Cách hạch toán nhiều hóa đơn điện tử trên misa

Cho phép hạch toán gộp nhiều hóa đơn trên Phiếu chi/Ủy nhiệm chi lọai mua ngoài có hóa đơn, Chứng từ nghiệp vụ khác để đáp ứng việc hạch toán gộp nhiều hóa đơn và phù hợp với thực tế phát sinh tại đơn vị.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ trước phiên bản R24:
  • Phần mềm AMIS Kế toán và phần mềm SME/ACT2.0 đang đáp ứng hạch toán khác nhau trên các chứng từ Phiếu chi/Ủy nhiệm chi [loại Chi mua ngoài có hóa đơn] và Chứng từ nghiệp vụ khác. Cụ thể như sau:
    • Đối với phần mềm SME/ACT2.0: Trên các chứng từ này tab Hóa đơn không dùng để hạch toán mà dùng để kê khai thuế.
    • Đối với phần mềm AMIS Kế toán: Trên các chứng từ này tab Hóa đơn vừa dùng để hạch toán, vừa dùng để kê khai lên bảng kê thuế.
  • Do cách đáp ứng khác nhau kể trên nên khi người dùng thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ SME/ACT2.0 lên AMIS Kế toán sẽ gặp phải sai lệch so với dữ liệu cũ, dẫn đến dữ liệu chuyển đổi lên không chính xác.
• Từ phiên bản R24 trở đi: Trên giao diện chi tiết Phiếu chi/Ủy nhiệm chi mua ngoài có hóa đơn và Chứng từ nghiệp vụ khác , chương trình bổ sung tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn, cho phép người dùng lựa chọn:
  • Nếu tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn [Hạch toán như SME/ACT2.0]: Tab Hóa đơn chỉ dùng để kê khai thuế, không đưa vào để hạch toán.
  • Nếu không tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn [Hạch toán như AMIS Kế toán hiện nay]: Tab Hóa đơn trên chứng từ vừa dùng để kê khai thuế, vừa dùng để hạch toán.

Chi tiết cách thực hiện:

• Trên Phiếu chi/Ủy nhiệm chi loại Chi mua ngoài có hóa đơn và Chứng từ nghiệp vụ khác [Loại Khác và người dùng tự thêm], chương trình bổ sung tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn.
• Chương trình đang ngầm định không tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn

Ví dụ: Trên giao diện Phiếu chi:

2.1. Trường hợp không tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn

Khi đó trên giao diện chứng từ sẽ hiển thị 2 tab: Tab Hạch toán và tab Kê khai hóa đơn:

• Tab Hạch toán:

• Tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế:
  • Dùng để hạch toán và kê khai lên bảng kê thuế
  • Mỗi dòng trên tab Hạch toán sẽ tương ứng với dòng thuế trên tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế.

2.2. Trường hợp tích chọn Hạch toán gộp nhiều hóa đơn

Khi đó trên giao diện chứng từ sẽ hiển thị 2 tab: Tab Hạch toán và Tab Kê khai hóa đơn:

• Tab Hạch toán:

• Tab Kê khai hóa đơn:
  • Chỉ dùng để kê khai lên bảng kê thuế, không dùng để hạch toán.
  • Các dòng trên tab Hạch toán sẽ độc lập với các dòng trên tab Kê khai hóa đơn.

2.3. Bổ sung cột Hạch toán gộp nhiều hóa đơn trên danh sách chứng từ

Trên danh sách chứng từ bổ sung cột Hạch toán gộp nhiều hóa đơn bao gồm các giá trị: Có/Không hoặc để trống:

Lưu ý: Cột Hạch toán gộp nhiều hóa đơn đang được ngầm định ẩn, để hiển thị cột này trên danh sách người dùng cần thực hiện tùy chỉnh giao diện theo hướng dẫn tại đây.

Cho phép lập các chứng từ mua hàng cho nhiều hóa đơn trong trường hợp mua hàng về nhập kho, mua hàng không qua kho, mua hàng nhập khẩu.

Cách thao tác:

Lập chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho

• Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn.
• Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho.

• Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay [bằng tiền mặc, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt].
• Lựa chọn chứng từ mua hàng cần lập có kèm hoá đơn hay không, nếu có thì đã nhận được chưa.
• Thông tin chung bao gồm các thông tin:
• * Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp .
  • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
  • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
  • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần [xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu].
  • …
    • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
    • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
    • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
    • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT [nếu có] của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan
    • Thông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá [nếu có]. Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước nhập kho:
• Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho

• Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, chọn Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn].
• Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho.

• Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay [bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt].
• Lựa chọn chứng từ mua hàng cần lập có kèm hoá đơn hay không, nếu có thì đã nhận được chưa.
• Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho:
  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần [xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu].
    • …
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Thông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng trong trường hợp mua hàng về đã có hoá đơn.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT [nếu có] của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
• Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho

• Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, chọn Thêm\Chứng từ mua hàng.
• Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu nhập kho.

• Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay [bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt].
• Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho:
  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
    • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần [xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu].
    • …
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT [nếu có] của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan
  • Thông tin phí trước hải quan: thực hiện phân bổ phí trước hải quan vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá [nếu có]
  • Thông tin phí hàng về kho: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá [nếu có].
• Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho

• Tại phân hệ Mua hàng, tab Mua hàng, chọn Thêm\Chứng từ mua hàng.
• Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu không qua kho.

• Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay [bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt].
• Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho:
  • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
    • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
    • Người nhận: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
    • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
    • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần [xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu].
    • …
  • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập.
  • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
  • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
  • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT [nếu có] của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan.
  • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo mua hàng.
• Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lưu ý:

1. Có thể lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng. Riêng với các chứng từ mua hàng không qua kho [trong nước và nhập khẩu] còn có thể lập chứng từ mua hàng từ lệnh sản xuất.

2. Với chứng từ mua hàng trong nước đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, khi khai tích chọn thông tin Nhận kèm hoá đơn và khai báo thêm thông tin về hoá đơn GTGT trên tab Thuế. Riêng với chứng từ mua hàng nhập khẩu, hệ thống sẽ luôn mặc định đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp.

3. Với chứng từ mua hàng có phát sinh chiết khấu tới từng mặt hàng, nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền [tương ứng với từng mặt hàng]. Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khấu chung cho cả hoá đơn mua hàng, thực hiện phân bổ chiết khấu cho từng mặt hàng trên hoá đơn.

4. Với chứng từ mua hàng về nhập kho có phát sinh chi phí mua hàng [vận chuyển, bốc xếp…], nếu muốn phân bổ các chi phí này vào giá trị nhập kho của từng mặt hàng được mua về, thực hiện chức năng phân bổ chi phí.

5. Với chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho, cần thực hiện phân bổ chi phí trước hải quan vào từng mặt hàng được mua về.

6. Sau khi lưu chứng từ mua hàng hoá, kế toán có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp [xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ].