Cách khắc phục việc gửi mail bị lỗi word năm 2024

Vấn đề gửi Email bị vào Spam gây phiền toái và khiến thông điệp quan trọng không đến được người nhận. Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong môi trường doanh nghiệp, nơi mà mỗi email có thể mang lại cơ hội hoặc lường trước rủi ro. Hiểu được các nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng này và biết cách khắc phục sẽ giúp người dùng tối ưu hóa hiệu suất giao tiếp qua email.

Vì sao gửi Email bị vào Spam?

Để người dùng hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của bộ lọc mail, có thể nói rằng chúng được thiết kế với hàng loạt các tiêu chí nhất định. Mục đích của những tiêu chí này là để xác định liệu một mail có phải là thư rác hay không. Chẳng hạn, các cụm từ thường thấy trong spam như CLICK HERE hoặc MIỄN PHÍ! MUA NGAY sẽ được xem là “thông điệp rác”.

Mỗi tiêu chí được gán một giá trị điểm nhất định. Điểm số spam [spam score] của một mail được xác định bằng cách cộng tổng số điểm từ các tiêu chí mà mail đó đáp ứng.

Quá trình phân loại spam này dựa trên nhiều yếu tố khác nhau trong mail gửi đến, bao gồm tiêu đề [header], nội dung [body], chủ đề [subject], reverse DNS, URIBlacklist, từ khóa, và nhiều yếu tố khác.

Lý do gửi Email bị vào Spam

Lỗi phổ biến cần tránh khi gửi mail

Người dùng thường phạm phải một số lỗi khiến email của họ bị các bộ lọc spam chặn lại. Đây là một số lỗi phổ biến:

Việc sử dụng các cụm từ thường thấy trong thư rác, ví dụ như “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”.
Lạm dụng dấu chấm than, thể hiện qua việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than liên tiếp.
Viết toàn bộ nội dung mail bằng chữ hoa.
Sử dụng màu sắc chói lọi như đỏ hoặc xanh lá cây sáng trong nội dung mail.
Việc tạo HTML không chuyên nghiệp, thường xảy ra khi chuyển nội dung từ Microsoft Word sang HTML.
Gửi email chỉ chứa một hình ảnh lớn mà ít hoặc không có văn bản kèm theo. Do bộ lọc spam không thể “nhìn thấy” hình ảnh, nó có thể nghi ngờ về mục đích của mail.
Sử dụng từ “kiểm tra” trong tiêu đề mail.
Gửi mail tới nhiều người nhận trong cùng một tổ chức hoặc công ty, điều này có thể được hệ thống tường lửa của công ty đó coi là dấu hiệu của một cuộc tấn công spam.
Việc thiết kế mail HTML trong Microsoft Word và sau đó chuyển đổi nó thành file HTML.
Nội dung mail chứa các từ khóa “nhạy cảm”. Những từ này không nhất thiết phải liên quan đến chủ đề chính trị, tình dục hay ngôn ngữ tục tĩu, mà có thể là các từ khoá thường xuyên xuất hiện trên Internet hoặc được tìm kiếm nhiều trên Google, như “resort”, “gay”, “bất động sản”, “marketing”.

Dùng công cụ Postmaster để khắc phục gửi mail vào spam

Công cụ này cho phép kiểm tra dữ liệu của các mail đã gửi từ Office 365 và tìm thông tin từ domain của doanh nghiệp. Để sử dụng, người dùng cần một tài khoản Gmail thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào Postmaster Tools.
Bước 2: Khi đã đăng nhập, người dùng sẽ thấy biểu tượng dấu +, sử dụng nó để thêm domain của doanh nghiệp.
Bước 3: Tạo Record TXT với giá trị cung cấp bởi Google trên trang quản trị Domain.
Bước 4: Thực hiện xác minh là chủ sở hữu của Domain. Việc xác minh này có thể hoàn thành ngay hoặc lúc sau.
Bước 5: Sử dụng Outlook Office 365 với tài khoản của người dùng đã có phản ánh, tạo mail test để kiểm tra và xem kết quả.

Các thuật ngữ trong Postmaster Tools

Khi sử dụng Postmaster Tools, người dùng cần lưu ý một số thuật ngữ sau:

Spam Rate – Tỷ lệ thư rác: Chỉ số này phản ánh tỷ lệ giữa số mail gửi đi và số mail bị người dùng Gmail đánh dấu là Spam.
IP Reputation – Độ Uy tín của IP: Đánh giá và báo cáo tiêu cực về một IP, làm tăng khả năng các mail gửi từ IP này được coi là Spam.
Domain Reputation – Uy tín của Tên Miền: Nếu một tên miền nhận được nhiều đánh giá xấu hoặc báo cáo, các mail gửi từ tên miền đó có khả năng cao bị xem là Spam.
Feedback Loop: Chỉ số này đánh giá tỷ lệ thư rác trong một khoảng thời gian cụ thể.
Authentication – Chỉ số được xác thực: Cho thấy tỷ lệ các mail được chấp nhận qua các tiêu chuẩn SPF, DKIM, và DMARC so với tổng số mail cần được xác thực.
Encryption – Mã hóa: Tỷ lệ mail được mã hóa trong quá trình gửi.
Delivery Errors – Lỗi gửi thư: Chỉ số này thể hiện số lượng các mail bị từ chối hoặc không gửi được.
Các thuật ngữ của Postmaster

Xem thêm: Cách đồng bộ tệp với OneDrive trên Windows đơn giản nhất

Mẹo hạn chế tình trạng gửi Email bị vào Spam

Để đảm bảo mail luôn được gửi đến người nhận, hãy tìm hiểu và thực hiện các mẹo hữu ích dưới đây.

Tăng uy tín của IP server và domain

Các nhà cung cấp Dịch vụ Internet [ISP] thường xuyên ghi lại thông tin về địa chỉ IP và domain mà từ đó mail được gửi đi, đặc biệt là các mail quảng cáo. “Chất lượng của người gửi mail” được đánh giá qua các yếu tố như tỷ lệ mở mail, số lượng mail không được gửi thành công, và số người đánh dấu mail là spam.

Từ dữ liệu đó sẽ quyết định cách mà các nhà cung cấp Dịch vụ mail [ESP] xem xét địa chỉ IP và domain. Dựa trên những tiêu chí này, ESP sẽ xác định xem mail từ địa chỉ IP và domain đó có đủ đáng tin cậy để đưa vào hộp thư đến hay không.

Chất lượng danh sách mail

Phương pháp thường thấy của nhiều doanh nghiệp là mua danh sách mail tạo sẵn thay vì xây dựng từng bước một. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người nhận chỉ mở mail nếu nội dung thực sự phù hợp với nhu cầu của họ.

Ví dụ, không ai quan tâm đến quảng cáo nhà hàng hải sản nếu danh sách đối tượng cần gửi mail chủ yếu là những người ăn chay. Việc gửi mail không cân nhắc kỹ lưỡng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp.

Nội dung mail

Có trường hợp tỷ lệ mail vào hộp thư đến thấp do nội dung chứa quá nhiều từ được các ISP coi là SPAM. Các vấn đề cần quan tâm về nội dung bao gồm:

Tần suất xuất hiện của các từ thường được xem là spam, như “promotion”, “marketing”, “bonus”, “free”.
Chất lượng của các liên kết ngoài trong nội dung. Ví dụ, liên kết đến một trang web không phù hợp như trang khiêu dâm sẽ làm giảm giá trị của nội dung mail.
Tỷ lệ giữa hình ảnh và văn bản trong mail.
Kích thước của mail gửi đi. Mail có dung lượng lớn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tỷ lệ đặt vào hộp thư đến. Điều này có thể được giải thích là mail “nặng” yêu cầu ESP tải nhiều dữ liệu hơn, do đó họ có thể không cho vào hộp thư đến.
Uy tín của nguồn cung cấp liên kết hình ảnh.
Mức độ liên quan giữa nội dung và tiêu đề mail.

