Trong đời sống, giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng và được ví như cầu nối tình cảm giữa mọi người với nhau. Trong kinh doanh, giao tiếp giống như bậc thang để đưa doanh nghiệp đến gần khách hàng và thành công hơn. Nếu là một người có có kỹ năng giao tiếp tốt bạn hoàn toàn có thể nâng cao khả năng thuyết phục khách hàng và mang đến cho mình và doanh nghiệp những kết quả tốt nhất. Bài viết dưới đây chúng sẽ chỉ tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh bạn cần phải nắm vững để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. Cùng tham khảo để có những thông tin hữu ích nhé.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những quy tắc, cách ứng xử, đối đáp, được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục hơn. Trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục. Đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều để mang đến cho bạn và doanh nghiệp những lợi ích nhất định trong kinh doanh.
>>> Xem thêm: Cách giao tiếp với khách hàng - Tuyệt chiêu kinh doanh thành công
Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh
Trong kinh doanh, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn có trong tay 50% khả năng thành công để bạn mở rộng quan hệ với đối tác và khách hàng của mình.
Xây dựng một đội ngũ nhân viên hùng hậu
Để xây dựng một đội ngũ nhân viên tốt, chuyên nghiệp thì đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo tài ba với khả năng giao tiếp khéo léo. Người giao tiếp giỏi sẽ giúp kết nối các cá nhân với nhau, giải quyết mâu thuẫn, tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết, chuyên nghiệp để thúc đẩy mọi người cùng cố gắng phát triển doanh nghiệp.
Truyền đạt thông tin chính xác, cụ thể
Nếu có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính xác và cụ thể nhất đến người nghe hay đối tác của mình. Nếu trong quá trình giao tiếp bạn có lỡ đưa thông tin sai thì cũng có thể chuyển hướng về những thông tin chính xác một cách linh hoạt và khéo léo nhất.
Nắm bắt được tâm lý và nhu cầu khách hàng
Thông qua những cuộc khảo sát, điều tra, tiếp thị sẽ giúp bạn nắm bắt được tâm lý cũng như nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm mình kinh doanh như thế nào. Thông qua đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh để đưa ra những sản phẩm đáp ứng được tối đa nhu cầu của khách hàng.
Cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
Kỹ năng giao tiếp tốt đồng nghĩa với việc dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn cũng được nâng cấp. Bạn hoàn toàn có thể giải quyết các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và kịp thời để từ đó tạo được sự tin tưởng và uy tín với họ.
Khi đã tạo được sự tin tưởng với khách hàng thì chắc chắn việc kinh doanh của bạn sẽ trở lên thuận lợi hơn, giúp xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp để tiếp cận với tối đa nguồn khách hàng tiềm năng.
Nắm bắt được nhu cầu thị trường
Thông qua việc tương tác với khách hàng sẽ giúp nhà kinh doanh hiểu và nắm bắt được nhu cầu của thị trường hiện nay là gì, sản phẩm của mình có đáp ứng được thị trường đó hay không… Khi có sự hiểu biết về thị trường thì việc tư vấn sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng và mang về lợi nhuận tốt nhất.
Cơ hội thăng tiến cho các cá nhân
Nếu có được kỹ năng giao tiếp tốt thì quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trở nên gần gũi và cơ hội thăng tiến cũng rộng mở. Người làm kinh doanh luôn cần một kỹ năng giao tiếp tốt để mở rộng quan hệ khách hàng, đối tác.
Kỹ năng giao tiếp người làm kinh doanh phải biết
Để quá trình giao tiếp diễn ra thuận lợi, đem lại những kết quả cao nhất trong kinh doanh thì bạn cần đáp ứng được những yêu cầu sau:
Kỹ năng lắng nghe
Lắng nghe là một trong những yếu tố giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình một cách hiệu quả. Việc lắng nghe sẽ giúp bạn giải quyết được những vấn đề mà khách hàng gặp phải và đồng thời bạn cũng sẽ nắm bắt được tâm lý của họ, khiến họ cảm thấy được tôn trọng.
Kỹ năng đọc ngôn ngữ cơ thể
Trong giao tiếp với khách hàng, ngôn ngữ cơ thể đôi khi còn quan trọng hơn cả những lời nói. Thông qua ngôn ngữ cơ thể, bạn sẽ có thể đánh giá được thái độ của khách hàng với cuộc trò chuyện của mình để điều chỉnh nội dung cho phù hợp, đạt được hiệu quả cao nhất.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt, kịp thời sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn, thắc mắc của khách hàng và đưa ra những phương án xử lý nhanh nhất. Đồng thời đây cũng là một điểm cộng giúp bạn giữ chân và mở rộng nguồn khách hàng của mình.
