Khi làm việc với dữ liệu trong Excel, sớm hay muộn bạn sẽ phải so sánh dữ liệu. Điều này có thể là so sánh hai cột hoặc thậm chí dữ liệu trong các trang tính/workbook khác nhau.
Trong hướng dẫn Excel này, Quantrimang.com sẽ chỉ cho bạn các phương pháp khác nhau để so sánh dữ liệu trong hai cột trên Excel và tìm ra các kết quả giống hoặc khác nhau.
Hướng dẫn dùng hàm COUNTIF Excel
Các dạng hàm thống kê trên Excel đều là những hàm cơ bản trên Excel, như hàm COUNTIF chẳng hạn. Hàm COUNTIF dùng để đếm ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong phạm vi vùng điều kiện chỉ ra. Với hàm COUNTIF, người dùng có thể so sánh dữ liệu giữa 2 cột để tìm ra những dữ liệu khác nhau. Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh dữ liệu giữa 2 cột bằng hàm COUNTIF.
- Cách kết hợp hàm Sumif và hàm Vlookup trên Excel
- Cách tự động hiện tên khi nhập mã trong Excel
- Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel
Chẳng hạn chúng ta có danh sách nhập hàng trên Excel như dưới đây.
Bước 1:
Đầu tiên bạn bôi đen các dữ liệu ở cột 1 [Tổng kết 1], bỏ phần tiêu đề rồi đặt trỏ chuột tại ô Name Box ở bên trên để viết bất kỳ tên nào không dấu, viết liền như hình rồi nhấn Enter.
Bước 2:
Tiếp tục thực hiện như trên với cột 2 [Tổng kết 2] còn lại.
Bước 3:
Tại cột ở giữa 2 cột dữ liệu, click chuột tại ô trống ở phía trên rồi nhập công thức =COUNTIF[danhsach2,A5] và nhấn Enter. Chúng ta sẽ bắt đầu so sánh dữ liệu của cột danhsach1 với cột danhsach2, bắt đầu từ ô A5 của danhsach1.
Lưu ý tùy vào từng bản Excel mà chúng ta sử dụng dấu ; hoặc dấu , trong công thức. Nếu báo lỗi khi nhập hãy đổi lại dấu.
Bước 4:
Kết quả sẽ ra 1 như hình dưới đây. Nghĩa là sẽ có 1 dữ liệu Vải thô trùng với bên cột 2.
Kéo xuống bên dưới chúng ta sẽ được kết quả hoàn chỉnh, với việc so sánh dữ liệu ở cột 1 với cột 2. Số 1 sẽ là giá trị trùng nhau, chẳng hạn có Vải bò tại cột 1 và cột 2. Số 0 là giá trị không trùng nhau, chỉ có Vải ren ở cột 1 mà không có ở cột 2.
Bước 5:
Tiếp đến click chuột vào phần Name box rồi nhấn vào biểu tượng tam giác và chọn danhsach1.
Nhấn vào mục Conditional Formatting rồi chọn tiếp New Rule.… trong danh sách xổ xuống.
Bước 6:
Hiển thị hộp thoại mới New Format Rule, bạn click vào Use a formula to determine which cells to format.
Tại khung bên dưới chúng ta nhập công thức =COUNTIF[danhsach2,A5]=0. Nghĩa là bạn sẽ tìm các ô có giá trị bằng 0 trong danh sách 1. Tiếp tục nhấn vào nút Format.
Tại hộp thoại Format Cells bạn kích chọn tab Fill rồi chọn màu sắc để nhận diện, nhấn OK.
Trong phần Preview chúng ta sẽ nhìn thấy chữ được tô màu mà bạn đã chọn, nhấn OK.
Kết quả các giá trị trong cột 1 không có ở cột 2 sẽ được đánh dấu như hình.
Bước 7:
Với danh sách thứ 2 người dùng cũng click chuột vào ô Name box chọn danhsach 2. Sau đó cũng nhấn vào Conditional Formatting và chọn New Rule…
Tiếp đến chúng ta nhập công thức =COUNTIF[danhsach1,C5]=0 để tìm giá trị bằng 0 ở cột thứ 2 rồi chọn màu và nhấn OK.
Kết quả sẽ được bảng như hình dưới đây. Những dữ liệu không giống nhau ở cả 2 bảng sẽ đều được tô màu nhận biết để dễ dàng trong việc thống kê, kiểm kê số liệu.
Như vậy với hàm COUNTIF trên Excel chúng ta sẽ biết được số lượng các dữ liệu giống nhau khi so sánh giữa 2 cột. Những dữ liệu không trùng khớp sẽ được đánh dấu trong tài liệu.
Cách sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH trong Excel
Để so sánh hai cột, bạn cũng có thể sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH trong Excel. Bạn có thể hiển thị các giá trị giống nhau hoặc những giá trị duy nhất [khác biệt].
Hiển thị các giá trị giống nhau
Hãy bắt đầu bằng cách so sánh hai cột và hiển thị các giá trị giống nhau.
Bước 1: Hiển thị các giá trị giống nhau trong cột đầu tiên [những giá trị này cũng xuất hiện trong cột thứ hai].
Giải thích: Hàm MATCH trong ô C1 trả về số 5 [chữ A được tìm thấy ở vị trí 5 trong phạm vi B1:B7]. Kết quả là, hàm ISERROR trả về FALSE và hàm IF trả về giá trị trong ô A1. Hàm MATCH trong ô C4 trả về lỗi
N/A [không có chữ D trong phạm vi B1:B7]. Kết quả là, hàm ISERROR trả về TRUE và hàm IF trả về một chuỗi trống.
Bước 2: Bạn cũng có thể hiển thị các giá trị giống nhau trong cột thứ hai.
Lưu ý: Ở bước 1, ví dụ đã khớp từng giá trị trong cột đầu tiên với phạm vi trong cột thứ hai. Ở bước 2, ví dụ cũng khớp từng giá trị trong cột thứ hai với phạm vi trong cột đầu tiên.
Giá trị duy nhất trong mỗi cột
Bạn có muốn so sánh hai cột bằng cách hiển thị các giá trị duy nhất trong mỗi cột không? Chỉ cần hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
Bước 1: Hiển thị các giá trị duy nhất trong cột đầu tiên [các giá trị này không xuất hiện trong cột thứ hai].
Lưu ý: Hãy xem hình thứ hai trong phần trên để thấy rằng ví dụ đã hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
Bước 2: Bạn cũng có thể hiển thị các giá trị duy nhất trong cột thứ hai.
Lưu ý: Hãy xem hình thứ ba ở trên để thấy rằng ví dụ đã hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
So sánh từng hàng
Để so sánh từng hàng nhanh chóng, chỉ cần sử dụng hàm IF trong Excel.
Bước 1: Hàm IF trong ô C1 bên dưới trả về kết quả Match, vì giá trị trong ô A1 bằng giá trị trong ô B1.