Lưu ý: Quan trọng là phải có văn bản dạng chữ [text] trong mail. Một mail chỉ chứa hình ảnh có nguy cơ cao bị coi là spam.

Nguồn gửi mail

Để cải thiện tỷ lệ mail vào hộp thư đến, người dùng không nên sử dụng các địa chỉ mail có dạng như [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], và các định dạng tương tự.

Khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ mail vào danh sách của họ

Đây là phương pháp hiệu quả nhất để tăng cơ hội gửi mail thành công. Việc khuyến khích khách hàng thêm địa chỉ mail vào danh sách liên hệ của họ được đánh giá là bước quan trọng nhất trong việc tăng tỷ lệ mail đến phần inbox của người nhận.

Đừng sử dụng quá nhiều “tiểu xảo” để lách bộ lọc mail

Không nên thêm các ký tự không cần thiết vào các từ để tránh bộ lọc, ví dụ viết f.r.e.e thay vì free.
Tránh tự động thêm các yếu tố như Re: hay Fwd: vào tiêu đề mail nhằm tạo vẻ tự nhiên một cách không chính đáng.
Không nên sử dụng nội dung lừa đảo, như tiêu đề gợi ý người nhận đã trúng giải thưởng nhưng bên trong lại yêu cầu thêm điều kiện.
Tránh lách luật của bộ lọc spam

Các từ ngữ cần tránh để gửi Email không bị vào Spam

1. !!! 26.

2. $$$

3. 100% free

4. Web traffic

5. ALL CAPITALS

6. All natural

7. As seen on

8. Attention

9. Bad credit

10. Bargain

11. Best price

12. Billion

13. Certified

14. Cost

15. Dear friend

16. Decision

17. Discount

18. Double your income

19. E.x.t.r.a. Punctuation

20. Eliminate debt

21. Extra income

22. Fast cash

23. Fees 47

24. Financial freedom

25. FREE 49

26. Guarantee

27. Hot

28. Increase

29. Join millions

30. Lose weight

31. Lowest price

32. Make money fast

33. Marketing

34. Million dollars

35. Money

36. Money making

37. No medical exams

38. No purchase necessary

39. Online pharmacy

40. Opportunity

41. Partners

42. Performance

43. Rates

44. Satisfaction guaranteed

45. Search engine listings

46. Selling

47. Success

48. T e x t w i t h g a p s

49. Trial

50. Visit our website

51.

1

52. 4U

53. 50% off

54. Accept credit cards

55. Additional income

56. Affordable

57. All new

58. Apply now

59. Apply online

60. Be your own boss

61. Buy direct

62. Call free

63. Cancel at anytime

64. Cash bonus

65. Cheap

66. Click here

67. Congratulations

68. Direct mail

69. Direct marketing

70. Don’t hesitate!

71. Drastically reduced

72. Earn $

73. Full refund

74. Get it now

75. Gift certificate

76. Great offer

77. Home based

78. Incredible deal

79. Information you requested

80. Insurance

81. Investment

82. Limited time offer

83. Message contains

84. No age restrictions

85. No experience

86. No gimmicks

87. No hidden cost

88. No questions asked

89. Offer

90. Online degree

91. Online marketing

92. Order Now

93. Passwords

94. Please read

95. Risk free

96. Save $

97. Serious cash

98. Special promotion

99. Urgent

Nên check điểm spam trước khi gửi mail

Sử dụng chương trình kiểm tra mail để đánh giá từ khóa, URL không phù hợp và tỷ lệ giữa hình ảnh và văn bản. Tuân thủ các tiêu chí này có thể giúp tăng tỷ lệ mail được gửi vào hộp thư đến.

