Doanh nghiệp được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp con dấu theo mẫu thống nhất

Quy định về con dấu trong doanh nghiệp

So với Luật Doanh nghiệp năm 2005, Luật doanh nghiệp năm 2014 có nhiều đổi mới tiến bộ trong quy định về con dấu. Sự đổi mới này xuất phát từ sự bất cập của thực tế khi không có sự phân định rõ ràng giữa giá trị pháp lý của chữ ký và con dấu. Từ đó quá phụ thuộc vào con dấu, trao con dấu một quyền năng quá mức nên mới dẫn đến tình trạng lợi dụng lừa đảo thông qua việc làm giả con dấu. Nhận thức được điều đó Luật nghiệp 2014 đã “không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu và phải đóng dấu” là cần thiết, hợp lý và phù hợp với thông lệ quốc tế. Luật Phamlaw xin giới thiệu bài viết dưới đây nhằm làm rõ hơn những quy định pháp luật hiện hành về con dấu trong doanh nghiệp:

I. Con dấu là gì?

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước [khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu]. Cũng tại Nghị định này, con dấu bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Con dấu trong doanh nghiệp mang những ý nghĩa sau:

Thứ nhất, giúp doanh nghiệp khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản giấy tờ, cũng như tính xác thực của các văn bản.

Thứ hai, con dấu là một công cụ chống việc giả mạo văn bản, phân biệt tài liệu thât hay giả.

Thứ ba, con dấu giúp tạo sự tin cậy cho văn bản của doanh nghiệp.

II. Quy định pháp luật về con dấu trong doanh nghiệp

1. Hình thức, nội dung, số lượng con dấu trong doanh nghiệp

Hiện nay pháp luật quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau. Đây là sự đổi mới tiến bộ và hợp lý của pháp luật nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu nỗi lo về giá trị pháp lý của cả chữ ký và con dấu.

1.1. Hình thức của con dấu

Về hình thức của con dấu, các yếu tố đáng chú ý là: hình dáng, kích cỡ, màu mực và chất liệu.

Về hình dáng: Do doanh nghiệp tự quyết định về hình thức con dấu nên mẫu con dấu của doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể bất kỳ: hình tròn, hình tam giác, hình ô van, hình sao, hình thoi, hình vuông, hình chữ nhật… Nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ có một mẫu thống nhất về hình thức, nội dung, kích thước [khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014].

Về kích cỡ: Doanh nghiệp tự quyết định kích cỡ của con dấu, có thể là: con dấu nhỏ 1 cm, to 10 cm hay khác hơn là làm con dấu như mẫu con dấu của công an cấp trước kia.

Về màu mực: Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ màu sắc nào cho con dấu của mình từ đỏ, cam, vàng, lục, lam, tràm, tím.

Về chất liệu: Doanh nghiệp có thể lựa chọn làm con dấu bằng đồng, cao su, gỗ, nhựa hay chất liệu khác.

1.2. Số lượng con dấu

Doanh nghiệp được quyền quyết định về số lượng con dấu, không bị hạn chế. Từ đây có nhiều cách hiểu xoay quanh quy định này, cụ thể: doanh nghiệp có thể không có con dấu, doanh nghiệp có một con dấu trở lên…

Việc hiểu câu chữ pháp luật là như vậy nhưng trên thực tế không có doanh nghiệp nào không có con dấu vì: Một, không đảm bảo yêu cầu về giấy tờ, thủ tục hành chính, thậm chí là vi phạm pháp luật từ thông tư đến nghị định. Hai, không tạo được uy tín của mình với khách hàng.

Bên cạnh đó, Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định về việc khắc con dấu nên có thể hiểu doanh nghiệp có thể tự khắc, tự làm con dấu hoặc thuê cá nhân, pháp nhân khác thực hiện giống như với làm lô gô, biểu tượng doanh nghiệp.

1.3. Nội dung con dấu

Nội dung của con dấu bao gồm hai phần bắt buộc là: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp, trừ trường hợp không được phép.

Nội dung của con dấu phải đảm bảo yêu cầu không được sử dụng ba nhóm hình ảnh sau:

• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị– xã hội, tổ chức chính trị xã hội– nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

2. Quản lý, sử dụng con dấu trong doanh nghiệp

Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP, theo đó có thể thấy việc quản lý và sử dụng con dấu được áp dụng đối với các doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015. Cụ thể:

• Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015: bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu thì doanh nghiệp được làm con dấu theo quy định tại Nghị định này; đồng thời thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu.
• Hủy mẫu con dấu.

