Hải quan Nhật Bản yêu cầu tất cả hành khách nhập cảnh vào Nhật Bản nộp Tờ khai hàng hóa mang theo và không mang theo [Tờ khai hải quan] cho cán bộ hải quan để ngăn khủng bố và buôn lậu, và để đảm bảo thông quan hải quan đúng cách và nhanh chóng. Ngoài ra, Hải quan Nhật Bản khuyên hành khách nên nộp tờ khai bằng hình thức điện tử qua “Visit Japan Web” để quy trình hải quan diễn ra suôn sẻ. Vui lòng đăng nhập vào “Visit Japan Web” bằng mã vạch 2D bên dưới, và làm theo hướng dẫn để hoàn tất việc điền tờ khai hải quan của quý khách. Sau đó, một mã vạch 2D [với vạch màu xanh dương nhạt ở trên cùng] để khai báo hải quan sẽ được tạo. Tại sân bay, vui lòng giữ mã vạch 2D và hộ chiếu IC của quý khách qua máy quét của thiết bị khai báo điện tử được đặt tại khu vực kiểm tra hải quan. Sau đó, quý khách sẽ có thể đi qua cổng khai báo hải quan điện tử suôn sẻ.
Trước khi nhập cảnh vào nước Nhật phải xin được visa. Có nhiều loại visa và tư cách lưu trú được quyết định dựa vào mục đích đến Nhật hoặc thân phận, địa vị của người nước ngoài. Tư cách lưu trú để học ở các trường đại học, cao đẳng, trường kỹ thuật chuyên nghiệp, trường dạy nghề, cơ sở giáo dục tiếng Nhật của Nhật là “du học”. Thời gian lưu trú là 4 năm 3 tháng, 4 năm, 3 năm 3 tháng, 3 năm, 2 năm 3 tháng, 2 năm, 1 năm 3 tháng, 1 năm, 6 tháng hoặc 3 tháng.
Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú [COE]
Người có nguyện vọng du học [người làm đơn] hoặc người đại diện [ví dụ như người thân của người làm đơn hoặc nhân viên của cơ sở giáo dục tiếp nhận du học sinh] sẽ làm đơn gửi lên Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương trong nước Nhật để xin cấp “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú [COE]”.
* Người có nguyện vọng du học có thể trực tiếp làm đơn xin cấp nhưng phần lớn các cơ sở giáo dục tiếp nhận du học sinh sẽ đại diện làm việc này.
* Hãy hỏi trường bạn sẽ nhập học để biết rõ về giấy tờ cần thiết.
Giấy tờ chứng minh năng lực chi trả kinh phí trong thời gian ở Nhật
Khi xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú hoặc visa, có những trường hợp yêu cầu phải nộp giấy tờ chứng minh bạn đã chuẩn bị đủ kinh phí cho những phát sinh trong thời gian du học tại Nhật.
Thông thường, cần những giấy tờ như: Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng của người chi trả kinh phí, Giấy chứng nhận thu nhập của các năm trước, Giấy chứng nhận nộp thuế v.v
Giấy tờ cần thiết xin cấp visa
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú [COE], bạn sẽ làm thủ tục xin cấp visa tại Cơ quan ngoại giao Nhật Bản tại nước ngoài ở nước bạn.
Giấy tờ cần thiết
① Hộ chiếu [Passport]
② Đơn xin cấp visa
③ Ảnh
④ Giấy chứng nhận tư cách lưu trú [COE]
⑤ Giấy tờ khác trong trường hợp được yêu cầu xuất trình
Nhập cảnh vào Nhật Bản
Khi nhập cảnh cần những giấy tờ sau:
Giấy tờ cần thiết
① Hộ chiếu [Passport]
② Giấy phép do Cơ quan ngoại giao Nhật Bản tại nước ngoài cấp [Visa]
③ Giấy chứng nhận tư cách lưu trú [COE] [Trường hợp đã được cấp]
Thẻ cư trú
Thẻ cư trú [RESIDENCE CARD] được cấp cho người nước ngoài có thời gian lưu trú trên 3 tháng. Bạn luôn phải mang theo Thẻ cư trú bên người.
Cấp Thẻ cư trú
Trường hợp nhập cảnh ở sân bay Chitose mới, Narita, Haneda, Chubu, Kansai, Hiroshima, Fukuoka:
Khi làm thủ tục nhập cảnh sẽ được dán nhãn “được phép vào nước Nhật” vào hộ chiếu và được cấp Thẻ cư trú. Sau khi quyết định chỗ ở chính thức ở Nhật, trong vòng 14 ngày, bạn phải mang Thẻ cư trú đến trình báo tại cơ quan của chính quyền địa phương nơi bạn sinh sống để đăng ký làm công dân của địa phương đó.
Trường hợp nhập cảnh không phải từ các sân bay trên:
Khi nhập cảnh, sẽ được dán nhãn “được phép vào nước Nhật” hoặc được đóng dấu “Thẻ cư trú cấp sau” vào hộ chiếu. Sau khi quyết định chỗ ở chính thức, trong vòng 14 ngày, bạn phải mang hộ chiếu đã được đóng dấu “Thẻ cư trú cấp sau” tới trình báo tại cơ quan của chính quyền địa phương nơi bạn sinh sống. Thẻ cư trú sau khi nộp cho cơ quan của chính quyền địa phương nơi bạn sinh sống để đăng ký làm công dân, sẽ được gửi trả lại bằng đường bưu điện cho bạn theo địa chỉ cư trú mà bạn đã đăng ký .
My Number [Mã số thuế và bảo hiểm xã hội]
Khi đăng ký là cư dân tại cơ quan của chính quyền địa phương nơi bạn sinh sống, dù là người nước ngoài, bạn vẫn sẽ được gửi thẻ thông báo mã số cá nhân [My Number]. Một My Number chỉ được cấp cho 1 người và cần khi làm thủ tục tại các cơ quan chính quyền. Thẻ gồm 12 số, khác với 12 số ghi trên Thẻ cư trú. My Number được yêu cầu xuất trình trong những trường hợp dưới đây, hãy cất giữ cẩn thận “Thẻ thông báo mã số” và “Thẻ cá nhân” vì có ghi mã số cá nhân trên đó.
- Khi làm thủ tục tại các cơ quan chính quyền
- Khi làm thêm
- Khi nhận tiền từ nước ngoài qua ngân hàng
Thủ tục sang Nhật dự thi
Trường hợp đến Nhật để dự thi, trước khi sang Nhật, cần mang Phiếu dự thi đến Cơ quan ngoại giao của Nhật ở nước ngoài đề xin cấp visa “lưu trú ngắn hạn”. Thời gian có thể lưu trú là 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày. Tuy nhiên, đối với các nước thuộc đối tượng được miễn visa thì bạn không cần làm thủ tục xin cấp visa.
* Trường hợp được miễn visa khi sang dự thi vẫn bắt buộc phải về nước để xin visa “Du học”.
Giấy phép làm thêm
Tư cách lưu trú “Du học” cho phép bạn đến Nhật để học tập chứ không phải làm việc. Tuy nhiên, khi bạn đi làm thủ tục và xin được “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” của Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương thì bạn có thể đi làm thêm. Tham khảo trang 38.
＊ Người nhập cảnh lần đầu, với tư cách lưu trú “Du học”, nếu thời gian lưu trú vượt quá 3 tháng, khi tái nhập cảnh, có thể xin “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” khi xin đóng dấu nhập cảnh tại sân bay.
＊ Sau khi đến Nhật muốn xin “Giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú” thì nộp đơn xin tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương.