Điều chỉnh cách gửi mail marketing theo kinh nghiệm

Xem xét kết quả từ các chiến dịch mail trước đây để tinh chỉnh và cải thiện quá trình. Hiểu rõ và cải tiến nội dung dựa trên kinh nghiệm sẽ giúp tăng tỷ lệ mail đến hộp thư đến.

Có mật độ gửi mail hợp lý

Việc gửi mail quá hiếm hoi, ví dụ 2 – 3 tháng một lần có thể khiến khách hàng quên và xóa thư. Ngược lại, gửi mail hàng ngày cũng có thể gây khó chịu, từ đó dẫn đến người nhận không mở mail và đánh dấu là spam.

Tránh để nội dung thư chỉ có một tấm hình

Nếu mail chỉ chứa một tấm hình, rất có khả năng nó sẽ bị chặn. Cần chú trọng chỉnh sửa bố cục và hình ảnh để mail có thể được gửi thẳng vào hộp thư đến khi bấm nút Send.

Chú ý các liên kết trong thư gửi đi

Các bộ lọc mail kiểm tra URL trong nội dung nếu phát hiện đường dẫn dẫn đến một domain không uy tín hoặc chứa thông tin giả mạo, nó có nguy cơ cao bị xếp vào SPAM. Nên tránh liên kết tới các địa chỉ chứa folder với chỉ 1 đến 2 ký tự, vì điều này được xem là dấu hiệu đáng ngờ.

Lưu ý đặt liên kết trong mail

Đừng sử dụng liên kết rút gọn

Các đường dẫn rút gọn làm cho bộ lọc không thể kiểm tra nội dung liên kết, từ đó tăng khả năng mail bị xếp vào phần “thư rác”.

Dùng HTML chuẩn

Tags HTML không phù hợp hoặc lỗi có thể làm giảm khả năng gửi mail thành công. Hãy sử dụng công cụ như //word2cleanhtml.com/ để tạo ra nội dung HTML chuẩn:

Tạo mail trên Microsoft Word, sau đó copy nội dung vào khung chuyển đổi và bấm vào nút “Convert to clean html”.
Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, copy nội dung đã chuyển đổi sang HTML chuẩn vào mail mới để gửi.

Một số lưu ý cuối cùng khi gửi mail

Bên cạnh những điều trên, người dùng cần lưu ý các yếu tố sau đây:

Không bao giờ thêm Javascript, mẫu code hoặc video vào mail. Việc này có thể làm tăng khả năng mail được xếp vào SPAM.
Tránh sao chép trực tiếp nội dung từ Word, Excel, Powerpoint, hoặc các ứng dụng tương tự. Việc này dẫn đến việc nhiều kiểu định dạng không mong muốn được chèn vào mail, làm khó khăn trong việc kiểm soát nội dung bởi cả người gửi và bộ lọc SPAM, dẫn đến rủi ro cao mail được xem là SPAM.
Không nên dùng cùng một cụm từ hay câu văn trong nội dung mail làm tiêu đề. Nếu tiêu đề và nội dung mail quá giống nhau, mail đó có khả năng cao được xếp vào loại thư rác. Ví dụ, nếu tiêu đề mail là “Đây là thư test” và nội dung cũng chỉ ghi “Đây là thư test”.

Lời kết

Đối mặt với thách thức của việc dùng Outlook gửi Email bị vào Spam nói chung và các nền tảng khác nói riêng là bước đầu tiên để cải thiện giao tiếp kinh doanh hiệu quả. Để người dùng có thể tận dụng tối đa công cụ giao tiếp này, việc chuyển đổi sang một nền tảng mail chuyên nghiệp và an toàn như Microsoft 365 Business [bao gồm: Outlook, Word, Excel và hàng loạt công cụ văn phòng hữu ích khác] là lựa chọn sáng suốt cho doanh nghiệp.

Hãy liên hệ FPT Smart Cloud ngay để nhận tư vấn chi tiết về gói dịch vụ Microsoft 365 Business, giúp người dùng nâng cao hiệu quả gửi mail, tránh tình trạng bị xếp vào spam, tăng năng suất công việc thông qua: