Cách ngăn Excel tự động sửa số
|
Excel là một chương trình bảng tính được phát triển và phân phối bởi Microsoft. Nó là một phần của bộ Office của Microsoft bao gồm một số chương trình thiết yếu nhất được sử dụng cho công việc văn phòng. Excel đã trở thành một tiêu chuẩn công nghiệp trong vài năm qua do hiệu suất hoàn hảo và nhiều tính năng của nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các phương pháp đơn giản nhất để ngăn excel tự động định dạng số Show
Làm cách nào để ngăn Excel thay đổi số?Một số người dùng đã quan sát thấy rằng các số mà họ đang nhập tự động được định dạng theo ngày hoặc các định dạng khác. Dưới đây liệt kê một số phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất để ngăn excel tự động định dạng số Phương pháp 1. Thay đổi định dạngĐiều quan trọng là Định dạng cho các số được định cấu hình chính xác để ngăn Excel tự động định dạng chúng. Do đó, trong bước này, chúng tôi sẽ cấu hình lại định dạng. vì điều đó
Phương pháp 2. Nhập ký hiệu bổ sungNếu việc thay đổi định dạng cho các ô không phải là điều thuận tiện cho bạn, thì việc thêm ký hiệu trước khi nhập số sẽ ngăn Excel định dạng lại số. vì điều đó
Phương pháp 3. Sử dụng mãNếu các phương pháp trên dường như quá sức với bạn, thì Excel có thể tự động được định cấu hình để buộc định dạng “Văn bản” trong tất cả các Sổ làm việc. Đối với điều đó, một số mã cần được nhập bên trong mô-đun Mã sổ làm việc. Để làm điều đó Lý do một số từ được tự động sửa và những từ khác thì không vì đã có một danh sách sửa các từ được điền sẵn trong Excel để tự động sửa Ghi chú. Tự động sửa lỗi được bật theo mặc định trong Excel Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích các tùy chọn Tự động sửa lỗi là gì và sau đó chỉ cho bạn một số ví dụ mà bạn có thể sử dụng nó để tiết kiệm thời gian. Tôi cũng sẽ giới thiệu cách bạn có thể vô hiệu hóa nó (tôi. e. , tắt tự động sửa lỗi) Hướng dẫn này bao gồm
Hiểu các tùy chọn tự động sửa lỗiTự động sửa lỗi được tạo để giúp bạn giải quyết các sự cố nhỏ mà bạn có thể gặp phải khi nhập liệu trong Excel hoặc khi nhập dữ liệu (chẳng hạn như thay thế một số từ thường viết sai chính tả bằng từ đúng) Nó cũng cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn khi sử dụng Excel (như chúng ta sẽ thấy trong các ví dụ sau trong hướng dẫn này) Nhưng trước tiên hãy hiểu các tùy chọn tự động sửa ở đâu và những gì có sẵn theo mặc định Để có các tùy chọn tự động sửa lỗi, hãy nhấp vào tab Tệp Trong màn hình Tệp, nhấp vào 'Tùy chọn' Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, bấm vào Chứng minh Trong các tùy chọn Kiểm lỗi, nhấp vào Tùy chọn Tự động sửa lỗi Thao tác này sẽ mở hộp thoại Tùy chọn tự động sửa lỗi Hãy để tôi giải thích các tab khác nhau trong hộp thoại Tự động sửa lỗi và các tùy chọn trong các tab này Tab tùy chọn tự động sửa lỗiTrong tab Tùy chọn tự động sửa lỗi, có một số tùy chọn được bật theo mặc định và xử lý một số vấn đề phổ biến
