Thế nào là sử dụng thời gian hợp lý

Bí quyết sử dụng và quản lí thời gian hiệu quả

Phát triển kỹ năng sắp xếp thời gian như thế nào ?

Bạn có thể bắt đầu học cách quản lý thời gian từ những hướng dẫn dưới đây nhưng cần thực hành và những hướng dẫn khác khi bạn tiến bộ dần. Mục đích là để bạn biết được mình đang sử dụng thời gian như thế nào, bạn nên dành quỹ thời gian cho những công việc gì, những ưu tiên gì để có thể thành công trong học tập trong khi vẫn có những hoạt động khác chi phối như đi làm, vui chơi cùng bạn bè, thời gian cho gia đình…” Đầu tiên: bạn hãy thử làm bài tập về cách sắp xếp thời gian.

Chiến lược về cách quản lý thời gian

• Tự tạo cho bạn các khoảng thời gian học
• Liệu mỗi lần học khoảng 50 phút có được không? Thường thì học trong bao lâu bạn cảm thấy không cần nghỉ? Một vài người thì thích nhiều giờ nghỉ giải lao vì nhiều lý do khác nhau. Bài hoặc tài liệu khó đôi khi cần nhiều khoảng thời gian giải lao.
• Có tổng kết và updates sau mỗi tuần
• Việc gì quan trọng hơn thì làm trước, việc nào kém quan trọng thì làm sau.
• Khi học, nên tạo thói quen giải quyết các mục khó trước
• Học ở những nơi mà bạn ít bị phân tán
• để có được sự tập trung cao độ
• Có “thời gian chết”?
• Bạn có thể đi dạo, hoặc đi xe đạp trong đôi lát…
• Xem qua các tài liệu và bài đọc trước giờ học
• Xem qua các tài liệu ngay sau giờ học
• Nếu trong 24 tiếng mà bạn không xem qua thì bạn dễ quên bài nhất.
• Sắp xếp thời gian cho các ngày quan trọng [bài viết phải nộp, presentation, k‎y thi… ]

Những vật dụng không thể thiếu giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả

Bạn thử dùng bài tập vui sau của trường Đại học Minnesota: Đưa ra các tiêu chí sau để kiểm soát thời gian hợp lý giữa việc học và làm các việc khác. Những vật dụng hữu ích:

• To-Do list- Danh sách những việc cần làm: Ghi ra giấy những điều bạn cần làm, rồi quyết định việc nào sẽ làm bây giờ, việc nào để sau, hay nhờ ai làm, hoặc hoãn việc nào sau một thời gian dài.
• Một quyển lịch sắp xếp công việc theo tuần/ tháng: Đánh dấu các buổi hẹn, đi học, họp trong một cuốn sổ tay chia ô thời gian hoặc bảng biểu. Nếu bạn là người thiên về sử dụng giác quan [nếu nhìn sẽ khiến bạn học vào đầu nhanh hơn], bạn có thể sơ đồ hóa thời gian biểu. Điều đầu tiên, sáng dậy, đó là xem hôm nay phải làm những gì. Còn trước khi đi ngủ thì xem mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai chưa.
• Lịch ghi kế hoạch lâu dài. Sử dụng một bảng cho mỗi tháng để bạn có thể lên kế hoạch trước. Những lịch ghi kế hoạch lâu dài như thế này sẽ nhắc nhở để bạn sử dụng tốt quỹ thời gian của mình.

Biết đặt mục tiêu

Sống không có mục tiêu cũng giống như bạn ngồi trên xe bus mà không biết sẽ xuống ở trạm nào. Hãy bắt đầu bằng việc đặt những mục tiêu ngắn hạn như trong 1 ngày, trong 1 tuần, 1 tháng, 1 kỳ học phải làm được những gì, hoàn thành những việc nào. Khi đã có những gạch đầu dòng rõ ràng về các mục tiêu của bản thân, bạn sẽ biết mình phải dành thời gian để làm gì. Việc làm này cũng giúp bạn vạch ra con đường đi cho chính mình mà không phải mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ, lựa chọn và quyết định.

Đưa ra danh sách việc cần làm

Cách tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu và sử dụng quỹ thời gian của một ngày hiệu quả nhất là hãy đưa ra danh sách những việc cần làm. Hãy tạo thói quen vào buổi sáng giành 5 - 10 phút để viết ra giấy những việc phải hoàn thành và thống kê lại kết quả vào cuối ngày. Tất nhiên, thực tế những gì diễn ra mỗi ngày không phải lúc nào cũng giống như những gì chúng ta đã "lập trình", sẽ có những việc phát sinh mới mà không thể lường trước, nhưng bạn hãy luôn cố gắng để thực hiện được việc quan trọng đã đề ra trong ngày.

NHỮNG PHƯƠNG PHÁP HỮU ÍCH ĐỂ SẮP XẾP THỜI GIAN HỢP LÝ

Mỗi ngày chỉ có 24 giờ cho chúng ta có thể hoàn thành hết mọi công việc, vậy bạn phải làm sao để sắp xếp thời gian hợp lý để vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc, mà lại vẫn có thời gian để nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe. 11 lưu ý sau đây có thể sẽ hỗ trợ tốt để bạn thay đổi một ngày của mình trở nên hữu dụng hơn từng phút.

1/ Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí

2/ Liệt kê những công việc cần làm

Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ để làm các công việc hằng ngày. Viết mọi việc bạn cần làm ra giấy và thường xuyên đối chiếu với danh sách đó để hoàn thành hết mục tiêu đề ra. Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.

• Ngay cả một nhiệm vụ rất nhỏ và tầm thường cũng cần được ghi ra. Tuy nhiên bạn chỉ nên viết vắn tắt vào danh sách này, ví dụ như “Gọi cho Tuấn”, “Tra cứu biên lợi nhuận”, “Email cho sếp”.
• Nhớ luôn mang theo mình quyển sổ ghi chú để sẵn sàng viết ra các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện. Bạn cho rằng mình sẽ nhớ để ghi ra sau, nhưng thế nào rồi cũng quên.

3/ Sử dụng lịch

Chỉ cần thêm tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Viết ra các thời hạn, nhiệm vụ và buổi họp vào lịch trình làm việc. Mỗi sáng bạn dành thời gian xem những ngày đó trên lịch để biết việc gì sắp tới.

*Tránh sắp xếp trùng lịch. Bố trí lịch làm việc sao cho không bị trùng và không đảm đương quá nhiều công việc một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý làm bất kì việc gì để đảm bảo thời gian đó đang rảnh. Như vậy thời gian của bạn được tổ chức tốt hơn và giúp giám sát thời gian một cách chặt chẽ.

4/ Tập trung – loại trừ nguyên nhân gây xao nhãng

Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.

Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Đặt tivi và mọi phương tiện giải trí bên ngoài nơi làm việc hay học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.

5/ Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Quản lý thời gian khôn khéo là phải lên kế hoạch làm các công việc quan trọng hay cấp bách trước. Ghi chú các điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ quang hay bút màu. Sắp xếp làm những việc này trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.

Áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40/30/20/10 cho công việc

• 40% thời gian vào những việc quan trọng nhất
• 30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai
• 20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba
• 10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại

Lưu ý: Bố trí lượng thời gian hợp lý đủ để làm xong việc. Nếu nghĩ một việc nào đó cần từ nửa giờ tới một giờ để làm xong thì bạn nên cho mình hẳn một giờ. Suy nghĩ thực tế về thời gian có thể hoàn thành việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hay chậm tiến độ. Mọi việc sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ thái độ thận trọng và luôn cho mình nhiều thời gian hơn cần thiết. Nếu làm xong nhiệm vụ sớm bạn được tự do chuyển sang công việc tiếp theo, và cuối cùng đảm bảo được năng suất công việc.

6/ Sử dụng hệ thống nhắc nhở

Bên cạnh lịch làm việc hằng ngày bạn nên sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để không quên nhiệm vụ hay thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, cài thông báo bằng tin nhắn hay âm thanh vào điện thoại để nhắc bạn làm nhiệm vụ nào đó đã lên lịch.

• Tránh nhờ người xung quanh nhắc nhở mình nhớ lịch làm việc, vì họ cũng có thể quên như bạn.
• Nếu có việc gì đó đặc biệt quan trọng bạn nên sắp xếp nhiều công cụ nhắc nhở, vì có khả năng bạn không để ý giấy ghi chú hay thông báo trên điện thoại.

7/ Đo lường năng suất làm việc

Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

8/ Tự thưởng cho mình

Làm việc quá chăm chỉ có thể dẫn tới kiệt sức và làm mất khả năng tập trung, thậm chí không thể hoàn thành các nhiệm vụ tầm thường nhất. Vì vậy đôi khi bạn nên tổ chức ăn mừng thành tựu vừa qua và tự thưởng cho mình điều gì đó thật sự thú vị.

• Dành toàn bộ khoảng thời gian tự thưởng đó vào việc thư giãn. Tắt điện thoại và không trả lời email công việc. Nếu bạn trộn lẫn công việc vào thời gian vui chơi thì đó không còn là phần thưởng để phục hồi sức lực.
• Nếu làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, bạn nên nghỉ ngày cuối tuần. Sau khi một dự án kéo dài ba tháng kết thúc, bạn hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.

1. Một số cách sử dụng thời gian hiệu quả bạn nên biết

1.1 Lập danh sách những việc cần làm trong ngày

Đây là một thói quen tuy cũ nhưng cực kỳ hiệu quả nếu bạn muốn quản lý thời gian của bản thân. Nhiều người nghĩ rằng mình có thể nhớ tất cả những việc cần làm. Họ nghĩ không cần phải ghi lại cho mất thời gian nhưng thực tế thì ngược lại. Vậy nên, để kiểm soát được thời gian, hãy dành ra 10 – 15 phút để ghi lại danh sách những nhiệm vụ bạn cần phải làm trong một ngày. Bạn có thể sử dụng giấy note, sổ tay hoặc ứng dụng trên điện thoại.

>>> Xem thêm:Bạn Đã Bắt Đầu Kiếm Tiền Lúc Rảnh Rỗi? Nếu Chưa Hãy Bắt Đầu Với 10 Công Việc Sau Đây

1.2 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian. Sau đó bạn hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.

Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng. Nếu bạn lỡ quên những việc quan trọng thì vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết. Hầu hết chúng ta luôn dành một khoảng thời gian lớn để làm những thứ không quan trọng. Do đó, hãy lập ra một danh sách những việc quan trọng nhất, ưu tiên thời gian làm trước.

>>> Xem thêm: 7 Cách Kiếm Thêm Thu Nhập Thụ Động Giúp Bạn Giàu Nhanh Không Tưởng

1.3 Biết cách nói không

Bạn nên làm những việc mà bạn thấy cần thiết phải làm hoặc thật sự muốn làm. Và hãy xem, bạn đã dành ra được bao nhiêu thời gian. Đừng ngại khi phải từ chối những lời mời của bạn bè mà bạn không muốn đi. Nó đồng nghĩa với việc bạn cần phải dành thời gian cho riêng mình.

>>> Xem thêm:10 Thủ thuật kiếm tiền: Thời gian rãnh nên làm gì để kiếm thêm thu nhập?

1.4 Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt. Mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc. Khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

>>> Xem thêm:Top 10 Công Việc Làm Ngoài Giờ Tại Nhà Thu Nhập Cao Cho Bạn

1.5 Luôn chuẩn bị trước mọi thứ có thể

Luôn chuẩn bị trước những thứ kiếm bạn tốn thời gian mà không đem lại hiệu quả. Như bữa ăn là phần chính yếu trong cuộc sống của chúng ta vì vậy việc nấu ăn tốn rất nhiều thời gian. Do vậy, bạn nên mua thức ăn để sẵn trong tủ lạnh. Như vậy sẽ tiết kiệm được công sức cũng như thời gian của bạn rất nhiều. Buổi tối, bạn nên chuẩn bị quần áo để mặc cho ngày mai. Như thế bạn sẽ không bị vội vàng vào buổi sáng mỗi ngày.

Khoảng thời gian này bạn có thể dành cho việc ăn sáng cho đầy đủ năng lượng và suy nghĩ về những kế hoạch cần làm trong suốt cả ngày đang chờ đợi bạn. Bạn cũng nên bỏ một chút thời gian để lên kế hoạch cho công việc nhà như vậy có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian làm những công việc khác quan trọng hơn.

>>> Xem thêm:Làm Sao Để Có Tiền? 18 Cách Kiếm Tiền Bền Vững Và Hiệu Quả

1.6 Từ bỏ thói quen xấu

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn. Thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy các mục tiêu và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập ra danh sách thì bạn hay loại bỏ từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn một cách logic. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế bằng những thói quen tốt.

Các bước

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 3:

Nhận biết cách sử dụng thời gian của bạn

1. 1

   Theo dõi các hoạt động hằng ngày. Để ý quan sát các việc bạn hay làm mỗi ngày và ghi nhận lượng thời gian dành cho việc đó. Bạn sẽ phải ngạc nhiên là mình đã lãng phí thời gian nhiều cỡ nào khi so với lượng công việc thực tế làm được.[1]

   • Nhớ ghi chú cả các nhiệm vụ thường nhật như chuẩn bị đồ ăn sáng, lau nhà, tắm v.v...

2. 2

   Cập nhật tất cả hoạt động vào một cuốn sổ ghi chú. Một khi biết mình làm gì mỗi ngày và lượng thời gian dành cho chúng, bạn nên viết vào một cuốn sổ. Đưa hết tất cả thông tin vào một nơi và nhìn thấy rõ ràng trên trang giấy giúp bạn nhận ra cách thức và đôi khi cả lĩnh vực mà bạn đang lãng phí thời gian.[2]

   • Viết đầy đủ và rõ ràng. Không trộn lẫn các sự kiện riêng biệt vào một hàng, không bỏ qua những nhiệm vụ nhỏ nhặt và nhớ ghi chi tiết thời gian phân chia cho từng công việc trong ngày.
   • Có lẽ bạn nên phân nhóm các hoạt động. Ví dụ, viết việc lặt vặt trong nhà bằng bút xanh, việc làm kiếm tiền bằng bút đỏ và hoạt động giải trí bằng bút đen. Cách viết đó giúp bạn hình dung ra cách sử dụng thời gian của mình.

3. 3

   Đánh giá cách phân phối thời gian. Ví dụ, 1 giờ ngồi mơ màng? 2 giờ quyết định nên ăn gì? 8 giờ lướt web? Xác định cách thức bạn phân phối thời gian và suy nghĩ xem việc gì cần thiết làm và việc gì không.[3]

   • Bạn lãng phí thời gian vì không thể tự kiểm soát chính mình? Bạn có tật hay lưỡng lự? Bạn đảm nhiệm quá nhiều trách nhiệm? Đây là tất cả những câu hỏi bạn nên xem xét khi đánh giá cách dùng thời gian của mình.[4]
   • Nhiều khi bạn phân chia các hoạt động trong ngày theo cách không hợp lý. Ví dụ, làm việc nửa tiếng rồi dành 10 phút xử lý các việc lặt vặt, sau đó tiếp tục quay về làm việc thêm nửa tiếng nữa, đây không phải là cách phân chia khôn khéo. Nếu bạn làm việc chọn vẹn một tiếng thì khả năng tập trung và hiệu quả sẽ cao hơn, vấn đề lặt vặt để xử lý sau.
   • Tốt nhất bạn nên thực hiện nhiệm vụ theo từng "phân đoạn". Với phương pháp này bạn dành lượng thời gian đã định sẵn cho một nhiệm vụ duy nhất mà không để mình phân tâm.

4. 4

   Cân nhắc việc điều chỉnh. Sau khi biết chính xác thời gian của mình đi về đâu, bạn bắt đầu điều chỉnh vào lịch làm việc. Bạn phải biết rõ lĩnh vực nào mình không thể hay không nên giảm bớt công việc chỉ vì sợ tốn thời gian. Nếu công việc nào đó tốn nhiều thời gian cũng không có nghĩa bạn đang dùng phí thời gian.[5]

5. 5

   Nếu bạn dành 3 giờ mỗi ngày để gửi email liên quan đến công việc, thì rõ ràng khó có khả năng bạn giảm được thời gian cho hoạt động này. Tuy nhiên, nếu giữa các email công việc bạn cũng gửi bốn hay năm email cá nhân thì chắc chắn bạn có thể giảm lượng thời gian dùng để gửi email.

6. 6

   Thay đổi thói quen làm việc. Bất kể vấn đề về quản lý thời gian của bạn là gì, chúng ta luôn có cách giải quyết. Sau khi tìm ra lý do lãng phí thời gian hoặc cách sử dụng thời gian hợp lý hơn, bạn phải nỗ lực thay đổi thói quen quản lý thời gian của mình.[6]

   • Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào việc lau nhà hay nấu ăn thì cân nhắc thuê người giúp việc hay đầu bếp. Đối với một số người thời gian còn quý hơn tiền bạc.
   • Nếu vấn đề của bạn là tốn quá nhiều thời gian trong ngày lướt web không có chủ đích, bạn nên hạn chế vào một số trang hoặc không đăng nhập vào tài khoản mạng xã hội khi mục đích lúc đó là làm việc khác.

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 3:

Tránh xao nhãng

1. 1

   Nhận diện các yếu tố gây xao nhãng trong cuộc sống. Sự xao nhãng là thách thức lớn nhất đối với vấn đề về quản lý thời gian. Bạn phải tìm ra loại hoạt động nào hay cá nhân nào đang gây tốn nhiều thời gian của mình. Cho dù vì một người bạn nói nhiều hay một thú vui nào đó khiến bạn không thể tập trung làm việc, bạn đều có thể tìm ra cách tránh những yếu tố này.[7]

   • Nếu bạn dành nhiều thời gian cho việc gì mà không tạo ra kết quả mong đợi nào, đó có thể là một yếu tố gây xao nhãng nên tránh.
   • Đối với môi trường làm việc trong văn phòng, một số đồng nghiệp cũng có khả năng là đối tượng gây xao nhãng. Bạn không nên tham gia vào các buổi nói chuyện hay tán gẫu vô ích trong giờ làm. Tuy nhiên thái độ làm việc trong văn phòng cũng quan trọng không kém kỹ năng quản lý thời gian, vì vậy bạn không được tỏ ra thô lỗ nếu muốn thăng tiến trong nghề nghiệp.

2. 2

   Tránh nói chuyện lâu trên điện thoại. Bạn cần điều chỉnh lại thói quen dùng điện thoại nếu thấy mình dành quá nhiều thời gian vào các buổi nói chuyện. Nói chuyện trực tiếp luôn luôn hiệu quả hơn nói qua điện thoại, vì vậy bạn nên chấm dứt việc đàm thoại lâu bằng phương tiện này.[8]

   • Nhiều cuộc điện thoại thường kèm theo phần hội thoại dư thừa không cần thiết, đặc biệt ở lúc đầu và kết thúc cuộc gọi. Người ta có khuynh hướng mất tập trung và nói dông dài trên điện thoại, đó là điều bạn nên lưu ý. Tổ chức họp trực tiếp tạo được bầu không khí trang trọng hơn để thúc đẩy các bên tập trung vào công việc, đó là vì không bên nào trong buổi họp bị tác động bởi các yếu tố gây xao nhãng.

3. 3

   Không lướt web quá nhiều. Nhiều người phải sử dụng internet làm công cụ chính để hoàn thành công việc. Tuy nhiên cũng có rất nhiều người để thời gian của mình trôi dạt trên các bài báo, tin tức thể thao, hình ảnh người nổi tiếng và thú cưng. Bạn luôn phải chú ý tập trung mỗi khi cần lên internet. Có một số phần mềm có thể ngăn chặn các ứng dụng, trang web hay tên miền không cần thiết để giảm tình trạng mất tập trung khi dùng internet.[9]

   • Tránh vào Facebook, Twitter và các trang mạng xã hội khác khi cần giải quyết công việc trên mạng.
   • Tìm kiếm đủ thứ vấn đề trên Google cũng là nguyên nhân làm tốn thời gian. Ban đầu bạn dự định tìm kiếm nhanh chóng một vấn đề nào đó, nhưng trước khi kịp nhận ra thì bạn đã lướt qua vô số trang web trong 3 giờ đồng hồ.

4. 4

   Sử dụng biển báo “Không làm phiền”. Có lẽ bạn đã quen thuộc với biển báo này ở trước cửa phòng khách sạn. Nó cũng rất hiệu quả khi sử dụng ở văn phòng làm việc. Bạn có thể tự mình đánh máy và in ra một biển báo như vậy để treo trước cửa phòng làm việc khi cần. Những người đi ngang qua sẽ bớt nói chuyện để không làm phiền bạn.[10]

   • Nếu làm việc tại nhà thì nhất thiết bạn phải có không gian làm việc của riêng mình. Không làm việc ở nơi sinh hoạt chung của gia đình vì tivi, điện thoại, máy chơi điện tử dễ dàng làm bạn phân tâm.[11]

5. 5

   Dành thời gian cho các yếu tố gây xao nhãng không thể tránh. Có một số yếu tố mà người ta không thể tránh, chẳng hạn khi sếp muốn bạn bỏ chút thời gian ra ngoài uống nước nói chuyện, hoặc người già trong nhà liên tục nhờ làm việc này việc nọ. Nếu bạn biết lên kế hoạch trước thì bất kể đó là gì cũng không thể ngốn nhiều thời gian dành cho công việc.[12]

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 3:

Sử dụng thời gian hiệu quả

1. 1

   Viết ra mọi thứ. Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ để làm các công việc hằng ngày. Viết mọi việc bạn cần làm ra giấy và thường xuyên đối chiếu với danh sách đó để hoàn thành hết mục tiêu đề ra.[13]

   • Ngay cả một nhiệm vụ rất nhỏ và tầm thường cũng cần được ghi ra. Tuy nhiên bạn chỉ nên viết vắn tắt vào danh sách này, ví dụ như "Gọi cho Tuấn", "Tra cứu biên lợi nhuận", "Email cho sếp".
   • Nhớ luôn mang theo mình quyển sổ ghi chú để sẵn sàng viết ra các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện. Bạn cho rằng mình sẽ nhớ để ghi ra sau, nhưng thế nào rồi cũng quên.

2. 2

   Sử dụng lịch. Chỉ cần thêm tờ lịch vào bộ công cụ quản lý thời gian cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Viết ra các thời hạn, nhiệm vụ và buổi họp vào lịch trình làm việc. Mỗi sáng bạn dành thời gian xem những ngày đó trên lịch để biết việc gì sắp tới.[14]

3. 3

   Tránh sắp xếp trùng lịch. Bố trí lịch làm việc sao cho không bị trùng và không đảm đương quá nhiều công việc một lúc. Kiểm tra lịch trước khi đồng ý làm bất kì việc gì để đảm bảo thời gian đó đang rảnh. Như vậy thời gian của bạn được tổ chức tốt hơn và giúp giám sát thời gian một cách chặt chẽ.

4. 4

   Loại trừ nguyên nhân gây xao nhãng. Sử dụng thời gian hiệu quả bằng cách loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng hoặc khiến bạn đi chệch hướng dẫn tới chậm tiến độ. Đặt tivi và mọi phương tiện giải trí bên ngoài nơi làm việc hay học tập, để tập trung hoàn thành công việc trước khi giải trí.[15]

5. 5

   Sắp xếp thứ tự ưu tiên. Quản lý thời gian khôn khéo là phải lên kế hoạch làm các công việc quan trọng hay cấp bách trước. Ghi chú các điểm này trong lịch làm việc bằng bút dạ quang hay bút màu. Sắp xếp làm những việc này trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn.[16]

   • Sẵn sàng thay đổi ưu tiên khi cần. Có nhiều việc gần tới giờ chót mới xuất hiện và đòi hỏi bạn phải làm ngay. Khi đó bạn phải ngừng việc đang làm và tập trung thời gian, sức lực cho công việc vào giờ chót này, nhưng bạn không nên để tình huống như vậy xảy ra quá thường xuyên.
   • Nếu bạn thường xuyên phải sắp xếp lại thứ tự ưu tiên, điều đó cho thấy có gì đó không ổn. Các điều chỉnh nhỏ có thể chấp nhận được, nhưng nếu phải liên tục làm việc này thì chứng tỏ ngay từ đầu bạn không sắp xếp đúng.

6. 6

   Suy nghĩ thực tế. Bố trí lượng thời gian hợp lý đủ để làm xong việc. Nếu nghĩ một việc nào đó cần từ nửa giờ tới một giờ để làm xong thì bạn nên cho mình hẳn một giờ. Suy nghĩ thực tế về thời gian có thể hoàn thành việc sẽ giúp bạn tránh bị quá tải hay chậm tiến độ.[17]

   • Mọi việc sẽ an toàn hơn nếu bạn giữ thái độ thận trọng và luôn cho mình nhiều thời gian hơn cần thiết. Nếu làm xong nhiệm vụ sớm bạn được tự do chuyển sang công việc tiếp theo, và cuối cùng đảm bảo được năng suất công việc.

7. 7

   Lên lịch cho các công việc cơ bản. Bạn nhớ dành thời gian cho các hoạt động cơ bản hằng ngày, như ăn uống và tắm rửa. Đây dường như là các công việc thứ yếu, nhưng bạn vẫn phải tiêu hao thời gian cho chúng song song với công việc chính, để đảm bảo bạn không bỏ qua và có thể dẫn tới chậm kế hoạch.

8. 8

   Sử dụng hệ thống nhắc nhở. Bên cạnh lịch làm việc hằng ngày bạn nên sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ để không quên nhiệm vụ hay thời hạn quan trọng. Sử dụng giấy ghi chú, cài thông báo bằng tin nhắn hay âm thanh vào điện thoại để nhắc bạn làm nhiệm vụ nào đó đã lên lịch.[18]

   • Tránh nhờ người xung quanh nhắc nhở mình nhớ lịch làm việc, vì họ cũng có thể quên như bạn.
   • Nếu có việc gì đó đặc biệt quan trọng bạn nên sắp xếp nhiều công cụ nhắc nhở, vì có khả năng bạn không để ý giấy ghi chú hay thông báo trên điện thoại.

9. 9

   Nhờ giúp đỡ. Nhờ người khác hỗ trợ hoặc chuyển một số nhiệm vụ nhỏ cho họ nếu được. Nói chung điều này có ích cho lịch làm việc nếu bạn có thể bớt chút sĩ diện nhờ họ can thiệp, để giải quyết một số việc vặt trong nhà hay nấu bữa tối nếu hôm đó bạn quá bận. [19]

   • Đảm bảo tìm đúng người đủ năng lực để giao nhiệm vụ. Nếu chỉ tìm ai đó để làm xong công việc thì chưa đủ, bạn phải nhờ người có thể hoàn thành tốt công việc.
   • Không đổ trách nhiệm của mình sang cho người khác. Đó không phải là kỹ năng quản lý thời gian tốt, mà chỉ khiến bạn trông lười biếng và thiếu động lực trong mắt người khác.

10. 10

    Đo lường năng suất làm việc. Thỉnh thoảng bạn nên ngừng lại và phân tích những gì đã đạt được, hiệu quả làm việc và xác định lượng thời gian tiêu tốn cho công việc vừa qua. Lưu giữ các dữ liệu thống kê này trong công việc và cuộc sống sẽ giúp bạn tìm ra thay đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc và cách thức sinh hoạt hằng ngày.

11. 11

    Tự thưởng cho mình. Làm việc quá chăm chỉ có thể dẫn tới kiệt sức và làm mất khả năng tập trung, thậm chí không thể hoàn thành các nhiệm vụ tầm thường nhất. Vì vậy đôi khi bạn nên tổ chức ăn mừng thành tựu vừa qua và tự thưởng cho mình điều gì đó thật sự thú vị.[20]

    • Dành toàn bộ khoảng thời gian tự thưởng đó vào việc thư giãn. Tắt điện thoại và không trả lời email công việc. Nếu bạn trộn lẫn công việc vào thời gian vui chơi thì đó không còn là phần thưởng để phục hồi sức lực.
    • Nếu làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, bạn nên nghỉ ngày cuối tuần. Sau khi một dự án kéo dài ba tháng kết thúc, bạn hãy tự thưởng cho mình một kỳ nghỉ ngắn.

Mục lục

• 1 Tạo môi trường làm việc hiệu quả
• 2 Đặt mục tiêu và các ưu tiên
  • 2.1 Phân tích ABCD
  • 2.2 Phân tích Pareto
  • 2.3 Phương Pháp Eisenhower
  • 2.4 Phương pháp phản ứng Domino
  • 2.5 Phương phápPOSEC
  • 2.6 Thực hiện mục tiêu
  • 2.7 Tổ chức danh sách nhiệm vụ
  • 2.8 Phần mềm ứng dụng
  • 2.9 Hệ thống quản lý thời gian
    • 2.9.1 GTD [hoàn thành công việc]
    • 2.9.2 Pomodoro
• 3 Loại bỏ các yếu tố không ưu tiên
  • 3.1 Thời gian học tập
• 4 Xem thêm
• 5 Tham khảo
• 6 Đọc thêm
• 7 Liên kết ngoài

Tạo môi trường làm việc hiệu quảSửa đổi