Hướng dẫn báo tăng bhxh 2022

Công ty cần làm hồ sơ báo tăng, báo giảm BHXH cho nhân viên khi có sự thay đổi về nhân sự. Cách thức báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội như thế nào, có làm qua mạng [online] được không, Anpha sẽ cung cấp cụ thể trong bài viết dưới đây.

Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội của 1 nhân viên khi báo tăng cũng tương tự như 1 nhân viên đã đóng lâu năm. Cụ thể tỷ lệ đóng/tiền lương như sau:

Ví dụ: Lương đóng BHXH của người lao động là 5.000.000đ thì tiền đóng BHXH là: 32% x 5.000.000đ = 1.600.000đ.

Đối với trường hợp báo tăng cho nhân viên vào thời điểm lùi so với thời điểm hiện tại, thì khách hàng phải đóng phạt truy thu.

Ví dụ: Người lao động làm việc ở công ty từ tháng 01/2020. Nhưng đến tháng 03/2020 công ty mới làm thủ tục báo tăng BHXH cho nhân viên. Trường hợp này ngoài tiền đóng BHXH của tháng 01, 02, 03/2020, theo mức đóng quy định, công ty còn phải đóng tiền lãi do đóng trễ tháng 01, 02/2020.

Trong công ty đang tham gia BHXH và có nghiệp vụ phát sinh trong tháng, bạn cần báo tăng cho nhân viên khi có nhân viên mới hoặc báo giảm cho nhân viên khi có nhân viên thôi việc. Trình tự hồ sơ thực hiện theo các bước như sau:

Đối với báo tăng nhân viên cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

1. Trường hợp công ty báo tăng mới lần đầu, chưa có mã đơn vị:

Hồ sơ bao gồm: 

• Hợp đồng lao động giữa công ty với nhân viên, HĐLĐ có ký tên, đóng dấu.
• Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty. 
• Tờ khai TK3-TS.
• Tờ khai TK1-TS [1 bản/người].
• Mẫu D02-TS.
• Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên, chỉ cung cấp trong trường hợp báo tăng lùi so với thời điểm hiện tại.
• Thông tin của nhân viên báo tăng bảo hiểm xã hội, điền đầy đủ theo phiếu giao nhận hồ sơ [PGNHS] 600 của BHXH. 

TẢI TRỌN BỘ Hồ sơ báo tăng BHXH. 

Hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý [không nộp online].

2. Trường hợp công ty báo tăng, đã có mã đơn vị:

Tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng bằng cách đăng ký tài khoản và nộp trực tuyến bằng chữ ký số.

Đối với báo giảm nhân viên:

Công ty tiến hành nộp hồ sơ trực tuyến tương tự thủ tục báo tăng lao động khi công ty đã có mã đơn vị.

Trong vòng 5 ngày làm việc, người nộp hồ sơ sẽ nhận được kết quả.

Đối với báo tăng: Người nộp hồ sơ sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT. Nếu nhân viên báo tăng trước đây đã từng tham gia bảo hiểm xã hội và đã có sổ BHXH thì họ chỉ nhận được thẻ BHYT. Vì mỗi một người lao động tham gia BHXH chỉ được cấp 1 sổ BHXH. Trong trường hợp người lao động làm mất hoặc thất lạc thì phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH.

Đối với báo giảm: Sau khi hoàn tất thủ tục báo giảm cho nhân viên, nếu nhân viên nghỉ hẳn, công ty làm hồ sơ, thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân viên [theo phiếu giao nhận hồ sơ 620] và nộp lên cơ quan BHXH quản lý cùng với sổ BHXH. Trong trường hợp nhân viên nghỉ thai sản hoặc nghỉ do ốm đau trên 14 ngày, công ty sẽ báo giảm cho nhân viên. Sau thời gian thai sản hoặc ốm đau, nhân viên đi làm trở lại thì công ty làm thủ tục báo tăng.

 Xem thêm: Thủ tục chốt sổ BHXH.

Trên đây là chi tiết về thủ tục, hồ sơ báo tăng báo giảm bảo hiểm xã hội cập nhật mới nhất. Nếu bạn còn thắc mắc nào khác, cần tư vấn thêm thông tin pháp lý hay dịch vụ của Anpha, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số 0901 042 555 [Miền Bắc], 0939 35 6866 [Miền Trung] hoặc 0902 60 2345 [Miền Nam] để được hỗ trợ!

