Là một nhà quản lý, ai cũng mong muốn có kỹ năng điều hành công sở tốt. Bởi đây là tiền đề giúp bạn có những bước tiến xa hơn trong sự nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn thêm thông tin về kỹ năng quan trọng này!
Kỹ năng điều hành công sở là gì?
Điều hành công sở là hoạt động điều phối, sắp xếp các cá nhân hay đơn vị trong một tổ chức, để hướng đến mục tiêu chung. Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hoặc giải quyết một tình huống cụ thể. Kỹ năng điều hành công sở là một trong những kỹ năng cần thiết nếu như bạn muốn trở thành một nhà quản lý tài ba.
>> Tìm hiểu thêm: Bỏ túi “bí kíp” bố trí nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản lý
Mục tiêu của kỹ năng điều hành công sở
Một số mục tiêu của kỹ năng điều hành công sở mà bạn có thể hướng đến như:
- Góp phần đẩy mạnh và nâng cao năng suất lao động của nhân viên
- Xây dựng văn hóa làm việc và giao tiếp một cách khoa học
- Thực hiện hiệu quả quá trình cải thiện và cải cách các mục tiêu trong tương lai
Có thể nói, văn hóa trong mỗi mô hình hoạt động thì không giống nhau. Do đó, để điều hành thì bạn cần xây dựng mục tiêu thật cụ thể và chi tiết.
>> Xem thêm: Xây dựng lộ trình điều hành nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản lý
Những kỹ năng cơ bản trong điều hành công sở
Để điều hành hoặc tổ chức văn phòng hoạt động hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản nhất định.Từ đó, quá trình giao tiếp và xây dựng văn hóa làm việc cũng trở nên rõ ràng hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm vô cùng quan trọng mà bất kỳ ở vị trí nào cũng cần sở hữu. Giao tiếp trong môi trường làm việc chính là giao tiếp giữa đồng nghiệp với nhau, cấp trên và cấp dưới.
Giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp quá trình truyền đạt thông tin trở nên đúng trọng tâm. Mà còn gắn kết mối quan hệ trong công việc của các cấp với nhau.
Giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc, chúng ta không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh không mong muốn. Do đó, để trở thành người lãnh đạo xuất chúng, thì kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò rất quan trọng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề có thể giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định cho một tình huống nào đó. Nó sẽ giải quyết các trở ngại trong nội bộ nhóm cũng như phía bên ngoài. Do đó, kỹ năng này giúp đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn, đạt chỉ tiêu đề ra.
>> Xem ngay: Phong cách lãnh đạo là gì? Bạn ở đâu trong 4 phong cách này?
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch và thiết kế công việc là sắp xếp bố trí các công việc một cách hợp lý. Điều này không chỉ để phân bổ nguồn lực và thời gian sao cho hợp lý, mà nó giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn.
Để tiến độ công việc diễn ra theo đúng dự kiến thì một bản kế hoạch sẽ bao gồm những mục chính như: nội dung dự kiến, thời gian triển khai, mục đích hướng đến.
Kỹ năng lập kế hoạch tốt giúp bạn tập trung đến mục tiêu cuối cùng và không dễ dàng bị xao nhãng. Không chỉ vậy, đây còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong việc điều phối hoạt động của đội nhóm.
Phân công công việc
Là một người quản lý, một nhà lãnh đạo thì phân công người phụ trách thế nào cho hợp lý rất quan trọng. Bởi lẽ, giao việc sai người hoặc phân chia khối lượng không hợp lý đều sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
>> Tham khảo thêm: 7 bước “làm chủ” kỹ năng giao việc của nhà quản lý
Kỹ năng phân công đòi hỏi bạn cần thấu hiểu năng lực của nhân sự mình. Để từ đó, bạn sẽ bắt đầu tiến hành phân tích và sắp xếp người vào từng công việc cụ thể. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.
Kết luận
Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn đã có cái nhìn tổng quan và xây dựng cho mình được một số kỹ năng quản lý quan trọng để điều hành đội nhóm.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam [MSB]…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
Về điều hành công sở và cải cách hành chính nhà nước. Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở.
Công sở là bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nước được thành lập nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước hoặc dịch vụ công. Công sở bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước các cấp và các cơ quan hành chính sự nghiệp có tư cách pháp nhân công quyền nhắm thực hiện chức năng quản lý nhà nước hoặc dịch vụ công. Còn cải cách hành chính là vấn đề diễn ra ở tất cả các quốc gia và được coi là yếu tố thúc đẩy sự phát triển kinh tế – xã hội, là trọng tâm của công việc cải chính của bộ máy nhà nước nhằm xây dựng một nền hành chính dân chủ, thống nhất, có đủ quyền lực, năng lực để thực hiện đúng đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, phục vụ đắc lực cho nhân dân.
NỘI DUNG TƯ VẤN:
CĂN CỨ PHÁP LÝ:
Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015
Quyết định 225/QĐ-TTg phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính nhà nước
1. Điều hành công sở
Điều hành công sở cũng là một loại hoạt động được thực hiện trong công sở mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành công sở bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm vụ, quyền hạn của công sở đó. Điều hành công sở là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một công sở để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể.
Chủ thể của điều hành công sở là các cá nhân hoặc bộ phận giữ vai trò lãnh đạo quản lý trong công sở thực hiện. Cá nhân đó có thể là người đứng đầu công sở, cấp phó của người đứng đầu hoặc là người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, bộ phận bên trong công sở…
2. Cải cách hành chính nhà nước
Mục tiêu: của cải cách hành chính được Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra và thể hiện rõ ràng trong Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII như sau:
– Tiếp tục đẩy mạnh triển khai thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP của Chính phủ, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trong giai đoạn II [2016 – 2020]. Trong đó, tập trung thực hiện các trọng tâm cải cách hành chính giai đoạn 2016 – 2020 là: Cải cách thể chế; xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, chú trọng cải cách chính sách tiền lương nhằm tạo động lực thực sự để cán bộ, công chức, viên chức thực thi công vụ có chất lượng và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và chất lượng dịch vụ công.
– Khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập trong quá trình triển khai thực hiện giai đoạn 2011 – 2015 của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ.
Xem thêm: Cải cách hành chính là gì? Nội dung và ý nghĩa của cải cách hành chính?
– Gắn kết công tác cải cách hành chính của các bộ, ngành và địa phương; tăng cường trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, đơn vị và người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc triển khai nhiệm vụ cải cách hành chính.
Cải cách hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay đang đặt ra nhiều nhiệm vụ cấp bách mà mục tiêu chung là hướng tới việc bảo đảm cho các cơ quan hành chính nhà nước có đủ năng lực để hoạt động có hiệu quả. Để đặt ra những yêu cầu về điều hành công sở ta cần hiểu rõ hơn về tiến trình cải cách hành chính và trò quan trọng trong việc đổi mới điều hành công sở trong cải cách hành chính.
a. Yêu cầu của cải cách hành chính bao gồm các nội dung sau
-Nâng cao chất lượng toàn diện triển khai cải cách hành chính tại cơ quan hành chính nhà nước các cấp từ Trung ương tới địa phương đáp ứng yêu cầu của thời kỳ mới.
– Gắn kết chặt chẽ việc triển khai các nhiệm vụ, đề án, dự án cải cách hành chính; tăng cường chỉ đạo, phối hợp giữa các bộ, ngành và địa phương trong thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính giai đoạn 2016 – 2020, bảo đảm chất lượng, hiệu quả trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nhóm giải pháp quy định tại Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ.
– Đôn đốc triển khai có kết quả các nhiệm vụ trọng tâm trong cải cách hành chính giai đoạn 2016 – 2020, bảo đảm nâng cao năng lực, kỹ năng thực thi công vụ, ý thức trách nhiệm, đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp; gắn cải cách hành chính với cải cách lập pháp, tư pháp; cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh.
– Xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính nước tại các bộ, ngành và địa phương trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính.
– Kế thừa và phát huy những kinh nghiệm tốt trong cải cách hành chính ở trong nước giai đoạn vừa qua, đồng thời chủ động nghiên cứu kinh nghiệm tiên tiến của các nước áp dụng phù hợp vào thực tiễn của Việt Nam.
Xem thêm: Trách nhiệm thực hiện liên thông các thủ tục hành chính
>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
b. Nhiệm vụ và thủ tục cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2016-2020
Cải cách thể chế:
-Tiếp tục đẩy mạnh và thực hiện đồng bộ cải cách hành chính, cải cách lập pháp và cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thực sự của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân, vận hành một cách hiệu lực và hiệu quả, thực hiện tốt chức năng kiến tạo phát triển trong điều kiện phát triển nền kinh tế thị trường và xây dựng xã hội dân chủ.
