Mục lục bài viết
- 1. Khái niệm văn bản trong Microsoft Word
- 1.1. Văn bản thô là gì ?
- 1.2. Văn bản đã được định dạng là gì ?
- 2. Một số thuật ngữ, phím và tổ hợp phím hay được sử dụng trong soạn thảo văn bản
- 2.1. Các thuật ngữ thường dùng:
- 2.2. Các phím và tổ hợp phím thường dùng
- 2.3. Quy tắc gõ chữ tiếng Việt
- 2.4. Các thao tác thường sử dụng trong văn bản
- 3. Cách tạo một văn bản mới trong Microsoft word
- 4. Cách mở văn bản có sẵn, lưu, xóa văn bản
1. Khái niệm văn bản trong Microsoft Word
Văn bản là một trong các phương tiện để ghi nhận và lưu giữ, truyền đạt thông tin dưới dạng các ký tự. Vănbản trong word bao gồm văn bản thô và văn bản đã được chỉnh sửa.
1.1. Văn bản thô là gì ?
Văn bản thô là văn bản chưa được chỉnh sửa, nó chỉ có đủ nội dung và đúng chính tả. Sau khi khởi động chương trình soạn thảo văn bản [khởi động microsoft word], sẽcó sẵn một cửa sổ văn bản mới có tên mặc định làdocument1 - microsoft word. Với cửa sổ này, bạnđã có thể nhập nội dung cần soạn thảo.
Mặc dù là văn bản thô, chưa qua chỉnh sửa nhưng, khi soạn thảo loại văn bản này, cần lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, khinhập văn bản thô bạn nên chọn một Font [phông] chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường hoặc chọn font chữ phù hợp với quy định mà bạn phải tuân thủ khi soạn thảo.
Thứ hai, mặc dù là văn bản thô nhưng cũng phải nhập nhanh vàđúng chính tả. Nên soạn theo xong mới chỉnh sửa, định dạng để tránhlàm chậmtốc độ soạn thảo.
Bên cạnh đó, bạn cũng phải lưu ý là khôngnên để thừa ký tự trắng [Space], thừa phím Tab, thừa phím Enter. Vì điều này sẽ gâymất thời gian và khó khăn cho việc chỉnh sửa văn bản hoàn chỉnh sau này.
1.2. Văn bản đã được định dạng là gì ?
Văn bản đã được định dạng là văn bản thô đã trải qua việc chỉnh sửa font, cỡ chữ, màu sắc, căn lề, chỉnh khoảng rộng giữa các dòng, ... thiết lập các thuộc tính của văn bảntheo đúng quy định soạn thảo, giúp cho nội dung văn bản được trình bày rõ ràng hơn, hình thức văn bản được thể hiện đẹp và chuyên nghiệp hơn.
Đoạn văn bản [Paragraph] là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. Thông thường trong một văn bản ngoài việc bạn phải trình bày phông chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiểu thì việc trình bày đoạn văn bản sẽ làm cho văn bản trở nên phong phú hơn, đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hơn.
Các lệnh định dạng văn bản thường gặpbao gồm:
Định dạng đoạn văn bản:Giúp nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi.
Định dạng kí tự:Làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản, cho người đọc nắm rõ, dễ nhìn.
Các công cụ định dạng văn bản được thể hiện tại thanh công cụ như dưới hình ảnh sau"
Trong đó:
|
Tên thẻ |
Mô tả |
|
File |
Hiển thị cửa sổ Backstage view có các tính năng cơ bản: mở, lưu, đóng tập tin; ngoài ra có các chức năng in ấn, bảo mật, thông tin chi tiết của tập tin, quản lý phiên bản, cửa sổ lựa chọn Option. |
|
Home |
Gồm các chức năng cơ bản trong soạn thảo văn bản. Thẻ gồm các nhóm: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing. |
|
Insert |
Gồm các chức năng cho phép chèn thêm đối tượng như bảng, hình ảnh, biểu đồ, hình vẽ, các ký tự đặc biệt,…Thẻ gồm các nhóm: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols. |
|
Page Layout |
Gồm các chức năng để thiết lập bố cục của văn bản, định đạng trang, định dạng đoạn văn bản. Thẻ gồm các nhóm: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange. |
|
References |
Gồm các chức năng liên quan đến tạo tham chiếu trong văn bản. Thẻ này gồm các nhóm: Table of Contents, Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of Authorities |
|
Mailings |
Liên quan đến chức năng soạn thảo thư trong Word. Thẻ gồm các nhóm: Create, Start Mail Merge,Write & Insert Fields, Preview Results, Finish. |
|
Review |
Liên quan đến việc ra soát văn bản, hỗ trợ môi trường làm việc. Thẻ gồm các nhóm sau: Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect. |
|
View |
Liên quan đến các chức năng điều chỉnh giao diện của văn bản. Thẻ gồm các nhóm: Document Views, Show, Zoom, Window, Macros |
Trong đó, việc định dạng thường được thao tác nhiều với các lệnh trong thẻ Home. Cụ thể là cácnhóm lệnh Paragraph của thẻ Home gồm:
Căn chữ cho đoạn văn bản: Sử dụng các lệnh Alignment để căn chữ cho đoạn văn bản như sau:
|
Căn chữ theo lề trái của văn bản. |
|
|
Căn giữa chữ cho đoạn văn bản. Thường sử dụng cho các tiêu đề. |
|
|
Căn chữ theo lề phải của văn bản |
|
|
Căn chỉnh hai bên của văn bản. Thường sử dụng cho các đoạn nội dung của văn bản, chức năng này văn bản sẽ được dàn đều ở lề trái và lề phải của văn bản |
Căn lề cho cả đoạn văn bản: sử dụng lệnh Indent để căn lề cho cả đoạn văn bản.
: Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang bên trái một Tab
: Đưa lề toàn bộ đoạn văn bản sang phải một Tab
Dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Line Spacing, bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trên thanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện. Chúng ta có thể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn:
Add space Before Paragraph: Để thêm khoảng trắng phía trên của đoạn văn bản.
Remove Space After Paragraph: Để giảm khoảng trắng phía dưới của đoạn văn.
VàLine Spacing Options… để tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản.
Sử dụng hộp thoại Paragraph:
Hộp hội thoại gồm hai thẻ: Indent and Spacing và Line and Page Breaks
Để chỉnh sửa Paragraph cho đoạn văn bản ngoài cách sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon có thể sử dụng hộp thoại Paragraph. Mở hộp thoại này nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên phía dưới nhóm lệnh Paragraph. Hộp thoại Paragraph xuất hiện như hình dưới đây:
2. Một số thuật ngữ, phím và tổ hợp phím hay được sử dụng trong soạn thảo văn bản
2.1. Các thuật ngữ thường dùng:
Character[hay còn gọi là ký tự]: Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện ra một ký tự tương ứngv ậy phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu và các phím tắt khác,... thường được bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự sẽ thuận lợi hơn.
Word[Từ]: Từ là tập hợp của các ký tự. Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng [Space Bar] được gọi là một từ. Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhất không giới hạn ký tự.
Chú ý:Trong đoạn văn bản khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ [như dấu chấm, dấu phẩy...], bạn phải gõ dấu ngắt câu nằm sát vào từ đứng trước, tiếp đến là một khoảng trắng [Space Bar] sau đó gõ tiếp từ đứng sau.
Paragraph [Đoạn]: Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng. Nếu bạn chỉ gõ phím Enter mà không gõ thêm chữ nào là một Paragraph rỗng, ngoài raParagraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn, thông thường một Paragraph có nhiều dòng chữ.
Word Wrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng, văn bản tự động xuống dòng khi gặp lề bên phải của trang giấy, gọi là Word Wrap.
2.2. Các phím và tổ hợp phím thường dùng
Để hỗ trợ việc soạn thảo văn bản nhanh chóng hơn, một số tổ hợp phím sau đây thường được sử dụng trong word gồm:
Shift+Enter[Line Break]: Tổ hợp phím này cho phép xuống dòng mà không tạo thành đoạn văn bản khác.
Enter[End of Paragraph]: Phím này cho phép xuống dòng và tạo đoạn văn bản mới.
Ctrl+Enter[Page Break]: Tổ hợp phím này cho phép người dùngxuống dòng và ngắt sang trang mới.
Ctrl+A: Chọn toàn bộ văn bản [bôi đen toàn bộ văn bản]
Ctrl+Z: Lùi lại trước 01 thao tác
Ctrl+X: Xoá đoạn văn bản đã chọn
2.3. Quy tắc gõ chữ tiếng Việt
Quy tắc gõ chữ tiếng việt được thể hiện như bản sau:
|
â: aa |
ă: aw |
ư: uw |
ơ: ow |
ô: oo |
đ: dd |
ê: ee |
|
Dấu huyền: f |
Dấu sắc: s |
Dấu nặng: j |
Dấu hỏi: r |
Dấu ngã: x |
Ví dụ: Để gõ cụm từ "Tiếng Việt" thì bạn phải gõ như sau: Tieengs Vieetj
2.4. Các thao tác thường sử dụng trong văn bản
Trong quá trình soạn thảo bạn thường xuyên phải di chuyển qua lại trên văn bản, ngoài cách sử dụng chuột trỏ tới vị trí cần di chuyển tới bạn còn có thể sử dụng các phím chức năng để tăng tốc độ di chuyển. Dưới đây là một số phím thường sử dụng:
|
← |
Phím mũi tên hướng sangtrái: Di chuyển con trỏ chuột sang trái một ký tự so với vị trí hiện thời. |
|
→ |
Phím mũi tên hướng sang phải: Di chuyển con trỏ chuột sang phải một ký tự so với vị trí hiện thời. |
|
↑ |
Phím mũi tên hướng lên trên: Di chuyển con trỏ chuột lên trên một dòng so với vị trí hiện thời |
|
↓ |
Phím mũi tên hướng xuống dưới: Di chuyển con trỏ chuột xuống dưới một dòng so với vị trí hiện thời. |
|
Phím Ctrl+← |
Di chuyển con trỏ chuột sang vị trí ký tự đầu tiên của chữ tiếp theo bên trái so với vị trí hiện thời. |
|
Phím Ctrl+→ |
Di chuyển con trỏ chuột sang vị trí ký tự đầu tiên của chữ tiếp theo bên phải so với vị trí hiện thời. |
|
Ctrl+↑ |
Di chuyển vị trí con trỏ chuột lên vị trí ký tự đầu tiên của đoạn văn bản bên trên so với vị trí hiện thời |
| Ctrl+↓ | Di chuyển vị trí con trỏ chuột xuống vị trí đầu tiên của đoạn văn bản phía dưới so với vị trí hiện thời |
| Home | Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đầu dòng hiện thời |
| End | Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cuối dòng hiện thời. |
| Page Up | Di chuyển con trỏ chuột lên đầu trang hiện thời |
| Page Down |
Di chuyển con trỏ chuột xuống cuối trang hiện thời |
3. Cách tạo một văn bản mới trong Microsoft word
Khi khởi Microsoft Word 2010 chương trình sẽ tự động tạo một văn bản mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây:
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar [hoặc sử dụng tổ hợp phím: Ctrl + N].
Cách 2: Trong thẻ File, chọn mục New, chọn Blank document.
4. Cách mở văn bản có sẵn, lưu, xóa văn bản
Mở văn bản có sẵn:
Trong Microsoft Word 2010, để mở một văn bản có sẵn có thể sử dụng hai cách:
- Cách thứ nhất là sử dụng phím tắt dùng để mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O hoặc
- Cách thứ 2 là mở phần mềm vào thẻ File, chọn nút Open.
Lưu văn bản
Để lưu văn bản, có thể sử dựng các cách sau:
- Cách thứ nhất: sử dụng tổ hợp phím tắt để lưu văn bản: Ctrl+S
- Cách thứ hai là: Vào thẻFile [click chuột vào file], chọn Save.
Nếu văn bản này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên tập tin và vị trí lưu trên ổ đĩa.
Để lưu văn bản với tên khác [hay định dạng khác], trong thẻ File, chọn Save As [phím tắt F12]
Đóng văn bản hiệnthời:
Để đóng văn bảnhiện thời bạn thực hiện như sau:
Bước 1:Nhấp chọn biểu tượng Word phía góc phải màn hình làm việc hiện tại.
Bước 2: Tại hộp hội thoại xuất hiện nhấp chọn nútClose
Xóa văn bản/Xoá một ký tự:
Đặt con trỏ Text trong văn bản, gõ phím Delete để xoá một ký tự ở bên phải con trỏ Text, gõ phím Backspace để xoá một ký tự ở bên trái con trỏ Text.
Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn đoạn văn bản cần xóa, nhấn phím Delete hoặc phím Backspace để xóa.
Muốn xóa cả văn bản khỏi máy tính, ta tìm đến vị trí lưu văn bản trong ổ cứng sau đó nhấn Delete để xóa khỏi máy tính.
Nguồn: Công ty Luật TNHH Minh Khuê sưu tầm và biên tập.