Cách nhảy số phiếu kế toán trên phần mềm fast năm 2024

Dùng để cập nhật lại hệ thống số chứng từ trong trường hợp số chứng từ nhập sai quy tắc khi in sổ sách cuối kỳ.

Hướng dẫn thực hiện

• Vào phân hệ Hệ thống\ Cập nhật lại số chứng từ…
• Màn hình lọc:

• Chọn thời gian lọc các chứng từ cần đánh số lại.
• Chọn Loại đánh số:
• * 1 – Theo chứng từ: chọn loại chứng từ cần đánh số lại tại trường Danh sách chứng từ. Tùy chọn này sử dụng trong trường hợp chứng từ không đánh số theo quyển.
  • 2 – Theo quyển chứng từ: chọn Mã quyển cần đánh số lại cho chứng từ. Tùy chọn này sử dụng trong trường hợp chứng từ đánh số theo quyển.
• Nhấn Nhận.
• Tại màn hình kết quả lọc chứng từ, chọn biểu tượng Cập nhật lại số chứng từ trên thanh công cụ.

• Nhập Số bắt đầu cho các chứng từ cần đánh lại số.
• Chương trình sẽ ưu tiên tăng số chứng từ tự động theo vùng được xác định bằng dấu ngoặc vuông “[ ]”, ví dụ khai báo PT2024/[001] thì chương trình sẽ tăng số chứng từ theo chuỗi 001. Lưu ý: chỉ cho phép khai báo một chuỗi có chứa dấu ngoặc vuông “[ ]”.
• Nếu không xác định vùng tăng số chứng từ bằng dấu ngoặc vuông thì hệ thống sẽ tự động tăng số chứng theo chuỗi dài nhất, ví dụ PT2024/001 thì hệ thống sẽ tăng số chứng từ theo chuỗi số 2024, nếu các chuỗi bằng nhau thì chương trình sẽ tăng với chuỗi đầu tiên. Câu hỏi C01: Các số chứng từ trong quá trình nhập liệu không nhảy tự động và liên tục. Nguyên nhân và cách khắc phục?

  Trả lời: Số chứng từ trong phần mềm được đánh theo quyển chứng từ. Khi lập chứng từ, sau khi chọn quyển chứng từ thì số luôn được nhảy tự động. Nhưng có thể không nhảy liên tục. Lý do số không nhảy liên tục là do:

  • Có số chứng từ nào đó trống - do xóa một chứng từ hoặc cố ý đánh cách số
  • Đồng thời khai báo ở menu “Hệ thống/Tham số hệ thống” tab Hệ thống số thứ tự "133 - Cách tăng số chứng từ tự động (1 - Tăng theo số sau cùng, 2 - Lấy số còn trống)" là 2 - lấy số còn trống.

    Khi lập chứng từ thì chương trình sẽ tự động lấy số còn trống để đánh số cho chứng từ đó nên xảy ra tính không liên tục. Khai báo tại Hệ thống/tham số hệ thống:

    Màn hình khai báo tham số hệ thống:
    Trong trường hợp này sửa giá trị này là “1 - Tăng theo số sau cùng” thì chương trình sẽ tự động tăng số liên tục. Một số lí do khác như: do sửa số chứng từ và khai báo cách đánh số ở menu: "Hệ thống/Danh mục quyển chứng từ" tại trường “Kiểm tra trùng số chứng từ” chọn giá trị là “0 - Không kiểm tra” hoặc là “1 - Cảnh báo” mà không chọn “2 - Không cho lưu”. Khi này sẽ xảy ra có những chứng từ có cùng số.
    Màn hình sửa thông tin quyển chứng từ:
    Để tránh việc trùng số chứng từ thì chọn “2 - Không cho lưu”. Để xử lý các số chứng từ đã nhập liệu nhưng không liên tục thì sử dụng chức năng đánh lại số chứng từ tại menu: Tổng hợp/Tiện ích/Đánh lại số chứng từ.
    Màn hình hiển thị thông tin đánh lại số chứng từ:

• Câu hỏi C02: Khi chuyển sang năm làm việc mới mà muốn các chứng từ được đánh số lại từ đầu thì phải thực hiện như thế nào?

  Trả lời: Khi chuyển sang năm làm việc mới mà muốn các chứng từ đánh lại số từ đầu thì cần tạo quyển chứng từ cho năm tài chính mới. Để tạo quyển chứng từ cho năm mới thực hiện các thao tác theo đường dẫn sau: Hệ thống/Danh mục quyển chứng từ.

  Tại màn hình danh sách các quyển chứng từ ta có thể chọn chức năng “copy” hoặc tạo “mới” để tạo quyền chứng từ mới.
  Sao đó ta khai báo quyển chứng từ mới.
  Xem thêm hướng dẫn đánh số chứng từ tại khai báo “Danh mục quyển chứng từ”. Lưu ý: Các quyển chứng từ cũ không dùng nữa phải chuyển sang trạng “0 - Không sử dụng (đóng)”

• Câu hỏi C03: Khi kê khai thuế đầu vào trên một số chứng từ, lúc lưu chương trình cảnh báo “Tiền thuế bên tab “1. Chi tiết” khác tiền thuế bên tab “2. Hđ thuế”, nên không được lưu!" Vậy phải xử lý như thế nào?

  Câu hỏi đầy đủ: Khi kê khai thuế đầu vào trên một số chứng từ, lúc lưu chương trình cảnh báo “Tiền thuế bên tab “1. Chi tiết” khác tiền thuế bên tab “2. Hđ thuế”, nên không được lưu!" Vậy phải xử lý như thế nào?

  Trả lời: Trường hợp này xảy khi nhập hóa đơn thuế đầu vào ở các phiếu kế toán và chứng từ bù trừ công nợ, chứng từ phải thu/phải trả khác. Tiền thuế được nhập ở 2 tab: “1. Chi tiết” - hạch toán, và “2. Hđ thuế” - để kê khai thuế. Chương trình sẽ kiểm tra tk cũng như số tiền thuế ở tab “2. Hđ thuế” và so sánh với bên tab “1. Chi tiết” trên phiếu kế toán và phiếu chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ. Nếu không tìm thấy tk thuế hoặc có tk nhưng số tiền khác thì sẽ đưa ra thông báo và không cho lưu. Cần kiểm tra lại và đảm bảo tk thuế và số tiền thuế ở 2 tab phải giống nhau thì mới lưu được. Xem thêm hướng dẫn sử dụng tại: “Hướng dẫn cách nhập hóa đơn thuế gtgt đầu vào”.

• Câu hỏi C04: Khi sửa hóa đơn bán hàng, phiếu nhập mua hàng/ hóa đơn bán hàng, dịch vụ thì chương trình cảnh báo: “Không được sửa hóa đơn đã được thanh toán”. Vậy có cách nào để sửa được chứng từ mà không xóa đi phiếu thu, phiếu chi cho HĐ đó ko?

  Câu hỏi đầy đủ: Khi sửa hóa đơn bán hàng, phiếu nhập mua hàng/ hóa đơn bán hàng, dịch vụ thì chương trình cảnh báo: “Không được sửa hóa đơn đã được thanh toán”. Vậy có cách nào để sửa được chứng từ mà không xóa đi phiếu thu, phiếu chi cho HĐ đó ko?

  Trả lời: Do có kết nối giữa chứng từ mua bán và chứng từ thanh toán nên không thể sửa khi đã thực hiện chỉ chứng từ thanh toán cho hóa đơn mua/bán nào. Muốn sửa được chứng từ mua bán thì ở chứng từ thanh toán phải hủy bỏ chỉ thanh toán cho chứng từ mua bán. Sau đó sửa chứng từ mua bán. Dưới đây sẽ hướng dẫn thực hiện cho hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền. Có 2 trường hợp. Trường hợp phiếu thu/chi có mã giao dịch “1 - Thu tiền chi tiết theo hóa đơn” thì sửa phiếu thu và chuyển trạng thái “Đã ghi sổ cái” thành “Chưa ghi sổ cái”, rồi lưu lại. Sau khi chỉnh sửa lại hóa đơn thì sửa phiếu thu và chuyển lại trạng thái phiếu thu thành “Đã ghi sổ cái”, rồi lưu lại. Trường hợp phiếu thu không chỉ rõ thu tiền ngay cho hóa đơn nào, ví dụ với mã giao dịch “2 - Thu từ một khách hàng, thu khác” và đã thực hiện phân bổ cho các hóa đơn. Muốn sửa, xóa được thì phải xóa các phân bổ trước đó. Tại màn hình phiếu thu bấm vào nút “Chọn hđ” .
  Tại màn hình phân bổ tiền thanh toán cho các hóa đơn chọn “Xóa các phân bổ hiện thời” để xóa các phân bổ trước đó.
  Sau khi đã xóa các phân bổ thì sửa hóa đơn, và sau đó thực hiện phân bổ lại. Xem hướng dẫn chi tiết tại Thu tiền bán hàng và Thanh toán tiền mua hàng. Có thể sử dụng hướng dẫn ở trên để áp dụng cho các trường hợp mua bán và thanh toán khác.

• Câu hỏi C05: Phần mềm có cho phép ghi đơn cho các tài khoản ngoại bảng?

  Trả lời: Các tài khoản ngoại bảng được ghi chép theo phương pháp ghi “Đơn”. Phần mềm FAST hiện không thực hiện được hạch toán đơn cho các tài khoản ngoại bảng, chỉ cho hạch toán kép cho các tài khoản “trong bảng”. Lưu ý: Theo các thông tư kế toán hiện hành thì không bắt buộc phải theo dõi tài khoản ngoại bảng nữa.

• Câu hỏi C06: Lập chứng từ, đã chọn quyển chứng từ nhưng khi lưu chương trình cứ cảnh báo "Quyển hóa đơn/ chứng từ" không hợp lệ và không cho lưu?

  Trả lời: Nguyên nhân:

  • Số chứng từ không đúng định dạng được khai báo trong quyển chứng từ.
    Khi lập chứng từ, nếu người sử dụng đánh lại số chứng từ không đúng định dạng trên, khi lưu chương trình sẽ cảnh báo.
  • Số chứng từ không nằm trong khoảng “từ số...đến số…” được khai báo trong danh mục quyển chứng từ.
    Khi lập chứng từ, nếu người sử dụng đánh lại số chứng từ nằm ngoài khoảng giới hạn trên, khi lưu chương trình sẽ cảnh báo.
    Xem hướng dẫn chi tiết tại Danh mục quyển chứng từ.

• Câu hỏi C07: Muốn tìm các chứng từ gốc đã nhập vào phần mềm ở một phân hệ nào đó kỳ thì xem ở đâu là nhanh nhất?

  Trả lời: Để tìm các chứng từ gốc đã nhập vào phần mềm ở một phân hệ nào đó, cách nhanh nhất là tìm tại "Tổng hợp/Tra cứu số liệu/Bảng kê chứng từ”.

  Tại màn hình điều kiện lọc nhập các điều kiện để lọc để tìm ra chứng từ cần thiết. Có điều kiện lọc chung và điều kiện lọc nâng cao.
  Từ màn hình kết quả đưa ra, tại dòng chứng từ gốc đã tìm thấy nhấp chuột vào số chứng từ ở cột “Số c.từ”.
  Chương trình sẽ mở ra màn hình nhập nhập chứng từ đó:

• Câu hỏi C08: Muốn biết các chứng từ gốc nhập vào phần mềm đã cập nhật đầy đủ các Mã dự án/ vụ việc, mã bộ phận, mã phân xưởng, mã phí...thì kiểm tra ở đâu?

  Trả lời: Muốn biết các chứng từ gốc nhập vào phần mềm đã cập nhật đầy đủ các mã dự án/ vụ việc, mã bộ phận, mã phân xưởng, mã phí… thì có thể xem tại báo cáo "Tổng hợp/Tra cứu số liệu/Bảng kê chứng từ”.

  Màn hình lọc bảng kê chứng từ:
  Để kiểm tra cụ thể cho một trường nào đó thì ở phần điều kiện lọc nâng cao, dịch chuyển đến trường đó và chọn ô bên cạnh chọn “is emptied” (thay cho like) - nếu muốn kiểm tra những phát sinh nào chưa nhập. Còn không thì để ngầm định like của chương trình. Màn hình kết quả bảng kê chứng từ với điều kiện lọc:
  Tại đây, có thể sử dụng dòng lọc trực tiếp trên màn hình để kiểm tra.
  Muốn kiểm tra cột mã nào thì tại cột đó nhấp vào biểu tượng , sau đó đánh dấu chọn các tùy chọn:
  • [ ] Tất cả: Hiển thị tất cả các dòng.
  • [ ]: Hiển thị các dòng trống.
  • [ ] ABC (ABC là các mã, ký tự): Hiển thị dòng chứa ABC.
  • (đánh dấu (tất cả) sau đó bỏ đánh dấu dòng trắng để hiển thị các dòng đã nhập mã.
• Câu hỏi C09: Các bút toán lương, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT...), các xử lý điều chỉnh nếu có sẽ được khai báo ở đâu trên phần mềm?

