Các doanh nghiệp đang ở trong giai đoạn đầu của việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cần biết tới biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử - một trong những loại biên bản quan trọng. Vậy biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì, sử dụng như thế nào và mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất quy định ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết.
1. Khi nào cần sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những trường hợp có xảy ra sai sót hoặc các vấn đề dẫn tới phải hủy hóa đơn. Trước tiên, doanh nghiệp cần nắm được khái niệm biên bản hủy hóa đơn và những trường hợp cần sử dụng.
Biên bản hủy hóa đơn là biên bản sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ quá trình, diễn biến các sự việc trong quá trình hủy hóa đơn. Đối tượng thực hiện việc này phải là người nắm giữ và sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ pháp lý đối với mẫu biên bản này tuân thủ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo đó, biên bản hủy hóa đơn được hiểu đơn giản là sử dụng trong trường hợp người nộp thuế hoặc người in ấn, phát hành, sử dụng hóa đơn gặp sai sót trong quá trình in ấn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử nên muốn hủy và không sử dụng hóa đơn cũ
2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để khi bất cứ ai truy cập vào hóa đơn đó đều không hiển thị dưới mọi hình thức. Hay nói cách khác, quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.
- Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có mã của cơ quan thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau ngày 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử kể cả có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử không được sử dụng nhưng vẫn phát hành
Theo Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.
- Trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trong hóa đơn. Sau đó, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
3. Phân biệt biên bản hủy hóa đơn điện tử và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
- Biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn. Nó ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết 2 bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Cụ thể các trường hợp hủy hóa đơn như sau:
+ Hóa đơn đặt in bị sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn
+ Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế
+ Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Phân biệt biên bản hủy hóa đơn điện tử với biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản thu hồi hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người bán đã tạo lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua nhưng cả người bán và người mua đều chưa kê khai thuế. Sau khi giao dịch kết thúc thì phát hiện sai sót, bên bán và bên mua cùng lập biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn bị sai.
Do đóm, khái niệm biên bản hủy hóa đơn điện tử và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là hoàn toàn khác nhau và được sử dụng trong các trường hợp khác nhau.
3. Cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, Nhân Hòa xin chia sẻ mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử chi tiết nhất sau đây
Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm mà công ty bạn đang sử dụng thay vì lập thủ công
4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.
- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.
- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử [email, SMS].
- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.
- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.
Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử
Bên bạn tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế xử lý thế nào?
Trong trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế thì hóa đơn này được xem là bất hợp phát và bên mua sẽ phải giải trình, chứng minh rằng giao dịch có xảy ra.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi nào?
Theo đó, biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải văn bản bắt buộc lập mà chỉ lập khi bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế thì cần lập biện bản ghi rõ sai sót của hóa đơn đã lập sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót đó.
Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn là một loại biên bản được lập để ghi nhận lại việc sai sót hay lý do nào khác dẫn đến việc phải hủy hóa đơn.
Hóa đơn xuất bao lâu thì được huy?
Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: - Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi [30] ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.