Xác định phạm vi hệ thống quản lý của bạn là bước quan trọng khi phát triển bất kỳ hệ thống quản lý nào. Phạm vi phải mô tả ngắn gọn các hoạt động, các yêu cầu quy định, cơ sở vật chất và các văn phòng khác nếu có [remote location] sẽ được đề cập và được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý.
Nội dung điều khoản
4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của hệ thống. Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải xem xét:
- các vấn đề bên ngoài và nội bộ đề cập ở 4.1;
- yêu cầu của các bên quan tâm liên quan đề cập ở 4.2;
- sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Tổ chức phải áp dụng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này nếu những yêu cầu đó áp dụng được trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý chất lượng.
Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản. Phạm vi này phải nêu loại sản phẩm và dịch vụ được bao trùm và phải đưa ra lý giải cho các yêu cầu của tiêu chuẩn được tổ chức xác định là không thể áp dụng cho phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.
Sự phù hợp với tiêu chuẩn này chỉ có thể được công bố khi yêu cầu được xác định là không thể áp dụng được không làm ảnh hưởng tới khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
Phạm vi đăng ký của chứng nhận sẽ cần phản ánh chính xác và rõ ràng các hoạt động thuộc hệ thống quản lý của tổ chức. Bất kỳ loại trừ nào phải được lập thành văn bản và giải thích trong sổ tay chất lượng. Không có hoạt động đơn lẻ liên quan đến kinh doanh nào nên tồn tại bên ngoài phạm vi. Bạn nên xác định sớm phạm vi đăng ký trước khi bạn liên hệ với các tổ chức đánh giá và chứng nhận.
Từ việc xem xét bản chất của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Phạm vi của hệ thống quản lý phải rõ ràng theo mức độ mà tổ chức của bạn đã thiết lập. Có thể xác định phạm vi từ các thông tin sau:
- Phạm vi sản phẩm và dịch vụ.
- Tính chất hoạt động của các phân xưởng/nhà máy sản xuất khác nhau [đối với tổ chức có nhiều phân xưởng/nhà máy khác nhau].
- Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài tổ chức.
- Sự hỗ trợ từ các bộ phận chức năng chung [chủ yếu từ các tổ chức có cơ cấu theo tập đoàn có tổng hành dinh chung và các nhà máy/công ty con]
- Quy trình, thủ tục, hướng dẫn hoặc các yêu cầu cụ thể của các nhà máy/công ty con.
Phạm vi của hệ thống quản lý của bạn có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng cụ thể và được xác định trong tổ chức, các bộ phận cụ thể của tổ chức. Đánh giá viên có thể sẽ ghi nhận sự không phù hợp nếu tổ chức của bạn nếu bất kỳ hoạt động, sản phẩm và dịch vụ nào bị bỏ qua khỏi phạm vi. Các quyết định về phạm vi của tổ chức của bạn phải hợp lý và được áp dụng nhất quán.
Phạm vi hệ thống quản lý phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản theo Điều 7.5.1, thường nằm trong sổ tay chất lượng. Tuyên bố phạm vi thường được hiển thị trên chứng chỉ ISO 9001.
Vietnam Quality & Productivity Group [VQPG] Website: //vnproductivity.com FB Fanpage: //www.facebook.com/vnproductivity FB Group: //www.facebook.com/groups/vnproductivity
Có thể bạn quan tâm
Thông tin tác giả
Cin Dar
Cin Dar hiện đang công tác tại một tập đoàn đa quốc gia của Mỹ, chuyên phát triển chuỗi cung ứng hàng hóa ở Việt Nam và các nước Đông Nam Á, cũng như hỗ trợ đa dạng hóa chuỗi cung ứng ở khu vực. Với kinh nghiệm nhiều năm về các lĩnh vực Phát triển chuỗi cung ứng, Cải thiện Năng lực sản xuất và Quản trị chất lượng ở các tập đoàn Âu-Mỹ cũng như Nhật Bản.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang triển khai ISO, chuẩn bị đánh giá hoặc vừa trải qua đánh giá chứng nhận ISO [đặc biệt là ISO 9001] thì chắc hẳn bạn đã được nghe về sự không phù hợp trong ISO. Vậy thì sự không phù hợp trong ISO là gì? Phải xử lý như thế nào khi gặp phải sự không phù hợp trong ISO?
Sự không phù hợp trong ISO là gì?
Trong quá trình đánh giá ISO, các đánh giá viên có thể phát hiện những điểm không phù hợp theo các yêu cầu thuộc tiêu chuẩn ISO đang được đánh giá và sẽ ghi nhận lại. Những điểm này được gọi là sự không phù hợp trong ISO.
Trên thực tế, sự không phù hợp thường được gọi là điểm không phù hợp hoặc [viết tắt là NC – NonConformities]. Trong kết quả đánh giá ISO, bạn sẽ thường thấy sự không phù hợp được đánh giá bằng ký tự NC hoặc NRC [NonConformities Report], NG [No Good] hoặc CAR [Corrective Action Request].
Cần chú ý rằng mục đích của quá trình đánh giá đó là thu thập và đánh giá các bằng chứng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn và từ đó đánh giá mức độ tuân thủ theo các yêu cầu này. Chính vì thế, kết quả đánh giá sẽ không có lỗi. Tuy nhiên, để thuận tiện trong giao tiếp và trao đổi thì những điểm không phù hợp có thể được gọi là các lỗi.
Phân loại sự không phù hợp trong ISO
Sự không phù hợp trong ISO có thể được chia làm 2 loại:
- Sự không phù hợp thể nặng – NC Major: là những sự không phù hợp mà đánh giá viên xác định có ảnh hưởng tới khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được kết quả kỳ vọng.
- Sự không phù hợp thể nhẹ - NC Minor: Là những sự không phù hợp mà đánh giá viên xác định sẽ không ảnh hưởng tới khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được kết quả kỳ vọng, không ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm hoặc dịch vụ.
Tuy nhiên trong đánh giá nội bộ, không nhất thiết phải phân loại điểm không phù hợp thể nặng hay nhẹ mà chỉ cần có hành động khắc phục.
Với sự không phù hợp thể nặng thì phía đánh giá chứng nhận sẽ quay lại doanh nghiệp để kiểm chứng việc khắc phục của doanh nghiệp. Ngược lại, với những sự không phù hợp thể nhẹ thì phía doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ, hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh qua đã khắc phục cho phía đơn vị đánh giá.
Khắc phục và phòng tránh sự không phù hợp
Khi phát hiện được sự không phù hợp, phía doanh nghiệp cần đưa ra sự khắc phục và đồng thời tiến hành các hành động khắc phục. Để có thể tránh sảy ra điểm không phù hợp trong tương lai thì doanh nghiệp cũng cần chú ý tới các hành động phòng ngừa.
Việc khắc phục sự không phù hợp có thể được chia làm 2 loại:
- Sự khắc phục: là các hành động được thực hiện để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện [nhận biết] ngay cả khi chưa biết nguyên nhân gốc rễ là gì. Phần lớn sự khắc phục là những giải pháp khắc phục các vấn đề tức thời như kiểm soát, hiệu chỉnh và xử lý hậu quả của. Tùy vào sự không phù hợp và các yếu tố có liên quan thì sự khắc phục có thể được triển khai trước hoặc sau hành động khắc phục. Nói một cách dễ hiểu thì sự khắc phục là việc làm cho các điểm không phù hợp đúng lại [phù hợp trở lại].
- Hành động khắc phục: là bao gồm các hành động tìm và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp đang hoặc đã sảy ra để tránh chúng tiếp diễn. Hành động khắc phục được triển khai sau khi phát hiện sự không phù hợp.
Để có thể thực hiện được 2 bước trên, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề bằng 8D.
Hành động phòng ngừa: Hành động phòng ngừa bao gồm đánh giá rủi ro, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ có thể dẫn tới sự không phù hợp trong tương lai và tiến hành hoạt động cải tiến để tránh gặp phải sự không phù hợp tiềm ẩn [có thể sảy ra trong tương lai].
Hành động phòng ngừa và hành động khắc phục có phần giống nhau nhưng thật ra khác nhau về bản chất:
- Hành động khắc phục dành cho những điểm không phù hợp đã và đang diễn ra.
- Hành động phòng ngừa dành cho những điểm không phù hợp chưa điễn ra nhưng có thể dự đoán khả năng sảy ra, mang tính chất dự phòng.
Với cùng một điểm không phù hợp [hoặc nhóm các điểm không phù hợp tương tự], việc triển khai hành động khắc phục trước và hành động phòng ngừa sau sẽ không phù hợp do nếu hành động khắc phục được triển khai hiệu quả thì sẽ loại bỏ được các nguyên nhân gốc rễ, hành động phòng ngừa sẽ khó có thể tìm ra được các nguyên nhân gây ra điểm không phù hợp nữa.
Cần chú ý rằng sự không phù hợp, sự khắc phục, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa cần được ghi chép lại thành báo cáo để giúp cho quá trình đánh giá chứng nhận ISO tại doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn.