Ngày đăng: 08:24 - 18/02/2021 Lượt xem: 45079 Cỡ chữ
Tham gia BHXH, ngoài những quy định về quyền lợi, chế độ, những lưu ý về sổ BHXH cũng rất quan trọng. Không chỉ để lưu trữ thông tin, dữ liệu của người tham gia, sổ BHXH còn là căn cứ để theo dõi và giải quyết các chế độ BHXH. Xung quanh vấn đề sổ BHXH, có rất nhiều vấn đề người lao động vẫn còn vướng mắc.
Một số lưu ý về sổ BHXH mà người lao động nên biết.
1. Tra cứu số sổ BHXH
Theo Công văn 3340/BHXH-ST năm 2017, cụm từ “Số sổ” in trên tờ bìa và tờ rời sổ BHXH được thay thế bằng “Mã số”. Nghĩa là về bản chất, số sổ BHXH và mã số BHXH là như nhau.
Mã số BHXH mà số định danh cá nhân duy nhất của người tham gia BHXH, được cấp và ghi trên sổ BHXH và thẻ BHYT. Như vậy, mỗi cá nhân tham gia BHXH sẽ chỉ có một mã số BHXH duy nhất.
Tra cứu mã số BHXH như thế nào?
- Cách 1: Xem trên tờ bìa sổ BHXH.
- Cách 2: Xem trên thẻ Bảo hiểm y tế, mã số BHXH được thể hiện ở ô thứ 4 gồm 10 số tự nhiên trên thẻ BHYT.
- Cách 3: Tra cứu trực tuyến trên Cổng thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại đây.
Một số cách tra cứu mã số BHXH người lao động có thể áp dụng.
2. Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Người lao động bị mất sổ BHXH có thể xin cấp lại được hay không? Theo Khoản 2, Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động có thể được cấp lại sổ BHXH khi bị mất, hỏng.
Về thủ tục xin cấp lại sổ, theo Khoản 2, Điều 97 Luật BHXH năm 2014 và Khoản 1, Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH được sửa đổi bởi Quyết định 505/Đ-BHXH, để xin cấp lại sổ BHXH trong trường hợp bị mất, hỏng, người lao động cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [mẫu TK1-TS].
- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH của người lao động.
Người lao động nộp bộ hồ sơ trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc thông qua đơn vị đang làm việc trong thời hạn không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác, thời gian để thực hiện và xét duyệt hồ sơ không quá 45 ngày.
3. Đổi sang Căn cước công dân không đổi sổ BHXH
Theo Điều 27, Quyết định 595/QĐ-BHXH, các trường hợp quy định cấp lại sổ BHXH bao gồm: Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng; cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch.
Như vậy, trường hợp đổi từ Chứng minh thư nhân dân sang Căn cước công dân không thuộc quy định trên. Vì vậy, trường hợp này người lao động không cần đổi sổ BHXH.
Đổi sang căn cước công dân, người lao động không cần đổi sổ BHXH.
4. Bắt buộc thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH khi thay đổi chỗ làm
Theo quy định, sau khi chấm dứt hợp đồng lao động với người sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn thành các thủ tục chốt sổ để trả lại sổ BHXH cùng các giấy tờ đã giữ của người lao động.
Tuy nhiên, một số trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động không thực hiện chốt sổ cho người lao động hoặc đang nợ tiền BHXH nên không thể chốt sổ, người lao động có thể liên hệ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ can thiệp.
Ngoài ra, nếu sang công ty mới, người lao động có thể cung cấp mã số BHXH [số sổ BHXH] để tham gia BHXH ở công ty mới để tiếp tục quá trình đóng BHXH, kể cả trường hợp chưa chốt được sổ.
5. Người sử dụng lao động chốt sổ BHXH cho người lao động
Theo các nội dung trên, nếu người sử dụng lao động không chốt sổ, người lao động có thể tự chốt sổ hay không? Theo Khoản 5, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, người sử dụng lao động cần:
“5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Vì vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động, người lao động không thể tự chốt sổ BHXH cho mình.
6. Thủ tục chốt sổ BHXH
Để thực hiện chốt sổ BHXH, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ bìa sổ BHXH.
- Các tờ rời của sổ BHXH [nếu có].
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT [Mẫu TK3-TS].
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
- Bảng kê thông tin [Mẫu D01-TS].
- Công văn chốt sổ của đơn vị [Mẫu D01b-TS].
Sau khi chuẩn bị 01 bộ hồ sơ như trên, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm xã hội. Thời gian giải quyết là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trên đây là 6 lưu ý về sổ BHXH mà người lao động cần nắm được. Sổ BHXH là căn cứ quan trọng để theo dõi quá trình đóng BHXH và hưởng các quyền lợi, người lao động có thể tham khảo thông tin để dễ dàng thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ BHXH.
Xem thêm >> 5 Lợi ích của Bảo hiểm xã hội điện tử mang lại cho doanh nghiệp
Người lao động khi ký kết hợp đồng lao động với người sử dụng lao động thì sẽ trở thành đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, khi đó người lao động sẽ sở hữu sổ bảo hiểm ghi nhận các thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của mình. Vậy trên cuốn sổ bảo hiểm đó bao gồm những nội dung gì, và ý nghĩa của các cụm từ viết tắt trên sổ là như thế nào?
Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về giải thích nội dung sổ BHXH theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật bảo hiểm khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!
1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội [BHXH] cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ này. Sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp và quản lý. Bao gồm hai bộ phận chính là Bìa sổ bảo hiểm và tờ rời ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội.
2. Các cụm từ viết tắt trên sổ bảo hiểm xã hội
– BHXH: là từ viết tắt của Bảo hiểm xã hội.
– BHTN: là từ viết tắt của Bảo hiểm thất nghiệp.
– BHXH tỉnh: là từ gọi chung của Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
– BHXH huyện: là từ gọi chung của: Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
– BNN: là từ viết tắt của Bệnh nghề nghiệp.
– Đơn vị: là từ gọi chung của các Cơ quan, đơn vị, tổ chức quản lý người tham gia bảo hiểm xã hội.
– HT, TT: là từ viết tắt của Hưu trí, tử tuất.
Xem thêm: Mẫu giấy uỷ quyền lấy sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2022
– Người tham gia: là từ gọi chung của Người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội tự nguyện.
– ÔĐ: là từ viết tắt của Ốm đau.
– TS: là từ viết tắt của Thai sản.
– TNLĐ: là từ viết tắt của Tai nạn lao động.
3. Các nội dung trên bìa sổ bảo hiểm xã hội
Bìa sổ bảo hiểm là tờ bìa rời, khi gập đôi vào có 04 trang:
+ Trang thứ nhất và trang thứ tư có nền màu xanh nhạt
+ Trang thứ hai và trang thứ ba có nền màu trắng.
– Nội dung in sẵn trên phôi bìa sổ.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký số điện thoại với cơ quan bảo hiểm xã hội mới nhất
+ Ở trang thứ nhất:
– Trang thứ nhất sổ bảo hiểm xã hội có ghi quốc hiệu, tiêu ngữ của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, bên dưới có in lô gô biểu tượng của Bảo hiểm xã hội màu xanh.
– Trong ô trống màu trắng trên bìa sổ là để ghi họ tên, số sổ và số lần cấp sổ Bảo hiểm xã hội [từ lần thứ hai trở đi nếu có] của người tham gia bảo hiểm.
+ Ở trang thứ hai:
Trang thứ hai ghi nhận các thông tin của người tham gia bảo hiểm xã hội, cụ thể:
– Số sổ: Ghi số định danh của người tham gia theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội.
– Họ và tên: Ghi họ và tên đầy đủ của người tham gia bằng chữ in hoa.
– Ngày, tháng, năm sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người tham gia. Trường hợp không xác định được ngày sinh thì chỉ ghi tháng, năm sinh; hoặc không xác định được ngày, tháng sinh thì chỉ ghi riêng năm sinh.
Xem thêm: Hồ sơ, trình tự thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động mới nhất năm 2022
– Giới tính: Ghi một trong hai Nam hoặc Nữ.
– Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người tham gia.
– Số chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ căn cước: Ghi số trên chứng minh nhân dân của người tham gia. Thứ tự ưu tiên ghi là số chứng minh nhân dân, sau đó đến số hộ chiếu, rồi đến thẻ căn cước.
– Bên phía góc lề phải ghi rõ địa điểm, ngày, tháng, năm cấp bìa sổ Bảo hiểm xã hội.
– Dưới cùng là chữ ký của Giám đốc Bảo hiểm hiểm xã hội ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
+ Ở trang thứ ba:
Trên trang thứ 03 ghi các chế độ mà người tham gia Bảo hiểm xã hội đã hưởng, cụ thể:
– Đã hưởng chế độ: Ghi các chế độ đã hưởng như là chế độ thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
Xem thêm: Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bị mất ở đâu? Thủ tục cấp lại sổ BHXH bị mất năm 2022
– Theo Quyết định số: Ghi số Quyết định hưởng bảo chế độ bảo hiểm.
– Từ ngày: Ghi rõ ngày, tháng, năm được hưởng.
+ Ở trang thứ tư:
Trang thứ tư là những điều cần lưu ý khi sử dụng sổ bảo hiểm, cụ thể như sau:
– Về cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan nhà nước có thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; thanh tra việc đóng bảo hiểm và nhiệm vụ khác theo quy định.
– Sổ bảo hiểm xã hội được cấp để người tham gia bảo hiểm có thể theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của mình và đồng thời là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
– Một người khi tham gia bảo hiểm xã hội chỉ được cấp một sổ và một số sổ, cần lưu ý bảo quản để tránh làm mất. Khi người tham gia bảo hiểm xã hội hưởng chế độ hưu trí, tự tuất thì sổ bảo hiểm sẽ giao cho cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
– Không được sửa chữa, tẩy xóa làm sai lệch nội dung ghi trên sổ bảo hiểm xã hội.
Xem thêm: Tra cứu thông tin khi không nhớ số số bảo hiểm xã hội
– Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng phải thông báo kịp thời với cơ quan Bảo hiểm xã hội để được xem xét cấp lại.
04. Các nội dung trên trang tờ rời sổ Bảo hiểm xã hội
Tờ rời bảo hiểm xã hội là tờ ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.
Trên tờ rời vẫn có ghi rõ các thông tin của người tham gia bảo hiểm xã hội như là: Họ và tên, ngày, tháng tháng năm sinh; số sổ bảo hiểm. Và ghi rõ số thứ tự các tờ ở cuối dòng ngày tháng năm sinh, ghi cụ thể là “Tờ 1”, “Tờ 2”, “Tờ 3”… Trường hợp cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội hoặc chỉ cấp lại tờ rời thì ghi rõ số lần cấp.
– Quá trình đóng Bảo hiểm xã hội được chia thành 05 cột như sau:
+ Cột 1, cột 2 “Từ tháng năm”, “Đến tháng năm”: trên cột này ghi rõ khoảng thời gian đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm.
+ Cột 3 “Diễn giải”: ở cột này ghi rõ các nội dụng về công việc, tên đơn vị, chức vụ, cấp bậc của người tham gia Bảo hiểm xã hội.
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc ghi các nội dung:
– Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc; tên đơn vị.
Xem thêm: Bỏ sổ bảo hiểm xã hội cũ xin cấp sổ bảo hiểm mới được không?
+ Cấp bậc, chức vụ: Ghi cấp bậc, chức vụ của người tham gia, để xác định tiền lương hoặc phụ cấp đóng Bảo hiểm xã hội.
+ Chức danh nghề, công việc: Ghi chức danh nghề, công việc của người tham gia, để xác định mức độ công việc [bình thường; nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm].
+ Tên đơn vị: Ghi tên đơn vị nơi người tham gia đóng Bảo hiểm xã hội.
– Nơi làm việc: Ghi xã [phường, thị trấn], huyện [quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh], tỉnh [thành phố] để xác định nơi làm việc có phụ cấp khu vực hoặc không có phụ cấp khu vực.
* Đối với người tham gia thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định:
Ghi rõ mức tiền lương đóng vào các quỹ hưu trí, tử tuất; ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; bảo hiểm thất nghiệp.
Đồng thời ghi rõ hệ số tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc; các loại phụ cấp đóng bảo hiểm xã hội như là phụ cấp chức vụ [hệ số]; phụ cấp khu vực [hệ số; Hệ số chênh lệch, bảo lưu [hệ số]; phụ cấp thâm niên vượt khung [%]; phụ cấp thâm niên nghề [%]; phụ cấp tái cử [%].
* Đối với người tham gia theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định:
Ghi rõ mức tiền lương đóng vào các quỹ hưu trí, tử tuất; ốm đau, thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; bảo hiểm thất nghiệp.
Ghi rõ mức lương, phụ cấp lương và các loại tiền đóng bảo hiểm xã hội khác nếu có.
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội tự nguyện ghi các nội dung:
– Nơi tham gia bảo hiểm xã hội: ghi rõ huyện, tỉnh.
– Thu nhập đóng quỹ hưu trí, tử tuất: Người tham gia đóng bao nhiêu và nhà nước hỗ trợ đóng bao nhiêu.
* Đối với người tham gia đã hưởng trợ cấp thất nghiệp: ghi rõ nội dung là đãhưởng trợ cấp thất nghiệp theo quyết định số bao nhiêu, ngày tháng năm nào, và theo quyết định của ai.
* Đối với người tham gia nghỉ thai sản, nghỉ ốm trên 14 ngày, nghỉ không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động không đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp: thì ghi rõ lý do không đóng bảo hiểm xã hội trong thời gian đó.
+ Cột 4 ghi căn cứ đóng:
Ở cột này ghi số tiền, hệ sổ hoặc tỷ lệ phần trăng lương đóng bảo hiểm theo nội dung đã diễn giải ở cột 3 trước đó. Trường hợp người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp, nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày, nghỉ không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động không đóng Bảo hiểm xã hội thì cột này không ghi mà đánh dấu [X].
+ Cột 5 ghi tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội [%]: Tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội được ghi cùng hàng tiền lương đóng quỹ bảo hiểm hưu trí, tử tuất; ốm đau; thai sản; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; bảo hiểm thất nghiệp hoặc đối với trường hợp tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện thì là thu nhập đóng quỹ hư. Đối với người tham gia đã hưởng trợ cấp thất nghiệp, nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày, nghỉ không hưởng lương hoặc tạm hoãn hợp đồng lao động không đóng Bảo hiểm xã hội thì đánh dấu chữ [X].
– Ghi, xác nhận, chốt sổ Bảo hiểm xã hội.
+ Ghi, xác nhận sổ Bảo hiểm xã hội cho người đang tham gia đóng bảo hiểm xã hội
Đây là phần để ghi, xác nhận thời gian đóng, điều chỉnh thời gian đóng Bảo hiểm xã hội hằng năm của người tham gia đang đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp. Dưới phần ghi quá trình đóng Bảo hiểm xã hội trong năm ghi nội dung như sau:
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Ghi nhận các nội dung: Thời gian đóng quỹ hưu tri, tử tuất; bảo hiểm thất nghiệp trong năm là bao nhiêu tháng. Ví dụ như là: Thời gian đóng quỹ hưu trí, tử tuất của năm 2018 là 12 tháng.
Ghi nhẫn lũy kế thời gian đóng quỹ hưu trí, tử tuất; lũy kế thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội tự nguyện:
Ghị nhận thời gian đóng quỹ hưu trí, tử tuất của năm nào là bao nhiêu tháng.
Ghi nhận lũy kế thời gian đóng quỹ hưu trí tử tuất; lũy kế thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.
Trường hợp ngừng đóng Bảo hiểm xã hội thì ghi, chốt sổ cho người tham gia như sau:
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc khi ngừng đóng bảo hiểm xã hội:
– Thời gian đóng quỹ hưu trí, tử tuất và tổng thời gian đóng quỹ hưu trí tử tuất đến ngày dừng đóng bảo hiểm.
– Thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng trong năm vào tổng thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng là bao nhiêu năm, bao nhiêu tháng.
* Đối với người tham gia Bảo hiểm xã hội tự nguyện:
– Thời gian đóng quỹ hưu trí tử tuất của năm là bao nhiêu tháng và tổng thời gian đóng quỹ hưu trí tử tuất đến ngày dừng đóng bảo hiểm, trong đó thời gian tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc là bao nhiêu năm [nếu có].
– Tổng thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng.
* Đối với người tham gia đang bảo lưu điều chỉnh quá trình đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp:
– Tổng thời gian đóng quỹ hưu trí, tử tuất, trong đó đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc là bao nhiêu năm [ nếu có].
– Tổng thời gian đóng Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng là bao nhiêu năm.
Ở cuối tờ rời sổ Bảo hiểm xã hội sẽ có mã vạch để mã hóa thông tin cá nhân của người tham gia bảo hiểm ở góc trái; góc phải là là phần ghi địa danh ngày tháng năm xác nhận và có chữ ký và đóng dấu của Giám đốc Bảo hiểm xã hội, nếu trong 01 lần in có từ 02 tờ rời trở lên Giám đốc Bảo hiểm xã hội ký tên, đóng dấu in 01 lần ở tờ cuối cùng.