Tự động sửa lỗi ngoại lệMặc dù các tùy chọn tự động sửa lỗi này rất tuyệt vời, nhưng đôi khi bạn có thể muốn nó không hoạt động siêu thông minh và tự động sửa các tùy chọn này Ví dụ: nếu bạn có tên thương hiệu AT (trong đó chữ 's' viết thường), Excel sẽ tự động chuyển đổi tên đó thành 'Ats' Mặc dù bạn thích tự động sửa xảy ra trong tất cả các trường hợp khác, nhưng nếu bạn muốn loại trừ trường hợp cụ thể này, bạn có thể làm điều đó Trong tab Tự động sửa lỗi, nhấp vào tab Ngoại lệ Trong hộp thoại Tự động sửa lỗi ngoại lệ, bạn có thể có hai loại ngoại lệ
Tự động định dạng khi bạn nhập tabTab này có ba tùy chọn (tất cả đều được bật). Tôi thấy cả ba tùy chọn này đều hữu ích
Tab hành độngTrong các ứng dụng của Microsoft, bạn có thể tạo một hành động dựa trên một từ hoặc văn bản cụ thể Trong Excel, chỉ có một loại hành động – đó là hành động ngày tháng Tác vụ ngày có nghĩa là nếu bạn có một ngày trong một ô trong Excel, bạn có thể bấm chuột phải và bạn sẽ nhận được một số tác vụ mà bạn có thể thực hiện cho ngày đó (chẳng hạn như hiển thị ngày đó trong lịch hoặc lên lịch cuộc họp trong Outlook Điều này có thể hữu ích nếu bạn có một danh sách các ngày và muốn nhanh chóng lưu một số vào lịch của mình hoặc muốn lên lịch một cuộc họp (sử dụng Outlook) Tùy chọn này được tắt theo mặc định và bạn phải kích hoạt nó để có thể sử dụng nó trong Excel Sau khi được kích hoạt, bạn sẽ có thể sử dụng Excel. Nếu bạn có một ngày trong một ô, chỉ cần nhấp chuột phải và bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn hành động ở dưới cùng Tab Tự động Sửa ToánGiống như bạn có thể chèn các ký hiệu vào một ô Excel (chẳng hạn như Delta, Độ hoặc Dấu kiểm), bạn cũng có thể chèn các ký hiệu toán học vào một phương trình Tab này có một số văn bản tự động chuyển đổi thành ký hiệu toán học được chỉ định. Ví dụ: nếu bạn gõ \sigma, nó sẽ thay thế nó bằng ký hiệu σ Lưu ý rằng điều này sẽ không hoạt động trong các ô trong trang tính. Nó chỉ hoạt động với các phương trình Làm cách nào để thêm các từ của riêng bạn vào Excel Tự động sửa lỗi?Muốn có một số từ là một phần của tính năng tự động sửa lỗi? Ví dụ: giả sử bạn muốn thêm từ 'drikn' vào chế độ tự động sửa để từ đó sửa thành 'drikn' Bạn có thể sử dụng các bước dưới đây để thêm một từ vào tự động sửa lỗi
Bây giờ, khi bạn gõ 'drikn' trong Excel, nó sẽ tự động sửa thành 'drink' Trước khi tôi chỉ cho bạn một số ví dụ thú vị để sử dụng tính năng này, sau đây là một số điều bạn cần biết về Tự động sửa lỗi trong Excel
Tự động sửa lỗi được tạo ra như một cách để sửa các lỗi chính tả phổ biến. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó theo một số cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian Related: Spell Check in Excel. Dưới đây là một số ví dụ hữu ích để sử dụng Tự động sửa lỗi (ngoài việc sửa từ sai chính tả) ví dụ 1. Sử dụng tính năng Tự động sửa lỗi để hoàn thành các từ viết tắtHãy tưởng tượng bạn làm việc cho công ty 'ABC Technology Corporation Limited' Công việc của bạn liên quan đến rất nhiều mục nhập dữ liệu trong Excel và bạn phải nhập tên công ty đầy đủ theo cách thủ công nhiều lần trong ngày Cho dù bạn gõ nhanh đến đâu, điều này sẽ khiến bạn cảm thấy lãng phí thời gian Bạn có muốn có một cách mà bạn chỉ cần nhập ABC (hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn) và excel sẽ thay thế nó bằng tên công ty không? Đây là nơi mà tính năng tuyệt vời của Tự động sửa lỗi có thể trợ giúp Bạn có thể chỉ định một từ viết tắt trong Tự động sửa lỗi và bất cứ khi nào bạn sử dụng từ viết tắt đó, Excel sẽ tự động chuyển đổi từ viết tắt đó thành văn bản được chỉ định Ví dụ: bạn có thể chỉ định rằng bất cứ khi nào bạn nhập ABC, Excel sẽ tự động thay thế nó bằng 'ABC Technology Corporation Limited' Một cái gì đó như hình dưới đây Điều này xảy ra khi bạn thêm tự động sửa lỗi trong Excel trong đó ABC sẽ được sửa thành ” (như minh họa bên dưới trong hộp thoại tự động sửa lỗi) Nếu bạn muốn chèn ABC và không phải họ và tên thì sao? Trong trường hợp bạn không muốn tự động sửa đổi ABC thành tên đầy đủ, chỉ cần nhấn Control + Z để lấy lại ABC Trong khi sử dụng Control + Z hoạt động, tốt nhất bạn nên chọn một từ viết tắt mà bạn không chắc sẽ sử dụng trong công việc của mình. Điều này đảm bảo không có khả năng bạn nhận được tên đầy đủ do nhầm lẫn (khi tất cả những gì bạn muốn là văn bản viết tắt) Dưới đây là một số tình huống mà thủ thuật tự động sửa lỗi này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian
Một lời cảnh báo. Bất kỳ tùy chọn tự động sửa lỗi nào bạn chỉ định trong Excel cũng được kích hoạt trong các ứng dụng MS khác như MS Word hoặc MS PowerPoint. Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất bạn nên sử dụng các từ viết tắt mà bạn không có khả năng sử dụng ở bất kỳ nơi nào khác ví dụ 2. Chèn nhanh các biểu tượng (chẳng hạn như Độ hoặc Delta)Có một số ký hiệu khó chèn/gõ trong Excel vì chúng không có sẵn trên bàn phím (chẳng hạn như ký hiệu độ hoặc ký hiệu delta hoặc dấu đầu dòng) Bạn cần biết phím tắt (thường dài và phức tạp) hoặc cần sử dụng hộp thoại Chèn Biểu tượng (tốn nhiều thời gian) Nếu có một số ký hiệu bạn cần sử dụng khá thường xuyên, bạn có thể sử dụng tính năng Tự động sửa để đặt tên mã hoặc viết tắt cho các ký hiệu này Bây giờ khi bạn phải nhập ký hiệu đó, bạn chỉ cần sử dụng tên mã và nó sẽ tự động sửa thành ký hiệu đó Dưới đây là ví dụ tôi đang sử dụng mã DEGSYM để lấy ký hiệu độ trong Excel Để thực hiện việc này, hãy thực hiện thay đổi sau trong hộp thoại Tự động sửa lỗi của Excel ví dụ 3. Viết công thức nhanh hơn với tính năng tự động sửa lỗiThủ thuật này (mà tôi học được từ blog này) hơi xa vời, nhưng nếu bạn làm việc với nhiều công thức dài, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian Dưới đây là một công thức sẽ kết hợp văn bản của ba ô còn lại cho ô mà công thức này được sử dụng =INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()-3))&INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()-2))&INDIRECT(ADDRESS(ROW(),COLUMN()-1)) Bây giờ, nếu bạn thường cần tạo một công thức như thế này, thì tốt hơn là tạo một mã đơn giản cho nó và sử dụng nó trong Tự động sửa lỗi Trong trường hợp này, tôi đã sử dụng mã 'com3' trong tính năng tự động sửa lỗi để lấy công thức Bây giờ, bạn có thể sử dụng mã 'com3' để lấy toàn bộ công thức trong một vài lần nhấn phím (như hình bên dưới) Ghi chú. Như tôi đã đề cập, đây là thứ mà hầu hết các bạn sẽ không bao giờ phải sử dụng, nhưng nó vẫn là một mẹo hay để biết (đề phòng). Ví dụ trên là một trường hợp thực tế mà tôi hiện đang sử dụng điều này trong một trong các dự án của mình để tiết kiệm thời gian Cách TẮT hoàn toàn Tự động sửa lỗiMặc dù tôi tin rằng tính năng tự động sửa lỗi là một tính năng tuyệt vời, nhưng tính năng này có thể không phù hợp với tất cả mọi người Và trong một số trường hợp, nó thực sự có thể là một sự kích thích. Ví dụ: nếu bạn nhập (c) hoặc (r) hoặc ™, tính năng tự động sửa lỗi của Excel sẽ tự động thay đổi văn bản (thành © hoặc ® hoặc ™) Trong những trường hợp như vậy, tốt nhất bạn nên tắt tính năng tự động sửa lỗi hoặc ít nhất là xóa các cụm từ mà bạn không muốn tự động sửa lỗi Dưới đây là các bước để tắt tự động sửa lỗi
Ghi chú. Các bước trên sẽ tắt hoàn toàn tính năng tự động điền khi tính năng này thay thế một số văn bản bằng văn bản đã chỉ định. Điều này cũng có thể có nghĩa là những từ thường viết sai chính tả đó sẽ không còn được sửa nữa Cách Vô hiệu hóa/Thay thế Một số Từ trong Tự động sửa lỗiNếu bạn muốn giữ toàn bộ tính năng 'Thay thế văn bản khi bạn nhập' nhưng muốn có một số ngoại lệ, bạn có thể tìm từ đó trong danh sách và xóa thủ công (hoặc chỉnh sửa từ đó) Dưới đây là các bước để làm điều này
Bạn cũng có thể thay thế một từ trong Tự động sửa lỗi. Ví dụ, thay vì (c) chuyển thành ký hiệu bản quyền, bạn có thể dùng nó để chuyển thành từ – copyright Để thay thế từ này bằng một số văn bản khác, hãy tìm và thay đổi văn bản rồi nhấp vào nút Thay thế Cách hoàn tác các thay đổi tự động sửa lỗi trong ExcelNếu bạn viết một cái gì đó và Excel thay đổi nó do tự động sửa lỗi, bạn có thể lấy lại văn bản gốc bằng cách nhấn Control + Z Ví dụ: ngay khi bạn nhập (c) vào một ô trong Excel và nhấn phím cách, nó sẽ ngay lập tức được chuyển đổi thành ký hiệu bản quyền Nhưng nếu bây giờ bạn sử dụng Control + Z, nó sẽ trở lại thành (c) và sẽ vẫn như vậy Mặc dù Tự động sửa lỗi là một tính năng mà hầu hết người dùng Excel sẽ không bao giờ phải chỉnh sửa, nhưng thật tốt khi biết một số cách bạn có thể sử dụng tính năng này để tiết kiệm thời gian (như minh họa trong ví dụ) Gần đây tôi đã bắt đầu sử dụng nó cho một số công thức khá lớn nhưng tôi sử dụng chúng thường xuyên (như trong ví dụ 3) Bạn cũng có thể thích các Hướng dẫn Excel sau
SÁCH EXCEL MIỄN PHÍ Nhận Ebook 51 mẹo Excel để tăng năng suất và hoàn thành công việc nhanh hơn
Tên CÓ - GỬI SÁCH ĐIỆN TỬ CHO TÔI 9 suy nghĩ về “Tự động sửa lỗi trong Excel. Hướng dẫn đầy đủ + Ví dụ tiết kiệm thời gian”
|