  Trả lời: Các bút toán lương, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT...), các xử lý điều chỉnh nếu có sẽ được nhập tại menu thực hiện: Tổng hợp/Phiếu kế toán .

  Màn hình phiếu kế toán:

• Câu hỏi C10: Phần mềm có tự tính thuế TNDN không? Nếu không thì phải xử lý như thế nào trên phần mềm?

  Trả lời: Phần mềm không tự tính thuế TNDN. Người sử dụng phải tự tính bên ngoài và nhập vào phần mềm tại Phiếu kế toán.

• Câu hỏi C11: Phần mềm có hỗ trợ tính thuế TNCN không? Khai báo ở đâu? Nhập liệu như thế nào?

  Trả lời: Chương trình có hỗ trợ tính thuế thu nhập cá nhân. Khai báo ở phân hệ: Thuế thu nhập cá nhân.

  Sau khi cập nhật các phiếu trả thu nhập theo biểu thuế lũy tiến hay phiếu trả thu nhập theo biểu thuế toàn phần ta thực hiện tính thuế thu nhập cá nhân.

• Câu hỏi C12: Phần mềm có cho phép hạch toán âm không?

  Trả lời: Có, chương trình có cho phép hạch toán âm. Để điều chỉnh số tiền hạch toán sai hoặc khi làm bút toán đảo. Ví dụ: Khi mua dịch vụ số tiền là 3.150.000đ (Nợ 6427/Có 331) nhưng hạch toán nhầm thành 3.510.000đ. Khi này phải hạch toán điều chỉnh (360.000đ).

• Câu hỏi C13: Ý nghĩa của các chức năng/biểu tượng trên giao diện lập chứng từ?

  Trả lời: Các chức năng trên giao diện nhập liệu chứng từ gồm: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu c.từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển và hướng dẫn sử dụng.

  Xem hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 4. Hướng dẫn các thao tác chung khi lập chứng từ.

• Câu hỏi C14: Có thể nhập liệu các chứng từ nhanh bằng cách sử dụng phím tắt nào?

  Trả lời: Các thao tác chung khi lập chứng từ gồm có: Tạo mới, sửa, lưu, copy, in, hủy, xóa, xem, tìm, thông tin, mẫu c.từ, khai báo ngầm định, báo cáo, máy tính, phản hồi, các nút di chuyển và hướng dẫn sử dụng.

  Các chức năng này có thể dùng phím/tổ hợp phím nóng để thực hiện chức năng mong muốn. Để biết các chức năng này có tổ hợp phím tắt là gì hãy rê chuột đến biểu tượng mong muốn thì chương trình sẽ hiện lên tổ hợp phím tắt.
  Xem hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 4. Hướng dẫn các thao tác chung khi lập chứng từ.

• Câu hỏi C15: Có thể thiết lập định khoản tự động để lập nhanh chứng từ như thế nào?

  Trả lời: Chương trình hỗ trợ định khoản tự động liên quan đến các đối tượng là khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, vật tư. Khai báo danh mục khách hàng:

  Khi này, khi lập hóa đơn bán hàng, chọn mã khách thì chương trình sẽ hiển thị ngầm định tài khoản công nợ:
  Khai báo danh mục hàng hóa, vật tư, tab “2. Ngầm định”:
  Khi lập chứng từ nhập xuất, mua bán hàng hóa vật tư, chương trình sẽ lấy các thông tin ngầm định này lên chứng từ. Ví dụ, khi hóa đơn bán hàng, sau khi nhập mã vật tư thì chương trình hiển thị các tài khoản ngầm định lên chứng từ:

• Câu hỏi C16: Các tiện ích chung khi lập chứng từ gồm có những gì?

  Trả lời: Các tiện ích chung khi lập chứng từ gồm có:

  1. Chọn khoảng thời gian làm việc, sửa trường tiền, sửa trường thuế, xuất theo giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình, sửa tỷ giá ghi sổ…

       ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.38.png)  
       ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.39.png)  
        Xem hướng dẫn chi tiết tại Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 3\. Hướng dẫn về một số tiện ích khi lập chứng từ.  

  2. Có thể thực hiện copy/sao chép một chứng từ để lập 1 chứng mới. ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.40.png) Xem hướng dẫn chi tiết tại Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 4\. Hướng dẫn về các thao tác chung khi lập chứng từ.
  3. Xem các thông tin liên quan đến chứng từ như xem các thông tin hỗ trợ, mẫu thông tin lập chứng từ…. ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.41.png) Xem hướng dẫn chi tiết tại Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 7\. Các thông tin hỗ trợ và các khai báo ngầm định khi lập chứng từ.
  4. Có các khai báo ngầm định cho cho từng màn hình lập chứng từ như: lọc theo NSD, số chứng từ lọc sẵn… ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.42.png) Xem hướng dẫn chi tiết tại: Danh mục chứng từ.
  5. Có thể nhập (import) chứng từ từ excel ở menu tiện ích ở từng Phân hệ ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.43.png) Xem hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn chung về nhập chứng từ từ Excel.
• Câu hỏi C17: Khai báo như thế nào để có thể nhập ngày lập chứng từ khác ngày hạch toán?

  Trả lời: Để có thể nhập được ngày lập ngày chứng từ khác ngày hạch toán thì nhấn vào biểu tượng cài đặt trên thanh công cụ tại màn hình lập chứng từ:

  Sau đó nhấp vào “Các trường tùy chọn”.
  Chương trình hiển thị màn hình khai báo:
  Tại dòng ngày lập chứng từ, đánh dấu tích vào cột thông tin chung. Chương trình sẽ cho phép sửa ngày lập chứng từ khác với ngày hạch toán. Xem hướng dẫn chi tiết tại: Khai báo hiện/ẩn các trường của các màn hình giao dịch.

• Câu hỏi C18: Làm thế nào khi không nhập được tài khoản trên chứng từ?

  Trả lời: Khi lập chứng từ nhập xuất kho, chương trình sẽ mặc định để cột tài khoản nợ (khi nhập kho) hoặc tài khoản có (khi xuất kho) lấy ngầm định tài khoản vật tư từ danh mục hàng hóa, vật tư.

  Ví dụ khi lập phiếu nhập kho, sau khi nhập danh mục vật tư thì chương trình sẽ lấy tài khoản từ danh mục vật tư gán vào:
  Để có thể sửa được tài khoản nợ (khi nhập kho) hoặc tài khoản (khi xuất kho) thì phải chọn cho phép sửa tài khoản kho. Tương tự, đối với các khai báo ngầm định khác như tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn… đối với hàng hóa, sản phẩm:
  Khi lập hóa đơn bán hàng, hàng bán bị trả lại thì chương trình tự động gán các tài khoản khai báo ngầm định này. Nếu tài khoản ngầm định là tài khoản chi tiết thì không sửa được. Chỉ có thể sửa nếu tài khoản ngầm định là tài khoản tổng hợp.

• Câu hỏi C19: Làm thế nào để tìm kiếm chứng từ đã nhập ở màn hình lập chứng từ?

  Trả lời: Khi khai báo chứng từ bất kỳ, nhấn vào nút “Tìm” trên thanh công cụ để tìm chứng từ đó:

  Màn hình lọc chứng từ hiển thị:
  Chương trình sẽ thực hiện lọc theo điều kiện nhập và đưa ra ra thông báo tìm được bao nhiêu chứng từ và tổng phát sinh là bao nhiêu:
  Sau đó chương trình đưa ra danh sách các chứng từ giống như ở mục xem danh sách các chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại Hướng dẫn chung khi lập chứng từ ở mục 4. Hướng dẫn về các thao tác chung khi lập chứng từ.

• Câu hỏi C20: Làm thế nào để tìm kiếm và chọn nhanh các thông tin của các mã/danh mục khi lập chứng từ?

  Trả lời: Chương trình cho phép tìm nhanh thông tin thông tin các danh mục, chứng từ trong quá trình nhập liệu trên phần mềm, giúp giảm thiểu thời gian và thao tác cho người sử dụng. Dưới đây là ví dụ đối với tìm một khách hàng khi lập chứng từ.

  1. Nếu nhớ chính xác mã khách thì nhập vào ô mã khách và enter. Chương trình sẽ lấy đúng tên và các thông tin kèm theo hiện lên màn hình lập chứng từ và chuyển qua trường tiếp theo.
  2. Nếu chỉ nhớ một phần của mã hoặc một từ nào đó của tên, địa chỉ… thì nhập từ đó vào ô mã khách các từ, ký hiệu đó. Sau khi enter thì chương trình sẽ lọc và hiện lên các khách hàng có mã, tên, địa chỉ… chứa từ đã nhập.
  3. Nếu không nhớ gì thì enter qua trường mã khách thì chương trình hiện lên toàn bộ danh sách khách hàng. Tiếp theo nhập các ký tự cần tìm kiếm để chương trình lọc tìm.
     Xem thêm hướng dẫn khai báo cách tìm kiếm danh mục tại: Khai báo tùy chọn cho các danh mục. Có các khai báo sau:
  4. Khai báo các trường tìm kiếm khi ta gõ một các ký tự cần tìm.
  5. Khai báo cách tìm kiếm.

