Nếu bạn muốn gửi thư hàng loạt đến một danh sách địa chỉ mà bạn quản lý trong bảng tính Microsoft Excel, bạn có thể dùng tính năng phối thư của Microsoft Word. Quy trình phối thư tạo một trang chứa các nhãn thư mà bạn có thể in ra, mỗi nhãn trên trang đó sẽ chứa một địa chỉ từ danh sách.
Để tạo và in các nhãn thư, trước tiên bạn phải chuẩn bị dữ liệu trang tính trong Excel, rồi dùng Word để cấu hình, sắp xếp, xem lại và in các nhãn thư.
Dưới đây là một số mẹo cho việc chuẩn bị dữ liệu để phối thư. Hãy đảm bảo:
-
Tên cột trong bảng tính khớp với tên trường bạn muốn chèn vào nhãn.
-
Toàn bộ dữ liệu được phối sẽ xuất hiện trong trang tính đầu tiên ở bảng tính của bạn.
-
Dữ liệu mã bưu chính được định dạng đúng trong bảng tính để Word có thể đọc giá trị đúng cách.
-
Bảng tính Excel được sử dụng trong phối thư được lưu trữ trên máy cục bộ của bạn.
-
Các thay đổi hoặc bổ sung cho bảng tính đều được hoàn thành trước khi bảng tính được kết nối với tài liệu phối thư của bạn trong Word.
Lưu ý:Bạn có thể nhập thông tin từ bảng tính Excel của mình bằng cách nhập thông tin từ tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy [.csv] hoặc tệp văn bản [.txt], rồi sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để tạo bảng tính mới.
Để biết thêm thông tin, xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.
Khi bảng tính đã sẵn sàng, hãy lưu trữ bảng tính đó trên máy tính của bạn. Sau đó mở Word và làm theo các bước để In nhãn cho danh sách gửi thư của bạn