Bất cứ ai trong nhóm có thể tạo các liên kết đến tập tin hoặc thư mục trong Dropbox của họ chia sẻ. Liên kết chia sẻ tương tự như gửi email đính kèm, nhưng linh hoạt hơn.
Dưới đây là một vài điều quan trọng cần nhớ về liên kết chia sẻ:
- Bất cứ khi nào họ đang truy cập trực tuyến mà họ liên kết đến phiên bản mới nhất của tập tin hoặc thư mục của bạn.
- Không có giới hạn kích thước tập tin, do đó, có thể đính kèm vào các tập tin thực sự lớn, hoặc thậm chí toàn bộ thư mục.
- Có thể được mật khẩu và / hoặc ngày hết hạn.
- Truy cập vào một liên kết có thể được giới hạn cho các thành viên chỉ.
Kiểm soát truy cập vào liên kết chia sẻ
Tất cả người dùng Dropbox Business có một vài cách để hạn chế truy cập vào các liên kết chia sẻ họ tạo ra:
- Có thể hạn chế những người có thể nhìn thấy liên kết bằng cách hạn chế quyền truy cập cho các thành viên chỉ hoặc bằng cách cho các liên kết một mật khẩu.
- Có thể thêm một ngày hết hạn vào liên kết để truy cập sẽ được gỡ bỏ sau một thời gian nhất định.
Team admins có thể thiết lập các thiết lập quyền truy cập cho các liên kết mới được chia sẻ từ bên trong Admin Console:
- Bạn có thể quyết định liệu các thành viên của tài khoản của bạn có thể chia sẻ liên kết với những người bên ngoài tài khoản Dropbox kinh doanh của bạn.
- Nếu bạn cho phép chia sẻ bên ngoài, bạn cũng có thể chỉ định quyền riêng tư lập mặc định cho liên kết mới.
Giám sát liên kết chia sẻ
Team admins và user management admins có thể theo dõi khi người ta tạo ra các liên kết chia sẻ bằng cách sử dụng các tab Hoạt động bên trong Admin Console.
Để giám sát hoạt động chia sẻ:
- Đăng nhập vào Dropbox với tài khoản quản trị của bạn và bấm vào Admin Console trong thanh bên trái.
- Nhấp vào tab Hoạt động ở phía bên trái của trang.
- Nhấp chuột vào trình đơn thả xuống ở phía trên cùng của trang và chọn Sharing.
Nhật ký chia sẻ theo dõi mọi hành động chia sẻ trên tài khoản Dropbox Business của bạn. Quan điểm trên Bảng điều khiển không hiển thị tất cả các sự kiện, nhưng bạn có thể tạo ra một bản báo cáo đầy đủ chia sẻ nếu bạn cần thông tin chi tiết hơn.
Loại bỏ các liên kết chia sẻ
Quản trị viên có thể loại bỏ các liên kết chia sẻ bởi các thành viên trong Dropbox Business của mình thông qua các Admin Console hoặc các trang liên kết xem trước chia sẻ.
Thực hiện theo 3 bước: 1- Đăng ký tài khoản dropbox miễn phí; 2- Cài đặt trên máy tính ở cty/cquan/trường học, điện thoại, máy tính bảng…; 3- Đăng nhập account Dropbox của bạn vào tất cả các thiết bị cần đồng bộ, sau khi đồng bộ tất cả các thiết bị này sẽ có chung thư mục Dropbox chứa dữ liệu chung.
3- Làm sao lưu trữ dữ liệu giống nhau cho một nhóm làm việc? Dropbox có chức năng Sharefolder. Trong Sharefolder bạn có thể thêm vào một nhóm người có thể truy cập vào thư mục này qua email. Sau quá trình xác nhận hoàn tất, nhóm làm việc sẽ có chung một cơ sở dữ liệu làm việc trong thư mục Sharefolder.
4- Làm sao backup tiến trình làm việc? Soạn văn bản bằng word nhưng lỡ xóa nhầm files hoặc version của văn bản? Ở Việt Nam thường hay mất điện , vì vậy đôi khi mất dữ liệu khi đang soạn văn bản… Giải pháp là bạn tạo files văn bản trong thư mục Dropbox, tất cả các phiên bản thay đổi khi chúng ta save văn bản sẽ được lưu lại. Trong trường hợp cần phục hồi files lỡ xóa hoặc phiên bản cũ trước khi ta sữa, chỉ cần vào Dropbox phục hồi lại.