– Tiếp tục hoàn thiện hệ thống thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, bảo đảm tuân theo các tiêu chuẩn phổ biến của nền kinh tế thị trường hiện đại và hội nhập quốc tế.
– Hoàn thiện hệ thống thể chế, pháp luật của nền hành chính phù hợp với Hiến pháp năm 2013.
– Đẩy mạnh việc hoàn thiện pháp luật về bảo vệ quyền con người, quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân theo Hiến pháp năm 2013 và các chuẩn mực quốc tế, mở rộng và phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa.
– Đến năm 2020, hoàn thành cơ bản nhiệm vụ xây dựng hệ thống pháp luật Việt Nam đồng bộ, thống nhất, khả thi, công khai, minh bạch, ổn định, dễ tiếp cận.
– Thể chế hóa nguyên tắc phân công, phối hợp, kiểm soát quyền lực nhà nước; phòng, chống tham nhũng; tăng cường hiệu quả quản trị nhà nước; tăng cường tính công khai, minh bạch..
Xem thêm: Ghi thông tin ngày tháng sinh vào sổ hộ khẩu
– Tiếp tục đổi mới, hoàn thiện thể chế về sở hữu, doanh nghiệp nhà nước; xác định rõ vai trò quản lý của Nhà nước đối với vai trò chủ sở hữu tài sản, vốn của Nhà nước; hoàn thiện thể chế về tổ chức và kinh doanh vốn nhà nước.
-Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện quy định của pháp luật về mối quan hệ giữa Nhà nước và nhân dân.
– Thực hiện bước chuyển hướng chỉ đạo chiến lược từ việc đặt trọng tâm vào xây dựng và hoàn thiện pháp luật sang hoàn thiện và tổ chức thực thi pháp luật, bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật, tính liên thông, gắn kết mật thiết giữa công tác xây dựng và tổ chức thi hành pháp luật.
-Đổi mới công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát trong quá trình tham mưu, ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm loại bỏ tình trạng lợi ích cục bộ trong quá trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
c. Cải cách thủ tục hành chính
– Đẩy mạnh đơn giản hóa thủ tục hành chính, cắt giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; ưu tiên các thủ tục hành chính phục vụ hội nhập kinh tế quốc tế, thủ tục hành chính trên một số lĩnh vực trọng tâm: Đầu tư; đất đai; xây dựng; sở hữu nhà ở; thuế; hải quan; xuất khẩu; nhập khẩu; y tế,..
-Tăng cường xây dựng và hoàn thiện các hình thức công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính; chú trọng việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý hoặc thẩm quyền giải quyết của các bộ, ngành, địa phương.
– Triển khai thiết lập và đưa vào vận hành Hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính và tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại các cấp chính quyền.
-Xây dựng Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; nghiên cứu, nhân rộng mô hình hay, cách làm mới trong thực hiện cải cách thủ tục hành chính trên phạm vi toàn quốc.
-Tiếp tục tổ chức thực hiện có kết quả Đề án Tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013 – 2020.
-Tập trung cải cách thủ tục hành chính trong nội bộ các cơ quan nhà nước, tổ chức sự nghiệp công lập, dịch vụ công và các thủ tục hành chính liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước các cấp; triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Như vậy có thể thấy cải cách hành chính nhà nước trong gia đoạn hiện nay vẫn chịu ảnh hưởng khá lớn của điều kiện xã hội và tâm lý người dân Việt Nam. Vì vậy, việc đổi mới điều hành công sở sẽ góp phần tạo lòng tin của nhân dân đối với các cơ quan hành chính nhà nước, tạo ra mối quan hệ gắn kết giữa nhân dân và các cơ quan hành chính nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay diễn ra trong điều kiện đổi mới kinh tế và hội nhập với thế giới, đặc biệt là trong điều kiện khoa học, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ. Xã hội phát triển dẫn đến cần thay đổi cách quản lý, điều hành công sở cho phù hợp.Từ đó làm nâng cao năng suất và chất lượng điều hành công sở và góp phần giảm những chi phí phát sinh.
Ngoài ra cải cách hành chính đòi hỏi những thay đổi, mà trước hết là thay đổi tư duy, phong cách, lề lối làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức. Đội ngũ cán bộ, công chức chính là những người lãnh đạo và thực hành trong hoạt động hành chính. Việc thay đổi nhận thức cũng như nâng cao trình độ mới góp phần hoàn thành tốt những nhiệm vụ mà cải cách hành chính đề ra.