Cách link giữa các sheet trong airtable

Duy Nguyễn Huỳnh Minh

Duy Nguyễn Huỳnh Minh

Digital Transformation Manager at BHL EDUCATION

Published Apr 19, 2019

Nhu cầu:

• Xây dựng và Quản lý Cơ cấu nhân sự (Org Chart) theo Chức danh, Loại hình, Cấp bậc, Phòng ban. Bên cạnh đó có thể xem được cơ cấu phân cấp (Org Chart Hierarchy)
• Xây dựng và Theo dõi Kế hoạch phát triển nhân sự năm: số lượng nhân sự hiện có, tuyển mới

Tool thực hiện:

• Excel: truyền thống, cứ build template bằng Excel là có thể giải quyết được nhu cầu trên.
• Google Sheet: tương tự excel, tuy nhiên có thể share link cho nhiều người cùng sử dụng cộng tác, tuy nhiên, về việc vẽ org chart trên google sheet khá cùi.
• Air Table: đây là tool mình cho là đáp ứng được cả yếu tố cộng tác (share link), bảng tính (excel) và ngoài ra nó còn cung cấp nhiều góc nhìn đa chiều thông qua tính năng View (sẽ có 1 bài viết khác giới thiệu về Air Table).

Giới thiệu về Man Power Plan Template:

XÂY DỰNG ORG CHART

Bạn có thể xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các thông tin cơ bản sau:

1. Name: Tên gọi của vị trí (tùy các phòng ban khác nhau có cách gọi tên khác nhau cho cùng vị trí chức danh, ví dụ: Chức danh: Nhân viên bán hàng, Khu vực miền Bắc gọi là Sales Man, miền Nam gọi là Sales Executive,...)
2. Job Title: Chức danh được quy chuẩn bởi công ty, 1 Job Title bao gồm: (Tên Chức Danh (Name) và Cấp Bậc (Level), xem thêm trong Table JobTitle)
3. Emp-Name: Tên 1 hoặc nhiều nhân viên hiện có ở vị trí hiện tại
4. Job Type: Loại hình nhân viên (bao gồm: Official: Nhân viên chính thức, Collaborator - Cộng tác viên, Freelancer)
5. Division/ Department: Phân cấp Khối/ Phòng ban trong công ty (xem thêm trong Table Departments)
6. Reporting to: Quản lý trực tiếp của Vị trí hiện tại (phải chọn để có thể vẽ được cơ cấu)
7. Need Number: Số lượng nhân viên CẦN CÓ (trong năm) cho vị trí kể trên
8. Vacant: số lượng nhân viên CẦN TUYỂN (trong năm) cho vị trí kể trên

Sau khi điền các thông tin trên, vào Blocks/Dashboard để xem cơ cấu:

CÁC VIEW ĐANG CÓ VÀ CÔNG DỤNG:

Như đã nói ở trên, Air Table cho phép tạo nhiều góc nhìn (View) để chúng ta có thể dễ dàng quản lý thông tin. Để hiểu View là gì thì có thể tóm gọn như sau:

• Bạn có 1 sheet dữ liệu trong Excel, gọi là sheet RAW đi
• Sau đó bạn Duplicate sheet RAW này thành 1 sheet mới, sau đó filter, sort, xóa bớt cột,... để có 1 góc nhìn mới
• Rồi sau đó lại Duplicate RAW này thành 1 sheet mới nữa sau đó lại điều chỉnh để có 1 góc nhìn khác. Đây chính là View trong Air Table.

Nếu như làm như trên ở Excel, dữ liệu trong RAW có thay đổi thì các sheet còn lại không được đồng bộ theo --> tèo. Ở Air Table thì khác, dữ liệu được lưu trữ ở đâu đó chúng ta không cần quan tâm, chúng ta có thể tạo bao nhiêu View cũng được (tùy theo giới hạn của Air Table), điều chỉnh dữ liệu ở từng View đều được, khi qua 1 View khác cùng Table thì xem như những điều chỉnh trước được cũng được cập nhật theo. (nói vầy không biết hiểu không, xài thử đi rồi sẽ biết)

Quay lại câu chuyện Template, hiện tại nó cung cấp các góc nhìn như sau:

1. All: Đây là view chứa đầy đủ tất cả các thuộc tính (cột) của dữ liệu.
2. OrgChart: View chỉ chứa các thuộc tính liên quan đến việc xây dựng cơ cấu, xem ở phần trên.
3. Headcount: View chỉ chứa các thuộc tính liên quan đến việc xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự bao gồm: hiện có bao nhiêu, cần tuyển bao nhiều người, mỗi tháng phát triển thêm bao nhiêu,...
4. OPS-HN/ OPS-HCM: View cắt theo chiều ngang: chứa đầy đủ các thuộc tính nhưng chỉ chứa danh sách vị trí của từng Vùng.

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ:

Để xây dựng kế hoạch phát triển điền vào các thông tin sau:

• No of Actual 2018: Số lượng nhân sự hiện có theo vị trí hiện tại
• No of Increased/ Decreased: Số lượng nhân sự cần tăng hoặc giảm theo vị trí hiện tại
• Total Emps: (công thức tự tính ra số) Tổng số lượng nhân sự có trong năm theo vị trí hiện tại
• Transfer: Số Nhân sự sẽ điều chuyển
• Promotion: Số nhân sự sẽ được Thăng chức
• Demotion: Số nhân sự tại ví trí hiện tại sẽ bị Giáng chức
• Resignation: Số nhân sự sẽ nghỉ việc
• Expansion: Số nhân sự sẽ tuyển thêm
• Detailed Reason for increasing or decreasing headcount (bắt buộc): Ghi lý do tăng hoặc giảm nhân sự
• Jan --> Dec: số lượng nhân sự CẦN CÓ theo từng tháng từ tháng 1 --> 12.
• Total: Tổng số nhân sự CẦN CÓ trong năm (bằng với tháng 12)

TỔNG KẾT

Với nhu cầu như trên, Template Man Power Plan trên Air Table có thể đáp ứng được 99% nhu cầu sử dụng :D.

Để sử dụng Air Table cần phải tạo tài khoản, xài trial 14 ngày, sau đó cần trả phí để sử dụng nhiều chức năng hơn (xem tại đây: https://airtable.com/pricing)

Nếu các bạn thấy hữu ích, có thể đăng ký tài khoản từ đây (mình sẽ được 10$ credit khi bạn đăng ký): https://airtable.com/invite/r/OTbbWzXK

Các bạn có nhu cầu sử dụng có thể tham khảo thêm tại đây: https://airtable.com/shrN881M8aWXRTml5. Mật khẩu: 321654

Mọi chi tiết có thể liên hệ qua mail: .

Ngày 19/04/2019

DuyNHM.