Thủ tục về nước tạm thời
Du học sinh nếu muốn về nước một thời gian hoặc sang nước khác cần nhận được giấy phép tái nhập cảnh tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương v.v. [hoặc ở một số sân bay] trước khi rời khỏi Nhật Bản. Nếu không nhận được giấy phép tái nhập cảnh cần xin cấp lại visa tại Cơ quan ngoại giao của Nhật Bản tại nước ngoài, vì thế hãy lưu ý. Tuy nhiên, những người cư trú thời gian dài có hộ chiếu passport] còn hiệu lực và Thẻ cư trú, khi rời Nhật Bản và có ý định quay trở lại trong vòng 1 năm kể từ ngày xuất cảnh [đánh dấu vào cột được chỉ định trong Thẻ ED dùng để tái xuất nhập cảnh v.v.] về nguyên tắc không cần xin phép tái nhập cảnh [thời hạn lưu trú của người đó dưới 1 năm thì được phép tái nhập cảnh theo thời hạn lưu trú].
Gia hạn thời gian lưu trú
Nếu quá thời gian lưu trú được quy định khi nhập cảnh, trường hợp muốn tiếp tục ở lại Nhật Bản, phải xin phép gia hạn thời gian lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương. Nếu quá thời gian lưu trú [thông thường cần nộp đơn xin gia hạn trước khi hết hạn lưu trú khoảng 3 tháng] sẽ bị coi là lưu trú bất hợp pháp và sẽ bị xử phạt hoặc trục xuất về nước.
Nếu quên không gia hạn sẽ vi phạm luật lưu trú dẫn đến bị đuổi học hoặc không thể nhận được học bổng nữa. Trước khi rời khỏi Nhật Bản, nhất định phải xuất trình Thẻ cư trú và đánh dấu vào cột được chỉ định trong Thẻ ED dùng để tái xuất nhập cảnh.
Thay đổi tư cách lưu trú
Khi kết thúc hoạt động hiện tại và muốn tiến hành các hoạt động với tư cách lưu trú khác, phải nhận được sự cho phép thay đổi tư cách lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương.
Khi kết thúc hoạt động hiện tại và muốn tiến hành các hoạt động với tư cách lưu trú khác, phải nhận được sự cho phép thay đổi tư cách lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương.
Tước bỏ tư cách lưu trú
Trường hợp người làm đơn khai báo giả các hoạt động, lý lịch hoặc làm giả giấy tờ v.v. sẽ bị tước bỏ tư cách lưu trú.
Mặc dù có tư cách lưu trú “du học” nhưng không tiến hành các hoạt động tương ứng với tư cách lưu trú đó 3 tháng trở lên ví dụ như không đi đến trường học v.v. sẽ bị tước bỏ tư cách lưu trú trừ trường hợp có lý do chính đáng.
Mời người thân sang Nhật
Vợ [chồng] hoặc con cái của du học sinh có tư cách lưu trú “du học” và đang học tại trường đại học v.v. có thể lưu trú tại Nhật với tư cách “lưu trú gia đình” tương ứng với thời gian lưu trú của du học sinh đó. Bản thân du học sinh khi đã quen với cuộc sống bên Nhật và chuẩn bị sẵn sàng bao gồm cả mặt kinh tế hãy mời người thân sang Nhật.
Bạn cần đặc biệt lưu ý nếu người thân của bạn sang Nhật với visa “lưu trú ngắn hạn [Temporary visitor]” [hay còn gọi là “visa du lịch” ] thì khó chuyển đổi sang tư cách lưu trú “lưu trú gia đình [Dependent]” .
Xin phép Cục quản lý xuất nhập cảnh và cơ quan của chính quyền địa phương
Trường hợp thay đổi tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc chuyển nơi học tập như chuyển sang trường khác v.v. phải nộp đơn lên Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương. Ngoài ra, nếu thay đổi nơi ở, về nước cần nộp đơn chuyển đi hoặc chuyển đến cho cơ quan của chính quyền địa phương.