5- Làm sao chia sẽ dữ liệu cho bạn bè download? Sau quá trình đồng bộ dữ liệu trên máy tính và “đám mây” Dropbox hoàn tất, muốn share file nào chỉ cần copy đường link và share cho bạn bè.
6- Làm sao để các outlook email trên các máy khác nhau đồng bộ với nhau? Giải pháp là đặt Outlook files data của chương trình Outlook trên các máy khác nhau vào chung một vị trí trong thư mục Dropbox.
7- Làm sao để đồng bộ thư viện Endnote? Khi làm nghiên cứu khoa học, chương trình Endnote là một công cụ hữu dụng để quản lý cơ sở dữ liệu và hỗ trợ công việc nghiên cứu của bạn [publishing and managing bibliographies, citations and references…].
Trình duyệt lưu trữ, chia sẻ dữ liệu hình ảnh, tài liệu,... miễn phí Dropbox là vô cùng hữu ích. Nhưng làm sao để sử dụng, cài đặt về máy hay tạo tài khoản như thế nào? Chỉ với vài thao tác đơn giản dưới đây bạn có thể tải và sử dụng Dropbox vô cùng dễ dàng.
Dropbox là gì? Giới thiệu về Dropbox
Dropbox là gì?
Dropbox là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến, người dùng có thể sử dụng Dropbox để lưu lại những văn bản, tệp tin, hình ảnh, dữ liệu quan trọng mà không mất một khoản phí nào. Công cụ này ra mắt vào năm 2008 bởi Arash Ferdowsi, Drew Houston thuộc công ty Dropbox.
Hơn thế nữa Dropbox còn hỗ trợ nhiều thiết bị trên các hệ điều hành phổ biến nhất hiện nay như iOS, Android, Mac OS X, Linux, Microsoft Windows,...
Dropbox là ứng dụng lưu trữ đám mây [Nguồn: Internet]
Tính năng chính của Dropbox
- Tính năng chính của Dropbox là cho phép người dùng lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ các loại dữ liệu như tệp tin, hình ảnh, tài liệu, âm thanh, video,...
- Khi tải hay chia sẻ dữ liệu bạn có thể đánh dấu và phân loại tệp quan trọng để truy cập nhanh hơn.
- Tính năng sao lưu dữ liệu của Dropbox sẽ khiến bạn yên tâm hơn khi thao tác vì có thể dễ dàng khôi phục lại toàn bộ dữ liệu đã xóa.
- Đồng bộ có chọn lọc, người dùng có thể chọn từng tệp hay thư mục cần sao lưu thay bị đồng bộ tất cả. Điều này giúp được tiết kiệm được thời gian và tối ưu dung lượng lưu trữ.
- Hạn chế tối đa sự cố về mạng yếu, máy tính không thể kết nối wifi, 4G với tính năng làm việc ngoại tuyến. Dù ở văn phòng hay ở ngoài bạn cũng thể tiếp tục làm việc trên tệp mà không cần mạng internet.
- Tính năng Dropbox Paper tạo không gian làm việc chung, tập hợp nhiều ý tưởng của các thành viên. Với Paper các bạn có thể tạo, chỉnh sửa, duyệt, quản lý, sắp xếp dữ liệu trực tuyến.
Các tính năng hữu ích của ứng dụng Dropbox [Nguồn: Internet]
Chi phí sử dụng Dropbox
Dropbox cung cấp cho người dùng sử dụng ở hai phiên bản dùng thử miễn phí và trả phí. Khi đăng ký sử dụng bản miễn phí bạn sẽ sở hữu 2GB dung lượng lưu trữ trên Dropbox.
Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dữ liệu đám mây Dropbox thường xuyên và cần lưu nhiều dữ liệu quan trọng. Thì bạn có thể cân nhắc gói dịch vụ Plus với 2TB với phí dịch vụ là $11.99 /tháng. Ngoài ra bạn có thể truy cập //www.dropbox.com/buy để tham khảo nhiều gói dịch vụ nâng cao hơn cho nhóm làm việc hay doanh nghiệp.
Cách tạo tài khoản Dropbox
Bước 1: Truy cập vào đường link sau: //www.dropbox.com/login, giao diện sẽ xuất hiện bảng đăng nhập tài khoản. Chọn Create an account ở góc phải để tiến hành đăng kí tài khoản.
Tiến hành đăng kí tài khoản Dropbox mới [Nguồn: Internet]
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin bao gồm Họ tên, địa chỉ email và mật khẩu. Sau đó nhấn vào nút Create an account màu xanh bên dưới bảng.
Nhập đầy đủ thông tin [Nguồn: Internet]
Ngoài ra để đăng ký nhanh hơn bạn có thể chọn cách Sign up with Google để tạo nhanh Dropbox bằng tài khoản Google được lưu trong trình duyệt.
Bạn có thể nhấn vào Sign in with Google để đăng ký tài khoản nhanh hơn thông qua tài khoản Gmail của mình.
Cách sử dụng Dropbox trên trình duyệt
Bước 1: Truy cập trang web Dropbox trên PC, laptop bằng trình duyệt Google Chrome hay Cốc Cốc.
Sau khi tạo tài khoản Dropbox thành công bạn hãy truy cập vào //www.dropbox.com/login lần sữa để đăng nhập tài khoản. Sau đó hãy nhập chính xác email và mật khẩu > Nhấn Sign in.
Đăng nhập Dropbox trên PC [Nguồn: Internet]
Mẹo hay: Để đăng nhập nhanh bạn có thể chọn Sign in with Google hay Sign in with Apple.
Bước 2: Sử dụng các tính năng của Dropbox
Dịch vụ lưu trữ Dropbox trên trình duyệt web sẽ xuất hiện giao diện với các tính năng có sẵn như
- Upload files: Tải và lưu trữ tệp tin.
- Upload folder: Tải và lưu trữ thư mục.
- New folder: Tạo thư mục mới.
- New shared folder: Tạo thư mục mới để chia sẻ với người khác.
Sử dụng các tính năng của Dropbox như tạo và lưu trữ tệp hoặc thư mục [Nguồn: Internet]
Nếu bạn sử dụng nút Create new file trên màn hình của công cụ sẽ xuất hiện các công cụ như Dropbox Paper, công cụ của Microsoft Office hay Google như hình bên dưới.
- Dropbox Paper: mang tính năng tương tự như Google Docs, cho phép nhiều người cùng cùng truy cập để soạn thảo văn bản online, comment, chỉnh sửa văn bản nhanh chóng, thuận tiện.
- Công cụ Microsoft Office: Bao gồm các công cụ Word, Excel và PowerPoint.
- Công cụ của Google: Bao gồm Docs, Sheets và Slides.
Dropbox còn tích hợp các công cụ của Google và Microsoft [Nguồn: Internet]
Cách tải về và sử dụng Dropbox trên máy tính
Tải và cài đặt Dropbox trên máy tính
Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào ĐÂY để tải Dropbox về máy tính. File được tải về trong thư mục mặc định là Downloads. Tiếp tục click đúp chuột trái vào file có tên DropboxInstaller.exe để bắt đầu quá trình cài đặt.
Tải và mở file Dropbox trên máy tính [Nguồn: Internet]
Lúc này, Dropbox sẽ tiến hành cài đặt lên máy tính của bạn.
Bạn click vào file có tên DropboxInstaller để bắt đầu quá trình cài đặt [Nguồn: Internet]
Bước 2: Khi cài đặt xong trên giao diện của phần mềm trên máy tính bạn điền chính xác địa chỉ Email và mật khẩu đã đăng kí rồi chọn Sign in để đăng nhập. Sau đó màn hình sẽ xuất hiện bảng thông báo bạn chỉ cần chọn Next để bắt đầu sử dụng.
Đăng nhập tài khoản Dropbox [Nguồn: Internet]
Bước 3: Đồng bộ dữ liệu máy tính với Dropbox. Có hai dạng đồng bộ để người dùng lựa chọn là:
- Make files local: Sử dụng tập tin cục bộ - Tải xuống dữ liệu từ Dropbox và truy cập nó trên bộ nhớ máy tính của bạn.
- Make files online-only: Sử dụng tập tin online - Sử dụng Dropbox Plus để truy cập file trực tuyến, tiết kiệm bộ nhớ trên máy tính của bạn.
Chọn xong chế độ đồng bộ rồi nhấn Continue with Basic.
Chọn chế độ đồng bộ dữ liệu [Nguồn: Internet]
1. Sau khi chọn toàn bộ những thư mục cần động bộ, chọn Set up.
Chọn file cần sao lưu [Nguồn: Internet]
2. Chọn Continue With Basic máy tính sẽ tiến hành tự động đồng bộ dữ liệu
3. Cuối cùng bạn hãy chọn Go to Dropbox để chuyển đến giao diện chính của phần mềm.
Chọn Go to để sử dụng Dropbox [Nguồn: Internet]
Sử dụng tài khoản Dropbox như thế nào?
Sau khi tải Dropbox về máy tính bạn sẽ thấy giao diện của phần mềm này cũng tương tự như trình quản lý tệp tin của máy tính.
Để sao lưu bất kì tệp tin, hình ảnh, video, thư mục lên Dropbox bạn chỉ cần thực hiện thao tác sao chép và dán vào Dropbox.
Chia sẻ dữ liệu
Nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu hoặc thư mục cho bạn bè, cần làm theo hướng dẫn sau:
- Chia sẻ đường dẫn: Tại tập tin muốn chia sẻ, bạn click phải vào và chọn Share Dropbox link, rồi gửi nó cho bạn bè.
- Mở tập tin hoặc thư mục này trên trang web Dropbox: Click phải vào tập tin hoặc thư mục đó rồi chọn View on Dropbox.com.
- Chia sẻ cả thư mục: Bạn click phải vào thư mục và chọn share this folder… Nhập email người bạn muốn chia sẻ vào bảng.
Nhập email người bạn muốn chia sẻ vào bảng [Nguồn: Internet]
\>>Xem thêm:
Cách Cứu Dữ Liệu Thẻ Nhớ, Khôi Phục Dữ Liệu USB Bị Mất
Cách Đăng Nhập, Đăng Xuất Tài Khoản iCloud Trên iPhone, Máy Tính
Quên Mật Khẩu iCloud, Cách Khôi Phục Nhanh Chóng Trên iPhone, iPad
Sử dụng tài khoản Dropbox: Một số mẹo và thủ thuật cho người mới
Khôi phục file đã xóa
Nếu bạn vô tình xóa một tập tin trong Dropbox, bạn không phải lo lắng vì nó rất dễ khôi phục. Dropbox sẽ lưu trữ các tệp đã xóa này trong 30 ngày trong tài khoản basic và 120 ngày trong tài khoản Professional của bạn.
Để khôi phục các tệp đã xóa, hãy truy cập trang web Dropbox, chuyển đến phần Tệp và nhấp vào Đã xóa gần đây. Tương tự như Recycle Bin trên máy tính, bạn sẽ thấy danh sách các tập tin đã xóa gần đây. Chọn các tệp bạn muốn khôi phục và nhấp vào Khôi phục.
Đánh dấu thư mục quan trọng
Để giúp bạn tìm thư mục nhanh chóng, Dropbox có tính năng đánh dấu thư mục sẽ xuất hiện ở trên cùng khi bạn mở trang web hoặc ứng dụng Dropbox.
Xác thực bảo mật 2 yếu tố
Bạn có thể bật xác thực hai yếu tố [sử dụng SMS OTP hoặc Google Authenticator] bằng cách đi tới Cài đặt cá nhân > Bảo mật và bật Xác minh hai bước.
Đi tới Cài đặt trên điện thoại Android hoặc iPhone của bạn và bật tính năng khóa. Với iPhone X trở đi, bạn có thể sử dụng mã PIN, dấu vân tay và thậm chí cả khóa Face ID.
Request files
Tính năng này cho phép bạn tạo các liên kết và các thư mục đặc biệt được liên kết với chúng.