• Câu hỏi C21: Nếu muốn tự thiết lập tài khoản ngầm định theo từng loại chứng từ thì làm thế nào?

  Trả lời: Chương trình hiện tại không cho thiết lập tài khoản ngầm định theo từng loại chứng từ. Mà chỉ cho phép thiết lập tài khoản ngầm định theo từng khách hàng và từng hàng hóa vật tư. Xem thêm hướng dẫn tại câu: Câu hỏi C15 - Thiết lập định khoản tự động để lập nhanh chứng từ

• Câu hỏi C22: Nếu muốn Ghi sổ/chưa ghi sổ hàng loạt chứng từ cùng lúc thì làm thế nào?

  Trả lời: Chương trình hiện tại chưa có chức năng thực hiện ghi sổ/chưa ghi sổ hàng loạt chứng từ cùng lúc. Chương trình chỉ cho phép khai báo xử lý ngầm định khi lưu chứng từ tại menu: Hệ thống/Danh mục chứng từ.

  Nếu muốn thay đổi ghi sổ/chưa ghi sổ chứng từ nào thì phải vào chứng từ đó để thực hiện.

• Câu hỏi C23: Làm thế nào để nhập/import các chứng từ từ file excel vào phần mềm?

  Trả lời: Để thực hiện nhập khẩu các chứng từ từ file excel thì tại các menu tiện ích của từng phân hệ, chọn chức năng: “Nhập (import) chứng từ từ tệp excel”.

  Xem hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn chung về nhập chứng từ từ Excel.

• Câu hỏi C24: Làm thế nào để chuyển dữ liệu hạch toán từ tài khoản này sang tài khoản khác?

  Trả lời: Trường hợp muốn chuyển dữ liệu hạch toán từ tài khoản này sang tài khoản khác thì có thể sử dụng chức năng “Đổi mã và gộp mã” của chương trình tại phần khai báo danh mục tài khoản. Xem thêm hướng dẫn tại: Hướng dẫn chung về khai báo và tra cứu các danh mục ở mục 5. Đổi mã và gộp mã. Lưu ý: Chương trình không đổi mã/số hiệu tài khoản trong khai báo các công thức lên các báo cáo. Vì vậy nếu đổi mã/số hiệu tài khoản thì phải sửa thủ công lại các tài khoản trong các công thức đã khai báo trước đó.

• Câu hỏi C25: Vì sao chứng từ đã xóa nhưng vẫn lên ở các báo cáo? Nguyên nhân và cách xử lý?

  Trả lời: Trường hợp chứng từ đã xóa nhưng vẫn lên báo cáo là do khi xóa chứng từ thì số liệu trong tệp số liệu báo cáo không được xóa. Nguyên nhân có thể do mất điện đột ngột hoặc đứt mạng… Cách khắc phục: chạy chức năng “Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu”.

  Chương trình sẽ thực hiện các việc sau:
  • Xóa các chứng lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc
  • Xóa chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại
  • Xóa các chứng từ nhập điều chuyển mà không có xuất điều chuyển
  • Xóa các chứng từ kết chuyển không hợp lệ
  • Xóa các bản ghi trùng trong các tệp danh mục
  • Kiểm tra những chứng từ có trạng thái đã ghi vào sổ nhưng chưa được ghi sổ.

• Câu hỏi C26: Muốn kiểm tra chứng từ đã bị xóa thì xem ở đâu?

  Trả lời: Các chứng từ đã bị xóa có thể kiểm tra tại các màn hình chứng từ lập chứng từ. Tại màn hình lập chứng từ, nhấp chuột vào biểu tượng “

  - Thông tin” trên thanh công cụ:
  Màn hình lọc hiển thị:
  Màn hình kết quả các chứng từ bị xóa:

• Câu hỏi C27: Khi lưu chứng từ thì chương trình báo trùng số nhưng lọc tìm thì không thấy chứng từ có số như vậy? Nguyên nhân và cách khắc phục như thế nào?