Kỹ năng điều chỉnh cảm xúc
Trong kinh doanh bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng khách hàng với những tính cách và cách nói chuyện khác nhau. Hãy luôn cư xử lịch thiệp ngay cả khi khách hàng thể hiện thái độ thiếu tôn. Nếu bạn không kìm chế được cảm xúc lúc này thì sẽ khiến buổi trò chuyện của bạn trở nên căng thẳng và thậm chí là thất bại.
Giao tiếp đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình thuyết phục khách hàng. Hãy luôn học hỏi và tích lũy kinh nghiệm để phát triển kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh của mình một cách khéo léo và chuyên nghiệp nhất. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp những thông tin hữu ích đến bạn.
Salekit.vn
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong văn hóa ứng xử hàng ngày. Đặc biệt, trong kinh doanh, muốn đạt được hiệu quả giao tiếp đòi hỏi bạn cần rèn luyện rất nhiều.
Khái quát chung về giao tiếp trong kinh doanh
Quá trình truyền thông trong giao tiếp
“Quá trình truyền thông trong giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa người phát và người nhận trong quá trình giao tiếp.”
Quá trình truyền thông sẽ bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như ý tưởng, mã hóa, truyền tin, tiếp nhận thông tin, giải mã, hiểu và phản hồi. Trong quá trình truyền thông người phát muốn truyền tải thông tin thì cần mã hóa thông tin. Việc mã hóa là việc bạn sẽ chuyển những ý tưởng thành những lời nói, ký hiệu, dấu hiệu…để người tiếp nhận có thể hiểu được. Tiếp đến, người nhận thông tin sẽ giải mã thông tin nhận được và phản hồi lại với người phát. Quá trình được diễn ra liên tục theo vòng tuần hoàn.
Ví dụ cụ thể: Việc giảng viên muốn hướng dẫn sinh viên gấp con hạt. Thì với ý tưởng là gấp hạt. Người truyền đạt thông tin sẽ mã hóa thành lời nói và hành động. Tiếp đến, sinh viên sẽ tiếp nhận thông tin mã hóa thông qua các kênh như các giác quan. Từ đó, sinh viên sẽ giải mã hành động gấp hạt của giảng viên và phản hồi lại bằng việc hiểu hay không. Đó là toàn bộ quá trình truyền thông trong giao tiếp.
Hiện tượng nhiễu trong giao tiếp trong kinh doanh
Nhiễu trong giao tiếp là gì
Nhiễu là các yếu tố gây cản trở trong quá trình giao tiếp. Nhiễu nằm ở người phát, quá trình truyền đạt thông tin hay ở người nhận.
Các yếu tố gây nhiễu trong quá trình giao tiếp
Có rất nhiều yếu tố gây nhiễu trong giao tiếp. Ngáo sẽ giới thiệu đến bạn một vài yếu tố sau đây
Sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa vùng miền: Đây là một yếu tố gây nhiễu trong quá trình giao tiếp. Nếu như chun là ly uống nước với người bắc thì lại có nghĩa là dây thun đối với người miền nam.
Hoặc văn hóa tặng quà của người Pháp. Nếu bạn tặng họ món quà màu vàng thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp. Bởi màu vàng đối với người Pháp là sự chia ly…
- Môi trường truyền thông kém: Việc bạn giao tiếp trong môi trường đầy ắp tiếng ồn sẽ là yếu tố gây nhiễu đến người tiếp nhận thông tin. Việc này ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp.
- Kênh truyền thông không hiệu quả: Bạn không thể bán phân bón trên Instagram. Điều này sẽ gây cản trở quá trình truyền tải thông điệp đối với sản phẩm
- Ý truyền đạt chưa rõ ràng, quá trình mã hóa bị lỗi: Khi tôi muốn nói Nhà có 2 con, vợ chồng hạnh phúc. Nhưng vì trong quá trình giao tiếp tôi lại nói Nhà có 2 con vợ, chồng hạnh phúc. Điều này đã gây nhiễu và làm cho nội dung truyền đạt bị sai lệch hoàn toàn.
- Sự không tập trung trong giao tiếp: Nhiễu xuất phát từ người nhận và người nói. Nếu bạn không tập trung truyền tải thì hiệu quả truyền tải sẽ rất kém.
- Vội vàng phán xét: Khi chúng ta tiếp nhận thông tin, chưa kịp suy nghĩ. Bạn đã vội phán xét toàn bộ quá trình. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả giao tiếp.
- Những định kiến, thành kiến: Người ta luôn có quan niệm ” Con gái bắc thì đanh đá, con trai miền tây thì ăn chơi”. Họ đã không nhận thức được rằng những thành kiến này sẽ là yếu tố làm nhiễu quá trình giao tiếp.
Các hình thức giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp trực tiếp
Giao tiếp trực tiếp là hình thức giao tiếp mặt đối mặt thông qua lời nói và phi ngôn ngữ. Ví dụ: Trò chuyện với bạn bè hàng ngày là hình thức giao tiếp trực tiếp.
Giao tiếp gián tiếp
Giao tiếp gián tiếp là hình thức giao tiếp thông qua thư tín, email, tin nhắn, gọi điện… Ví dụ viết thư quảng cáo gửi cho khách hàng để giới thiệu sản phẩm là một hình thức giao tiếp gián tiếp.
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm khoảng cách giao tiếp, tặng hoa tặng quà, ngôn ngữ cơ thể..
Nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh phải đảm bảo 3 nguyên tắc sau đây:
Đảm bảo quyền lợi cho hai bên tham gia
Kinh doanh là việc hợp tác hai bên cùng có lợi. Kinh doanh dựa trên nguyên tắc thuận mua vừa bán. Do đó, khi giao tiếp trong kinh doanh bạn cần phải giữ được lợi ích hai bên hài hòa thì quá trình giao tiếp mới thành công được.
Tôn trọng đối phương
Giao tiếp trong kinh doanh thì việc tôn trọng đối phương là yếu tố rất quan trọng. Hãy tôn trọng đối tác, đó là cách bạn đang tôn trọng chính mình. Thái độ tôn trọng được thể hiện qua những cử chỉ, hành vi trong lúc giao tiếp, lời nói và cách bạn cư xử với nhau.
Nêu rõ mong muốn của hai bên và lắng nghe
Trong giao tiếp việc trao đổi thông tin phải được diễn ra hai chiều. Lắng nghe hết từ đầu đến cuối, không ngắt lời, chối bỏ giữa chừng, rồi mới trả lời để hiểu hết được mong muốn của khách hàng. Nếu bạn không nói ra mong muốn của mình thì đối tác của bạn sẽ không thể hiểu được bạn đang mong muốn điều gì. Tốt nhất hãy thẳng thắng bàn bạc với nhau bạn nhé.
Rèn luyện kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh
Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng khá quan trọng trong giao tiếp. Mỗi ngày chúng ta dành 45% thời gian để lắng nghe.
Phân biệt giữa nghe và lắng nghe
Nghe là việc tiếp nhận thông tin một cách thụ động và không nhất thiết phải hiểu. Còn lắng nghe là việc bạn tiếp nhận thông tin một cách chủ động. Sau đó, bạn sử dụng những kinh nghiệm, kiến thức của bản thân để tiến hành phân tích những thông tin đã lắng nghe được, biến nó thành kinh nghiệm, bài học áp dụng vào đời sống.
Ví như: Bạn là nhân viên thực tập. Khi được training công việc thì thay vì chỉ nghe thì bạn nên học cách lắng nghe những gì Sếp nói. Sau đó, sử dụng kinh nghiệm vốn có của bản thân để tiến hành phân tích từng vấn đề. Từ đó, bạn sẽ đúc kết ra cách làm phù hợp với bản thân.
Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng sống còn
Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng sống còn bởi:
- Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng người khác. Khi người khác nhận thấy sự lắng nghe của bạn thì họ sẽ cảm thấy hạnh phúc bởi họ đang được tôn trọng. Chúng ta sẽ không thể tiếp tục trò chuyện khi lời mình nói ra không có ai chịu ngồi lắng nghe mà chỉ gật gù cho qua.
- Giúp hiểu đối phương hơn. Nhờ việc lắng nghe giúp bạn có thể hiểu được đối phương muốn gì. Từ đó, bạn sẽ học được cách làm cho mối quan hệ trở nên tốt đẹp hơn.
- Giúp hoàn thiện bản thân. Kỹ năng lắng nghe là kỹ năng giúp bạn có thể hoàn thiện bản thân. Việc lắng nghe và thấu hiểu giúp bạn có thể nhận ra nhiều điều và hoàn thiện bản thân ngày càng tốt hơn.
Tầm quan trọng của việc lắng nghe
Lắng nghe là kỹ năng quan trong bởi:
- Trong công việc, lắng nghe không chỉ giúp bạn hiểu hơn về khách hàng, thói quen và hành vi người tiêu dùng. Từ đó đề ra các chiến thuật đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Mà đối với nhân viên, nếu bạn là cấp trên biết lắng nghe thì chắc chắn bạn sẽ rất được lòng nhân viên của mình. Từ đó, công việc cũng trở nên tốt đẹp hơn.
- Trong cuộc sống, việc lắng nghe giúp bạn được mọi người yêu mến hơn. Con người ta có nhu cầu thể hiện hơn nhu cầu ngồi nghe. Nếu bạn biết cách lắng nghe đúng thì bạn sẽ là người bạn tri kỷ giúp bạn bè xung quanh có thể tin tưởng để tâm sự. Do đó, lắng nghe là con đường ngắn nhất giúp bạn tiến gần hơn đối với một mối quan hệ nào đó.
Cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe tốt
- Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm: Trong giao tiếp, muốn lắng nghe tốt thì bạn cần biểu thị sự quan tâm đối với đối phương. Khi người khác đang giao tiếp thì bạn cần nhìn vào mặt đối phương, đầu hơi nghiêng về phía trước. Bên cạnh đó, hãy làm các động tác như gật đầu để đối phương biết bạn vẫn đang nghe.
- Kỹ năng gợi mở: Hãy gợi mở để cuộc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn. Khi giao tiếp bạn cần sử dụng một số câu như Tại sao, Bạn nói tiếp đi, Bạn có thể nói rõ hơn được không… Những câu hỏi gợi mở như vậy sẽ là cách giúp bạn có thể kéo dài cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn.
- Kỹ năng phản hồi: Hãy học cách phản hồi và nêu ý kiến của bản thân. Như vậy hiệu quả giao tiếp sẽ được nâng cao
Xem thêm Những sách về ngôn ngữ cơ thể cho bạn những kỹ năng giao tiếp tốt
Rèn luyện kỹ năng giao tiếp gián tiếp trong kinh doanh
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Đối với người gọi: Bạn cần trang bị nội dung cho cuộc gọi trước khi gọi. Bạn là người chủ động trong cuộc hội thoại. Do đó, bạn sẽ là người tắt máy khi kết thúc cuộc trò chuyện.
Đối với người nghe: Bạn đang ở thế bị động trong cuộc gọi.
Tuy nhiên, dù bạn là người gọi hay người nghe thì đều phải đảm bảo các phép lịch sự tối thiểu khi gọi điện thoại. Từ câu chữ, cho đến cách xưng hô.
Qui trình viết thư tín trong kinh doanh[ qui trình 5D]
Thư tín là một dạng giao tiếp gián tiếp cực kỳ quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Có rất nhiều dạng thư tín như thư giới thiệu thư cảm ơn,..và mỗi loại đều có hình thức viết khác nhau. Tuy nhiên tất cả các dạng thư tín trước khi phát hành dều trải qua qui trình 5D
Qui trình 5D bao gồm 5 bước:
B1: Xác định mục đích và cách đạt mục đích
B2: Xác định người đọc là ai và bối cảnh có liên quan
B3: Viết phát thảo thư
B4: Kiểm tra phát hiện những thiếu hụt sai sót
- Tự kiểm tra lỗi hoặc nhờ người khác giúp
- Cho mình khoảng trống để đọc lại
- Sau khi đã kiểm tra xong thì chuyển sang bước 5 và chắc chắn là không bị lỗi gì.
B5: Phát hành bức thư
Kỹ năng thương lượng của giao tiếp trong kinh doanh
Thương lượng là kỹ năng cơ bản bạn cần trau dồi trong quá trình giao tiếp để đạt được mục tiêu giao tiếp.
Thương lượng trong giao tiếp là gì
Thương lượng là quá trình giao tiếp giữa các chủ thể kinh doanh thông qua trao đổi thông tin và phải thuyết phục nhằm đạt được những thỏa thuận về những vấn đề khác biệt trong khi giữa họ có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.
Các hình thức thương lượng trong kinh doanh
- Thương lượng kiểu mềm
- Thương lượng kiểu cứng
- Thương lượng kiểu nguyên tắc
Ngáo hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh thật tốt bạn nhé ^^
Writer: Thu Ngann