình này và cách điền các biên bản trên, đọc ngay bài viết “Giải đáp chi tiết mọi thắc mắc về thủ tục hủy hóa đơn” của UBot nhé!
3. Doanh nghiệp đã giải thể nhưng cần bán tài sản và hàng hóa thì xử lý như thế nào?
Nếu doanh nghiệp đã giải thể và có nhu cầu bán lại hàng hóa, tài sản của mình, họ cần phải có hóa đơn để giao cho người mua, nhưng do đã hoàn thành thủ tục hủy hóa đơn rồi nên nhiều doanh nghiệp gặp bối rối, không biết phải làm thế nào. Trong trường hợp này, theo quy định tại Khoản 2, Điều 13, Thông tư 39/2014/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ cấp lại hóa đơn lẻ là loại hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Khi cấp hóa đơn lẻ, họ sẽ phải:
+ Nộp thuế giá trị gia tăng theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.
+ Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo mức khoán với những mặt hàng tương ứng.
4. Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải thể và hủy hóa đơn nhanh gọn nhất
Quy trình giải thể doanh nghiệp và hủy hóa đơn đều tương đối phức tạp, dễ gặp sai sót nếu không cẩn thận. Do đó, để giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tiền bạc, UBot đề xuất vài giải pháp hữu ích như sau:
– Đối với việc giải thể, các doanh nghiệp có thể tìm đến những công ty, văn phòng luật uy tín để được tư vấn và trợ giúp. Các luật sư sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình đơn giản nhất nhưng vẫn chuẩn xác về mặt pháp lý, nếu có tình huống phát sinh, họ cũng sẽ đứng ra cùng bạn đối mặt và giải quyết nhanh chóng.
– Bên cạnh công ty luật, bạn cũng có thể tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ xử lý hóa đơn để gặp mặt đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình, luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn. UBot Invoice tự hào là một trong những đơn vị như thế!
\>> Giao việc xử lý hóa đơn cho robot có phải giải pháp tốt không?
Bài viết trên đã trả lời cụ thể và chi tiết cho câu hỏi “Hủy hóa đơn khi giải thể doanh nghiệp như thế nào?”. Nếu gặp bất cứ khó khăn nào khác trong quá trình xử lý hóa đơn, hãy liên hệ với UBot qua địa chỉ email: support@akabot.com hoặc Hotline: 0823 687 889 nhé!