  Trả lời: Khi lưu chứng từ báo trùng số là do trước đó người sử dụng đã lập chứng từ có số chứng từ đó rồi nhưng khi lưu thì chưa đầy đủ thông tin cần thiết vì một lý do nào đó, vì vậy lọc tìm sẽ không tìm thấy chứng từ đó. Cách khắc phục:

  • Trường hợp này người dùng sử dụng chức năng Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu. Chương trình sẽ thực hiện các việc sau:
  • Xóa các chứng lên báo cáo nhưng không có trong chứng từ gốc.
  • Xóa chứng từ có ở thông tin chi tiết nhưng không có ở thông tin chung và ngược lại.
  • Xóa các chứng từ nhập điều chuyển mà không có xuất điều chuyển.
  • Xóa các chứng từ kết chuyển không hợp lệ.
  • Xóa các bản ghi trùng trong các tệp danh mục.
  • Kiểm tra những chứng từ có trạng thái đã ghi vào sổ nhưng chưa được ghi sổ.
    Hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của FAST, nơi mua phần mềm trước đó, để được hỗ trợ xóa chứng từ lỗi. Liên hệ tại đây.

• Câu hỏi C28: Đang nhập dữ liệu cho chứng từ phần mềm tự nhảy về nút lưu chứng từ, nguyên nhân và cách khắc phục?

  Trả lời: Trường hợp này là do lỗi chương trình, liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của FAST, nơi mua phần mềm trước đó, để được hỗ trợ khắc phục. Liên hệ tại đây.

• Câu hỏi C29: Khi lưu hóa đơn bán hàng chương trình báo lỗi như hình, nguyên nhân và cách khắc phục?
  Trả lời:
  • Khi lưu chứng từ báo lỗi như trên là do nguyên nhân: Ở trường “Diễn giải” nhập liệu quá dài, nhiều hơn 300 ký tự nên xảy ra lỗi. Cách khắc phục:
  • Nên sửa lại nội dung tại trường “Diễn giải” để không vượt quá độ dài quy định của trường.

• Câu hỏi C30: Một số trường khi nhập chứng từ quá ngắn, muốn mở rộng thêm ký tự có được không?

  Trả lời: Khi lập chứng từ, có một số trường quá ngắn và muốn mở rộng độ rộng - thêm ký tự, ví dụ trường mã vật tư từ 16 ký tự lên 20 ký tự - thì phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của FAST, nơi mua phần mềm trước đó, để được hỗ trợ. Liên hệ tại đây.

• Câu hỏi C31: Số liệu trên sổ sách và chứng từ khác nhau, nguyên nhân và cách xử lý như thế nào?

  Trả lời: Số liệu trên sổ sách và chứng từ khác nhau thì nguyên nhân có thể do lỗi khi lưu số liệu, ví dụ do mất điện, rớt mạng… Cách khắc phục: Trường hợp này chỉ cần lọc chứng từ có vấn đề nêu trên và chọn sửa chứng từ rồi lưu lại thì chương trình sẽ lên số liệu đúng trên báo cáo.

• Câu hỏi C32: Muốn thêm 1 số trường tự do, do người sử dụng tự định nghĩa vào các màn hình lập chứng từ thì làm thế nào?

  Trả lời: Để thêm một số trường tự do vào màn hình lập chứng từ thì có thể thực hiện tại màn hình chứng đó hoặc tại chức năng: Khai báo hiện/ẩn các trường của các màn hình giao dịch.

  1. Khai báo tại màn hình giao dịch

        Tại màn hình giao dịch, nhấp chuột vào biểu tượng “Khai báo c.từ” trên thanh công cụ:  
       ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.71.png)  
        Sau đó màn hình “Sửa thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ”, nhấn chọn “Các trường tùy chọn”  
       ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.72.png)  
        Màn hình các trường tùy chọn:  
       ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.73.png)  
        Đánh dấu \[v\] - hiện (được nhập) hoặc bỏ đánh dấu \[ \] (ẩn, không được nhập) vào trường lựa chọn.  
        Xem thêm hướng dẫn tại: Khai báo danh mục màn hình lập chứng từ.  

  2. Tại chức năng “Khai báo hiện/ẩn các trường của các màn hình giao dịch” Thực hiện tại đường dẫn: Hệ thống/Tham số tùy chọn/Khai báo hiện\\ẩn các trường của các màn hình giao dịch. ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.74.png) Màn hình “Khai báo hiện/ẩn các trường của các màn hình giao dịch” hiển thị: ![](http://https://i0.wp.com/fa11.fast.com.vn/hdsd/FA11/Image/1.1.2.75.png) Đánh dấu \[v\] nếu muốn hiện trường, bỏ trống nếu muốn ẩn.
• Câu hỏi C33: Muốn nhập số lẻ sau dấu thập phân cho phần số lượng và giá ngoại tệ thì phải làm như thế nào?