Bạn cũng có thể gửi liên kết đến ai đó [ngay cả những người không sử dụng Dropbox] hoặc thêm các tệp khác vào thư mục. Để sử dụng tính năng này, hãy nhấp vào File Request, sử dụng nút File Request, nhập tên cho thư mục bạn muốn lưu, đặt thời hạn, tạo liên kết và gửi.
Lưu file sử dụng ngoại tuyến
Nếu bạn có tài khoản Dropbox Basic, bạn chỉ có thể lưu các tệp riêng lẻ để sử dụng ngoại tuyến [sử dụng ứng dụng iOS và Android]. Bạn sẽ cần nâng cấp lên tài khoản Dropbox Professional để lưu thư mục.
Để sử dụng ngoại tuyến, hãy nhấn vào nút menu trong khi xem tệp, sau đó nhấn vào nút Make Available Offline để lưu tệp vào thiết bị của bạn.
Scan tài liệu trực tiếp vào Dropbox
Sau khi mở ứng dụng, nhấp vào + và chọn Quét tài liệu, làm theo hướng dẫn trên màn hình để chụp ảnh và chuyển đổi sang định dạng tài liệu đã quét. Sau đó chọn một vị trí để lưu tài liệu.
Trở về phiên bản cũ của file
Chọn Menu bên cạnh tệp và chọn Version History. Các phiên bản khác nhau của tệp đã lưu được hiển thị cùng với thời gian và tác giả. Nhấp vào một phiên bản để xem trước và sử dụng nút Restore trở về phiên bản đó.
Thay đổi URL
Đây là tips thay thế dl=0 bằng dl=1 ở cuối URL chia sẻ Dropbox để lấy link tải trực tiếp để khi tải lại file sẽ được tải ngay.
Sử dụng tính năng đồng bộ
Đi tới Cài đặt > Selective Sync [Đồng bộ hóa có chọn lọc]. Tính năng này cho phép bạn chọn các thư mục cụ thể để sao lưu trên máy tính thay vì toàn bộ thư mục Dropbox. Điều này sẽ ngăn bạn sao lưu ảnh hoặc các tệp lớn chiếm dung lượng trên máy tính của bạn.
Tư vấn chọn laptop chạy mượt, giá tốt tại Nguyễn Kim
Laptop Dell trang bị ổ cứng SSD 512GB lưu trữ thoải mái, tốc độ phản hồi, mở máy nhanh như:
- Dell Inspiron 5502 I5-1135G7 15.6 inch 1XGR11
- Dell Vostro 5301 i7-1165G7 13.3 inch V3I7129W
- Dell G3 15 i7-10750H 15.6 inch P89F002BWH
Laptop Acer ngoài bộ nhớ khủng còn có thiết kế trẻ trung, mỏng nhẹ nổi bật là:
- Acer Aspire 5 A515-56G-51YL i5-1135G7 15.6 inch
- Acer Nitro AN515-55-77P9 i7-10750H 15.6 inch
Laptop HP bền bỉ, tích hợp màn hình chống chói giúp bạn làm việc thuận tiện như HP Pavilion 15-EG0004TX i5-1135G7 15.6 inch 2D9B7PA
Những câu hỏi thường gặp về cách sử dụng Dropbox
Dropbox là gì?
Dropbox là một dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến: văn bản, tệp tin, hình ảnh, dữ liệu quan trọng ra mắt vào năm 2008 bởi Arash Ferdowsi, Drew Houston thuộc công ty Dropbox.
Cách tải Dropbox về máy tính?
Hãy truy cập vào link //www.dropbox.com/downloading để tải Dropbox về máy tính. Tiếp theo bạn hãy mở tệp và đồng bộ dữ liệu lên Dropbox là có thể sử dụng. Để xem chi tiết các bước tải Dropbox bạn có thể xem bài viết trên.
Vì sao Dropbox không đồng bộ được?
Một số tệp tin có kí tự đặc biệt như dấu \, ?, *,... cũng là nguyên nhân khiến Dropbox bị lỗi không đồng bộ.
Dropbox lưu được bao nhiêu GB?
Với phiên bản miễn phí bạn có thể dùng 2GB dữ liệu trên dịch vụ này, ngoài ra dịch vụ này còn cung cấp nhiều gói dịch vụ nâng cao từ 2TB trở lên.