Do đặc thù hết sức phức tạp, công việc quản lý trong các khách sạn hiện nay được thực hiện với sự trợ giúp đắc lực của nhiều hệ thống phần mềm quản lý chặt chẽ, thuận tiện và mang lại hiệu quả cao. Use case là một khái niệm quen thuộc nhưng cũng hết sức trừu tượng trong ngành. Bài viết dưới đây sẽ đặc tả sơ đồ use case quản lý khách sạn một cách chi tiết để mọi nội dung xoay quanh vấn đề này được cụ thể hóa đến bạn đọc.
1.Khái niệm use case quản lý khách sạn
Use case là một kỹ thuật được dùng trong kỹ thuật phần mềm của hệ thống quản lý khách sạn nhằm nắm bắt yêu cầu chức năng của hệ thống. Nó mô tả các thao tác đặc trưng từ người dùng bên ngoài [actor] vào hệ thống.
Tùy theo quy mô và yêu cầu mà mỗi khách sạn sẽ có các use case quản lý khác nhau. Phạm vi bài viết dưới đây chỉ cung cấp kiến về use case của hệ thống quản lý trong một khách sạn quy mô vừa với những phần hành và yêu cầu cơ bản về việc quản lý thông tin khách hàng, thông tin đặt phòng, trả phòng, các báo cáo cơ bản, quản lý nhân viên
2.Mô hình sơ đồ use case quản lý khách sạn
a. Tại Bộ phận Lễ tân
b. Tại Bộ phận Kế toán
c. Tại Bộ phận Kinh doanh
d. Tại Bộ phận Nhân sự
3. Đặc tả use case quản lý khách sạn
a. Use case quản lý đăng nhập
Đối tượng sử dụng [actor] bao gồm: Lễ tân, nhân viên kinh doanh, Nhân viên Nhân sự, NV Kế toán, Nhân viên Dịch vụ.Use case này mô tả các bước đăng nhập của các actor vào hệ thống.Các bước thực hiện:
+ Hệ thống yêu cầu actor cung cấp thông tin đăng nhập gồm tên đăng nhập và mật khẩu.
+ Actor nhập xong thông tin đăng nhập và click nút đăng nhập.
+ Hệ thống check lại thông tin đăng nhập và thông báo thành công/thất bại cho actor. Nếu đăng nhập thành công hệ thống dựa trên thông tin đăng nhập sẽ đồng thời phân quyền tùy theo loại nhân viên. Nếu đăng nhập thất bại, hệ thống sẽ hiện thông báo cho người dùng và yêu cầu đăng nhập lại.
b. Use case Đăng xuất
Đối tượng sử dụng [Actor] bao gồm các thành viên trong use case đăng nhập.Use case này mô tả việc đăng xuất khỏi hệ thống.Các bước thực hiện:
+ Actor thực hiện chức năng đăng xuất khỏi hệ thống.
+ Hệ thống hiển thị yêu cầu xác nhận từ actor
+ Actor dùng xác nhận đăng xuất
+ Hệ thống đăng xuất tài khoản actor khỏi hệ thống. Nếu Actor không xác nhận đăng xuất thì hệ thống sẽ giữ nguyên hiện trạng.
c. Use case Đặt phòng
Đối tượng sử dụng: Lễ tânUse case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận việc đặt phòng trước của khách hàng.Các bước thực hiện:
+ Bộ phận Lễ tân đăng nhập vào hệ thống
+ Chọn chức năng đặt phòng cho khách hàng
+ Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin khách hàng và ngày nhận phòng. Bao gồm: Số CMND; Họ tên; Địa chỉ; SĐT.
+ Bộ phận lễ tân nhập thông tin và ngày nhận phòng của khách đầy đủ theo form
+ Hệ thống tự động kiểm tra thông tin phòng ngày mà khách hàng yêu cầu, đồng thời lọc danh sách các loại phòng và các phòng tương ứng mà khách hàng có thể thuê vào ngày đó.
TH1: Còn loại phòng mà khách hàng yêu cầu:
+ Lễ tân chọn phòng theo yêu cầu của khách hàng đã đặt.
+ Click nút Đăng ký để hoàn tất việc đặt phòng trước của khách.
+ Hệ thống kiểm tra dữ liệu lễ tân vừa nhập và lưu lại thông tin đặt phòng của khách. Nếu thông tin khách hàng đã tồn tại trong hệ thống thì sẽ không lưu thông tin khách hàng nữa mà chỉ lưu thông tin đặt phòng.
TH2: Loại phòng mà khách hàng yêu cầu đã hết phòng trống:
+ Hệ thống sẽ báo hết loại phòng đã chọn và cảnh báo để yêu cầu chọn loại phòng khác.
+ Lễ tân sẽ thông báo cho khách và tiếp tục tìm kiếm loại phòng khác hoặc thời gian khác nếu khách hàng yêu cầu. Nếu khách hàng không còn nhu cầu thực hiện hủy phiếu đăng ký.
+ Hệ thống thông báo và yêu cầu thực hiện lại.
d. Use case kiểm tra tình trạng phòng
Đối tượng sử dụng: toàn bộ hệ thốngUse case này cung cấp thông tin về tình trạng phòng của 1 phòng bất kỳ nào đó cho các actor.Các bước thực hiện:
+ Actor đăng nhập vào hệ thống
+ Actor chọn chức năng Đặt phòng hoặc Thuê phòng với một phòng.
+ Hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin phòng dựa vào mã phòng và phản hổi lại tình trạng hiện tại của phòng [đang ở, đã được đặt trước hoặc còn trống]
+ Kết thúc use case
e. Use case tìm thông tin đặt phòng
Đối tượng sử dụng: Lễ tânUse case này cho phép lấy thông tin đặt phòng của một khách hàng đến nhận phòng mà đã đặt phòng trước đó.Các bước thực hiện:
+ Lễ tân thực hiện chức năng đăng ký phòng đặt trước, chọn chức năng Tìm thông tin đặt phòng
+ Lễ tân nhập số CMND của khách hàng để tiến hành tìm thông tin đặt phòng.
+ Hệ thống tìm kiếm thông tin đặt phòng của khách hàng và trả về kết quả
f. Use case Lập phiếu dịch vụ
Đối tượng sử dụng: Lễ tânUse case này cho phép bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu cầu và lập phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng.Các bước thực hiện:
+ Bộ phận lễ tân đăng nhập hệ thống và chọn chức năng lập phiếu dịch vụ.
+ Hệ thống sẽ tạo ra phiếu dịch vụ ứng với thông tin nhận phòng tương ứng và hiển thị thông tin ra để lễ tân xem, đồng thời yêu cầu lễ tân chọn các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
+ Nhân viên click chọn thêm phiếu dịch vụ
+ Hệ thống lưu lại phiếu sử dụng dịch vụ, đồng thời lưu thông tin chi tiết xuống Chi tiết phiếu dịch vụ.
+ Kết thúc Use case.
+ Lưu thông tin phiếu sử dụng dịch vụ của khách hàng vào hệ thống nếu use case thực hiện thành công.
g. Use case Thống kê doanh thu
Đối tượng: Nhân viên Kế toánUse case này cho phép nhân viên kế toán thống kê doanh thu của khách sạn theo yêu cầu của quản lý.Các bước thực hiện:
+ Nhân viên kế toán đăng nhập hệ thống và chọn nút Thống kê
+ Hệ thống hiển thị menu thống kê: theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm.
+ Nhân viên kế toán chọn một trong các mục.
+ Hệ thống sẽ thống kê và in ra giấy.
Trên đây là một phần kiến thức về use case quản lý khách sạn. Hy vọng là nguồn tham khảo cho quý bạn đọc phục vụ cho công việc của mình.