  Trả lời: Trường hợp muốn nhập số lẻ sau dấu thập phân cho phần số lượng và ngoại tệ thì khai báo khuôn dạng trường số lượng và trường giá n.tệ ở tham số hệ thống tab “Hệ thống”.

  Khi thực hiện lập chứng từ, chương trình cho phép nhập số chữ số sau dấu thập phân được khai báo cho các trường này (như màn hình ở trên số lẻ đối với trường số lượng là 3, còn trường giá ngoại tệ là 4): Ví dụ lập hóa đơn bán hàng:

• Câu hỏi C34: Khi lập chứng từ, muốn bắt buộc nhập một số trường như mã phí, mã dự án... đối với một số tài khoản thì phải làm thế nào?

  Trả lời: Khi lập chứng từ, muốn đối với một số tài khoản bắt buộc nhập mã phí, mã dự án... thì khai báo các trường bắt buộc nhập khi khai báo danh mục tài khoản. Tại tab thông tin khác, đánh dấu tích vào trường mã muốn bắt buộc khai báo khi lập chứng từ.

  Ngoài ra tại đây còn có thể khai báo các mã ngầm định mà chương trình sẽ tự động gán đối với các bút toán do chương trình tự sinh.

• Câu hỏi C35: Muốn in liên tục nhiều chứng từ cùng một lúc thì phải làm thế nào?

  Trả lời: Để in liên tục nhiều chứng từ thì tại màn hình lập chứng từ, nhấn nút “In” trên thanh công cụ, chọn mẫu chứng từ cần in, nhập các thông tin cần thiết sau đó nhấn nút “In liên tục”

  Sau khi nhấn nút “In liên tục” thì chương trình hiển thị tab thông báo “Có chắc chắn in tất cả các chứng từ đã được lọc?”.
  Khi này chương trình sẽ in lần lượt toàn bộ các chứng từ hiện đang có ở màn hình nhập chứng từ (vừa được nhập mới hoặc được lọc ra khi sử dụng chức năng “Tìm” trên thanh công cụ ở màn hình nhập chứng từ).

• Câu hỏi C36: Khi import chứng từ, danh mục, số dư từ excel vào phần mềm thì có báo lỗi, lý do và cách khắc phục như thế nào?

  Trả lời: Khi thực hiện import chứng từ, danh mục, số dư từ excel vào phần mềm có báo lỗi là do một số nguyên nhân:

  • Lỗi nhập thiếu những không tin bắt buộc
  • Lỗi nhập các thông tin không có trong khai báo trong danh mục như: số hiệu tài khoản, mã vật tư, mã khách… Chương trình sẽ hiện các mã không có tên tương ứng trong danh mục.
  • Lỗi định dạng chuỗi ký tự, ví dụ trường định dạng ngày tháng nhưng trong tệp lại không phải ngày tháng.
    Cách khắc phục: Kiểm tra lại dữ liệu file excel tại các ô bị lỗi và sửa lại cho đúng.

• Câu hỏi C37: Trường hợp muốn thêm trường mã khế ước/hợp đồng vay cho phiếu thu, chi, phiếu kế toán… thì phải làm thế nào?

  Trả lời: Để thêm trường “Mã khế ước” vào màn hình lập chứng từ thì có thể thực hiện tại màn hình chứng đó hoặc tại chức năng: Khai báo hiện/ẩn các trường của các màn hình giao dịch. Khai báo tại màn hình giao dịch. Tại màn hình giao dịch, nhấp chuột vào biểu tượng “Khai báo c.từ” trên thanh công cụ:

  Sau đó màn hình “Sửa thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ”, nhấn chọn “Các trường tùy chọn”
  Màn hình các trường tùy chọn:
  Đánh dấu [v] - hiện (được nhập) vào trường “Mã khế ước” sau đó nhấn “Nhận”. Màn hình chứng từ đã hiển thị thêm cột “Mã khế ước”.
  Xem thêm hướng dẫn tại: Khai báo danh mục màn hình lập chứng từ.
  Câu hỏii C38: Khi xem báo cáo, nhấn xem chứng từ thì ra phiếu trắng, không có dữ liệu thì nguyên nhân là gì, xử lý như thế nào?