Phamlaw là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ pháp lý như: Thành lập doanh nghiệp; Xin cấp phép Giấy chứng nhận đầu tư; Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp…để được hỗ trợ tư vấn, Quý khách kết nối tổng đài 1900 của chúng tôi. Để được hỗ trợ dịch vụ, Quý khách vui lòng kết nối số hotline 097 393 8866 hoặc 091 611 0508.

Xem thêm: >>> Lưu ý một số thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp

>>>> Con dấu pháp nhân có thời hạn sử dụng 05 năm?

———————-

Bộ phận tư vấn pháp lý doanh nghiệp – Luật Phamlaw

Giám đốc công ty có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình [Khoản 1 Điều 24 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016].

Hồ sơ

Mẫu quy định về quản lý và sử dụng con dấu

QUYẾT ĐỊNH

“Về việc: Ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu”

GIÁM ĐỐC

Căn cứ Luật Luật sư số 65/2006/QH11 ngày 29/06/2006;

Căn cứ Luật số 20/2012/QH13 ngày 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Luật sư;

Căn cứ Nghị định số 123/2013/NĐ-CP ngày 14/10/2013;

Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016;

Căn cứ Điều lệ Công ty Luật TNHH …; 

Theo đề nghị của bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Luật TNHH … [sau đây gọi tắt là công ty].

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng, phó, cán bộ, nhân viên các phòng, ban và bộ phận thuộc công ty, thủ trưởng các đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan căn cứ phạm vi trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY ĐỊNH

Về quản lý và sử dụng con dấu của công ty

[Ban hành kèm theo quyết định số … /QĐ-… ngày …/…/…]

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Bản quy định này, quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Luật TNHH … [sau đây gọi tắt là công ty].

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Tất cả nhân sự là người giữ chức danh quản lý, điều hành, cán bộ, nhân viên và người lao động hiện đang làm việc, học việc, thử việc hoặc đã nghỉ việc tại công ty có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.  

2. Các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu của công ty.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong bản quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Con dấu là con dấu tròn hay còn gọi là con dấu pháp nhân của công ty, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”, theo quy định của pháp luật.

2. Con dấu là dấu ướt trên bề mặt có nội dung thông tin theo “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu”.

3. Sử dụng con dấu là việc dùng chất liệu mực màu đỏ để đóng lên văn bản, giấy tờ và tài liệu sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

4. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu là cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.

5. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận công ty đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

1. Tuân thủ Hiến pháp, pháp luật.

2. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo bản quy định này.

3. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

4. Việc đóng dấu trên tất cả các văn bản, giấy tờ, tài liệu giao dịch và hợp đồng của công ty phải được sự đồng ý của Giám đốc công ty.

5. Kiểu con dấu hình tròn, mặt dấu làm bằng chất liệu cao su, trên mặt dấu có các vòng tròn đồng tâm, các con số và chữ viết khắc nổi.

6. Con dấu ghi tên công ty, theo tên ghi trong giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, ghi tên địa danh nơi công ty đặt trụ sở và đăng ký hoạt động.

7. Công ty có một con dấu là con dấu công ty. Trường hợp cần thiết công ty quyết định việc sử dụng thêm con dấu theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.

2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.

3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.

4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.

7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.

8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.

9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.

11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Đăng ký mẫu con dấu

Trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới, đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, được thực hiện theo quy định tại Khoản 8 Điều 13, Điều 15 và Điều 16 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.

Điều 7. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu

Trình tự, thủ tục và hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.  

Điều 8.  Giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu

Đối với các trường hợp phải giao nộp, thu hồi, hủy con dấu và hủy giá trị sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 18 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.    

Điều 9. Trách nhiệm của công ty trong việc sử dụng con dấu

1. Tổ chức thực hiện công tác quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty.

2. Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.

3. Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

4. Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.

5. Con dấu được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của công ty; chỉ Giám đốc công ty mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.

6. Việc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ và tài liệu của công ty phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và bản quy định này.

7. Trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu, thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.

8. Trường hợp công ty bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động, thì phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.

9. Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

10. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Điều 10. Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu

Nội dung cụ thể về hình thức, thẩm quyền và các cơ quan có liên quan đến công tác kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu, được thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016.

Điều 11. Hiệu lực thi hành

Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 12. Sửa đổi, bổ sung

Giám đốc công ty căn cứ các quy định pháp luật hiện hành có liên quan về quản lý và sử dụng con dấu xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung nội dung bản quy định này cho phù hợp với thực tế hoạt động của công ty./.

…, ngày … tháng … năm …

Mẫu quy định về quản lý và sử dụng con dấu: Tải về