Một số trường hợp nghiệp vụ báo tăng lao động:

Doanh nghiệp ký kết hợp đồng lao động với người lao động [NLĐ];

NLĐ đi làm trở lại sau thời gian nghỉ không lương, nghỉ ốm đau, thai sản…;

NLĐ hết thời gian tạm hoãn hợp đồng lao động đi làm lại;

Điều chỉnh, thay đổi thông tin vị trí, chức danh, mức đóng BHXH của NLĐ…

Hướng dẫn thực hiện

1. Vị trí hồ sơ:

Hỗ trợ mẫu hồ sơ này theo 2 dạng là hồ sơ điện tử & hồ sơ giấy.

Vị trí hồ sơ điện tử:

Trên thanh tiêu đề nhấn chọn Hồ sơ điện tử > Thu > [600] Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN

Vị trí hồ sơ giấy:

Trên thanh tiêu đề nhấn chọn Hồ sơ giấy > Thu > Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT > Tùy chọn hồ sơ cần thực hiện

2. Nhập liệu:

Tùy chọn theo vị trí hồ sơ, xuất hiển bảng Chọn kỳ kê khai, tùy chỉnh thời gian lập hồ sơ , tạo lần nhập liệu  và nhấn chọn Đồng ý.

Tại giao diện Phiếu giao nhận hồ sơ, kiểm tra và nhập thông tin Địa chỉ nhận kết quả từ CQ BHXH  và Người nộp .

Bảng danh sách biểu mẫu ở bên dưới, đánh dấu chọn Trường hợp báo tăng lao động, điều chỉnh chức danh công việc , bên dưới xuất hiện mẫu Tăng LĐ , nhấn chọn vào đây để thực hiện nhập liệu.

Người dùng thực hiện nhập liệu theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Thực hiện nhập liệu trực tiếp vào biểu mẫu tờ khai trong phần mềm.

Cách 2: Tạo file mẫu Excel để nhập liệu, nạp dữ liệu từ file mẫu này vào lại phần mềm iBHXH.

Nhấn chọn File mẫu , tùy chọn vị trí lưu file mẫu trên máy tính , có thể đặt lại tên file hoặc giữ nguyên tên mặc định , nhấn chọn Save  để hoàn tất.

Trong giao diện nhập liệu của file mẫu, thực hiện nhập thông tin, lưu ý trên file mẫu sẽ có những cột nội dung có hướng dẫn cách nhập liệu riêng, người dùng cần nhập đúng theo hướng dẫn này.

File mẫu cung cấp một vài sheet dữ liệu thông tin về mã tỉnh, mã xã … người dùng lưu ý nhập đúng theo hướng dẫn từ những sheet này cho những cột thông tin yêu cầu từ sheet tờ khai chính. 

Đơn vị nếu đã có sẵn thông tin từ file dữ liệu khác, có thể thực hiện sao chép nội dung vào file mẫu, tương ứng theo từng cột thông tin. Khi thực hiện sao chép và dán dữ liệu, chỉ lấy giá trị nguyên vào file mẫu.

3. Một số lưu ý khi nhập liệu:

Quy tắc nhập liệu chung: nhập liệu từ trái sang phải.

3.1 Mẫu hồ sơ D02-LT:

Cột Loại : tùy chọn nghiệp vụ cần kê khai cho người lao động . Tùy chọn hình thức tham gia đóng BHXH tại cột Đối tượng, phần mềm sẽ tự động ghi nhận thông tin vào cột Tỷ lệ đóng [%].

Cột thông tin về thời gian, yêu cầu nhập đúng theo cấu trúc quy định:

Cột Ngày bắt đầu HĐLĐ không xác định thời hạn nhập theo cấu trúc dd/mm/yyyy
Nhóm cột thông tin Loại và hiệu lực hợp đồng lao động  nhập theo cấu trúc dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy hoặc dd/mm/yyyy.

Nhóm cột thông tin Tiền lương chỉ nhập theo 1 trong 2 loại là tiền đồng  hoặc hệ số , tùy theo hình thức tính lương của doanh nghiệp

Nhóm cột thông tin Thời điểm đơn vị bắt đầu đóng BHXH

Cột Hiệu lực của HĐ/QĐ từ ngày…  nhập theo cấu trúc dd/mm/yyyy

Cột Hiệu lực từ tháng  nhập theo cấu trúc mm/yyyy

Khi người dùng nhập liệu vào cột , hệ thống sẽ tự động điền thông tin vào cột  theo đúng quy định hiện hành

Khi nhập trực tiếp thông tin vào cột  thì có thể bỏ trống cột 

Ví dụ: Cột Hiệu lực của HĐ/QĐ từ ngày người dùng nhập 01/08/2020, cột Hiệu lực từ tháng sẽ hiển thị 08/2020.

3.2 Mẫu hồ sơ TK1-TS:

Phần mềm sẽ tự động chuyển thông tin của những cá nhân không có mã số BHXH sang mẫu số TK1-TS, yêu cầu người người dùng bổ sung thêm: